Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0308

Por María José Sorlózano González

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0308 - ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN DE DESPACHOS Y OFICINAS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 24 jul 2023
• ISBN: 9788411038508

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Capítulo 1

La asistencia a la dirección en los procesos de información y comunicación de las organizaciones

Contenido

1. Introducción

2. La empresa y su organización

3. La organización empresarial

4. La dirección en la empresa

5. Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección

6. Funciones del servicio del secretariado

7. Resumen

1. Introducción

En un sentido amplio, todos conocemos el concepto de empresa, es una realidad económica palpable en nuestros días. Vivimos rodeados de empresas, ya sea prestando nuestros servicios para una de ellas, o bien actuando como clientes al realizar cualquier transacción comercial. En esta breve introducción ya se denotan algunas de las perspectivas desde las cuales podemos estudiar la empresa y su funcionamiento, como son el aspecto económico, refiriéndonos a la venta de productos o servicios, o el aspecto social y jurídico, en el que intervienen los contratos y la creación de empleo. Otras áreas no menos importantes, y que hacen posible las anteriores, son los factores técnicos y productivos, así como la financiación necesaria para la obtención de recursos.

Esta diversidad de recursos existentes en una empresa, tanto humanos como materiales, no actúa aisladamente, sino que lo hace en forma de organización para poder lograr objetivos que, de manera individual, no se podrían alcanzar. A medida que la empresa va creciendo, la organización se hace más compleja, necesitando una división por departamentos, una estructura jerárquica que delimite las funciones de cada una de las partes y un sistema de comunicación adecuado para que la información fluya eficientemente dentro de la organización.

2. La empresa y su organización

En este apartado se tratarán algunos conceptos teóricos como es la propia definición de empresa, el fin de esta en un contexto social y económico y los recursos que la componen. Una vez asimilados estos conceptos, en la parte final se clasificarán los tipos de empresas existentes atendiendo a diversos criterios, como son el ámbito geográfico, el sector en el que actúan o la forma jurídica adoptada.

2.1. Concepto y fines de empresa

Según Eduardo Bueno Campos, catedrático de Economía de la empresa de la Universidad de Madrid, la empresa se define como:

Un conjunto de elementos o factores humanos y técnicos, financieros localizados en una o varias unidades físico-espaciales o centros de gestión y combinados y ordenados según determinados tipos de estructura de organización.

De esta definición se desprenden varias perspectivas:

Perspectiva económica: desde la cual los factores productivos son convertidos con el fin de obtener un beneficio.

Perspectiva jurídica: por la cual se regulan la propiedad y el control de la empresa.

Perspectiva social: los recursos humanos no solo tienen un papel productivo dentro de la organización, la relación de ambas partes va más allá del mero cumplimiento contractual. La empresa también tiene la responsabilidad de promover el pleno desarrollo de sus integrantes.

Perspectiva financiera o de obtención de recursos: para poder obtener y convertir los factores productivos que den lugar a la actividad empresarial.

Toda esta organización de recursos persigue un objetivo final que va a beneficiar a la organización y a todos sus integrantes. Este objetivo se concreta en varios fines:

Creación de riqueza y empleo a través de la producción de bienes y servicios necesarios para la sociedad.

Satisfacción de una necesidad latente en el consumidor: la empresa no podría cumplir su función si no existiera esta carencia.

Generación de valor para inversores y empleados: a través del reparto de dividendos o la asignación del beneficio se retribuye al accionista o inversor, que ve remunerado su capital mientras que el trabajador percibe este valor a través de su salario.

Definición

Reparto de dividendos

Es el reparto de parte del beneficio obtenido por la empresa en ese año entre los accionistas.

Nota

La empresa siempre va a satisfacer una necesidad que ya existe, nunca va a poder crear esa necesidad.

2.2. Elementos de la empresa: tierra, trabajo, capital, clientes, proveedores, actividades, medios de producción y productos

Desde un punto de vista amplio, los elementos de una empresa se pueden clasificar en cinco grandes grupos: tierra, recursos humanos o trabajo, medios productivos, actividades y organización.

Tierra

Es el factor natural productivo más genérico y el que se ha usado en los procesos productivos más arcaicos. Hoy en día, para empresas más modernas y sobre todo para las que prestan servicios, este factor se podría asemejar a los recursos energéticos necesarios para su actividad.

Recursos humanos o trabajo

Son personas o elementos activos dentro de la organización. Según la propiedad o la función que desempeñen se vuelven a clasificar en:

Socios: poseen la propiedad total o parcial de la empresa a través de la posesión de acciones o participaciones.

Directivos: participan activamente en la toma de decisiones de la empresa. Podrían darse casos de accionistas que también son directivos.

Empleados: se limitan al mero desempeño de actividades dentro de la organización pero no ostentan ni control ni propiedad.

Actividades

1. ¿En qué grupo se encuadraría a un empresario individual o autónomo? Reflexionar sobre las funciones y el control que asume dentro de la empresa este tipo de empresario.

Capital

Son todos los bienes, los derechos y las obligaciones propiedad de la empresa. Estos se clasifican en: medios de producción, propiedad industrial, medios financieros, clientes, proveedores y productos.

Medios de producción

Elementos meramente físicos necesarios para la producción, que a su vez se clasifican en dos grupos. El primero de ellos incluye a aquellos elementos duraderos o inversiones que permanecen en la empresa más de un año como son la maquinaria, los terrenos y las infraestructuras. El segundo grupo contiene elementos cuya vida útil dentro del proceso productivo es inferior a un año, como las materias primas o el material de oficina.

Propiedad industrial

A diferencia de los anteriores, la propiedad industrial forma parte de los activos intangibles, no son medios físicos pero sí son susceptibles de valoración económica. La propiedad industrial está formada por tres tipos de activos: nombre comercial, marcas y patentes. El nombre comercial identifica al empresario, la marca hace referencia a un producto de la empresa y la patente otorga el derecho de explotación de una tecnología o proceso de nueva invención durante un periodo de tiempo determinado.

Medios financieros

Elementos monetarios necesarios para adquirir bienes de inversión, materias primas o suministros necesarios para el normal desarrollo de la actividad empresarial. En este grupo se incluirán cuentas bancarias, préstamos e inversiones.

Actividades

2. Citar varios ejemplos de medios productivos haciendo distinción entre los que permanecen en la empresa más y menos de un año.

3. Cosmética de Vanguardia S. L. es una empresa dedicada a la fabricación de cosméticos que ha hecho una gran inversión en estudios científicos. Uno de estos estudios ha dado sus frutos descubriendo una fórmula revolucionaria en cosmética antiedad. La empresa ha empezado la producción y comercialización de este producto al que ha llamado ExtraTerapia. Identificar los conceptos de propiedad industrial que aparecen en el texto.

Clientes

El cliente como elemento de la empresa hace referencia al derecho de cobro que tiene esta por la venta del producto o servicio ofrecido.

Proveedores

Al igual que el apartado anterior, el proveedor representa una obligación de pago que asume la empresa al adquirir bienes y servicios de un proveedor.

Productos

Los bienes manufacturados todavía no vendidos forman parte del capital de la empresa. Se distinguen productos en curso, semiterminados y terminados según el momento del ciclo vital en el que se encuentren. Los productos inmersos en el proceso de transformación son productos en curso, aquellos que están terminados pero que no están destinados a la venta sino que son componentes de otros artículos son productos semiterminados y en último lugar están los productos terminados que ya sí están destinados a la venta.

Actividades

Son todas las acciones necesarias que lleva a cabo la empresa para desarrollar su actividad y que incluyen logística, producción, ventas, compras, recursos humanos y marketing, entre otras.

Organización

Es un elemento abstracto dentro de la empresa pero no por ello menos importante. Es el conjunto de reglas de jerarquía, designación de funciones y comunicación que forman parte de la propia actividad de la empresa.

2.3. Funciones de la empresa: dirección, financiera, productiva, comercial, administrativa y de gestión de recursos humanos

Para que la organización pueda llevar a cabo su objetivo de una manera más eficiente, la empresa segmenta su actividad en varias funciones; estas se describen a continuación.

Función de dirección

Consiste en influir en el personal de manera que este se implique lo máximo posible en la consecución de los objetivos del grupo. La dirección va mucho más allá de una jerarquía, conlleva liderazgo, comunicación y motivación. La adecuada gestión de estos recursos constituye una fuerte ventaja competitiva, y es por ello que hay que destinar grandes esfuerzos a desarrollar las capacidades y las habilidades del equipo humano.

Función financiera

La empresa actúa como intermediario financiero anticipando rentas a empleados y accionistas. Las empresas deben anticipar el pago de salarios y dividendos antes de recibir los ingresos provenientes de su actividad con el consiguiente riesgo económico que conlleva. Esta función se extiende también a su relación con clientes, pues no siempre que se realiza una venta esta es cobrada in situ, sino que se dan ciertas facilidades de pago aunque la empresa ya asumiera el coste íntegro de producción. En el caso de proveedores, la situación es más favorable, pudiendo obtener ciertas ventajas de financiación en la negociación. La gestión de todos estos recursos y plazos debe ser óptima para poder desarrollar la actividad productiva con normalidad.

Función productiva

Radica en la transformación de los factores productivos en bienes o servicios listos para su venta. Este proceso implica subprocesos de aprovisionamiento de materias primas, transformación de inputs en outputs y almacenaje de productos en curso, semiterminados y terminados.

Definición

Inputs

Entrada de recursos materiales y humanos al proceso productivo. Una vez desarrollados se obtienen los outputs o salidas en forma de productos o servicios.

Función comercial

La empresa está en continuo contacto con el exterior para identificar las necesidades que tiene la sociedad y poder satisfacerlas. Para ello, se ha de determinar el público objetivo, el lugar, el momento y el precio de venta.

Definición

Público objetivo

Conjunto de personas, organizaciones o entes que por sus características son clientes o consumidores potenciales de una empresa o un producto, respectivamente.

Función de gestión de los recursos humanos

La gestión de los recursos humanos busca encontrar el mejor candidato para cada puesto dentro de la organización, incluyendo procesos de reclutamiento y selección de personal. También se encarga de la motivación y el desarrollo de los trabajadores a través de los recursos disponibles como ascensos, planes de carreras y formación específica.

Función administrativa

Las anteriores funciones descritas no tendrían sentido sin una estructura que cree un ambiente adecuado para el trabajo, y de esto se encarga la administración, que consiste en definir las funciones, las responsabilidades y los recursos necesarios en cada momento para llegar al fin buscado.

2.4. Clasificación de las empresas según tamaño, propiedad del capital, coste de la producción, sector económico al que pertenecen, forma jurídica y ámbito geográfico de su actividad. Empresas transnacionales

Existen distintos tipos de empresas en función del criterio de clasificación empleado. Estos criterios son los que se describen a continuación.

Según tamaño

La clasificación más aceptada, según recomendación europea, es la que usa como parámetros el balance anual, el volumen de negocios y el número de empleados. Esta clasificación determina cuatro tipos de empresas: microempresas, pequeñas, medianas y grandes empresas. Tienen que cumplirse dos de los tres requisitos exigidos para que la empresa quede encuadrada dentro de una categoría.

Según propiedad del capital

Según la propiedad de los medios productivos se distinguen dos tipos: empresa privada y empresa pública.

Empresa privada

La propiedad del capital pertenece a particulares. Dentro de la empresa privada se distinguen a su vez dos clasificaciones. La primera de ellas corresponde a empresas privadas donde una única persona física ostenta la totalidad de la empresa, es el caso del empresario individual o autónomo. La segunda clasificación concierne a empresas societarias donde una o varias personas físicas se constituyen en sociedad, siendo esta el ente que actúa como empresa y que posee la titularidad de los medios productivos.

Empresa pública

Es aquella empresa cuyo capital pertenece al Estado en su totalidad, o cuando el Estado posee la propiedad parcialmente pero ejerce una gran influencia en la toma de decisiones de dicha empresa.

Según costes de producción

Según este criterio se distinguen tres tipos de empresas: capital intensivo, material intensivo y mano de obra intensiva.

Capital intensivo

Son aquellas empresas que requieren una gran infraestructura e inversión inicial, y que una vez que entran en funcionamiento obtienen economías de escala que las hacen ser más productivas. Normalmente, este tipo de empresas presenta barreras de entrada a posibles competidores, debido a la alta inversión inicial requerida. Empresas mineras, petroleras o ferroviarias estarían encuadradas dentro de esta clasificación.

Definición

Economía de escala

Concepto económico que hace referencia a las ventajas en costes que obtienen las empresas gracias a su tamaño o expansión.

Material intensivo

Este tipo corresponde a empresas comerciales cuya actividad principal se resume en la compra, el almacenaje y la venta de productos. En su estructura, el elemento prioritario son las propias mercancías.

Mano de obra intensiva

Son aquellas empresas poco industrializadas donde el personal es el factor productivo con mayor presencia. Como ejemplo, están las empresas agrícolas dedicadas a la recolección de cultivos que no permiten mecanización.

Actividades

4. Indicar en qué tipo se encuadraría a una empresa con un volumen de facturación de 11 millones, un balance con un resultado de 8 millones y 55 trabajadores.

5. ¿Qué tipo de empresa sería una central nuclear según la clasificación de costes de producción?

Según sector económico

Las empresas se clasifican según el sector económico al que pertenecen; se distinguen cuatro sectores que son los que se describen a continuación.

Sector primario

Se incluyen actividades agrícolas, ganaderas, agropecuarias y todas aquellas relacionadas con la obtención de recursos.

Sector secundario

En este sector se encuentran las actividades industriales, de construcción y las que impliquen transformación.

Sector terciario

Es también llamado sector servicios porque sus actividades no producen transformación alguna. Abarca otros subsectores como es el comercial. Se engloban dentro de esta categoría empresas comerciales de bienes de consumo, bancos o empresas turísticas.

Según forma jurídica

Según la forma jurídica adoptada existen diferentes tipos que pueden englobarse en dos grupos genéricos según si son personas físicas o personas jurídicas.

Personas físicas

Si los integrantes de la empresa son personas físicas se encuentra: empresario individual, comunidad de bienes y sociedad civil.

Empresario individual

Es aquel que desempeña por cuenta propia una actividad económica o profesional, dando o no ocupación a trabajadores por cuenta ajena. Es la forma de empresario más relacionada con el autoempleo y la que adoptan mayoritariamente comercios al por menor y profesionales independientes. No se requiere ningún tipo de tramitación específica para su constitución, la responsabilidad del empresario es ilimitada y la tributación se hace a través del impuesto del IRPF.

Con la aprobación de Ley 14/2013, de 27 de Septiembre, de apoyo a emprendedores y su internacionalización nace una nueva figura, el emprendedor de Responsabilidad Limitada que no responderá de la deudas de su negocio con su vivienda habitual. Para acogerse a esta figura deben reunirse los siguientes requisitos:

La vivienda habitual no puede estar afecta a la actividad empresarial.

El valor de la vivienda no puede superar los 300.000 €.

Inscribir la desvinculación de la vivienda de la actividad en el Registro Mercantil.

Inscribir la no sujeción de la vivienda en el Registro de la Propiedad.

Sabía que…

El sector más desarrollado en España es el servicios, que supone un 68 % del PIB y un 65 % del empleo. Según el Instituto Nacional de Estadística, solo el 4,22 % de las empresas afincadas en España tiene 10 o más trabajadores y el 56,32 % corresponde a autónomos sin asalariados.

Comunidad de bienes

Se produce cuando un grupo de personas tiene en común la propiedad de un bien o un derecho y decide asociarse para gestionar y explotar ese bien o derecho. A diferencia de las sociedades, la comunidad de bienes no constituye un ente con personalidad jurídica propia. La constitución de este tipo de empresa es muy sencilla, tan solo es necesario un contrato privado en el que se delimiten los porcentajes de participación. La responsabilidad de los socios o comuneros en este caso es ilimitada y el régimen de tributación también se hace por el IRPF.

Sociedad civil

Asociación de varias personas físicas que aportan capital y trabajo conjuntamente para obtener beneficios. Puede tener o no personalidad jurídica, la constitución se hace por contrato privado y la responsabilidad es ilimitada. Es un ente muy parecido a la comunidad de bienes, la diferencia radica en la aportación de bienes o derechos. En la comunidad de bienes ese bien ya era común antes del contrato, en la sociedad civil los bienes se ponen en común para crear la empresa.

Persona jurídica

Si es una persona jurídica la que constituye la empresa también se distinguen diferentes tipologías. La más común es la sociedad mercantil, aunque hay otras de tipo especial a las que también se hará mención.

Sociedad mercantil

Las sociedades mercantiles tienen en común que todos sus integrantes actúan bajo un nombre colectivo o razón social, y el régimen tributario que se les aplica es el impuesto de sociedades. Su constitución implica contrato en escritura pública y su posterior inscripción en el Registro Mercantil. Las sociedades mercantiles son las siguientes:

Sociedad colectiva: sociedad mercantil en la que sus socios pueden aportar capital o trabajo. El socio capitalista aporta solo capital mientras que el socio industrial aporta el trabajo. Ambos responden ilimitadamente con sus bienes en nombre de la sociedad.

Sociedad comanditaria simple: es un tipo de sociedad mixta y se distinguen dos tipos de socios: el socio colectivo aporta capital y trabajo y su responsabilidad es ilimitada, mientras que el socio comanditario solo aporta capital y la responsabilidad es limitada a su aportación.

Sociedad de responsabilidad limitada: sociedad en la que el capital está dividido en participaciones sociales. Este capital será aportado por los socios, que tendrán responsabilidad limitada a dicha aportación que siempre será monetaria o en especie, pero nunca en forma de trabajo. La remuneración del socio siempre se hará por reparto de beneficios. Además, la transmisión de las participaciones sociales se hará entre socios y siempre bajo las condiciones que al respecto se propongan en los estatutos. En los anteriores tipos de empresas no había un capital mínimo de constitución, pero en el caso de la S. L. (sociedad de responsabilidad limitada) este es de un euro, debe ser desmbolsado en el momento de la constitución. El órgano ejecutivo y representativo está constituido por los administradores de la sociedad que son elegidos por la junta general de socios. Es el tipo de sociedad mercantil más común en España.

Sociedad unipersonal de responsabilidad limitada: sociedad con las mismas características que la anterior pero con un único socio. Con este tipo de empresa se busca que el empresario siga ejerciendo su actividad económica sin la participación de más socios capitalistas, pero limitando su responsabilidad solo al capital invertido. Con ello busca la no afectación de su patrimonio personal en caso de insolvencia empresarial.

Sociedad anónima: sociedad cuyo capital dividido en acciones es aportado por los socios cuya responsabilidad es limitada. El capital mínimo de constitución es de 60.000 €. Los acuerdos son tomados en la junta general de accionistas y ejecutados por los administradores. Es la forma jurídica adoptada por grandes empresas, ya que la transmisión de las acciones es libre por parte de los socios.

Una acción es la parte alícuota del capital social de una sociedad anónima. Las acciones dan derecho a percibir dividendos de la empresa y su transmisión es libre. No hay que confundirla con la participación social, que es para las sociedades limitadas y cuya transmisión está sujeta a los estatutos de la sociedad.

Sociedad comanditaria por acciones: sociedad mercantil cuyo capital está dividido en acciones y que presenta dos tipos de socios. Los primeros son socios colectivos que aportan capital, asumen funciones de administración y responden ilimitadamente frente a terceros. El resto son socios comanditarios que solo aportan capital sin asumir más cargas y con responsabilidad limitada.

Aplicación práctica

Juan López posee una pequeña empresa de construcción desde hace diez años. La empresa ha ido creciendo a lo largo de estos años y ya tiene contratadas por cuenta ajena a diez personas. La forma jurídica adoptada en los inicios fue la de empresario individual, pero la empresa ya tiene cierto tamaño y volumen de negocio y Juan se está planteando un cambio. Baraja dos posibilidades, seguir él solo como propietario o la entrada de un socio. ¿Qué forma jurídica le recomendaría teniendo en cuenta las dos opciones?

SOLUCIÓN

El cambio de estructura es interesante y recomendable. La empresa ya tiene un volumen considerable y la forma de sociedad mercantil sería idónea para limitar la responsabilidad frente a terceros.

Si elige la opción de entrada de otro socio, la mejor opción sería la sociedad de responsabilidad limitada. Tendría que constituir la sociedad, redactar los estatutos e inscribirla en el Registro Mercantil. La tributación pasaría a realizarse por impuesto de sociedades.

Si decide seguir como único propietario, podría elegir la opción de sociedad limitada unipersonal, que tiene las mismas ventajas que la anterior.

Otros tipos con personalidad jurídica

Hay otros tipos de empresas con personalidad jurídica propia pero con una serie de particularidades que hace encuadrarlas fuera de las sociedades mercantiles anteriores. Estas sociedades especiales surgen para fomentar el desarrollo económico en ciertas zonas a través de la creación de empleo para parte