La guía práctica del Contract Management: Métodos, herramientas, procedimientos y mejores prácticas del Contract Management

Por Guy Vial

Una guía que define los objetivos y el papel del Contract Management, describiendo las interfaces entre el Contract Management, los principales procesos operativos y los principales actores de los Proyectos y Programas de la Empresa y propone métodos, instrumentos, procedimientos y mejores prácticas de Contract Management.

• Idioma: Español
• Editorial: Les Éditions du Net
• Fecha de lanzamiento: 8 ene 2021
• ISBN: 9782312079011

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La guía práctica del Contract Management

Guy Vial

La guía práctica del Contract Management

Métodos, herramientas, procedimientos y mejores prácticas del

Contract Management

LES ÉDITIONS DU NET

126, rue du Landy 93400 St Ouen

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Obsérvese que este documento ya fue publicado por primera vez en francés en enero de 2018 bajo el título Guide pratique du Contract Management - Méthodes, outils, procédures et meilleures pratiques du Contract Management en las ediciones llamadas ʺles Editions du Netʺ, en inglés en junio de 2020 bajo el titulo ʺPractical Guide to Contract Management - Methods, Tools, Procedures and Best Practices of Contract Management" en las mismas ediciones.

© Les Éditions du Net, 2020

ISBN : 978-2-312-07901-1

Prólogo

Bienvenidos en la

Guía Práctica del Contract Management

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Se han identificado las prácticas que figuran en el presente documento combinando una larga experiencia de campo en Contract Management dentro de grandes empresas francesas con los métodos y las buenas prácticas en el marco de las reglas del arte sobre este tema. La participación en la fundación de la Asociación Francesa del Contract Management (AFCM) y el ejercicio de administrador, tesorero y webmaster dentro de la gobernanza de la asociación, durante más de seis años, han constituido una contribución adicional sustánciale.

Evidentemente, no pretenden ser exhaustivas y podrán enriquecerse con experiencias procedentes, por ejemplo, de otras esferas conexas, el Project y el Programme Management, por no citarlos a ellos.

Desde el punto de vista del autor, esta guía se dirige a los Contract Managers, ya sean Contract Manager de Venta o Contract Manager de Compra.

Este documento define las actividades que deben llevarse a cabo, las funciones asignadas a los diferentes actores implicados, los límites de responsabilidad de cada uno, recopila también métodos, herramientas, procedimientos y, por último, las mejores prácticas aprobadas de Contract Management.

Su objetivo es:

img3.png  definir las actividades esenciales que podrían dar lugar a fichas de empleo utilizadas habitualmente en las direcciones de recursos humanos de las empresas y las buenas prácticas para la gestión de las relaciones contractuales entre la Empresa a cuyo personal pertenece el Contract Manager, sus Clientes, Socios y Proveedores, con el objetivo de mejorar la rentabilidad y garantizar la posición de la Empresa, en el mejor de sus intereses, en el ámbito de sus Proyectos y Programas,

img3.png  proponer una tabla de asignación de responsabilidades entre las diferentes partes interesadas implicadas en la elaboración y negociación de las Ofertas comerciales así como en la ejecución de los Contratos y en la realización de los Programas correspondientes, las diferentes funciones se ajustando naturalmente en función del tamaño y la complejidad de los Proyectos o Programas de la Empresa y de los tipos de Clientes y usuarios finales.

En este contexto, la función, las misiones y las responsabilidades del Contract Manager (gestor de Contrato en idioma español), una vez asignado a un Proyecto o Programa, se describirán con mayor detalle.

Este documento constituye, ante todo, una guía destinada a los Contract Managers pero también a todos los directivos de la Empresa implicados en la elaboración y la negociación de las Ofertas comerciales, en la ejecución de los Contratos y Programas correspondientes, así como en sus cláusulas adicionales, a saber:

img3.png el Ingeniero Comercial,

img3.png el Responsable Técnico Industrial de la Oferta,

img3.png el Project o Programme Manager (Gestor Del Proyecto o del Programa),

img3.png el Responsable Compra del Proyecto o del Programa.

Y al mismo tiempo, los representantes de entidades específicas como:

img3.png la Dirección Jurídica,

img3.png la Dirección Administrativa y Financiera,

img3.png la Dirección de Control de las Exportaciones,

img3.png la Dirección de Compras y Relaciones con los Proveedores,

img3.png la Dirección de Seguridad, principalmente en el ámbito de la defensa y la seguridad,

img3.png la Dirección de Sistemas de Información,

img3.png la Dirección Técnica e Innovación,

img3.png la Dirección de Calidad.

Les permitirá adquirir una mejor comprensión de la finalidad de las acciones que deben ejecutarse y de los procesos introducidos en el marco del Contract Management y, por último, identificar de la mejor manera posible los problemas principales, proponiendo al mismo tiempo soluciones adaptadas a su resolución.

Este documento está destinado principalmente a ser utilizado como una recopilación de recomendaciones y una guía de consejo, tanto para los que comienzan en la actividad de Contract Management como para los que tienen más experiencia en esta disciplina.

Está diseñado como un soporte para los procesos empresariales, si la Empresa está organizada de acuerdo con este tipo de concepto (Cf. ISO 9001), tales como ʺObtener Contratosʺ, ʺEjecutar Programasʺ y ʺPoner a disposición suministrosʺ.

Se utiliza tanto en la fase de Oferta comercial o Proyecto como en la fase de realización de Programa.

Por último, es el documento de referencia utilizado para la formación de los Contract Managers.

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Ilustración del contenido

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La razón de ser del Contract Management es la siguiente:

img3.png en la fase de Oferta o de Proyecto, la aplicación del Contract Management tiene por objeto garantizar que los compromisos contractuales entre la Empresa, sus Clientes, sus Socios y sus Proveedores sean pertinentes, coherentes y, por tanto, controlables,

img3.png en la fase de Programa, su aplicación tiene por objeto garantizar el estricto respeto de los compromisos contractuales de la Empresa, contribuir a mejorar la rentabilidad del Programa y a asegurar finalmente la posición de la Empresa en caso de problemas contractuales significativos que pudieran conducir a una disputa o incluso a un contencioso con el Cliente, con los Socios o con los Proveedores.

Este documento:

img3.png Define el concepto de Contract Management con sus actividades relacionadas e introduce la función de Contract Manager,

img3.png Define los principales ámbitos de actividad en el marco del Contract Management en fase de Oferta y en fase de ejecución de Programa,

img3.png Clarifica lo que se entiende por los términos de las obligaciones contractuales tal como se definen en los datos y documentos contractuales: Contratos mismos, documentos referenciados en el Contrato, intercambio de información con el exterior, interfaces, etc.

img3.png Enumera todas las actividades y describe las prácticas recomendadas en el proceso de gestión de las relaciones contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores,

img3.png Propone una tabla de asignación de estas actividades entre los diferentes actores de la Empresa implicados tanto en los grandes como en los Programas de tamaño modesto, en el entendimiento de que en la frontera entre los Programas pequeños y grandes la distribución de funciones debe adaptarse para tener en cuenta la organización existente en la entidad encargada de la ejecución del Programa y su contexto específico,

img3.png Proporciona ejemplos de aplicación y recomendaciones para la mejor gestión posible de las relaciones contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores, estos ejemplos y recomendaciones mantenidos periódicamente por la utilización de la experiencia adquirida.

El autor

Ingeniero diplomado de POLYTECH Montpellier, cuenta con una experiencia probada en el seno de grandes empresas francesas de renombre donde ha trabajado esencialmente a nivel de acción comercial, Programme Management y Contract Management.

Más de 40 años de carrera le han permitido acumular una sólida experiencia de negociación y de entrada en vigor de grandes contratos en Francia y en la exportación principalmente en los ámbitos del armamento y la seguridad, de la dirección de ingenieros, de la realización de grandes programas y de la práctica del Contract Management.

Resumen

Una guía que define los objetivos y el papel del Contract Management, describiendo las interfaces entre el Contract Management, los principales procesos operativos y los principales actores de los Proyectos y Programas de la Empresa y propone métodos, instrumentos, procedimientos y mejores prácticas de Contract Management.

Símbolos

Capítulo I – Definición y presentación general del Contract Management

INTRODUCCIÓN

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Este capítulo:

img3.png Define el concepto de Contract Management,

img3.png Lista las principales áreas de actividad del Contract Management en la fase de Oferta o de Proyecto y en la fase de Programa,

img3.png Presenta la función de Contract Management y todos los actores relevantes en primer plano de los cuales el Contract Manager.

EL CONCEPTO DE CONTRACT MANAGEMENT

El siguiente diagrama muestra cómo se organizan las actividades de Contract Management para garantizar la gestión de los requisitos contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores para alcanzar los objetivos previstos.

Nota Bene:

Las actividades que forman parte del nivel 1 (Franja verde) son responsabilidad exclusiva del Programme Manager (PM) en fase de Programa y del Ingeniero Comercial en fase de Oferta o de Proyecto,

mientras que

las de los niveles 2, 3 y 4 (Banda Anaranjada) pueden ser delegadas por el Programme Manager o el Ingeniero Comercial (según que se esté en fase de Oferta o de Programa) total o parcialmente, a la función de Contract Management, a las entidades específicas de la Empresa o a la Dirección General para tareas que correspondan a su ámbito de responsabilidad, en función del tamaño de los Programas, de su complejidad y de la importancia de los riesgos asociados.

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Figura 1: Actividades de Contract Management.

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LAS ACTIVIDADES DEL CONTRACT MANAGEMENT

En la fase Programa, las actividades de Contract Management se definen de la siguiente manera:

img3.png La gestión de las obligaciones contractuales, desde la entrada en vigor del Contrato, se presenta en forma de un conjunto de documentos contractuales básicos (el Referencial Contractual o todo el Contrato y sólo el Contrato según el lema) que es necesario interpretar y administrar.

img3.png La gestión de riesgos y oportunidades vinculados a los compromisos contractuales y para los cuales es necesario un comportamiento fuertemente proactivo, con el objetivo de:

img12.png  Mejorar la rentabilidad del Programa y evitar o minimizar las penalizaciones,

img12.png  Crear y gestionar las oportunidades de enmienda contractual,

img12.png  Preparar sin demora, en caso de problemas contractuales significativos que puedan dar lugar a un litigio o a un contencioso con un Socio, un Subcontratista o el Cliente, un expediente detallado a la atención de la Dirección Jurídica de la Empresa.

img3.png La gestión de los flujos de información en las tres categorías de actividad descritas en el diagrama del capítulo 3, es decir:

img12.png  Gestión de la realización técnica e industrial, objeto del Contrato,

img12.png  Gestión de las obligaciones contractuales,

img12.png  Gestión de riesgos y oportunidades relacionados con los compromisos contractuales,

para formalizar los intercambios, hacer un seguimiento i mantener un registro claro de todos los acontecimientos.

En la fase de Oferta o fase de Proyecto es decir elaboración de la propuesta y negociación del Contrato, las actividades homólogas deben ser tratadas por el equipo encargado de la Oferta (Cf. Figura 1), si es posible, con una distribución de roles similar a la de la fase de Programa.

Sin embargo, hay que señalar que durante la fase de Oferta o de Proyecto, la función de Contract Management se realiza en dos etapas:

img3.png Al recibir los documentos de la consulta o de la licitación, se realiza un análisis de los requisitos no técnicos expresados por el Cliente a partir del cual se deducen recomendaciones dirigidas al equipo encargado de la Oferta en cuanto al contenido de la respuesta de la Empresa a estos requisitos,

img3.png Durante las negociaciones, la función de Contract Management se ocupa de los puntos precisos identificados por el Responsable Comercial y verifica en particular la coherencia entre las cláusulas contractuales, el montaje contractual y las prestaciones propuestas, objeto del Contrato, eventualmente con la colaboración de juristas. Se lleva a cabo un análisis de los riesgos contractuales asumidos, así como de las oportunidades potenciales, durante las negociaciones, que forma parte integrante de esta función.

LA FUNCIÓN DE CONTRACT MANAGER

Independientemente de si se designa o no un Contract Manager, siempre hay actividades de Contract Management. Se reparten entre los miembros del equipo encargado de la Oferta y del equipo del Programa, es decir, el Responsable técnico e industrial de la Oferta, el Responsable Comercial, el Programme Manager, el Contract Manager, los representantes de entidades específicas como la Dirección Jurídica, la Dirección del Control de Exportaciones, la Dirección Técnica & Innovación, la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección de Compras y Relaciones con los Proveedores.

Es muy deseable que la distribución de las tareas y las interacciones entre los diferentes participantes (gestión, supervisión, organización, negociación) se adapte en función de la naturaleza (ámbito civil o defensa), del tamaño y la complejidad del Contrato y del tipo de Cliente (anglosajón, medio oriental, francés, asiático) y, por último, del tamaño de la Empresa y de su organización.

El Contract Manager es uno de estos protagonistas. Él o ella puede ser asignado(a) a tiempo completo a una Oferta o a un Programa considerado de importancia compleja o arriesgado para la Empresa, y en este caso, su función es coordinar todas las actividades de Contract Management. También puede formar parte de una organización específica de la Empresa (Task Force) encargada del apoyo al Responsable Comercial y al Programme Manager. Sin embargo, en ausencia de Contract Manager, el Responsable Comercial y más tarde el