Legislación de archivos

Por Vicent Giménez-Chornet

La normativa jurídica que regula la documentación producida por las organizaciones supone una garantía para la conservación de las evidencias de sus actividades y de sus derechos, así como un ejercicio de transparencia democrática en el caso de las administraciones públicas. La falta de regulación puede desembocar en una opacidad de las administraciones públicas, acercándonos a regímenes totalitarios. La legislación archivística aborda tanto las obligaciones o deberes que necesariamente ha de realizar la organización —creación del archivo, servicios archivísticos, accesibilidad, transparencia, interoperabilidad, digitalización, etc.— como aspectos de la gestión archivística —ciclo vital de los documentos, clasificación, descripción, metadatos. En el presente libro se hace un repaso de la normativa jurídica española que trata estos temas.

• Idioma: Español
• Editorial: UOC
• Fecha de lanzamiento: 2 mar 2018
• ISBN: 9788491169918

Vista previa del libro

Legislación de archivos

Vicent Giménez-Chornet

Director de la colección: Javier Guallar

Diseño de la colección: Editorial UOC

Diseño de la cubierta: Natàlia Serrano

Primera edición en lengua castellana: septiembre 2017

Primera edición en formato digital (epub): marzo 2018

© Vicent Giménez-Chornet, del texto

© Javier Guallar, de la edición

© Editorial UOC (Oberta UOC Publishing, SL) de esta edición, 2017

Rambla del Poblenou, 156

08018 Barcelona

http://www.editorialuoc.com

Realización editorial: dâctilos

ISBN: 978-84-9116-991-8

Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño general y la cubierta, puede ser copiada, reproducida, almacenada o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, mecánico, óptico, grabación, fotocopia, o cualquier otro, sin la previa autorización escrita de los titulares del copyright.

Autor

Vicent Giménez-Chornet

Profesor titular en la Universidad Politécnica de Valencia, área de Documentación, miembro del Comité 50 de Documentación de AENOR y ha sido archivero en el Archivo del Reino de Valencia.

A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE LIBRO

Este libro te interesa si quieres saber:

Por qué se debe legislar en archivos.

Qué normativa jurídica existe en España que deben cumplir los archivos.

Cómo trata el legislador cuestiones de actualidad como el archivo único, la transparencia, la digitalización o el acceso a los documentos.

Qué exige la normativa para la gestión de los archivos digitales.

Qué trabajos técnicos archivísticos quedan regulados jurídicamente.

Cómo desarrollar el trabajo en un archivo en un contexto normativo de obligado cumplimiento.

Índice

A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE LIBRO

INTRODUCCIÓN

Capítulo I. DEBERES DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

1. El archivo

2. La digitalización

3. Los servicios

4. La accesibilidad

5. La transparencia

6. La red telemática y la interoperabilidad

7. Sistema archivístico español

Capítulo II. MARCO JURÍDICO DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

1. Definiciones

1.1. Documento y expediente

1.2. Ciclo vital de documentos

1.3. Metadatos

2. Clasificación

3. Descripción archivística

4. Conservación, preservación

5. Valoración documental

6. Personal

EPÍLOGO

Bibliografía

INTRODUCCIÓN

¿Por qué se debe legislar sobre archivos? En el contexto español, cuando hablamos de archivos nos referimos tanto al continente —los edificios o instalaciones de unas entidades— como al contenido —los documentos. La normativa jurídica abarca predominantemente la regulación de los documentos y trata de las entidades fundamentalmente cuando se regulan aspectos de transferencias documentales.

Se podría cuestionar si en un país hace falta que exista una regulación legislativa de los documentos producidos por las organizaciones o las personas en el desarrollo de sus actividades. Sin embargo, la realidad es que desde épocas históricas los estados han regulado la custodia, organización y consulta de los documentos que producían los diferentes organismos públicos.

En este sentido, podemos afirmar que siempre ha habido un interés por regular la custodia de los documentos para que el Estado pudiera disponer de las evidencias o testimonios pertinentes en los momentos en que los necesitara. No disponer de estas evidencias supondría poner en peligro cuestiones como los derechos de los organismos, la memoria de los hechos, la propiedad de las cosas o las relaciones entre las personas u organismos. Por ello, en nuestra sociedad actual, hay razones suficientes para que los estados regulen la custodia de los documentos desde un prisma más amplio que contempla los derechos de los ciudadanos en un estado democrático. La falta de regulación puede desembocar en una opacidad de las administraciones públicas, lo que nos acercaría a los regímenes totalitarios.

No todas las cuestiones referentes a los archivos y a los documentos de los archivos necesitan de una normativa legal; también puede haber normas o estándares de buenas prácticas para garantizar o alcanzar los requisitos que las leyes demandan. Nos referimos a normas que diferentes organismos internacionales publican para asegurar la eficiencia en la gestión documental (ISO, el Consejo Internacional de Archivos, etc.).

Entre las cuestiones que debería abordar un gobierno en el ámbito legislativo destacamos las siguientes:

regular sistemas

regular los servicios

proteger la documentación pública: conservación y custodia

proteger la privacidad

regular la valoración documental

regular la accesibilidad y la trasparencia

regular el marco legal de una política nacional de información

regular la red telemática y la interoperabilidad

regular el estatuto de los trabajadores de los archivos

La ausencia de un marco legal en estas cuestiones no implica que no se puedan realizar de facto los asuntos mencionados, pero puede provocar un caos conflictivo entre los posibles intereses de las partes —usuarios/ciudadanos contra la Administración pública/empresas— que no se podrán dirimir con eficacia en los órganos competentes —desde órganos administrativos hasta tribunales de justicia.

Sin embargo, hay cuestiones que no hace falta que sean reguladas por una norma jurídica, pero que son imprescindibles de llevar a cabo si se quiere que los archivos sean eficientes y no meros depósitos de documentos que se volverán ilocalizables en un período de tiempo corto, bloqueando o perjudicando derechos y trámites administrativos posteriores.

Las cuestiones más importantes que describen los estándares internacionales hacen referencia a:

Organización: las cuestiones relacionas con la clasificación del fondo o fondos documentales y su ordenación.

Descripción: el análisis documental con normas de descripción archivística e identificación de la localización de los documentos con los metadatos pertinentes.

Recuperación de la información: sistema de búsqueda de los documentos.

Visualización: diseño en el tratamiento de la información, especialmente de la búsqueda y de la presentación de resultados en bases de datos electrónicas.

A pesar de que estas cuestiones son más técnicas que jurídicas, el poder legislativo sí que ha regulado un marco jurídico básico para que se desarrollen estos temas de gestión archivística.

Capítulo I

DEBERES DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Los estados y las administraciones públicas, del presente y del pasado, siempre han regulado de alguna forma la gestión de los documentos que genera su Administración y se han interesado por que estuviesen bien organizados en sus archivos. No es nada incongruente. La necesidad de asegurar que dichos documentos sirviesen en un futuro de prueba, testimonio o evidencia para resolver asuntos venideros siempre ha sido una razón de peso primordial que