Control interno en las empresas: Su aplicación y efectividad

Por Carlos Alberto Pereira Palomo

Control interno en las empresas. Su aplicación y efectividad es una respuesta a las necesidades sobre los requerimientos de las organizaciones de hoy que aspiran a crecer y mantenerse en el mercado competitivo actual.
La administración de las empresas tiene la responsabilidad de diseñar e implementar un sistema de control interno y procurar la adec

• Idioma: Español
• Editorial: IMCP
• Fecha de lanzamiento: 3 dic 2019

Carlos Alberto Pereira Palomo

Importancia del establecimiento de ciertos controles que deben ser tomados en cuenta al utilizar las TIC, con el fin de salvaguardar la información registrada en los archivos virtuales de la empresa.

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Comunicación.

CAPÍTULO 1

EL CONTROL INTERNO Y EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS DE HOY

En el ambiente empresarial podemos decir que un control, es cualquier acción dictada o implementada por la administración de la empresa, con la finalidad de procurar la eficiencia, eficacia y economía en el uso de los recursos.

Sin embargo, el cumplimiento de los controles empresariales se tiene que evidenciar, o sea, que la honradez y la trasparencia en el uso de los recursos debe quedar debidamente registrada para poder ser comprobada, demostrada y en su caso, auditada.

Esto que comentamos en el párrafo anterior, parece relativamente sencillo de verificar cuando no se utilizan sistemas automatizados, en cuyo caso papelito habla. O sea, que las evidencias en el cumplimiento de los controles implantados quedan soportadas en los documentos físicos que se elaboran, lo cual fue muy común en el siglo pasado.

El control interno trae implícito un costo, el cual representa el costo de su evidencia. Como ejemplo de elaboración de formatos de control interno, podemos mencionar los documentos que demuestran o soportan las entradas y salidas de almacén, mismos que por control interno, normalmente en su diseño deben estar provistos de un folio consecutivo y presentar los nombres y firmas de elaboración, autorización y recepción. Este costo no lo tiene una pequeña empresa informal, sin control, donde los movimientos de entradas y salidas de inventario se pueden apuntar en una libreta o simplemente, como en muchas empresas familiares, se hacen de palabra y no pasa nada, ya que los resultados, el dueño los evalúa de manera global en función a los remanentes entre las entradas y salidas de dinero.

Hay que tomar en cuenta una realidad, que una empresa sin control interno no puede crecer. Las grandes empresas del mundo actual, un día fueron pequeñas, pero para crecer tuvieron que organizarse administrativamente e implementar el proceso administrativo, qué si bien no asegura el éxito, en el denominador común de las grandes empresas de hoy se ha visto que todas cuentan con: planeación, organización, dirección y control empresarial.

En la actualidad, la tendencia va hacia una mayor automatización de los procesos y menor impresión en papeles, por lo que el control interno se encuentra inmerso en sistemas operativos automatizados integrados, comúnmente denominados ERP(s) de las siglas en inglés Enterprise Resource Planning, que en español es Planificando los Recursos de la Empresa, los cuales en su diseño e implementación deben considerar las evidencias de cumplir con el principio básico de control interno: la segregación de funciones.

Existen en el mercado tecnológico empresarial un gran número de sistemas operativos administrativos, algunos parciales limitados, o sea que de manera separada controlan la contabilidad o los inventarios o el control de la flotilla, las cuentas por cobrar, etc., y otros integrales, conformados con una base de datos utilizada para el registro de todas las operaciones y que con una sola captura es posible hacer todos los registros lo cual proporciona menos trabajo y mayor confiabilidad en los resultados, siempre y cuando se considere el adecuado control interno automatizado que cumpla cabalmente con la debida segregación de funciones, para el cuidado y seguridad de la información. Tal es el caso de las tiendas de autoservicios cuando al capturarse una venta desde el escáner de una caja registradora, se están actualizando de manera inmediata los archivos de ventas, ingresos, inventarios, costos y registro contable. De tal manera, al finalizar los turnos, el día o el mes, se pueden obtener los reportes de movimientos y las pólizas de registros contables, los cuales no necesariamente tienen que imprimirse y menos de manera detallada, pero si se requieren, pueden hacerlo porque están guardados en un archivo virtual de manera digital.

Antes de decidir qué sistema administrativo adquirir, es importante definir el volumen de las operaciones a registrar y los requerimientos de información, ya que el costo de las licencias para usar los diversos sistemas que existen, varían considerablemente, además de los costos adicionales como: la cantidad de usuarios, las horas de capacitación del personal, las horas de asesoría en caso de que se requieran y las adecuaciones específicas para el tipo de negocio, así como las actualizaciones de las versiones por diferentes requerimientos ya sean contables, fiscales o mejoras en la rapidez, presentación, seguridad, control, etc. Es por esto que es recomendable asesorarse con un especialista en controles internos administrativos el cual, además, debe servir de intermediario entre el implementador y el usuario para definir los perfiles que contemplen los derechos a los accesos que van a tener los diferentes puestos del organigrama para la captura y consulta de los movimientos, así como el diseño de los diferentes reportes de transacciones y administrativos que se requieran, procurando que sean los óptimos y al mismo tiempo acordes a los requerimientos de las áreas operativas, administrativas y financieras de la empresa.

Adicionalmente, es importante considerar los equipos requeridos para el sistema a elegir, en cuanto a la capacidad del servidor y los equipos periféricos que se conectarán al mismo con el objeto de contar con la capacidad de memoria, rapidez de la transmisión de los datos y los respaldos adecuados para la seguridad de la información.

La dirección o el director general de la empresa, es el primero que debe estar convencido de las bondades del sistema elegido, previo asesoramiento y presentación detallada del sistema seleccionado sobre la forma de operar, capturar, procesar y obtener los informes operativos, administrativos y financieros. Esta debe ser una decisión consensada con los mandos directivos de las distintas áreas que conforman la empresa, con la intención de subsanar los requerimientos y evitar un desacierto en la decisión, ya que es muy difícil dar marcha atrás, aunado a los costos de inversión.

También es ampliamente recomendable que antes de cambiar de sistema administrativo de información, se maneje la operación con el sistema actual en forma paralela con el nuevo sistema seleccionado, durante un tiempo conveniente, de manera que la información se pueda verificar para evitar una posible pérdida de control en la transición de una forma de operar a otra nueva con diferentes requerimientos. Esto implica mayor disposición del personal, para lo cual hay que convencerlos y pedirles su colaboración para el éxito en la implementación del nuevo proyecto.

1.1 CONCLUSIÓN

No se puede concebir el mundo globalizado actual sin el uso de las tecnologías de información. Para la adecuada transición de una empresa emergente (nueva por creación o innovación de un nuevo producto o servicio) a una empresa en crecimiento con visión hacia una participación definida de mercado, posicionándose en el sector competitivo con estabilidad, se requiere de un sistema administrativo de información ágil, útil, de fácil comprensión y que satisfaga los requerimientos de información de las distintas áreas que lo conformen, incluidos los de la administración y Dirección General.

Para optimizar los recursos invertidos, es importante la implementación de los controles internos ya sean manuales o automatizados mediante el uso de Sistemas Automatizados Integrales, dedicarles el tiempo y esfuerzo necesarios para contar con información real actualizada, estadística y comparativa que de manera confiable proporcione herramientas de análisis que aporten seguridad a las decisiones de la administración. De manera que el Sistema Administrativo de Información (SAI) elegido sea la mejor herramienta para evaluar, de manera continua, el estatus del negocio en marcha en tiempo real.

CAPÍTULO 2

CONTROL INTERNO PARA UNA ADMINISTRACIÓN EFICAZ

El objetivo del presente capítulo es, de manera directa y resumida, explicar las bases que soportan una administración eficaz.

Podemos considerar que una administración eficaz comprende tres pasos

Comentarios para Control interno en las empresas

[Dante O. Fernández · Calificación: 5 de 5 estrellas]

Muy buen libro para entender que es el control interno, explica muchos controles que debemos considerar en las empresas.

[Melquisedec Ruano · Calificación: 4 de 5 estrellas]

este libro comenta los principios básicos sobre los cuales debe fundamentarse el control Interno aplicado a cada una de las áreas principales de la empresa, contiene un apartado acerca de ejemplos de riesgos asociados a los negocios, así como ejemplos de controles y un pequeño apartado para auditoría Interna, todos estos temas tratados a un nivel básico, pero bastante claro y sencillo para entender.

[Administracion IMRORAIMA · Calificación: 4 de 5 estrellas]

Excelente la informacion y la manera en que lo explica. Me gusto mucho, felicito al autor.

[Victor H Aguilar Y · Calificación: 5 de 5 estrellas]

una excelente herramienta y de gran aplicacion en la actualidad para la gestion del control interno

[luis alfonso yela lascano · Calificación: 5 de 5 estrellas]

Hace un enfoque del control interno, como base de la operación de una empresa, deja claro el tema de que los controles, son las disposiciones emitidas por la Gerencia o Administración.