UF0929 - Gestión de pedidos y stock

Por Juan Ganivet Sánchez

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a organizar diariamente las operaciones y flujos de mercancías del almacén, coordinar la entrada y ubicación diaria de mercancías en el almacén, gestionar los flujos de salida de mercancías y controlar las existencias del almacén.

Para ello, se estudiarán la gestión de stocks y almacén, la gestión y preparación de pedidos e inventarios y la aplicación de sistemas informáticos de gestión del almacén.

Tema 1. Gestión de stocks y almacén
1.1 Operativa del almacén.
1.2 Entrada de mercancías según la tipología del almacén.
1.3 Flujos internos.
1.4 Salida de mercancías: según tipología del almacén.
1.5 Indicadores de gestión de stock.
1.6 Interpretación y cálculo de indicadores de gestión de índice de rotación y su repercusión en el tamaño del almacén y el costo logístico de almacenaje.
1.7 Otros índices relacionados con la gestión de stocks.

Tema 2. Gestión y preparación de pedidos
2.1 La manipulación de la mercancía y la preparación de pedidos como elementos clave.
2.2 Recepción y tratamiento de los pedidos.
2.3 El picking list. Confección. Tipos. Contenido.
2.4 Procedimientos de picking, sistemas de extracción.
2.5 Procedimientos de picking, elementos organizativos.
2.6 Elementos materiales, en el picking.
2.7 Acondicionamiento y preparación última del pedido.
2.8 Detección y tratamiento de incidencias.
2.9 La documentación de acompañamiento de la mercancía: etiqueta de producto y etiqueta de transportista.
2.10 El envase y el embalaje.

Tema 3. Gestión y preparación de inventarios
3.1 Concepto y fundamento de los inventarios físicos.
3.2 Inventario informático e inventario real.
3.3 Inventarios incorrectos.
3.4 Medidas preventivas y correctoras: Tipos y efectos positivos.
3.5 Métodos de realización de inventarios.
3.6 Sistemas de valoración de inventarios: FIFO, LIFO, PMP, NIFO, HIFO.
3.7 Clasificaciones ABC según puntos de vista: ocupación física, valor, criticidad.
3.8 Análisis de desviaciones en los inventarios acciones correctoras.

Tema 4. Aplicación de sistemas informáticos de gestión del almacén
4.1 La tecnología y sistemas de gestión informatizada del almacén (SGA).
4.2 Elementos organizativos y materiales para incrementar la productividad del almacén.
4.3 El código de barras: Etiquetas informáticas o tags.
4.4 RFID. PDA.
4.5 Tecnología láser y elementos de manipulación.
4.6 Actualización del stock.
4.7 Control de operaciones.
4.8 Utilización de Sistema manual e informático.

• Idioma: Español
• Editorial: Editorial Elearning
• Fecha de lanzamiento: 16 ene 2019

Vista previa del libro

1.1. Operativa del almacén

1.1.1. Flujos, operaciones y elementos del almacén

1.1.2. Flujos en el almacén concepto y tipología según producto: MP (materias primas), semielaborado, PT (producto terminado)

1.1.3. Las condiciones físicas y el ambiente humano del trabajo en equipo en el almacén

1.1.4. El trabajo en equipo en el almacén: División de tareas, polivalencia, coordinación, comunicación, mejora continua

1.2. Entrada de mercancías según la tipología del almacén

1.2.1. Control cuantitativo y cualitativo

1.2.2. Descarga de vehículos: camiones

1.2.3. Organización del trabajo

1.3. Flujos internos

1.3.1. Ubicación del producto, sistema FIFO, trazabilidad

1.3.2. Medios humanos y materiales necesarios

1.3.3. Organización del trabajo

1.4. Salida de mercancías: según tipología del almacén

1.4.1. Extracción de la mercancía

1.4.2. Medios humanos y materiales necesarios

1.5. Indicadores de gestión de stock

1.5.1. Tipos de indicadores y utilidades

1.5.2. Efectividad de la gestión del almacén: índices de rotación, cobertura, obsolescencia, rotura

1.5.3. ROI

1.5.4. Lote económico de fabricación y/o pedido. Cálculo y significado

1.6. Interpretación y cálculo de indicadores de gestión de índice de rotación y su repercusión en el tamaño del almacén y el costo logístico de almacenaje

1.7. Otros índices relacionados con la gestión de stocks

1.7.1. Índice de cobertura

1.7.2. Índice de rotura stocks

1.7.3. Índice de obsolescencia, entre otros

1.1. Operativa del almacén

La empresa y la logística

Actualmente está muy instaurada en las empresas la logística. Se trata de un sistema utilizado antiguamente por los ejércitos para el suministro, transporte y abastecimiento de sus tropas. La economía es un sector cada vez más dinámico, es por ello que requiere la incorporación de nuevos métodos que optimicen la operativa y los resultados obtenidos por las empresas.

Definición

La logística puede definirse como la organización, control y planificación de una serie de procesos relacionados con la producción, gestión y transporte de mercancías, que optimizan el flujo de materiales y artículos desde su origen hasta el final de los mismos, satisfaciendo las demandas con los mínimos costes, en él se incluyen todos los flujos de información. Este flujo de operaciones se llevan a cabo ofreciendo los mayores niveles de calidad de servicio al cliente.

El flujo de materiales comienza en la fábrica o instalación de producción, desde aquí es llevado mediante diferentes medios de transporte a otras instalaciones intermediarias, donde permanecerán almacenados durante el tiempo necesario hasta llevarlo al punto de venta y finalmente al consumidor final.

El flujo de mercancías a través de la logística comprende unas factividades, entre las que destacan:

–Fase 1ª

Puede ser definida como las direcciones del material, aquí se integran la preparación de materias primas y el traslado de las mismas a las instalaciones de producción.

–Fase 2ª:

Puede ser definida como de comercialización o distribución, los productos terminados salen del centro de producción y terminan siendo entregados al consumidor final.

Definición

La red logística es el conjunto de procesos e intermediarios que posibilitan que un determinado producto llegue desde el centro de producción hasta el consumidor. Está formada por un sistema de almacenes e instalaciones de producción coordinados y conectados entre sí mediante diferentes medios de transporte.

La extensión de las redes logísticas dependerá del tipo de mercancías, el tipo de mercado, etc... Pueden intervenir en la red logística fabricantes, suministradores, diferentes tipos de almacenes, puntos de venta. Cada uno de estos elementos suponen para la empresa un aumento en sus costes, sin embargo también presentan ciertas ventajas, tales como:

∙Aproximación del producto al consumidor final

∙Reducción del coste de transporte y almacenaje

∙Disminución de los contactos entre productor y consumidores

∙Se distribuyen los posibles riesgos entre todos los intermediarios

El almacén es uno de los eslabones fundamentales en la red logística, relación directa con la demanda de los clientes y los costes de las operaciones empresariales.

Definición

El almacenaje es la acción logística que permite a la organización establecer los productos cerca de los diferentes mercados, al mismo tiempo que planifican su producción en relación a los niveles de demanda.

Los almacenes son los sistemas donde se cruzan los intereses de las distintas áreas de la organización, que necesitan un funcionamiento óptimo para conseguir los objetivos planificados.

Áreas fundamentales para el óptimo funcionamiento del almacén

–Comercial

El objetivo de esta área es definir los puntos de almacenaje lo más próximos posibles al cliente, con un stock de producto terminado adecuado y suficiente, con el objetivo de establecer los mejores niveles de servicio a los clientes

–Finanzas

Su objetivo es establecer el menor número de puntos de almacenaje posibles, con los stocks más bajos posibles para optimizar los costes y rentabilidad de la organización

–Productiva

Al igual que en el área comercial, su objetivo es el de disponer de la cantidad suficiente de stock y el espacio suficiente en el almacén, lo que le permita que no haya ningún tipo de problemas en la normal operativa y en el proceso productivo

Tomando en consideración las metas que persigue la logística y los objetivos que persiguen las áreas relacionadas con el proceso de almacenaje, se establecen unos objetivos para la gestión de los almacenes, estos objetivos son:

–Referidos a los costes

–Referidos a los servicios

Objetivos del proceso de almacenaje

–Referidos a los costes

∙Máximo aprovechamiento de los espacios. El almacén tiene que disponer de la superficie necesaria según las necesidades del inventario y el tipo de procesos de manipulación que se van a desarrollar en él.

∙Optimización de los tiempos de manutención. El almacén debe disponer de los recursos adecuados de manutención y almacenaje, así como un estudiado diseño que ayude a conseguir este objetivo.

∙Mejoras en el control de inventario. Es de vital importancia establecer unos adecuados criterios de gestión de inventarios, apoyados en los adecuados sistemas de información.

∙Adecuar los niveles de inversión referidos a productos y clientes. La actualización de los sistemas de almacenaje, los medios de manutención, el software, etc. obliga a la empresa a actualizar estos elementos según su capacidad económica y sus necesidades

– Referidos a los servicios

∙Disminución de errores en los servicios cara al cliente El aspecto fundamental en cualquier organización es el cliente, que no se produzcan errores en la preparación de los pedidos permite a la empresa alcanzar una de sus principales metas, la fidelización de sus clientes.

∙Gestionar los stocks, de tal manera que no se generen roturas ni excesos del mismo. La empresa debe disponer en almacén en todo momento las cantidades específicas solicitadas por los clientes.

∙Adaptación de la empresa a las evoluciones de los requisitos y demandas de los productos y los clientes. Los mercados se encuentran en constante evolución, el cliente cambia, y el almacén debe adecuarse a las necesidades de ambos en cuanto a operatividad e infraestructuras.

En todos los almacenes se llevan a cabo los mismos procesos y actividades. La forma de llevarlos a cabo difiere de unos a otros en virtud de una serie de factores, entre los que se pueden indicar:

∙La naturaleza del producto

∙Las cantidades a almacenar

∙Las cantidades a manipular

∙Los requerimientos de los clientes

∙El tiempo de respuesta a las peticiones

En el almacén deben poderse realizar de forma sencilla y eficiente los procesos y actividades inherentes a la entrada y salida de mercancías.

–Procesos y actividades en el almacén

∙Descarga de vehículos

∙Recepción y Control de mercancías

∙Ubicación de productos

∙Extracción y control de la mercancía solicitada en pedidos

∙Acondicionamiento y embalaje de los pedidos, según los requerimientos del cliente final

∙Clasificación de pedidos por transportista o ruta de transporte

∙Carga de vehículos

∙Inventarios o recuentos de mercancías

∙Transbordos

∙Gestión administrativa

∙Atención de incidencias y reclamaciones de los destinatarios

∙Valorización de productos

Todos estos procesos pueden llevarse a cabo en el almacén si este tiene capacidad suficiente para acoger las existencias previstas. Las actividades en los almacenes carentes de capacidad son lentas y precisan de más recursos para dar un servicio adecuado al cliente.

Los almacenes deben mantener unas condiciones que faciliten la integridad de la mercancía durante su estancia y manipulación, evitando los posibles daños y anomalías que impidan su venta.

Son diferentes los motivos por los cuales la empresa tiene almacén propio o subcontratado, van en función de la propia configuración de la empresa, el tipo de productos con el que opera, y las características del cliente.

Razones por las que la empresa establece sistemas de almacenaje

–El desequilibrio entre la oferta y la demanda: son pocos los artículos con una demanda equilibrada con la oferta. Las evoluciones en las gestiones empresariales con el fin de ofrecer altos niveles de calidad a los clientes, hacen que la empresa necesite almacenar las mercancías con el objetivo de:

∙Disminuir el número de demandas producidas por el transporte, la falta de planificación en la gestión de los proveedores u otras incidencias

∙Optimizar el tiempo de respuesta en la distribución de los materiales

–Disminución de costes: los costes logísticos son tienen cada vez más repercusión en los costes totales de la empresa, en determinadas situaciones el establecer puntos de almacenaje generan una mejora en los costes logísticos en la organización, se pueden producir dos tipos de casos:

∙Disminución de los costos de suministro: la reducción obtenida en los precios de compra de materiales y tareas administrativas a llevar a cabo es mayor que el incremento del coste de supone el mantenimiento de stocks y las medidas de manutención, incluidos los transporte que se deban efectuar.

∙Disminución de los costes de los malos niveles de calidad: el aumento de las ventas hace crecer los beneficios cuantitativos y cualitativos por el hecho de disponer de un almacén cercano al cliente

–Coordinación con los procesos productivos: estos procesos ocasionalmente obligan a las empresas a mantener los almacenes por diferentes factores:

∙Si las empresas necesitan mantener los productos de manera temporal almacenadas, por los procesos de maduración de ciertos productos, los controles de calidad que deban realizar; es prácticamente obligatorio que se lleven a cabo en un almacén.

∙Si las empresas necesitan mantener, como consecuencia del tipo de servicios que ofrece el proveedor, las materias primas; los costes por el paro de la cadena de producción son superiores a los costes logísticos.

Importante

En la mayor parte de las ocasiones es importante saber que los almacenes no añaden valor al producto, por lo que estos deben intentar conseguir mejorar los costes de los procesos y mejorar la calidad del servicio a los clientes.

1.1.1. Flujos, operaciones y elementos del almacén

El almacenaje intenta conservar los productos almacenados con los menores riesgos para el producto, personas y empresa, optimizando el espacio físico del almacén.

Se divide en zonas:

–Zona de Recepción.

–Zona de almacenamiento. En esta zona es donde se van a almacenar los productos. Si hay materiales que necesitan un almacenaje especial, también se situará aquí las zonas para ellos.

–Zona de picking. Zona donde se preparan las mercancías para despacharlas.

–Zona de verificación. Dónde se verifican finalmente antes de su despacho

–Zonas de paso. Lugares por donde circulan los operarios y pueden maniobrar la maquinaria.

–Oficinas. Donde se llevan a cabo las labores contables y de administración.

Normas de Almacenamiento

Deben seguirse una serie de normas en el almacenamiento como por ejemplo, no puede colocarse ningún tipo de carga directamente en el suelo, no pueden bloquearse productos, ni horizontal ni vertical, todas las cargas deben tener acceso directo, facilitar con la colocación la inspección de los productos así como el control de los mismos…etc.

Es fundamental que en todo momento se garantice la seguridad de los trabajadores. Dependiendo del tipo de productos tendrán unas normas de almacenamiento u otras. El almacenamiento de Productos Industriales responde a la conservación y procedimiento de embalaje, por lo que tendrá una serie de normas específicas además de las generales.

El Almacenaje de productos alimenticios se realiza en almacenes no climatizados o climatizados, ya que hay algunos productos que se deterioran con el calor, humedad, frío, luz…etc.

Dentro del proceso de almacenaje tenemos que hablar de la manutención.

Definición

Los medios de Manutención consisten en un conjunto de medios técnicos, instrumentos y dispositivos que hacen posible la manipulación y traslado de las mercancías en el almacén.

Actividades:

–Carga y descarga: Primera y última tarea en manejo de mercancías.

–Traslados dentro del almacén: Movimientos entre descarga y carga.

–Preparación de Pedidos: Recogida mercancías en las zonas del almacén o traslado a zona establecida.

La variedad de los medios de manutención dependerá:

–Tamaño del almacén

–Grado de mecanización

–Automatización

–Procesos que se llevan a cabo en el propio almacén.

1.1.2. Flujos en el almacén concepto y tipología según producto: MP (materias primas), semielaborado, PT (producto terminado)

Las áreas de la empresa referidas al marketing y la producción deberán decidir el tipo de almacén que necesita la organización en función de la operativa de la empresa y el tipo de mercancías con las que va a trabajar.

Tipos de almacenes según el tipo de producto

–De materias primas (MP): se trata de los centros que almacenan todo tipo de materiales y suministros que serán transformados mediante algún proceso productivo. Las mercancías que son materia prima para ciertas empresas, son productos terminados para otras. El almacén de materias primas establece las fases de recepción, controles de calidad y suministro al área de producción.

–De productos semielaborados: son centros que almacenan mercancías cuyo proceso productivo no ha concluido. Suelen estar situados entre dos centros de producción o talleres. Este tipo de artículos sirven de refuerzo entre los distintos pasos en la obtención del producto final.

–De productos terminados (PT): son los almacenes más importantes dentro de la red logística y distribución. Aquí se almacenan los productos cuyo proceso productivo de transformación ha terminado, estando destinados a la venta.

–De material auxiliar: estos almacenes guardan productos como herramientas y útiles empleados para fabricar otros productos.

–Desechos: almacenan los residuos generados en los procesos de producción como virutas, recortes de chapa, etc...

Según el nivel operativo del almacén se distinguen:

–Almacenes convencionales: es el sistema más extendido, se caracteriza por el uso de estanterías para el almacenamiento de las mercancías.

–Almacenes en bloque: es el sistema de almacenaje más básico, los bultos, cajas o palets son apilados directamente en el suelo y unos encima de otros.

–Almacenes compactos: en ellos no existen los pasillos, las máquinas pueden operar dentro de las estanterías.

–Almacenes dinámicos: se caracterizan principalmente en que las cargas se deslizan a través de las estanterías tanto para extraer al mercancía como para ubicarla

–Almacenes móviles: el almacén está formado por una estructura móvil, en la que se puede abrir el pasillo necesario para acceder a la carga.

–Almacenes automáticos o semiautomáticos: en estos almacenes las cargas se manipulan mediante sistemas automáticos como los transelevadores, todo controlado desde una estación de trabajo fija.

–Almacenes autoportantes: las estanterías cumplen una doble función, además de almacenar existencias, soportan el peso del edificio.

1.1.3. Las condiciones físicas y el ambiente humano del trabajo en equipo en el almacén

Organización del trabajo

La gestión de los recursos humanos resulta fundamental para el buen funcionamiento de la empresa, en general, y del almacén, en particular. El equipo humano está formado de manera permanente por un grupo de personas con:

–Algún tipo de organización entre ellas

–Tareas, procesos y responsabilidades diferenciadas

–Objetivos comunes

Para el desarrollo del trabajo se apoyan en:

∙Recursos físicos: son los medios materiales para el desarrollo de un proceso.

∙Cultura: está formado por el conjunto de formas y valores del equipo dentro de la organización

∙Dirección: esta controla los recursos de la empresa, tanto físicos como humanos. Se responsabiliza y garantiza la consecución de los objetivos del alamcén, que deben ser coincidentes con los de la empresa.

El equipo humano es el que obtiene los fracasos o éxitos del almacén, contribuye a dar valor tanto a los servicios, como a los productos de la empresa.

El equipo humano aporta:

–Conocimiento

–Capacidad de ejecución

–Convicción

–Progreso y afán de superación

–Responsabilidad

La empresa deberá cuidar al equipo humano si quiere sobrevivir en el tiempo. La manera de hacerlo es invirtiendo en la formación adecuada a las capacidades e intereses del personal, estableciendo planes de carrera profesional e incentivos para todos los miembros de la organización.

El responsable del almacén, no solo es el encargado de controlar los procesos con los mínimos costes, sino que aumenten con el paso del tiempo los conocimientos, capacidades, habilidades, afán de superación, etc... del equipo humano del que es responsable.

El responsable del almacén se ocupa de:

–Planificar el personal necesario, durante un tiempo determinado, en que puesto y que aptitudes puede aportar al mismo. Deberá considerar la normativa y compromisos que hay que cumplir, los objetivos a conseguir y las limitaciones que se le presenten.

–Contratar el personal, dando el visto bueno a las nuevas incorporaciones a la plantilla

–Conservar el equipo, con un buen ambiente de trabajo, incentivos económicos, formación y reciclaje profesional, facilitando la promoción del personal más preparado

Los puestos más habituales con responsabilidad respecto a los equipos humanos son:

∙Jefes de equipo: combinan la realización del trabajo con el mando sobre un reducido número de personas. Responden de la eficiencia y de la calidad del trabajo que llevan a cabo.

∙Supervisores: controlan y organizan las actividades de un número mayor de personas. Están coordinados con otros grupos. Igualmente responden de la eficiencia y la calidad de los procesos de su grupo.

∙Jefes administrativos: son responsables de que sean adecuados los procesos referidos a tareas administrativas.

∙Jefes de turno: controlan y se responsabilizan de lo acontecido durante un turno de trabajo. También dan cuenta de la eficacia y la calidad de las operaciones.

∙Jefes o directores de almacén: se responsabilizan y controlan todas las actividades del almacén. Responden de la eficacia, calidad, presupuestos y costes.

Los supervisores, jefes de equipo y jefes administrativos tienen a su cargo mozos de almacén, especializados o no, carretilleros, manipuladores y administrativos. Todos ellos responden ante los jefes de turno, quienes, a su vez están dirigidos por el jefe o director del almacén.

El número de personas desarrollan actividades en el almacén determina la cantidad de responsables y los escalones de mando. Todo ello queda plasmado en el organigrama de la empresa.

Funciones de los principales puestos de un almacén

–Mozo de almacén. Sus funciones consisten en:

∙Cargar y descargar los camiones

∙Verificar los materiales descargados y a expedir

∙Clasificar y paletizar la mercancía entre carga y descarga

∙Ubicar y reponer la mercancía disponible al alcance de la mano

∙Preparar los pedidos y embalar las expediciones

∙Llevar recuentos periódicos de la mercancía almacenada

∙Manejo de diferentes sistemas de manutención como transpaletas

∙Limpiar y mantener despejadas las zonas de trabajo

–Carretillero. Se ocupa de:

∙Cargar y descargar los bultos especialmente voluminosos y pesados

∙Transportarlos a través del almacén

∙Ubicar las mercancías en alturas que están fuera del alcance de la mano

∙Preparar y controlar pedidos con materiales voluminosos del mismo tipo

∙Desestibar las mercancías para reponer las ubicaciones destinadas al picking

∙Apoyar los recuentos periódicos de las mercancías que se encuentran en altura

∙Documentar los procesos de trabajo

∙Manejo de maquinarias de elevación y transporte

∙En los momentos de menor carga de trabajo puede realizar tareas propias del mozo de almacén

–Manipulador. Entre sus funciones comprenden:

∙Llevar a cabo lotes y juegos de productos

∙Dar los últimos pasos de la preparación de pedidos como empaquetar, retractilar, etiquetar, etc..

∙Etiquetado y reetiquetado de los artículos listos para la venta

∙Precintado de unidades de venta

∙Acondicionamiento de devoluciones o artículos deteriorados

∙Desmontaje de objetos y recuperación de materiales

∙Limpieza de su zona de trabajo

– Supervisor. Encargado de:

∙Controlar y ordenar cualquier cambio en la operatividad del almacén

∙Determinar las incidencias y urgencias que primero hay que subsanar

∙Controlar las ausencias, bajas y vacaciones del personal

∙Introduce posibles mejoras en los flujos de trabajo del almacén

1.1.4. El trabajo en equipo en el almacén: División de tareas, polivalencia, coordinación, comunicación, mejora continua

Dirección y Objetivos

La dirección es la parte de la empresa que se encarga de guiarla de forma permanente hacia los objetivos a cumplir, con el propósito de sobrevivir en el tiempo. Se trata de encaminar a todos y cada uno de los elementos de la organización, entre los que se encuentra el almacén.

La dirección está formada por los siguientes niveles:

–Estratégico: la dirección se ocupa de identificar el lugar a donde quiere llegar la empresa a largo plazo, basándose en la posición que ocupa en el mercado y en sus propias señas de identidad. La identidad viene definida por:

∙La misión- que hace, porque existe

∙La visión- que quiere la empresa llegar a ser en el futuro

∙Los valores- cultura y la forma de hacer las cosas

La posición será conocida mediante el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Está implantada en la alta dirección de la organización. La visión se encuentra materializada en un Plan estratégico concreto, que finaliza en unas metas a alcanzar y las actividades a desarrollar para conseguirlas

–Táctico: la dirección se ocupa de identificar y ejecutar los planes anuales de forma detallada, de acuerdo con el plan estratégico, que también incluye la definición de los objetivos y las vías para lograrlos. El plan táctico se compone de diferentes planes parciales para cada área de la empresa, como es el caso del almacén. Los planes parciales los llevan a cabo los mandos intermedios.

–Operativo: la dirección se ocupa de ejecutar los planes elementales para el cumplimiento de los planes tácticos

El director estratégico debe ser una persona con una clara visión de futuro. Tiene que ser capaz de comunicar lo que quiere cumplir y motivar al equipo humano para conseguirlo. Se encontrará con todo tipo de reticencias, las cuales debe vencer con grandes dotes de negociación y persuasión.

La dirección táctica necesita las mismas habilidades que la dirección estratégica, a las que habría que incorporar la capacidad de relación, el saber escuchar y la empatía. Ha de ser capaz igualmente, de trabajar eficazmente en equipo, adaptarse a los continuos cambios y aguantar las presiones ambientales. Debe tratar a sus subordinados como iguales y con justicia.

La dirección operativa completa las distintas habilidades de la dirección táctica con la capacitación técnica profesional, las capacidades de rápida resolución de problemas y las dotes organizativas. Las habilidades de los directivos aumentan y disminuyen los problemas a resolver a medida que se desciende de nivel en la organización.

Un claro objetivo es expresar la meta que se quiere alcanzar, para considerarla como tal, deberá contemplar los siguientes aspectos:

∙Concreta: ha de estar perfectamente definida, sin ningún tipo de ambigüedad

∙Medible: tiene que poder expresarse con números

∙Entendible: se ha de conocer de forma precisa a qué responde y como calcularla

∙Gestionable: con la toma de decisiones cambian sus valores

∙Alcanzable: para alcanzar estas metas en un periodo razonable de tiempo, requiere llevar a cabo esfuerzos adicionales

Los objetivos son estímulos orientados al progreso, tanto individual como colectivamente, en el trabajo. La dirección por objetivos consiste en un sistema de gestión orientado a la consecución de resultados medibles a corto plazo y en total correlación con los establecidos a largo plazo. Para ello se requiere la participación del jefe junto a un subordinado. De forma periódica, normalmente una vez al año, se discute y planifica sobre los objetivos a alcanzar. Estos objetivos deben estar claramente establecidos y ajustados al campo de responsabilidades del subordinado.

Los principales objetivos a alcanzar por la empresa, vienen impuestos desde arriba y o ofrecen poca discusión sobre los valores a desarrollar. El resto de objetivos admiten cualquier acuerdo y discusión. Para todos ellos, el subordinado decide los pasos a dar para conseguirlos y los recursos asignados que sean factibles de conseguir.

Los valores que aspira la empresa a conseguir para lograr un objetivo, pueden ser determinados de diversas formas. Normalmente responden a un proceso de maduración racional. Todos los objetivos no tienen la misma importancia, es necesario ponderarlos y asignar prioridades para su consecución. De formar regular jefe y subordinado se reúnen para la evaluación de los progresos de la empresa y establecer las medidas correctoras oportunas. Al final del año se lleva a cabo la evaluación final y se establecen los objetivos para el año siguiente.

Ventajas e inconvenientes de la dirección por objetivos

–Ventajas

∙Se valora el desempeño de los subordinados mediante datos, descartando apreciaciones personales

∙Se anima y compromete al subordinado en la consecución de objetivos, teniéndole en cuenta para el proceso

∙Se le apoya para que se centre en lo verdaderamente importante y descarte lo accesorio

∙Delimita de forma óptima sus responsabilidades

∙Se favorece su iniciativa y se le induce a su superación profesional

∙Se introducen incentivos económicos por consecución de objetivos

–Inconvenientes

∙Hay cierta tendencia a tener en cuenta únicamente los objetivos a corto plazo, obviando los de largo plazo

∙Existe una inercia a mantener los mismos objetivos, con más exigencia en sus valores. Han de cambiarse estos objetivos si las circunstancias así lo requieren

∙Pueden presentarse gestaciones racionales de los objetivos a conseguir. Se corre el riesgo de plantear objetivos inalcanzables, lo que desmoralizaría al subordinado y haciéndole abandonar

∙Pueden definirse ineficazmente las responsabilidades del subordinado. Se establecen metas y valores cuya consecución dependen de otras áreas de responsabilidad, distintas a las propias del subordinado

El cuadro de mando integral (en inglés Balanced Scorecard) resulta ser la herramienta de gestión que se ocupa de subsanar estos inconvenientes. Define objetivos coherentes con las metas a alcanzar por la empresa a largo plazo, enfocándose en criterios contrapuestos como el financiero, productivo y de los clientes. El cuadro de mando integral emplea un pequeño número de indicadores críticos, apoyados en indicadores auxiliares para establecer las oportunas medidas correctoras. Puede ser aplicado a todos los departamentos y niveles de la organización. Cada uno de ellos puede establecer su propio cuadro de mando integral.

Esquema de cuadro de mando integral:

–El enfoque financiero da una idea del valor que crea el departamento que lo utiliza. Se traduce en forma de indicadores que miden los costes de cada una de las actividades de la empresa.

–El enfoque del cliente mide su nivel de satisfacción con los servicios o productos que ofrece la empresa. Se refleja mediante los indicadores de calidad del servicio

–El enfoque productivo establece, mediante los indicadores, la calidad y eficacia de los procesos productivos en la creación de productos o servicios.

–El enfoque de aprendizaje controla la capacidad de innovar, la motivación de los empleados y la mejora continua

Ejemplo de cuadro integral de mando:

∙Objetivo: define de manera resumida lo que se quiere conseguir.

∙Criterios: Incluye la formulación del indicador referido al objetivo. Un mismo objetivo puede necesitar varios indicadores para medirlo adecuadamente.

∙Metas: se trata del mínimo valor que debe tener el indicador para que estas se consideren cumplidas.

∙Real: valor que toma el indicador durante el periodo en que está hecha la medida.

∙Desviación: es la diferencia entre el valor real del indicador y la meta alcanzada.

∙Iniciativas: definición de forma resumida de las tareas a realizar para superar o mantener la meta.

Estilos de Dirección

La dirección es la entidad donde se enmarca la autoridad y el poder sobre un equipo humano o un conjunto de ellos. Esta autoridad permite a quien la posee a actuar con total libertad dentro del ámbito al que le está limitado. Una persona recibe autoridad de quien está por encima y tiene mayor autoridad. Cabe la posibilidad que no esté reconocida por aquellos con quienes nos relacionamos. Hay personas que saben influir y motivar a los demás, implícitamente estos le reconocen como autoridad. Si estas personas reciben autoridad formal, se convierten en líderes. Las responsabilidades y decisiones que toman los líderes son aceptadas por los subordinados de buen grado. Para convertirse en un líder se tienen que practicar técnicas conocidas convirtiéndolas en hábitos.

No resulta fácil dirigir equipos de trabajo. La misión de la dirección es guiar y supervisar a los miembros del grupo para que sean capaces de conseguir las metas establecidas. Existen diferentes maneras de conseguir las metas propuestas, son los estilos de dirección.

–Tipos de estilos de dirección

∙Autoritario. El jefe pone énfasis en el cumplimiento de las normas y el procedimiento establecido. Controla de forma excesiva el trabajo del equipo. Se ocupa de controlar personalmente todos los procesos que se llevan a cabo. Trabaja mucho y apenas se relaciona con el resto del personal. El resultado es un ambiente de trabajo frío donde los operarios no tienen ningún tipo de iniciativa.

∙Persuasivo. Los trabajadores saben cómo se desarrollan las tareas y que es lo que tienen que hacer. El jefe tiene en cuenta las ideas y opiniones del equipo, pero es él quien finalmente toma las decisiones y garantiza que se lleven a cabo las tareas. El jefe insta a los trabajadores a desarrollar las tareas según sus decisiones. Trabaja eficiente y duramente relacionándose constantemente con el equipo. El ambiente de trabajo es agradable y se tienen