Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGD0208

Por Rosa María Guerrero Logroño

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGD0208 - GESTIÓN INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 15 ene 2024
• ISBN: 9788411842280

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Capítulo 1

El archivo. Concepto y finalidad

Contenido

1. Introducción

2. Clases de archivos

3. Sistemas de registro y clasificación de documentos

4. Mantenimiento del archivo físico

5. Mantenimiento del archivo informático

6. Planificación de un archivo de gestión de la documentación

7. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

8. Resumen

1. Introducción

El archivo, según indica la Real Academia de la Lengua Española (RAE), se define como el conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, y como el lugar donde se custodian uno o varios archivos.

En informática y en la actualidad se emplean los términos fichero o documento electrónico como equivalentes de archivo.

Los archivos están formados por los documentos que se generan tanto en la vida pública como en la privada de las instituciones y de los individuos. En cualquier organización o empresa se están produciendo constantemente documentos con cada una de las actividades que se realizan, que deben ser clasificados y ordenados para que puedan ser fácilmente localizados cuando se necesiten. Por todo ello, es imprescindible crear reglas y normas en la gestión de la documentación, donde se apliquen criterios de calidad y eficacia para que las personas autorizadas tengan un rápido acceso a los documentos.

Por lo tanto, para guardar los documentos previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por clases, en ello consiste la clasificación, y después se colocarán siguiendo un orden, es decir, se ordenarán. El paso final será guardarlos en el archivo.

En el ámbito empresarial se habla de archivo en ambos significados, como el conjunto ordenado de documentos que se guardan, conforme a unas normas y criterios establecidos, en un lugar determinado.

Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y custodiar todos los documentos que una empresa u organización necesita conservar para poder funcionar con normalidad, cumpliendo con las normativas legales vigentes.

2. Clases de archivos

Elegir un sistema de organización de los distintos tipos de archivos va a depender de las necesidades precisas y más apropiadas para cada empresa. Para organizar los archivos, se seguirán los siguientes criterios:

Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.

Por su contenido: público o privado.

Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.

Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

2.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto

A continuación, se detallan algunos de los criterios para organizar los archivos por su ubicación.

El archivo centralizado

Implica que todos los documentos de la empresa estén ubicados en un mismo lugar, para que todas las personas y departamentos acudan a consultar el archivo en un mismo sitio. Este sistema de organización permite unificar los criterios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio, material, instalaciones y equipos y reduce el tiempo y los posibles errores en la búsqueda y servicio de documentos. Este sistema necesita de un control que permita el orden del archivo, como podría ser la posibilidad de disponer de profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo, y un documento de petición de acceso a la consulta del archivo.

Nota

Se habla de centralizar cuando se quiere indicar que una serie de elementos están reunidos en un centro, o bien que se gestionan bajo una dirección común.

Este sistema de archivo presenta algunos inconvenientes. Es menos operativo, ya que todos los departamentos tienen que acudir a él para realizar una consulta, implica un mayor coste de gestión, porque se necesita un sistema de control para los documentos que se entregan a cada departamento, y al depender todos de un mismo archivo puede ocasionar retrasos en su gestión.

Archivo centralizado

El archivo descentralizado

Se trata de conservar la documentación en diferentes secciones de la empresa. Este sistema suprime la formulación de peticiones de documentos y evita la creación de más documentación, y es más accesible a los distintos servicios y a los documentos que se han de consultar. Un inconveniente que presenta es que necesita más espacio, equipos y materiales que otro sistema de organización.

El archivo mixto

Combina los dos tipos de archivos anteriores: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se traslada a un archivo central. Podemos decir que el archivo se organiza en tres niveles:

Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.

Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos o secciones cuando estos ya no la necesitan.

Recuerde

Un archivo centralizado es el que está localizado en un solo sitio; uno descentralizado es el que está distribuido en distintas partes de la empresa, donde los documentos se encuentran repartidos entre los departamentos; y el mixto es la combinación del archivo centralizado y descentralizado.

2.2. Por su contenido: público o privado

Según su contenido el archivo puede dividirse en público o privado.

El archivo público

Se considera que son archivos públicos los que se encargan de la reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación producida por las entidades públicas y personas físicas y jurídicas gestoras de servicios públicos.

El archivo privado

Son archivos privados los formados por fondos o colecciones documentales producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado.

Actividades

1. Explicar por medio de ejemplos alguna de las ventajas del sistema de archivo centralizado.

2. Señalar ventajas e inconvenientes que puede suponer el archivo mixto.

2.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo

Una forma muy generalizada de organización del archivo es la división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de documentos.

El archivo activo o de gestión

Se denominan así los archivos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de documento de que se trate.

El archivo semiactivo

Este tipo de archivos conserva los documentos que presentan una menor vigencia y una consulta menos frecuente. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas, y periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos definitivos, así como los documentos que haya que destruir porque no se consideren de utilidad.

El archivo definitivo o inactivo

Se almacenan y conservan los documentos de consulta poco frecuente que han perdido su vigencia actual pero que conservan su valor histórico o documental. Se guardan hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva.

Recuerde

Un archivo activo es al que se accede habitualmente; el semiactivo es al que se accede raramente; y el definitivo es el considerado de interés histórico o documental, pero sin utilidad operativa.

Actividades

3. Señalar qué diferencia hay entre un archivo activo y un archivo semiactivo.

4. Indicar por medio de ejemplos los documentos que se pueden almacenar en un archivo definitivo.

2.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico

Los criterios de clasificación según el soporte utilizado pueden dividirse en papel y electrónico.

El archivo en formato papel

Son aquellos documentos que se guardan en soporte físico y/o material. Sigue siendo el formato más utilizado y se recomienda adaptar las normas relativas a la pertenencia y durabilidad.

El archivo en formato electrónico

Son aquellos que emplean un soporte digital y no poseen una ubicación material. Hoy en día existen muchas clases de soportes electrónicos y digitales, y para su adecuada utilización se deben seguir las instrucciones dadas por los fabricantes, teniendo especial cuidado para que la información contenida en ellos esté libre de virus informáticos y se realicen de forma correcta las copias de seguridad.

Definición

Virus informático

Programa introducido subrepticiamente en la memoria de un ordenador que, al activarse, destruye total o parcialmente la información almacenada.

3. Sistemas de registro y clasificación de documentos

Clasificar es ordenar un conjunto de documentos de acuerdo con un criterio establecido, de manera que cada uno ocupe un lugar previamente determinado.

Existen diversos sistemas de clasificación, en función del tipo de información y de las características de los documentos que se quieran archivar. Deben reunir ciertos requisitos, como son:

Debe ser un sistema sencillo. Las normas de clasificación no deben ser complicadas, sino fáciles de recordar.

La rapidez y la eficiencia son fundamentales a la hora de localizar los documentos. No debe tardarse más tiempo que el imprescindible.

Deben facilitar futuras ampliaciones del archivo.

La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios, que dan lugar a diferentes sistemas: alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico, cronológico y otros.

Cada uno de estos sistemas se puede utilizar de forma independiente o se pueden combinar dependiendo de las exigencias del archivo.

También es importante señalar que el objetivo básico del registro consiste principalmente en el control de todos los documentos que entran y salen en la empresa, identificándolos de forma detallada y por riguroso orden en el libro de registro que corresponda.

3.1. Alfabético

Tiene como base el orden natural de las letras del alfabeto, siguiendo esta regla establecida. Es uno de los