Gestión económico-financiera básica de la actividad de ventas e intermediación comercial. COMT0411

Por María José Sorlózano González

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "COMT0411. GESTIÓN COMERCIAL DE VENTAS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 24 jul 2023
• ISBN: 9788411036504

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Capítulo 1

Presupuestos y contabilidad básica de la actividad comercial

Contenido

1. Introducción

2. Concepto y finalidad del presupuesto

3. Clasificación de los presupuestos

4. El presupuesto financiero

5. Estructura y modelos de los estados financieros previsionales

6. Características de las principales magnitudes contables y masas patrimoniales

7. El equilibrio patrimonial y sus efectos sobre la actividad

8. Estructura y contenido básico de los estados financiero-contables previsionales y reales

9. Resumen

1. Introducción

Una adecuada gestión empresarial requiere que se tengan en cuenta los hechos pasados y futuros de la compañía. Los estados contables de años anteriores ayudan a entender el pasado y los presupuestos ayudan a definir las expectativas centrando su atención en el reparto de recursos y su uso.

En el presente capítulo se generarán presupuestos de ventas y costes que ayuden a crear estados de cuentas previsionales para estimar el resultado futuro de la empresa.

Otra de las funciones básicas del presupuesto es el control del gasto donde se comparará el presupuesto inicial con el resultado obtenido y se aplicarán medidas correctivas en el momento adecuado.

Por último, se estudiarán los estados contables reales que podrán ser analizados para conocer la rentabilidad real que está obteniendo la empresa. Si esta no es la esperada se pueden aplicar otros instrumentos de análisis que ayuden a encontrar el motivo de esa baja rentabilidad y establecer los cambios que deben hacerse para la mejor marcha de la empresa.

2. Concepto y finalidad del presupuesto

El presupuesto es un proceso de cálculo de costes y recursos para llegar al objetivo establecido en el proceso de planificación financiera y productiva de una empresa. Este incluye la cantidad y el coste de los recursos empleados comenzando con la materia prima e incluyendo a todo el proceso productivo. También contiene el tiempo de entrada de recursos, los costes del proceso de venta, y el tiempo de recuperación de la inversión inicial. De esta forma se puede controlar económicamente todo el proceso y asignar de forma correcta y adecuadamente los recursos en el momento en que sean requeridos.

El presupuesto controla y estandariza el proceso productivo, haciendo que se puedan medir desviaciones a tiempo de ser subsanadas sin que comprometan la estabilidad productiva y financiera de la empresa.

Sabía que…

La elaboración de presupuestos no solo atañe a empresas; Familias y gobiernos también hacen una gran labor de planificación. Los Presupuestos Generales del Estado cuya elaboración está a cargo de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos y que son aprobados anualmente constituyen la planificación de gastos para el país y el reparto de recursos entre las diferentes partidas.

2.1. El proceso presupuestario

Los presupuestos constituyen una forma de implantación de los planes llevados a cabo por la organización dando soporte monetario a los objetivos establecidos.

Las fases del proceso presupuestario son las siguientes.

Programación

En esta etapa se relacionan los resultados con los productos o servicios necesarios para llevar a cabo su ejecución. Es la fase donde se determinan las acciones que se van a desarrollar a lo largo de todo el año o periodo tratado en el presupuesto. Se establece qué se va a producir, cuándo se va a hacer y qué recursos requerirá esta acción que habrá que conseguir fuera o que ya están en poder de la empresa.

Nota

Programar el presupuesto implica hacerse las siguientes preguntas:

¿Qué objetivos busco?

¿Qué acciones debo llevar a cabo para conseguirlos?

¿Qué recursos necesito para ello?

¿De qué recursos dispongo?

¿Qué recursos debo conseguir?

Formulación

Es la plasmación de la programación anterior de forma que queden definidos todos los gastos e ingresos y su uso en la ejecución del plan presupuestario. Requiere de cierta preparación técnica, por lo que se suele contratar a personas especializadas para su elaboración. En ella también se indican las fechas de ejecución de cada proceso.

Nota

En todo proceso presupuestario deben aplicarse los conceptos de eficacia y eficiencia. La eficacia implica que se llegue al objetivo conseguido. La eficiencia va más allá, logrando el objetivo con el uso de los menores recursos posibles.

Aprobación

El proceso presupuestario debe ser una de las gestiones más cuidadas de toda empresa u organización, ya que su futuro depende de que se haga una buena planificación. Es por lo que la aprobación de los presupuestos debe estar consensuada por los dirigentes de la compañía.

Ejecución

Es el desarrollo y aplicación del presupuesto en sí. Este desarrollo se realiza asignando pagos e ingresos para cada periodo de tiempo que se determine por la empresa.

El periodo suele ser mensual, ya que los suministros y otros gastos como nóminas o servicios independientes tienen esta periodicidad. Gastos como materias primas o proveedores pueden presentar otras periodicidades que es necesario adaptar mensualmente para conocer el gasto exacto de cada periodo. Los gastos también incluirán las cuotas de préstamos pedidos, tanto la parte correspondiente al capital como los intereses.

Para los ingresos se procede de la misma manera. La empresa debe conocer la periodicidad de estos, si tienen carácter estacional, si los clientes tienen pagos aplazados que impidan hacer el cobro de la totalidad de la deuda, etc.

En la siguiente tabla se presentan ejemplos de gastos e ingresos corrientes en empresas a tener en cuenta en la elaboración del presupuesto.

Nota

Para la delimitación periódica de gastos e ingresos, hay que tener en cuenta:

Las ventas pueden haberse realizado aunque el pago se haga de forma aplazada.

Los factores estaciones que hagan que las ventas solo se produzcan en determinados meses.

La negociación que se haya hecho con los proveedores. Al igual que antes se ha podido realizar la compra, pero se ha aplazado el pago varios meses.

Evaluación

La evaluación permite identificar si se cumplieron las metas descritas en el presupuesto. Si se han producido desviaciones también serán detectadas en esta fase. La evaluación se realiza en tres subfases: análisis de los resultados, identificación de los problemas y establecimiento de medidas correctivas. En la identificación se compara el resultado obtenido con el planteado; para identificar el problema es necesario conocer el origen de la desviación, si tuvo lugar en la partida de gastos o ingresos. Por último, la aplicación de medidas correctivas es la concreción de pautas que hagan posible alcanzar el objetivo inicial.

Sabía que…

Administraciones públicas y gobiernos aplican indicadores de eficiencia presupuestaria que determinan la utilización adecuada de recursos públicos asignados a cada proyecto presupuestario.

2.2. Usos, objetivos y funciones del presupuesto

El presupuesto tiene como principales objetivos y funciones:

Contribuye a la mejor marcha de la empresa estableciendo pautas concretas de actuación. No recoge intenciones sino objetivos concretos y cuantificables.

Controla que la actividad de la empresa se ejecute adecuadamente. Esta acción también se aplica a otros ámbitos de la empresa pero el presupuesto la evalúa de forma numérica.

Asigna los recursos de la empresa de forma eficiente.

Mantiene estabilizada a la empresa, previendo diferencias entre fuentes de ingreso y gasto que puedan generar una crisis.

Establece y casa los periodos de pagos y cobros adecuadamente para que no se produzcan problemas de liquidez.

Determina las necesidades de personal para periodos concretos con antelación para que la empresa pueda hacer las gestiones necesarias para las contrataciones.

Constituye una fuente de retroalimentación eficaz para plantear objetivos estratégicos a largo plazo.

Refuerza la contabilidad de la empresa suministrándole información adicional.

Actividades

1. ¿Qué otras partidas de gastos se podrían aplicar a un presupuesto? Utilice el Plan General Contable como fuente de información.

2. ¿Todos los presupuestos son anuales?

2.3. Clases de presupuestos: de inversión, de ventas y de control

Los presupuestos pueden ser globales o específicos si se centran en un departamento o en una acción concreta de la empresa aunque todos ellos siguen una estructura y funcionamiento similar. Algunos de los más usados son los presupuestos de inversión, de ventas y de control. Las características de cada uno de ellos se describen a continuación.

Presupuesto de inversión

La finalidad de este presupuesto es gestionar la financiación de la empresa, centrándose en la obtención de recursos financieros y la periodicidad de pagos que por estos conceptos haya que realizar. La importancia de este presupuesto radica en la necesidad de que los recursos sean suficientes sin que haya excedentes. El exceso provocado por recursos ociosos es negativo, ya que genera costes financieros adicionales.

Los presupuestos de inversión se centran en proyectos específicos y la estructura que siguen es la siguiente:

Determinación de la inversión inicial e inversiones posteriores si fuesen requeridas. Este concepto incluye todos los gastos ocurridos al inicio del proyecto: maquinaria, locales, aumento de personal inicial, gastos de constitución, licencias, etc.

Beneficio generado en cada unidad de tiempo establecido que pueden ser meses o años.

Gastos generados en cada unidad de tiempo durante la vida del proyecto. Incluye la amortización o depreciación de los activos y los costes financieros.

Horizonte temporal o duración del proyecto. Hace referencia al periodo en el cual la inversión está dando beneficio.

Valor residual de los activos adquiridos. Al finalizar el proyecto es frecuente que la maquinaria, las instalaciones o cualquier otro activo se les dé otro uso o se vendan. Si esto reporta un beneficio para la empresa es necesario cuantificarlo.

Presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas constituye una previsión de ventas e incluye la cantidad y el precio de estas. Para el establecimiento del precio es necesario conocer los costes del producto imputados por unidad y el margen que se lleva la empresa en la transacción. Todos estos datos son suministrados por el departamento contable de la empresa.

Nota

La Contabilidad de Costes es el área de conocimiento encargada del establecimiento de los precios. Para hacer los cálculos tienen en cuenta todos los costes aplicados de forma unitaria al producto. Una vez establecido el coste completo la empresa puede determinar el precio aplicándole el margen de beneficio deseado. La comparación del coste unitario y el precio del mercado ayuda al establecimiento del margen.

Presupuesto de control

Como se ha visto hasta ahora, el presupuesto desempeña la función de control donde se comprueba que la realidad cumple con lo presupuestado previamente.

Los presupuestos de control son similares a los vistos anteriormente, tan solo inciden más en esta característica. Se centran en las mediciones de los objetivos conseguidos, los comparan con los programados y ejercen las medidas necesarias para subsanar las posibles desviaciones.

Para llevar a cabo el plan, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Todos los aspectos considerados en el presupuesto deben ser controlados.

Los responsables de cada proceso y sus funciones deben estar bien definidos para poder seguir el proceso en caso de desviación.

Las desviaciones se pueden producir porque no se ha definido bien el plan o la ejecución no ha sido la adecuada.

Actividades

3. El presupuesto de control, ¿es genérico o específico para un tipo de plan?

4. ¿Cómo aplicaría los elementos del presupuesto a una economía familiar?

3. Clasificación de los presupuestos

En el epígrafe anterior se ha definido el presupuesto, sus funciones y uso dentro de una organización. En este epígrafe se van a desarrollar algunos de los presupuestos más típicos dentro de cualquier empresa y que afectan al desarrollo de su actividad comercial, el de ventas y el de costes. También se estudiarán los principales ratios de control presupuestario y el cuadro de mandos de este.

3.1. El pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas es la estimación de ventas a futuro durante un periodo de tiempo. Este pronóstico permite conocer las ventas futuras según la demanda del mercado y la cuota que la empresa tiene en el sector, variables que se encarga de determinar el departamento de marketing.

El pronóstico de ventas es un paso previo al presupuesto donde se estudia la demanda real del producto para luego desarrollar el plan de gastos, ingresos y procedimientos necesarios que constituyen el presupuesto. Se puede decir que el pronóstico de ventas determina la conveniencia o no de desarrollar el presupuesto, ya que si no hay ventas potenciales no será necesario llevarlo a cabo.

La cuota de mercado de una empresa es el porcentaje de sus ventas sobre el total del mercado en ese país o a escala global, dependiendo de la internacionalización del sector. Para determinarla, deben conocerse las ventas totales del sector y las propias y establecer el porcentaje entre ellas.

Para calcular la demanda de mercado existen varios métodos pero los más utilizados son las encuestas a consumidores, pruebas de productos, consultas a expertos o personal de ventas dentro de la compañía y la retroalimentación. Todos ellos aportarán información sobre la demanda total del producto, del cual la empresa podrá obtener el porcentaje correspondiente a su cuota de mercado.

Las encuestas determinan el porcentaje de población que bajo una serie de características estaría dispuesto a comprar el producto. También determinará la frecuencia y por tanto la cantidad que junto con la cuota de mercado, ayudará a determinar la cantidad potencial de producto vendido.

Las pruebas de productos son lanzamientos de productos en una zona durante un periodo de tiempo que ayudan a conocer la respuesta del consumidor.

La retroalimentación o feedback son los datos históricos disponibles en la empresa sobre ventas o cualquier proceso pasado que pueden ayudar a hacer previsiones. Normalmente, para calcular las ventas del año siguiente se usan los datos del año anterior incrementados en un porcentaje. Las causas más comunes de ventas mayores son incrementos esperados en consumo o aumento de la inversión en publicidad. Esta incluye la contratación de más comerciales, la distribución en más puntos de venta o presencia en medios audiovisuales y prensa.

Es importante diferenciar los aumentos en consumo totales del mercado que son genéricos y que afectan