ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS

Por Paloma Ramos Ramos (Coordinadora)

El objetivo de este manual es adquirir las técnicas de organización del trabajo administrativo que determinan la eficacia, eficiencia y calidad de la función administrativa. Conocer los procedimientos y recursos que potencian la capacidad organizativa de las personas en el desempeño de sus funciones laborales. Comprender la importancia de la planif

• Idioma: Español
• Editorial: ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)
• Fecha de lanzamiento: 24 may 2019
• ISBN: 9788490215937

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Portada

ÍNDICE

Créditos

UNIDAD 1: TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Tema 1.1: Planificación y Organización del Tiempo

01. Cómo Incrementar su Energía y su Tiempo

02. Cómo Mejorar Nuestra Organización para Reducir Errores

03. Planificar el Trabajo

04. Programación del Tiempo

05. Cómo Minimizar los Ladrones del Tiempo

06. Lo Que Hemos Aprendido

UNIDAD 2: ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS

Tema 2.1: Planificación y Delegación de Tareas

01. Delegar Es Dar Responsabilidad

02. ¿Por Qué y para Qué Delegar?

03. Reglas y Criterios para Delegar Tareas

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.2: Reuniones Eficaces

01. Qué Estructura Tienen las Reuniones

02. Qué Es Preciso Tener en Cuenta Antes de Iniciar Una Reunión

03. Factores de Éxito en el Desarrollo de Reuniones

04. Cuáles Son las Reuniones Más Eficaces

05. Desarrollo de las Reuniones de Solución de Problemas

06. Habilidades de Dirección de Reuniones

07. Comportamientos Funcionales y Disfuncionales en Reuniones

08. Técnicas de Dirección de Reuniones

09. Elaboración de Escritos en las Reuniones

10. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.3: La Negociación

01. Factores Que Debemos Dominar

02. La Asertividad

03. La Empatía

04. La Escucha Activa

05. La Persuasión

06. Tratamiento de Quejas y Objeciones

07. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.4: Los Grupos de Trabajo

01. El Comportamiento en la Organización

02. Estilos Directivos

03. La Comunicación Interna de la Empresa

04. La Delegación

05. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.5: Dinámicas de Grupos de Trabajo

01. Introducción

02. Equipos de Trabajo

03. Dinámicas de Grupos

04. Técnicas de Dinámicas de Grupos

05. Aplicación de las Dinámicas de Grupos en el Ámbito Laboral

06. Lo Que Hemos Aprendido

Glosario

Bibliografía

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS

Editado por:

ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)

Avda. Ortega y Gasset, 198. P.I. Alameda

29006 – Málaga. España

Tfno: ([phone]

Web: www.icbeditores.com

Correo electrónico: [e-mail]

Organización y Planificación de Tareas

Coordinadora de la obra: Paloma Ramos Ramos

Licenciada en Psicología por la Universidad de Málaga

2ª Edición

© ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.), 2014/02, 1ª edición

© ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.), 2014/10, 2ª edición

Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma.

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ISBN: 978-84-9021-280-6

ISBN EPUB: 978-84-9021-593-7

CÓDIGO: MAIC000718

Impreso en España- Printed in Spain

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UNIDAD 1.1

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Planificación y Organización del Tiempo

Cómo Incrementar su Energía y su Tiempo

Cómo Mejorar Nuestra Organización para Reducir Errores

Planificar el Trabajo

Programación del Tiempo

Cómo Minimizar los Ladrones del Tiempo

CÓMO INCREMENTAR SU ENERGÍA Y SU TIEMPO

Definición

SEO consiste en modificar diferentes elementos en las páginas así como trabajar con otros elementos externos con la finalidad de

Peter Drucker señala que el tiempo es el recurso más importante que tenemos.

Sin embargo, la pérdida del tiempo sólo la puede determinar uno mismo. Todo depende de los objetivos que cada uno se plantee. Así lo que para una persona puede ser una pérdida de tiempo, para otra puede ser un rato espléndidamente aprovechado.

Cuando vemos que no tenemos tiempo suficiente para sacar nuestro trabajo, ¿cuáles pueden ser las soluciones? ¿Pasarse más tiempo trabajando?, ¿Trabajar más deprisa? Ambas soluciones nos llevan a problemas e inconvenientes de similar gravedad y riesgo.

En primer lugar, porque una persona no trabaja lo mismo cuando está descansada que cuando está cansada. Después de ocho horas de trabajo, es imposible rendir de la misma forma. Con el agravante de que cuanto más cansados nos encontramos, hay más posibilidad de cometer errores.

En segundo lugar, es muy probable que la tarea efectuada no la realice adecuadamente a la primera, y tenga que rehacerla una segunda vez, con la consabida pérdida de tiempo y de productividad.

CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL TIEMPO

Para realizar nuestro trabajo nos encontramos a diario con dos variables que tenemos que administrar:

La carga de trabajo.

El tiempo disponible para realizarlo (habitualmente ocho horas).

De nuestra habilidad para ajustar ambas variables depende nuestro éxito para organizarnos y, en consecuencia, nuestra capacidad para controlar el estrés.

Sin embargo, la variable tiempo presenta algunas características de las cuales a veces no somos conscientes y que pueden, si no se tienen en cuenta, acarrear consecuencias trascendentales.

El tiempo es un recurso totalmente diferente de los que solemos manejar y totalmente atípico.

REGLAS DE LAS CUATRO I

Todos conocemos las principales características del tiempo y, sin embargo las tenemos muy poco en cuenta. Qué duda cabe de que el tiempo es como nos recuerda J. M. Acosta:

Imprescindible: ningún acto humano puede ser realizado sin tiempo.

Insustituible: el factor tiempo no puede ser sustituido por ningún otro valor.

Inexorable: el tiempo pasa de forma inevitable y no podemos hacer nada por detenerlo.

Inelástico: no podemos hacer nada por estirar el tiempo.

Luego parece evidente que, en realidad, cuando perdemos tiempo, perdemos vida.

Hemos oído muchas veces el dicho: el tiempo es oro. A mí me parece más acertado: el tiempo es vida.

Y sin embargo, aún sabiendo que el tiempo es vida:

Definición

Pero siendo todas las características que ya hemos mencionado muy importantes, el tiempo tiene una característica adicional, es tan o más importante que las anteriores, y es que: El tiempo se percibe de forma Subjetiva.

¿No es verdad que si estamos realizando un trabajo interesante o que nos agrada, se nos pasa el tiempo rápidamente? Sin embargo, en otras ocasiones en la que, por ejemplo, hemos decidido arreglar nuestro archivo, veinte minutos de dedicación nos parece el doble.

Las razones son principalmente subjetivas, el archivo nos aburre, no nos gusta, etc., y hace que nos parezcan los minutos más largos.

Esta percepción subjetiva del tiempo tiene muchas consecuencias en el día a día.

¿SABES CÓMO UTILIZAR SU TIEMPO?

Para conocer cómo podemos mejorar, lo primero que necesitamos saber es ¿de qué punto partimos?

Si llamamos a un operario para que nos repare o nos haga un trabajo en casa, veremos que tiene una estimación clara del tiempo que le puede llevar la operación.

En consecuencia, sabe también, de forma bastante aproximada, conociendo el tipo de reparaciones, la carga de trabajo que puede asumir para esa jornada.

Si nosotros queremos aprovechar bien nuestro tiempo, deberíamos tener la percepción bastante ajustada del tiempo real que nos llevan las tareas.

No obstante, tenemos que empezar por los cimientos y hacernos la pregunta clave: ¿En qué se nos va el tiempo? (cómo uso mi tiempo)

Ésta es la piedra angular de mi mejora.

¿CÓMO DISTRIBUYO MI TIEMPO?

Después de ver cómo utilizo en general mi tiempo, nos vamos a centrar en nuestro tiempo como profesionales en el trabajo.

Todos los días tomo decisiones estableciendo prioridades para realizar mi trabajo. De lo que tengo pendiente y de lo que quiero que salga. Sin embargo, ¡cuántas veces al salir del trabajo tenemos una sensación de no haber hecho nada de provecho!

EVALÚE SU JORNADA

Cada día decidimos la carga de trabajo que queremos realizar pero rara vez hacemos una estimación del tiempo aproximado que me va a llevar cada tarea. La consecuencia habitual es que con frecuencia no consigo terminar todo lo que me había propuesto.

Sin embargo, si, desde un primer momento, hubiese adjudicado a cada tarea tiempos aproximados, habría tenido una imagen bastante ajustada de lo posible a realizar y no de lo deseado.

El tener una visión de la realidad posible nos permite:

Estructurar de nuevo prioridades, a la vista de las tareas que se nos han quedado fuera.

Por ejemplo: tenemos varias reservas de viajes que realizar que se han quedado fuera. Si las sigo posponiendo para otros días, me puedo encontrar con no conseguir más adelante lo que necesito.

Así que probablemente tendré que revisar las tareas que he priorizado para:

Cambiarlas por otras que había programado y que quizás tiene menos importancia si se quedan para otro día.

Anticiparme y buscar para adelantar las tareas que, si se atrasan, pueden constituir una crisis.

Conocer desde el primer momento, cuando nos llegan los imprevistos, qué estamos dejando si optamos por realizar el imprevisto en lugar de la tarea que tuviésemos programada. (Este conocimiento de lo que dejamos nos ayuda, a veces,