Preparación de pedidos. COML0110

Por Álvaro Torres Rojas [Autor]

Adquisición y/o actualización de conocimientos para trabajar y desarrollar correctamente el trabajo en el sector del almacén y logística, ofreciendo un correcto servicio y rápida respuesta ante problemas e inconvenientes. Conocer el concepto, tipos, características, función y posibilidades manuales o mecánicas, a través de procesos informatizados. Conocer la maquinaria, sus diferentes cuidados y mantenimiento. Conocer como actuar en cada pedido, los diferentes sistemas de embalaje y almacenamiento, tipología de los productos, y los posibles riesgos a evitar. Conocer las normativas vigentes en el sector. Ebook ajustado al certificado de profesionalidad de actividades auxiliares de almacén.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial México
• Fecha de lanzamiento: 3 mar 2014
• ISBN: 9788415848653

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Bibliografía

Capítulo 1

Operativa de la preparación de pedidos

1. Introducción

Parte fundamental en las empresas relacionadas con el almacenaje y distribución de mercancías es la operativa en la preparación de los pedidos.

Este sistema de operaciones tiene como función gestionar una adecuada distribución de los artículos desde su recogida y entrada al almacén. Todos los pasos a seguir en este tipo de trabajos mercantiles pasa por la ubicación de los productos en las diferentes zonas o estanterías de las instalaciones, su preparación para la entrega al cliente y por supuesto, el transporte.

En este capítulo se revisarán las principales operaciones y las pautas a seguir en una correcta preparación de pedidos.

2. Características y necesidad de la preparación de pedidos en distintos tipos de empresas y actividades

El control de los pedidos se ha convertido en un elemento esencial para el correcto funcionamiento de las empresas, sobre todo, cuando se habla del sector empresarial del almacenaje o logística.

La necesidad de la preparación de pedidos, tanto en pequeñas y medianas empresas, como en las de mayor nivel, es una tarea fundamental para que el flujo de trabajo sea el correcto.

Hasta hace muy poco tiempo las empresas restaban importancia a esta operación lógica de control de mercancías. Pero poco a poco los empresarios del sector se fueron dando cuenta de que no mantener un orden y control en estas operaciones conllevaba una mayor pérdida de tiempo, a la vez que causaba desconcierto en empleados y clientes.

Sabía que...

Al acto de la preparación de pedidos se le conoce con el nombre de picking.

La importancia de la preparación de los pedidos y su distribución posterior es debida, en gran parte, a la necesidad de los propios clientes, ya que estas actividades no dejan de ser fruto de la cumplimentación de órdenes de pedido por parte del consumidor.

En esta relación mercantil existen dos tipos de elementos. Por un lado el proveedor, como ofertante de la mercancía, productos y servicios a su cargo, y por otro el cliente, como comprador y receptor de los mismos bajo un precio anteriormente concertado.

En la actividad mercantil hay que diferenciar al pedido en sí de la intención de compra. Muchas veces un cliente pide presupuesto a un proveedor de ciertas cantidades o productos como simple intención de compra, pero esto no supone un contrato verbal previo, aunque sí pueda indicar sobre una compra potencial.

Importante

Este tipo de intenciones no se pueden tomar como un pedido en toda regla, pero pueden servir para la previsión de mercancía por si el cliente finalmente decidiera aceptar las condiciones y realizar un pedido formal.

Se podría decir que el ciclo en la realización del pedido comienza con la intención y firma de un pedido y acaba cuando este es entregado o enviado y se ha cobrado finalmente al cliente.

Se han convertido en principales características en la preparación de pedidos aquellas relacionadas con las tareas de selección de la mercancía en almacenes o estanterías, para posteriormente entregar o enviar al cliente final.

Entre estas características del picking o preparación de pedidos destacan las siguientes:

Control espacial del almacén, buena disposición de la mercancía tanto en su apilado como los espacios libres para el paso y manejo de máquinas y personas.

Una correcta organización y señalización de las áreas donde se va a acumular la mercancía, ya sean en zonas del almacén, estanterías, etc.

Señalización de la propia mercancía.

Indicación del uso, o no, de maquinaria para el transporte o movilización de las mercancías.

Indicaciones escritas, por voz, o mediante dispositivos electrónicos acerca de los pedidos.

Actualización del control de mercancía con cada nueva llegada o retirada de artículos.

La necesidad de la preparación de los pedidos se ha convertido en una acción de suma importancia, dado que anteriormente, surgían muchos problemas relacionados con el control del almacén en las empresas. De este modo se ha acelerado el proceso enormemente, algo que beneficia al trabajador y al empresario, pues supone un menor tiempo invertido por cada pedido, un mayor control de la mercancía, y por lo tanto, una reducción de los costes.

El picking es común para distintos tipos de empresas y actividades ya que se valen de él tanto las pequeñas y medias empresas, como las grandes multinacionales. A su vez es igualmente válido para el sector del transporte de mercancías a gran nivel, ya sea en terminales de tren, puertos y aeropuertos, como en transporte en camiones, o incluso pequeños almacenes logísticos.

Definición

Picking

Conjunto de actividades destinadas a la recogida y acondicionamiento de la mercancía solicitada por los clientes, nueva colocación del almacén tras la retirada, y actualización del control de la mercancía tras el proceso.

3. Consideraciones básicas para la preparación del pedido

Varias son las consideraciones básicas para la preparación del pedido. El picking es la actividad de mayor relevancia en una actividad donde el control del almacén sea parte de su labor mercantil.

El objetivo básico en la preparación del pedido está relacionado directamente con las necesidades de mercancía por parte del cliente, hasta el punto de que si una empresa recibe reiteradamente pedidos por parte de uno o varios clientes de una mercancía que no distribuye, puede suceder que la demanda se generalice y la empresa acabe por encargarse de recibir y distribuir la mercancía solicitada.

Recuerde

Las pautas de cualquier pedido van desde que el cliente solicita la mercancía hasta que esta ha llegado a su destino.

En el proceso de distribución y entrega de la mercancía es necesario que cada empresa disponga de un buen sistema de gestión de almacenes, ya sea de manera informática o a través de controles físicos y manuales registrados en documentos escritos. Gracias a estos controles, el proveedor se hará cargo de la recepción de la mercancía, gestión de las instalaciones (dónde se van a colocar los productos y de qué modo), gestión de los stocks e inventarios, y retirada de los productos cuando se haga un pedido.

Una vez recibido el pedido por parte del cliente se comprobará si se dispone de tal mercancía en almacén, y se informará a los operarios de las tareas a realizar.

La información suministrada a los trabajadores se puede hacer a través de diferentes métodos: con un documento físico, de forma oral, y automática o semiautomática con procesos informatizados.

En esa comunicación se indicará al operario la recogida de mercancía necesaria para cada pedido, por lo que se recomienda haber hecho antes una optimización de los trayectos entre las diferentes zonas y estanterías de productos apilados.

La optimización de trayectos conlleva una adecuada organización de los espacios entre una pila de productos y otros para que existan caminos espaciosos para el flujo de operarios y carretillas.

Consejo

Se recomienda que en los almacenes se coloquen los productos de mayor salida más cerca de la zona de recogida y de mejor accesibilidad.

Muchas empresas disponen de sistemas automáticos de recogida y almacenaje de productos como cintas o rodillos transportadores, elevadores de cargas pesadas como puentes grúa o montacargas, o facilitadores en la elevación de mercancías como chuponadoras neumáticas.

Pero también es importante el lugar donde esta mercancía va a depositarse hasta su recogida para un nuevo pedido, como las estanterías fijas o móviles. Entre ellas se encuentran las estanterías autoportantes, compactas, dinámicas, de tipo carrusel vertical, para cargas paletizadas, o de movimiento horizontal.

Muchas de estas estanterías disponen de sistema de recuento de mercancías automático, por lo que gracias a pequeñas pantallas de LCD se facilita la contabilización de productos, acelerando el inventario de manera informatizada, y pudiendo ser más previsores en cuanto a los pedidos de recepción de nueva mercancía.

Como última operación básica en la preparación del pedido se tendrá la precaución de optimizar el almacenaje de la mercancía, colocando en estanterías dinámicas y más cercanas a la zona de entrega los productos con mayor salida o rotación, poniendo los artículos más pesados en estanterías fijas o palés para su mejor carga en carretillas elevadoras, y por supuesto, no mezclando tipos de productos de distinta naturaleza o gama.

Ejemplo

No se deben almacenar juntos productos tóxicos con los de alimentación, ni en referencia a la gama, modelos de un mismo equipo informático con otro similar pero de otras características, ya que pueden entregarse ambos como si de la misma mercancía se tratase.

La optimización del almacenaje unida con el control de inventario evitará paradas en la actividad como consecuencia de la falta de existencias, al tiempo que se tendrá controlado en todo momento las unidades de mercancía en el almacén.

3.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga

Uno de los puntos esenciales en la operativa de preparación de pedidos es la diferenciación entre unidades de pedido y unidades de carga.

Para poder entender mejor estos conceptos se comenzará explicando a qué se hace referencia con unidades de carga.

Cuando una mercancía es transportada, ya sea a través de camiones, trenes, barcos o aviones esta suele ir recogida en grandes containers o elementos modulares generalmente metálicos, pero también plásticos o de madera.

Estos contenedores están llenos de todo tipo de mercancía y tal mercancía no tiene por qué pertenecer a un mismo tipo de producto, ni a un mismo pedido.

Nota

Estos grandes contenedores son elevados y transportados mediante medios mecánicos tales como grúas o puentes grúa.

Todos estos productos, cada uno en sus respectivas cajas o palés y apilados dentro del contenedor, forman un elemento individual que facilita su transporte y manejo.

Por tanto, se considera unidad de carga a cada uno de estos contenedores que pueden estar formados por unidades de mercancía del mismo producto, o de diversos artículos o unidades de pedido de diferente índole.

La unidad de carga es completamente diferente a la unidad de pedido, ya que en este caso sí se hace referencia a un pedido concreto elegido por el cliente dentro de un catálogo de productos.

La unidad de pedido es una mercancía concreta dentro de una jerarquía de productos que el cliente ha elegido en su pedido para establecer su compra.

Ejemplo

En el caso del sector audiovisual, una unidad de pedido serán aquellos televisores elegidos por un cliente en concreto como partida para su tienda. Todos ellos se empaquetarán juntos, formando una unidad: la unidad de pedido.

3.2. Tipos de pedido

Existen muchos tipos de pedido, desde aquellos que integran una unidad de carga para un mismo cliente, hasta los que solo requieren una unidad de pedido.

Por ello, es muy importante hacer un sistema de priorización de pedidos en cada empresa del sector del almacenaje de productos. De este modo, cuando se realicen pedidos de grandes cantidades, se posibilitará un envío completo y en el menor tiempo posible.

Nota

Sea cual fuere el tipo de pedido, la empresa debe actuar de la misma manera. Tener satisfecho al cliente con lo que se denomina pedido perfecto.

Se considera un pedido perfecto aquel que se ha entregado en el plazo acordado y sin errores en las cantidades ni en el tipo de producto. Además este debe haber llegado a su destino sin roturas ni desperfectos, y con la documentación correctamente entregada y completada.

Dentro de la priorización se irán anteponiendo los pedidos que necesiten entregarse más rápidamente, reservando para el final los que no requieren tanta urgencia.

3.3. Unidad de pedido y embalaje

Una vez se ha firmado un pedido siendo aceptado por ambas partes, cliente y empresa, este debe llegar a manos de los operarios del almacén para poder comenzar con las labores de recogida de las unidades de pedido indicadas, y su posterior embalaje y transporte de la mercancía.

El primer paso administrativo es convertir el pedido inicial en orden de preparación para transferirlo al departamento de almacén.

En esa orden aparecerán las unidades de pedido que conforman el envío, el número de trabajadores que las recogerán (a