Planteamientos del liderazgo a distancia. Inspiración para jefes de equipos remotos.

Por Pilar Orti y Maya Middlemiss

En esta colección de artículos del blog de Virtual not Distant, las autoras abarcan los aspectos a tomar en cuenta durante la transición a trabajar como equipo remoto.

De la introducción a la versión española:
 

En marzo del 2020, las oficinas cerraron sus puertas y todos los trabajadores en el campo de la economía del conocimiento, se convirtieron de repente en teletrabajadores.
Por entonces, yo ya estaba ubicada en Londres, con las raíces bien plantadas en esa ciudad desde hacía treinta años, por lo que nunca había trabajado con empresas en España. Y lo último que escribí en español fue para la selectividad en 1990.
He ido viendo como en el Reino Unido, paso a paso, y no tan rápidamente como nos hubiera gustado a muchos, durante el siglo 21 se ha empezado a aceptar la idea de poder trabajar a distancia, de usar la tecnología para colaborar con otros, sobre todo en ciudades como Londres, donde el viajar todos los días en transporte público puede afectar a la salud. Llevo manteniendo el blog de Virtual not Distant desde hace más de cinco años, pero nunca pensé que sus artículos serían traducidos al español.
Y ahora, aquí estamos, en abril 2020, publicando la versión española de "Thinking Remote", que hemos traducido como "Planteamientos del liderazgo a distancia", con el objetivo de ayudar a aquellos jefes que han sido empujados a distanciarse de sus miembros de equipo.

• Idioma: Español
• Editorial: Virtual not Distant
• Fecha de lanzamiento: 30 abr 2020
• ISBN: 9781393679820

Pilar Orti

A love of theatre, performing, writing, being in the front seat, researching, working with people and nurturing others' talents drives everything I do.

Vista previa del libro

Parte Uno

Bases Del Trabajo En Equipo Remoto

Uno

El espacio de trabajo digital: lo que podemos aprender del espacio físico

En este capítulo, Pilar reflexiona sobre cómo podemos dar forma conscientemente a nuestros espacios de trabajo digitales de la misma manera que a los físicos, y el impacto de ambos entornos en la cultura que queremos crear y cultivar.

A medida que vamos aprendiendo sobre lo que ayuda a las personas a ser productivas en el trabajo y el tipo de entornos que permiten la colaboración, las empresas están invirtiendo enérgicamente en el diseño de sus espacios de trabajo físicos. Sin embargo, la conversación sobre las herramientas digitales utilizadas para la productividad y la colaboración rara vez va más allá de: ¿Cuál debemos usar?

He observado que se piensa poco en diseñar el espacio de trabajo digital de una manera alineada con la cultura de la organización o del equipo, o que permita modificarla cuando sea necesario. A menudo, se piensa poco en cómo interactuarán los empleados emocionalmente con el espacio, o cómo se podría fomentar la interacción espontánea entre las personas.

Ya que la conversación sobre lo que hace que un diseño de oficina sea ideal gana cada vez más interés; ,¿por qué no escuchamos y aplicamos lo que estamos aprendiendo para diseñar el espacio de trabajo digital? Y ya que nos ponemos a ello, recordemos que incluso en las empresas que renuncian al trabajo en remoto, las personas también realizan la mayor parte de su trabajo a través de la tecnología, por lo que esta conversación es relevante para la mayoría de las organizaciones, independientemente de si están adoptando o no un enfoque de presencia física opcional .

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El espacio de trabajo físico

En marzo de 2018 asistí a un evento en Londres llamado Experimentando con el espacio de trabajo. En la sesión, vimos cómo el diseño de un espacio de oficina influye en el lugar que escogemos para sentarnos junto a otros para trabajar en una tarea común.

Analizamos cómo diseñar espacios de trabajo para fomentar ciertas interacciones, y cómo afecta el diseño del lugar de trabajo a las mismas. A menudo, necesitamos espacios donde las personas puedan mantener conversaciones improvisadas al aire libre, pero también donde se puedan mantener conversaciones privadas o trabajar de forma aislada.

Por ejemplo, una forma de animar a las personas de diferentes departamentos a interactuar es tener un solo aseo en cada planta: para ir al baño, uno se cruza con un buen número de personas que de lo contrario nunca se encontrarían.

Esta es una solución muy práctica y que (aún) no se puede transferir al espacio digital. Sin embargo, la premisa detrás de esto genera algunas preguntas que debemos hacernos al tomar decisiones sobre cómo podrían ser nuestros espacios de trabajo, físicos y digitales.

La importancia de la cultura

¿Cuál es la cultura en tu organización? ¿Es colaborativa o competitiva?

Si es competitiva, diseñar un espacio abierto para el debate, donde todos puedan escuchar a los demás y ver los diseños o apuntes de los demás, tal vez no sea la mejor opción, a no ser que desees desafiar y cambiar esa cultura cambiando el entorno.

Podemos adoptar el mismo planteamiento a la hora de diseñar nuestro espacio de trabajo digital. Si queremos fomentar la colaboración, podemos configurar herramientas y procesos online que permitan que el trabajo individual sea visible para todos los demás. Pero cuidado, si somos realmente competitivos, esos espacios podrían convertirse en meros tablones de anuncios y escaparates para presumir.

¿Qué comportamientos se fomentan?

Al comenzar a usar cualquier tipo de herramienta, debemos tener en cuenta los comportamientos que puedan surgir, y definir aquellos que queramos evitar.

Por ejemplo, para fomentar una mayor transparencia en una organización que no está acostumbrada a compartir el progreso de tareas o proyectos y a mantener conversaciones abiertas, podemos comenzar incorporando diferentes grados de compartir el trabajo: tal vez en grupos más pequeños, en un espacio acotado en lugar de uno abierto a toda la organización, o bien a través de un grupo o canal privado.

Un equipo con el que trabajé recientemente quería incorporar la práctica conocida como ¨Working Out Loud¨ en su empresa, haciendo que su trabajo y proceso de pensamiento fueran visibles para todos sus compañeros, dejando deliberadamente el trabajo e ideas a la vista.

Como los miembros del equipo no estaban acostumbrados a mantener conversaciones escritas online, el primer paso para aumentar la visibilidad dentro de su empresa fue compartir los aprendizajes, logros y progresos dentro del equipo, antes de compartir sus pensamientos a la vista de todos.

Si no estamos acostumbrados a compartir información en una plataforma de colaboración, podríamos comenzar facilitando una mayor transparencia en conversaciones en vivo donde tengamos más control sobre quién ve nuestra información (básicamente, con quien esté ahí) y donde no acabemos con el registro permanente que resulta de la comunicación por escrito.

Si queremos más colaboración, podemos comenzar pidiendo una visibilidad del trabajo a un nivel más superficial (por ejemplo, a nivel de tarea, a nivel de evento), y luego compartir más adelante en qué estamos pensando y el proceso de toma de decisiones y tareas más amplias. O podríamos decidir que nuestra cultura competitiva es justo lo que impulsa nuestro negocio hacia adelante, por lo que evitaremos establecer sistemas que vayan a amortiguar esa fuerza.

En cualquier caso, considera el tipo de espacio que estás construyendo y si se ajusta a la cultura de tu organización, o si te ayudará a convertirla en una más deseable. Como puedes ver, lo que puede ayudar a una empresa a crecer en la dirección correcta podría tener un efecto negativo en otra.

Identidad y sentido de pertenencia

Una de las funciones específicas de un edificio es separar la organización del mundo exterior. Cuando entras en un edificio como empleado, sabes que perteneces a ese lugar y, por lo general, sabes qué papel debes desempeñar en él.

También debemos tener esto en cuenta a la hora de diseñar el espacio de trabajo digital. A menudo, esto se refleja en la forma en que se diseñan las intranets. Las intranets no solo se personalizan para seguir las pautas de la empresa, sino también para indicar a los empleados que ahora están dentro del territorio de la empresa.

A nivel de equipo, puedes ver esta personalización en las aplicaciones y herramientas en línea: en la forma de nombrar carpetas, cómo se organizan, el fondo de los tablones de gestión de proyectos, etc.

Por esto, especialmente si estáis formando un ecosistema de equipo por primera vez, las preguntas a hacerse son:

¿Cómo queremos que se sientan las personas cuando acceden al espacio digital?

¿Qué podemos hacer para recordarles dónde y quiénes son en relación a ese espacio?

Algo tan simple como cambiar el fondo del tablón de gestión de un proyecto o mostrar una imagen destacada que no sea el logotipo de la empresa, podría crear una mayor sensación de conexión con el equipo. Realmente depende de dónde quieres que se exprese el compromiso (es decir, con qué conectan los empleados y a qué sienten apego dentro