Gobierno de datos para directores. 2a. Edición.

Por Daniel Trejo Medina

Esta segunda edición incluye una aproximación más orientada a los directores de áreas de negocio que en plena revolución del conocimiento, ante el auge y madurez de la transformación digital en las instituciones, el gobierno de datos como programa tiene un desafío común, sin importar el tipo de organización que se analice: el ciclo de vida de los datos y la lógica de negocio no siempre están alineados y siguen la estructura operativa que accione el conseguir aportar el mayor valor. La discrepancia entre la estructura organizacional y el uso de datos puede fácilmente resultar en silos de datos, duplicaciones, responsabilidades poco claras y falta de control de los datos e información durante todas sus etapas. Este libro ofrece una descripción sencilla y general del por qué se necesita un gobierno de datos, cómo planearlo, diseñarlo, iniciarlo, ejecutarlo y mantenerlo operativo. Está enfocado para que cualquier ejecutivo, gerente, profesional de negocios y tecnología, académico o funcionario que necesite comprender o implementar un programa de gobierno de datos lo pueda ejecutar.

• Idioma: Español
• Editorial: Daniel Trejo Medina
• Fecha de lanzamiento: 25 dic 2022
• ISBN: 9781005616236

Daniel Trejo Medina

Reconocido especialista y académico de la administración del conocimiento, los analíticos, el gobierno de datos e instrumentaciones tecnológicas; con casi tres décadas de experiencia coadyuvando a diversas empresas y organizaciones en la implementación exitosa de diversos programas en dichos dominios. El Dr. Daniel Trejo Medina ha liderado iniciativas y equipos enfocados en mejorar los resultados de negocio y operativos a través de analíticos, la gestión de información y el gobierno de datos; es catedrático en la UNAM, el ITAM, la Universidad Anáhuac; además de ser conferencista en diversos foros internacionales. Su experiencia se balancea entre la planeación estratégica de tecnología, la gestión de proyectos y su aplicación práctica a resolver problemas organizacionales y de negocio.

Vista previa del libro

Introducción

Antecedentes

La importancia del gobierno de datos

Gobierno de datos

Implementando un gobierno de datos

Operación del gobierno de datos

Comentarios finales

Fuentes y referencias

Acerca del autor

Otras publicaciones del autor

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Introducción

Hace casi tres décadas comenzaba a laborar con sistemas de ordenamiento y búsqueda de datos en la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) bajo la guía del ing. Antonio Enrique González y del Dr. Enrique Daltabuit los cuales buscaban facilitar el localizar documentos, archivos y publicaciones en la incipiente Internet.

Dichas herramientas, adicionales a lo programado en lenguaje C en Unix sabor Ultrix y SunOS, comenzaron con la implementación de sistemas tales como Gopher, Archie, Veronica (Very Easy Rodent-Oriented Netwide Index to Computerized Archives), WAIS (Wide Area Information Service), que permitía buscar en áreas basadas en el protocolo de recuperación de información Z39.50, indizar repositorios de servidores de FTP (file transfer protocol), archivos y bases de datos con ciertas llaves y la interfaz que daba el frente a consultar estos servicios.

Como un ejercicio académico de investigación, fue interesante el resolver desde una perspectiva ingenieril la búsqueda de información para los usuarios de principios de 1990, inicio del crecimiento masivo de Internet.

En cierta medida, el orden de cómo se guardaba y ordenaba en los sistemas dentro de las computadoras los datos e información, dependía de que tan previsor era el encargado técnico de estos.

En la Universidad de Minnesota a principios de 1990, conversando con Paul Linder, uno de los creadores de Gopher me compartía que la relevancia de poder hallar la información iba más allá de la academia e investigación, dado que la mayoría de las organizaciones comenzarían a darse cuenta de que el valor de los datos se extiende no solo a las transacciones bancarias, que los procesos de negocio consumen cantidades cada vez más grandes de datos creados en partes distantes de una organización para un propósito diferente y no necesariamente con un orden.

A la vuelta de treinta años, con el acelerado proceso tecnológico, la transformación digital y el crecimiento de datos en las organizaciones, con la consecuente democratización en el uso, creación, mantenimiento y acceso a estos, ha impulsado a la recientemente denominada economía de los datos, aunque muchas organizaciones no controlen o resguarden adecuadamente estos elementos

Tradicionalmente la administración y el gobierno de datos ha sido materia de áreas técnicas, donde, si no se tiene la visión alineada al negocio, normalmente se queda en un ejercicio técnico-tecnológico sin aportar valor real en la organización.

En la gobernanza del conocimiento quizás el principio rector ha sido, y continúa mencionándose a la eficiencia económica, cuya base teórica reside esencialmente en la economía de los costos de transacción, lo cual lleva a desplegar aparatos administrativos que mitigan los costos de crear, transformar y compartir conocimiento, lo que implica instrumentar estructuras de gobierno para maximizar los beneficios netos de los procesos de transferencia, intercambio y creación de conocimiento.

El entendimiento por parte de las organizaciones de que los datos y su correcta administración facilitaran el cumplir o sobrepasar los objetivos organizacionales, más cuando la cantidad de datos que se produce atrae también gran cantidad de basura, entonces los hechos representados como datos, deben ser lo más adecuados y alineados a la realidad, para que permitan realmente aportar valor y tomar decisiones certeras, lo anterior sin dejar el principio de que el conocimiento es un concepto complejo que, en diversos sentidos, refleja la dicotomía entre representar una verdad objetiva y el proceso dinámico humano que lleva a la búsqueda de la verdad.

Los conceptos como puede leer hasta ahora se han enmarañado con la operación de tecnologías de información, suelen confundirse también con los conceptos de gestión de datos maestros, de calidad de datos, la custodia de datos, seguridad, integridad, entre otros.

Después de un par de décadas laborando en esta materia, e impartiendo consultoría, capacitación y servicios de gobierno de datos, se intenta presentar una referencia sencilla para que pueda entender, percibir y sobre todo valorar la importancia de operar los datos de manera accionable para la organización.

Esta segunda edición incluye algunos elementos que facilitan a personas sin el bagaje ingenieril correspondiente el comprender y atender la instrumentación de un gobierno de datos.

Agradezco a los consultores, clientes y colegas que me sugirieron y señalaron algunas áreas de oportunidad de la edición previa, a los alumnos del MTIA, MBA, Educación Ejecutiva del ITAM por toda la retroalimentación y discusiones que apoyaron a mejorar y engrosar el presente texto.

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Antecedentes

"I am not a product of my circumstances. I am a product of my decisions" Stephen Covey.

Este capítulo busca ofrecer al lector un parámetro común de partida en relación con los conceptos básicos que serán ocupados durante el desarrollo del presente documento, considerando las bases principales.

En la iniciativa privada se tiene el concepto de gobierno corporativo ya integrado en su funcionamiento y operación diaria, está conformado por las normas y principios que regulan el diseño, unificación y operación de los órganos de gobierno de una sociedad, procurando asegurar la rendición de cuentas, equidad y transparencia en la relación de una organización con todas las partes interesadas (el consejo de administración o junta directiva, los accionistas, clientes, empleados, gobierno y la comunidad).

En otra vertiente entidades gubernamentales han avanzado sustantivamente en la rendición de cuentas, transparencia y sobre todo en políticas de datos abiertos, lo que en consecuencia trae la necesidad de instaurar marcos de gobernanza adecuados para obtener resultados sostenibles, no sólo para la organización o dependencia, pero también en miras a la ciudadanía y políticas abiertas.

Dichos marcos incluyen ordenamientos institucionales, así como mecanismos y modelos de financiamiento que faciliten la coordinación intergubernamental y la instrumentación en práctica de la política.

Mencionado lo anterior, los datos se convierten en un insumo necesario para apoyar a la rendición de cuentas, impulsado el nivel de integridad del sector público.

Los órganos reguladores y regulaciones como lo son Sarbanes Oxley, Basilea II, y otros junto con el presente entorno digital (dejando ya de lado al -futuro digital-), genera tal cantidad de datos y a un precio accesible que debe ser resguardado de la mejor manera.

Si recuerda o ha escuchado acerca de la Ley de Moore, que indica que aproximadamente cada dos años se duplica el número de transistores en un microprocesador, sumándole el beneficio de un menor costo en cada periodo, a esta incluya la Ley de Nielsen que sugiere que la velocidad de Internet se duplica cada 21 meses y finalmente adicione la Ley de Metcalfe que expone que el valor de una red de comunicaciones aumenta proporcionalmente al cuadrado del número de usuarios dentro del sistema, incorpore esto y verá que el resultado será que, puede tener acceso a cualquier contenido, procesar muchos datos y estar interconectados es cada vez más cierto y a menor costo.

A principios del milenio la gobernanza de datos, como concepto, no fue tan axiomática, dado que la cantidad de información no era tan gigantesca como hoy día.

De hecho, la gobernanza de datos se vio forjada a partir de las crisis de los mercados de valores en los Estados Unidos de América (EUA) a principios del siglo, por la manipulación de información financiera, que alcanzó a auditores externos y calificadoras.

Ilustración 1 Presente digital: Leyes de Moore, Metcalfe, Nielsen.

El inicio de la gobernanza de datos fue vía el gobierno de datos (GD), ya que este último se enfocaba en la planificación y control de la administración de estos, pero a un alto nivel, y aún no había interacción hacia afuera de la organización y tampoco de alta dependencia con gobierno o entidades reguladoras.

Hoy día la gobernanza de datos es y debe ser un lineamiento preponderante sobre todo en los gobiernos, las razones principales además de administrar su ciclo de vida son los temas de rendición de cuentas públicas, transparencia y datos abiertos.

En las empresas, como parte de su evolución, deberán incluirla principalmente las empresas públicas –las que cotizan en alguna bolsa de valores-, ya que deben presentar datos consistentes, resguardados y con un ciclo de vida bien determinado para que en cualquier momento puedan ser auditados o analizados por el accionista, órgano de control o regulador correspondiente.

Si su organización no ha llegado a este punto aun, de tener una gobernanza y es empresa pública o de gobierno, se sugiere vaya integrando estos procesos, teniendo en cuenta que esta actividad no debe depender necesariamente de áreas de tecnología de la información, área operativa y estratégica de servicio, en consecuencia, debe estar alineada al dominio de conocimiento correspondiente y central de su organización, es decir al apropiado objeto o razón de ser de su organización.

¿Gobernanza o gobierno?

Moreau Defarges hace mención que el espíritu de una era siempre se organiza en torno a unas pocas palabras de referencia, términos ubicuos y equívocos, generalmente utilizados sin ser definidos (2001), el lector posiblemente cuando comenzó a profundizar o trabajar en esta área de manejo de datos, pudo escuchar como sinónimos los términos de gobierno, gobernanza y administración, que en algún momento desde una perspectiva práctica pudieran empatarse, sin embargo, siendo atentos no tienen el mismo alcance.

Cuando se comenzaron a definir los conceptos de datos y su explotación, en la era de la posguerra fría y de la globalización, comenzaron a revivir términos y palabras, particularmente del francés, entre ellos el de gobernanza y obviamente, globalización, mundialización, mercado, mercantilización, desregulación, regulación, deconstrucción, asociación y gobernanza (Moreau Defarges, 2001).

Comenzando con el término de gobierno, podemos definirlo como el acto de mandar con autoridad o regir algo (Real Academia Española, 2018), extendiendo un poco más el concepto puede decirse que el gobierno es la superioridad que dirige, vigila y gestiona el poder; lo anterior de manera general.

La Data Management Association (DAMA) (Mosley y Brackett, 2010) define a la gobernanza de datos como el ejercicio de la autoridad y control (planificación, seguimiento y la aplicación) a través de la gestión de los activos de datos.

La función del GD es ser la guía de cómo se llevan a cabo todas las demás funciones de gestión de datos. El GD es de alto nivel, es la administración ejecutiva de los datos.

El término de gobernanza ha sido mayormente utilizado desde los años 1990 como parte de los neologismos postmodernos, sin embargo, hay raíces de su uso desde el siglo XIII (Dafuor, 2009), de manera inicial próximo al término de gobierno para determinar la forma de comportarse, posteriormente en los siglos XVII y XVIII la gobernanza es referida cuando se quiere equilibrar los poderes, el real por una parte y el parlamentario por la otra.

Ocupando la definición general de gobernanza como el arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un desarrollo económico, social e institucional duradero, promoviendo un sano equilibrio entre el Estado, la sociedad civil y el mercado de la economía (Real Academia Española, 2018).

Otra línea de expresión, que plantea Wangel (2011) y que se aproxima mejora su uso actual viene de la manera moderna en la que las empresas son gestionadas de manera interna al incluir a accionistas bajo el anglicismo de corporate governance, apropiado del francés gouvernance. Teniendo en cuenta entonces este antecedente la gobernanza incluye la estructura conformada por actores-organización, y el proceso de gobernar o sus esfuerzos para alcanzar un fin deseado.

Como podrá comparar el gobierno sugiere que su fin es mantener en un control y regir una operación para el bien del individuo y del todo; el término de gobernanza abarca proceso, estructura, definiendo la planeación, seguimiento, aplicación de la gestión de los activos (datos o información) de una organización; incluso si vemos de manera ampliada, podemos incluir a la sociedad, dadas las políticas de datos abiertos a nivel Gobierno que diversos países llevan a cabo, entre ellos obviamente México.

Desde una perspectiva de Gobierno, se puede proponer inclusive que la gobernanza es una capacidad técnica del Estado para cumplir las demandas económicas y sociales con eficiencia, transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas y evaluación del mercado (que incluye a los actores ciudadanos, empresas e instituciones).

¿Gestión o administración?

Uno de los temas que comúnmente podrá hallar en esta área, es que se utiliza indistintamente gestión y administración, para el autor hay una clara diferencia, que se basa en el objetivo de cada una de ellas, a manera de aclarar esta diferencia se menciona la traducción literal que en diversos casos han hecho de la literatura que importamos al país.

En el inglés británico, de manera similar al francés, la palabra management significa esencialmente y hace referencia a la gestión privada, administration hace referencia a la gestión pública. En inglés de Estados Unidos, management es utilizado como sinónimo, para ambas gestiones, cuando es pulcro el uso del lenguaje, suele referir business administration a la administración de empresas y public management a la administración pública.

Administración "procede del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia) y expresa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro (Oliveira Da Silva, 2002), se tiene también que: la administración es la ciencia social, técnica y arte que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización" (Koontz, 1994).

En el área de gestión, Chiavenato relaciona a la gestión como "La disciplina