Aprovisionamiento, control de costes y gestión del alojamiento rural. HOTU0109

Por Ana Rodríguez González

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición de certificados de profesionalidad. Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 8 oct 2018
• ISBN: 9788491983637

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Bibliografía

Capítulo 1

Compra, aprovisionamiento y control de consumos y costes en alojamientos rurales

1. Introducción

Dentro de la gestión de un alojamiento rural, una de las tareas más importantes antes de la apertura del establecimiento será aquella que permita habilitar cada espacio al uso al que va destinado mediante la compra del mobiliario, maquinaria y elementos decorativos necesarios, así como el aprovisionamiento de materias primas y del resto de utillaje.

El proceso de compra y aprovisionamiento no solo se produce en el momento previo al inicio de la actividad, sino que puede darse durante el desarrollo del servicio y en momentos posteriores a este para reposición de existencias y sustitución de artículos dañados o con roturas y desperfectos.

Antes de iniciar la adquisición de productos, se requiere un estudio, por un lado, de las necesidades del alojamiento y, por otro, de la oferta de proveedores del mercado. Una vez valorados los proveedores, se seleccionarán aquellos que reúnan las condiciones más favorables para el negocio y procederán a realizarse las compras.

Para una buena gestión de compras, es necesario disponer de fichas de productos y de proveedores, lo cual facilitará la identificación de proveedores usuales y qué productos suministran.

2. Función de compra y aprovisionamiento: conceptos básicos

Una de las funciones básicas de una empresa y, por ende, de un alojamiento rural es la compra y el aprovisionamiento de materiales y elementos necesarios para su actividad empresarial.

Definición

Aprovisionamiento

Es la función empresarial mediante la cual una empresa se abastece de todos los productos y el material necesario para su funcionamiento en el momento justo de compra y con el menor coste posible.

De esta definición, pueden extraerse cuatro ideas o puntos a tener en cuenta:

Establecer las necesidades de compra.

Fijar el momento de la compra.

Determinar la cantidad a comprar dependiendo del momento.

Gestionar los proveedores y elegir los más adecuados.

El proceso de compra puede dividirse en dos fases: la planificación de las compras y la búsqueda y elección de proveedores.

En la fase de planificación de las compras, se encuentran las siguientes acciones:

Detección de necesidades: hay dos tipos de necesidades en una empresa:

Necesidades estratégicas: son compras necesarias para la consecución de objetivos estratégicos de la empresa, como, por ejemplo, las que proporcionen un aumento de reservas o una mejora en la calidad o cantidad de los servicios.

Necesidades de desarrollo de actividad: son elementos que se usan y/o se consumen en el desarrollo del servicio de alojamiento, de restauración o cualquier otro que se preste en el alojamiento rural.

Especificaciones de los productos: esta especificación consiste en recoger en fichas las características del producto, la cantidad necesaria, el plazo máximo de recepción, el precio orientativo y la calidad mínima requerida al producto.

La fase de búsqueda y elección de proveedores comienza con el análisis del mercado y la valoración de los diferentes proveedores que se encuentren. A continuación, hay que ponerse en contacto con los proveedores para solicitarles ofertas. Estas ofertas incluirán las características de los productos, el precio, las condiciones de pago, el plazo de entrega, etc. Una vez recepcionadas las ofertas, se hará una especie de baremo en el que estas se puntuarán o se valorarán en función de unos criterios, tales como: características del producto (calidad, especificaciones técnicas y precio), condiciones de compraventa (relacionadas con el transporte, los plazos de entrega, el pago aplazado, etc.) y características del proveedor (fiabilidad, prestigio, etc.).

Una vez analizadas todas las opciones, se elige el proveedor más favorable.

Nota

El proveedor más favorable dependerá de la situación económica y de las necesidades concretas de cada empresa de alojamiento rural, ya que un proveedor puede ser el mejor para una empresa y, sin embargo, no serlo para otra.

Aplicación práctica

El hotel rural El Espino, localizado en Marchena, necesita adquirir un equipo informático y, para ello, se han pedido precios y condiciones a tres proveedores de la zona. Se analizarán las ofertas y se valorará cuál es la más ventajosa.

Los proveedores ofrecen los siguientes precios para un ordenador de sobremesa con las mismas características técnicas:

PC Componentes ofrece un ordenador al precio de 995 €, el precio más barato.

Portátil Line da un precio de 1.050 €.

Printer ofrece un equipo de 1.175 €.

Sin embargo, no solo el precio es un indicador para elegir un proveedor u otro, sino que hay que atender a otros criterios tanto cualitativos como cuantitativos.

A continuación, se detalla una tabla con alguno de los criterios más usuales para valorar a los proveedores.

SOLUCIÓN

En principio, podría descartarse el proveedor PC Componentes, pues no muestra muchas ventajas, solo el precio y la garantía. Sin embargo, un proveedor puede ser el mejor para una empresa y el peor para otra, ya que tendría que valorarse también la capacidad financiera de la empresa. Si tuviera bastante liquidez y pudiera pagarse al contado y, además, en el alojamiento se dispusiera de personal capacitado para la instalación podría ser esta una buena opción.

El proveedor Printer sería una buena opción en caso de que no quiera hacerse mucho desembolso de dinero y quieran aplazarse los pagos el máximo posible. Aunque, a largo plazo, es la opción más cara.

El proveedor Portátil Line parece que es la mejor opción en cuanto a prestaciones y precio final, ya que permite unos plazos cómodos y cuenta con mantenimiento, instalación y transporte del equipo informático. Además, el proveedor tiene bastante prestigio.

Actividades

1. Analice el mercado de su provincia y localice, al menos, cuatro proveedores de mobiliario. El producto a comprar será un dormitorio rústico compuesto de cama de 1,35 m, armario de cuatro puertas de 2 m de altura, cómoda y dos mesitas de noche.

2. Realice un cuadro en el que se valoren los proveedores encontrados en la actividad anterior, establezca los criterios que va a baremar de cada uno de ellos y complete estos criterios con la información obtenida. Indique cuál es el proveedor más favorable. Razone su respuesta.

3. Compra y aprovisionamiento

Llegados a este punto y habiendo visto los conceptos básicos de la función de compra y aprovisionamiento de una empresa, comenzarán a analizarse el mobiliario y el equipo necesarios para el funcionamiento de un alojamiento rural.

El sector del alojamiento rural tiene como característica principal una gran dispersión normativa, es decir, en función de en qué comunidad autónoma se esté, habrá que acogerse a una tipología de alojamientos rurales u otra.

En general, los alojamientos rurales son establecimientos en los que se presta el servicio de alojamiento, con o sin servicios de comidas, mediante el pago de un precio, en un edificio cuyas características estéticas sean las propias de la arquitectura tradicional popular de la zona donde se ubique y reúna una serie de instalaciones y servicios mínimos.

Las zonas de ubicación de los alojamientos rurales, aunque pueden variar de una comunidad a otra, poseen una serie de requisitos comunes:

Que se sitúen en zonas donde se realicen preferentemente actividades agrarias, ganaderas, pesqueras de carácter fluvial o forestal.

Que no estén ubicados en la proximidad de vertederos, industrias, fábricas o instalaciones especialmente contaminantes o ruidosas.

Si está localizado en un municipio, este no debe sobrepasar un número determinado de habitantes. Esto depende de cada comunidad, por ejemplo, en Madrid, que no sobrepase los 15 000 habitantes; en Cataluña, los 1000 habitantes; en Navarra, los 3.000 habitantes, y, en Andalucía, los 20.000 habitantes.

Que no estén situados en municipios de litoral si la zona es costera.

Que no estén ubicados en zonas de protección de carreteras y áreas de servicios.

Como se ha dicho anteriormente, existe una gran diversidad normativa de alojamientos, sin embargo, la mayor parte de las comunidades poseen los siguientes tipos de alojamientos rurales:

Casas rurales: son viviendas de carácter independiente que no superen un máximo de capacidad, que suele ser entre dieciocho y veinte personas. Comunidades como Madrid, La Rioja, Aragón, Extremadura, etc., dividen las casas rurales en dos grupos:

Casas rurales de alojamiento compartido: se alquila solo una parte de la vivienda y otra se deja de uso del propietario.

Casas rurales en alojamiento no compartido: se alquila la totalidad de la casa.

Apartamentos turísticos rurales: unidades de alojamiento integradas en edificios de uso exclusivo con instalaciones suficientes para la elaboración y conservación de alimentos y que ofrecen dichos servicios mediante un precio. Deben cumplir una serie de requisitos como estar constituidos por una sola edificación, no tener más de un número de plantas determinado y adecuarse a las características constructivas del entorno.

Hoteles rurales: establecimientos comerciales abiertos al público que, de manera profesional y habitual, prestan servicio de alojamiento mediante precio, con la posibilidad de ampliarlo al servicio de manutención y otra serie de servicios complementarios. Deben poseer las características arquitectónicas del entorno, es decir, una arquitectura tradicional y popular y los requisitos de ubicación.

Cualquiera de los tipos anteriores puede, además, pertenecer al subtipo de los alojamientos de agroturismo, que se caracterizan porque permiten realizar actividades propias de las viviendas rurales: ordeñar, participar en actividades agrícolas, etcétera.

3.1. Mobiliario y equipo necesario para el funcionamiento del alojamiento

El mobiliario y los elementos decorativos de un alojamiento rural deben ser los propios de los productos y sistemas de producción locales, es decir, deben seguir la tradición autóctona de la zona donde se ubique.

Ejemplo

En una zona rural de olivares, podrán encontrarse alojamientos rurales decorados con múltiples utensilios y recipientes relacionados con la producción de aceite de oliva, sin embargo, difícilmente, se encontrarán trineos, cabezas de renos, etcétera.

Importante

La compra del mobiliario y los equipos necesarios en un alojamiento rural dependerá principalmente del tipo de alojamiento, de su capacidad y de los servicios que ofrezca el establecimiento.

A continuación, se detalla el mobiliario básico de cada uno de los principales espacios de un alojamiento del tipo hotel rural.

En la vivienda rural, debe instalarse un mobiliario acorde con el entorno. Esta será la característica principal.

Las habitaciones

Son el corazón del establecimiento y la base del servicio principal, por lo cual, será el espacio que debe tratarse con especial cuidado. El mobiliario de una habitación estará compuesto de:

Las camas: la tendencia es optar por dos camas de 90 cm, ya que permiten más posibilidades, aunque también debe disponerse de algunas habitaciones con cama de matrimonio de 1,35 o 1,50 m para aquellos clientes que lo soliciten. También puede dotarse alguna habitación, para tratarla como suite, de una cama de 2 m de ancho. Los cabeceros se elegirán acordes a la decoración tradicional del lugar donde el establecimiento se localice y se optará por somieres fácilmente retirables para facilitar la limpieza de las habitaciones. Actualmente, los colchones tienden a comprarse sin muelles por las quejas que ocasionan de los clientes por su continuo uso. Es recomendable comprar colchones de látex o de viscoelástica y que estén recubiertos con material ignífugo. Si la habitación es triple o cuádruple, habría que incluir tantas camas como capacidad tenga la habitación.

Las mesitas de noche: si se coloca entre dos camas de 90 cm, solo se necesitará una mesita, pero, si es una cama de matrimonio o dos camas de 90 cm unidas, se colocarán dos, una a cada lado de la cama o camas.

Armario: mínimo con dos puertas y 1,80 m de alto.

Mesa escritorio, silla y televisión: la mesa de escritorio sirve de mesa para la televisión, que se colocará en un extremo (si esta no está colocada con un soporte de pared) y, en el espacio restante, se colocarán elementos de escritura (folios, bolígrafo serigrafiado del alojamiento, etc.) y folletos de promoción de los servicios ofertados.

Cuna: es necesario disponer de un par de cunas en caso de que algún cliente la solicite.

Iluminación suficiente: dos apliques (uno a cada lado de las camas), lámpara central de la estancia y lamparita en la mesa de escritorio. También pueden colocarse las lamparitas en las mesitas de noche y, en el escritorio, el aplique de pared si se necesita, por ejemplo, el espacio para la televisión.

Habitación típica de un hotel rural

Salones

Si la habitación es tipo suite o junior suite, dispondrá de un pequeño salón que se equipará con un sofá cómodo, sillones, mesa, televisión, mesa de centro y alguna silla.

Salón en habitación tipo junior suite

Los baños

Pueden ser con ducha o con bañera, incluirá lavabo de uno o dos senos, W. C., accesorios de baño y papelera. Deben incluirse espejos, armarios o muebles de tocador, un banco pequeño e iluminación suficiente (lavabo y central).

Zonas comunes (recepción y salones)

Para la zona de recepción, se necesita un mostrador, un casillero para colocar las llaves o tarjetas de la habitación, un equipo informático con impresora y escáner, un mueble archivador y una estantería. En el hall o antesala de recepción, se colocarán varios sofás y una o dos mesas de centro. Los salones de reuniones se dotarán de mesas y sillas para la capacidad máxima que tengan.

Cocina y restaurante

Normalmente, un hotel rural cuenta con cocina y salón restaurante, que puede ser para uso exclusivo de los clientes alojados o puede estar abierto al público en general. En una cocina básica, se requieren fogones, horno, microondas, fregaderos, lavaplatos o lavavajillas industrial, mesas de acero inoxidable para elaboración de alimentos, cámaras frigoríficas, zona de presentación de platos, armarios y muebles para utensilios y menaje de cocina.

En la zona de salón-restaurante, se necesitan conjuntos de mesas y sillas hasta alcanzar la capacidad máxima del salón y, además, si existe zona de bufé, se necesitará una barra expositora equipada con zona fría y caliente, así como mobiliario para colocar la vajilla y la cubertería.

Si el alojamiento fuese un apartamento rural o un hotel-apartamento rural, debe incluir una dotación para la elaboración de alimentos en las habitaciones, para lo cual, habrá que disponer en la habitación de una zona con cocina, fregaderos, frigorífico y mobiliario con cajones y puertas para colocar el utillaje y los productos alimentarios.

Si el alojamiento es una casa rural, dependiendo de su capacidad y distribución, así serán las necesidades del mobiliario.

Algunos materiales usuales son la forja, la cerámica y las maderas.

Ejemplo de salón-cocina de una casa rural

Sabía que...

En la mayoría de alojamientos rurales, se dispone de chimenea, bien en el salón de una casa rural, bien en un salón o en el hall de un hotel o apartamento rural.

También, en ocasiones, puede haber chimeneas habilitadas en algunas habitaciones.

Aplicación práctica

Necesita dotarse de mobiliario una casa rural en Órgiva que cuenta con dos habitaciones (una de matrimonio y una doble) un salón-cocina con barra americana y un baño completo. Describa qué elementos de mobiliario y equipos elegiría.

SOLUCIÓN

Tras consultar varios proveedores y elegir la opción más favorable para el alojamiento, se adquieren los siguientes elementos de mobiliario y equipos:

Habitación de matrimonio: un somier de 1,35 m, un colchón de 1,35 m, una almohada, un cabecero de madera color nogal, dos mesitas de noche color nogal, una mesa de escritorio nogal, una silla nogal, una televisión, dos apliques para las mesitas, una lámpara de techo, una lámpara para escritorio y un armario de dos puertas color nogal.

Habitación doble: dos somieres de 90 cm, dos colchones de 90 cm, dos almohadas, una mesita de noche (para colocar entre las dos camas) y dos cabeceros color nogal, una mesa de escritorio, una silla, una televisión, una lámpara de techo, un aplique para la mesita, una lámpara para el escritorio y un armario de dos puertas color nogal.

Baño: bañera, W. C., lavabo, armario tocador, luz de techo, espejo sobre el lavabo con dos focos, banqueta, papelera y accesorios de baño.

Salón-cocina: en la zona de la cocina, se dispondrán una hornilla con dos fuegos, un horno, un microondas, un fregadero, un frigorífico, muebles y cajones para utensilios y menaje de cocina y una lámpara de techo. En la zona del salón, dos bancos delante de la barra americana, una mesa de comedor, cuatro sillas, un sofá de tres plazas y otro de dos plazas, una mesa de centro y un mueble de salón con televisión. Además, se necesitará una lámpara de techo que proporcione iluminación suficiente.

Actividades

3. Detalle la relación de mobiliario y equipo necesario para un pequeño hotel rural que consta de seis habitaciones dobles con sus correspondientes cuartos de baño, una suite con salón y dos habitaciones (una con cama de matrimonio y otra con dos camas), una zona de recepción con hall y un salón de eventos con capacidad para reuniones de hasta veinte personas (en adelante, 20 pax).

4. Detalle la dotación necesaria si el hotel dispusiese de una pequeña cocina y de un salón restaurante para los clientes. Calcule la capacidad máxima del hotel para valorar la necesidad de mobiliario.

3.2. Compra y aprovisionamiento de productos necesarios para la oferta de alojamiento

Existen numerosos productos necesarios para el servicio de alojamiento, entre ellos, van a enumerarse los más importantes.

Los productos o elementos no mobiliarios en la oferta de alojamiento son:

Lencería de cama: sábanas, colchas y edredones.

Lencería de baño: toallas de distintos tamaños.

Productos de amenities: gel, champú, jabones, gorro de ducha, peine, etcétera.

Productos higiénicos y de limpieza: papel higiénico, lejía, limpiador de baños, limpiador de suelos, limpiacristales, limpiador de superficies en general, bayetas, estropajos, fregonas, cepillos, recogedores, cubos, etcétera.

Alfombras y cortinas: se trata de elementos de decoración, sin embargo, debido a su importancia, debe prestarse atención a la hora de elegirlos. Los colores y estampados no deben desentonar con las características rurales del alojamiento y asimismo conviene que estén conjuntados en alguna medida con las colchas o edredones de las camas.

Elementos decorativos: jarrones, cuadros, ceniceros, útiles