Planificación y Organización

Por Pilar Carrasco Ureña

• Entender en qué consiste la planificación y la organización en el trabajo diferenciando entre eficacia y eficiencia.
• Conocer cuáles son los pasos y cómo se realiza la planificación.
• Conocer los propósitos y objetivos para planificar.
• Entender la capacidad de liderazgo y auto-liderazgo.
• Conocer en qué consiste el trabajo en equipo y los roles que se dan en el mismo.
• Conocer nuevos hábitos para la planificación y organización del trabajo y del tiempo.
• Conocer y entender las técnicas y herramientas tecnológicas para organizar nuestro trabajo y nuestro tiempo.

1. Concepto de planificación y organización en el trabajo
2. Eficacia y eficiencia aplicada a la planificación y organización en el trabajo
3. El método SMART para la fijación de objetivos
4. Análisis DAFO y planificación estratégica
5. Técnicas para organizar nuestro trabajo

• Idioma: Español
• Editorial: Publishdrive
• Fecha de lanzamiento: 31 oct 2018
• ISBN: 9788417814342

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1.1.¿Qué entendemos por planificación y organización del trabajo?

La planificación es la hoja de ruta sobre la que nos guiaremos para el futuro y la dirección de nuestro proyecto, así como la suma de decisiones que adoptaremos para alcanzar los objetivos deseados.

Con la planificación entrará en juego la capacidad de determinar eficazmente los objetivos, prioridades, métodos y controles para desempañar tareas, mediante la organización de las actividades con los plazos y los medios disponibles para llegar a nuestro objetivo.

Esto nos va a ayudar a plantear un objetivo y a la misma vez enfocar nuestro tiempo y nuestros recursos a una sola dirección y sacarle el mayor provecho posible.

La competencia de planificación es una competencia transversal, es decir, que afecta a otras competencias como la toma de decisiones, organización, auto-liderazgo, liderazgo, etc., y estará presente en nuestra trayectoria profesional y personal.

1.2.Diferencia entre eficacia y eficiencia aplicada a la planificación y organización en el trabajo.

Hay una diferencia muy sutil entre ambas definiciones. Ésta fina línea que separa la eficacia y la eficiencia marca la distancia entre un servicio realizado con calidad.

Podemos comenzar consultando lo que dice la RAE (Real Academia de la lengua española) sobre las definiciones de las palabras, para poder entender mejor estos conceptos.

–Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, por lo que sabemos que una persona es eficaz cuando puede lograr el objetivo o tarea que se ha propuesto.

–Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

Entonces, ¿Cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia?

Podemos decir que la persona eficaz consigue los resultados deseados de forma satisfactoria independientemente de los recursos utilizados, la persona eficiente es aquella que lleva a cabo la tarea con el menor número de recursos posible.

Sabemos que un profesional es eficaz cuando puede cumplir con las tareas que se le asignan. Si bien, esa persona también será eficiente si es capaz de realizar la tarea con los medios que tenga a su alcance, aunque éstos sean limitados.

1.3.Pasos de la Planificación.

A continuación, se enumeran una serie de preguntas que nos ayudarán a enfocar y concretar la planificación, porque ya sabemos todos que donde ponemos el foco va la energía, y cuando nuestras intenciones son claras... los objetivos se materializarán, pero sólo hasta los límites de nuestra claridad.

Tener claros estos aspectos que nos darán la dirección correcta para empezar, además de la confianza y motivación que necesitamos también para el auto-liderazgo y liderazgo.

Buenas preguntas, buenos resultados y debemos apoyarnos en una estrategia bien definida y unos nuevos hábitos que deberemos tomar, por lo que empezaremos con el planteamiento de las siguientes preguntas, donde te pedidos que las realices con el tiempo suficiente para pensarlas bien, con claridad y bien definidas, dado que ya sabemos que es más importante la dirección que la velocidad.

1.¿A dónde queremos ir?

2.¿Cuál es el principal objetivo detrás de nuestro plan?

3.¿De qué plazo disponemos para llegar a nuestro objetivo?

4.¿Qué acciones deberemos emprender para lograrlo?

5.¿Con qué medios disponemos para garantizar la viabilidad del plan?

6.¿Cuáles son las metas intermedias para ir comenzando a ver los primeros resultados?

7.¿Cuál es la fecha de inicio?

1.4.Fijar propósitos y objetivos para planificar (Método SMART)

Nuestro objetivo es el destino final al que nos dirigimos, siendo la suma de nuestras metas intermedias. Por eso necesitamos que esté bien definido y estructurado antes de comenzar.

El acrónimo S.M.A.R.T. (inteligente en inglés), lo usaremos como recurso nemotécnico para recordar las principales características que tiene un objetivo.

–S (Specific) Específico.

¿Cuál es específicamente nuestro objetivo? Un objetivo cumple el requisito de ser específico cuando hablamos de algo concreto, es decir, responde al qué, al cuándo, al dónde CORRER LA MARATÓN DE MADRID DE 2019. Si en nuestro objetivo no pusiéramos maratón ni Madrid, el objetivo no sería específico, simplemente sería correr, y para alcanzar bien los objetivos éstos tienen que estar bien definidos, por ello, especificamos la categoría, el lugar y la fecha de nuestro objetivo.

∙¿Qué quiero alcanzar mi objetivo?

∙¿Para qué?

∙¿Implica a otras personas?

–M (Measurable) Medible.

Medible. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y podemos medirlo? ¿Cómo puedo medir los resultados? Recuerda que es necesario alguna cifra de referencia que pueda evaluar nuestro objetivo, en nuestro ejemplo, una maratón son 42Km.

∙¿Cuánto/s?

∙¿Cómo sabré que lo he conseguido?

–A (Achievable) Alcanzable.

¿Es posible cumplir el objetivo con las fechas establecidas y con los recursos que dispongo? El objetivo