Productividad Perfecta Basada en el TIempo

Por Francis Wade

Productividad Perfecta Basada en el Tiempo es un libro esencial para toda aquella persona que enfrenta el reto de la sobrecarga de información. Dada la gran cantidad de tecnologías a nuestra disposición, la adecuada gestión de las “demandas de tiempo” es un factor crítico para lograr el éxito como profesional. Las autoevaluaciones y las escaleras de mejora permiten diseñar un plan maestro que constituye la base de un sistema basado en estándares de clase mundial que te ayudarán a alcanzar un nivel de productividad sostenible y en constante evolución, acorde a los tiempos actuales.

• Idioma: Español
• Editorial: Framework Consulting Inc.
• Fecha de lanzamiento: 23 may 2018
• ISBN: 9781547522118

Vista previa del libro

Productividad Perfecta Basada en el Tiempo

Una manera única de proteger tu paz mental cuando la demanda de tiempo aumenta

Francis Wade

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Productividad perfecta basada en tiempo

Una forma única de proteger tu paz mental cuando la demanda de tiempo aumenta.

Francis Wade

Copyright © 2014 Francis Wade

Todos los derechos reservados

Editor: Ellen Fishbein

Portada: Stockfresh.com

Todos los derechos reservados. Este libro fue auto-publicado por Francis Wade mediante 2Time Labs Press. Prohibida la reproducción parcial o total de este libro de ninguna forma o medio ya sea electrónico o mecánico, sin el permiso del autor. Esto incluye reimpresiones, extractos, fotocopiado, grabado, o ningún medio de reproducción futuro.

Para obtener permiso, contactar al autor en

http://ReplytoFrancis.info

Primera edición: Noviembre del 2014

Publicado en los Estados Unidos por 2Time Labs Press

ISBN-13: 978-1505408096 

ISBN-10: 1505408091 

Este libro está disponible para compras en volumen, con un descuento especial.

Todos los caracteres que aparecen en esta obra son ficticios. Cualquier semejanza con personas reales, vivas o muertas, es total coincidencia. La única excepción son los autores e investigadores cuya autoría de su trabajo está claramente citada.

Mejorar significa cambiar; ser perfecto significa cambiar frecuentemente.

Winston Churchill

Dedicatoria

El atleta profesional no se distrae con los 10 mejores consejos encontrados en artículos en línea o con las sugerencias que surgen en ‘tweets’ o imágenes. En lugar de ello, confía en un análisis detallado de sus fortalezas y debilidades con el propósito de mejorar su rendimiento. El atleta sabe que, con concimiento nuevo, las mejoras se vuelven más fáciles.

Como profesional productivo, tú no eres diferente.

Este libro es para ti.

Índice de Contenido

Preguntas frecuentes: Comienza aquí

Introducción

Parte Uno. Entendiendo los conceptos

Capítulo 1. El panorama completo

Capítulo 2. ¿Quién crees que eres?

Capítulo 3. Cómo definir nuevos objetivos de mejora

Capítulo 4. ¿Qué sucede tras bambalinas?

Capítulo 5. Los 11 fundamentos y 3 definiciones

Parte Dos. Pasos para actualizar tu productividad basada en tiempo

Capítulo 6 – Captura - reteniendo las demandas de tiempo para uso futuro

Capítulo 7. Cómo completar un autodiagnóstico

Capítulo 8 – Vaciar – la habilidad más difícil de todas

Capítulo 9 – Eliminar – aligerando tu carga

Capítulo 10. Actuar ahora – Ganar alivio instantáneo mediante evitar una desviación peligrosa

Capítulo 11 – Almacenar – un reto constante y cada vez mayor

Capítulo 12. Cómo resolver el problema de hacerlo más tarde

Capítulo 13. Listar – Una técnica poderosa para todos los profesionales

Capítulo 14. Calendarizar – Dominando una habilidad compleja con excelentes beneficios

Capítulo 15. Ensamblando tu plan maestro

Parte Tres. Temas avanzados

Capítulo 16. Fluir – El arte y ciencia de los momentos de alto rendimiento

Capítulo 17. Interrumpir e Intercambiar – Ejecutando la siguiente tarea

Capítulo 18. Revisar y Advertir – cómo cuidar tu sistema

Capítulo 19. Habituar – Una forma de incrementar tus probabilidades de éxito

Capítulo 20. ¿Cuál es la major manera de reaccionar ante la nueva tecnología y las nuevas ideas?

Capítulo 21. Creando tus propias escaleras de mejora

Capítulo 22. Las nuevas herramientas que todos necesitamos

Capítulo 23. Productividad en tu empresa

Resumen

Apéndices

Tus próximos pasos

Canales de contenido

Páginas de recursos por interés especial

Reconocimientos

Biografía

Productividad Perfecta Basada en el Tiempo

Disponible también

Referencias

Notas de Laboratorio

Preguntas frecuentes: Comienza aquí

Productividad Perfecta Basada en Tiempo se enfoca que trar paz mental a tu vida, sin importar lo ocupado que te encuentres. Pero primero, es necesario que estés en armonía con este libro. Veamos algunas de las preguntas que pudieras estar haciéndote ahora mismo.

¿Por qué necesito esto?

Porque estás frustrado... tratando de mejorar tu productividad, pero no puedes.

Y no, la motivación no es el problema. Estas tratando de hacer lo que sea... eso no ha cambiado. De hecho, es más fuerte que antes porque recuerdas los momentos cuando adoptaste una nueva idea y viste que sí funcionaba.

Sin embargo, la calidad de recomendaciones que recibes hoy en día no va al corriente con tus necesidades, o incluso con los tiempos.

Algunas todavía apoyan el enfoque de una-respuesta-para-todo – simplemente sigue un conjunto de prácticas. Las gentes son diferentes, y requieren soluciones personales. Además, ellos no son los mismos de un mes al otro. Ciertamente tú no lo eres.

Otros consejos son superficiales, diciéndote todo aquello que ya sabes. Este tipo de conocimiento te indica que solo ha sido copiado y pegado de otros lugares... sin la adecuada atribución... carente de base científica.

Lo demás es pretencioso, prometiendo duplicar o triplicar tu productividad de tal forma que no puede ser medida. O sea, instantáneamente.

Todos tienen algo en común: no se interesan en ti. Ignoran las mejoras que has hecho a lo largo de los años, desde que elegiste tu primera agenda, descargaste un administrador de tareas, o leíste un libro de gestión de tiempo.

Te mostraré como yo enfrenté mi propia frustración, y cómo tú puedes superar la tuya.

¿La recompensa? Una gran dosis de nueva y dulce inspiración.

¿De dónde vienen estas ideas? ¿Puedo confiar en ti?

Sígueme mientras analizo los conceptos de administración del tiempo común en sus partes más pequeñas. Después, aplicaremos investigación científica basada en miles de temas para cada una. Finalmente, tendrás nuevo conocimiento que podrás usar en tu vida diaria. Esta no es una nueva técnica, pero este libro tal vez sea en primero que la emplea.

¿Puedo beneficiarme si soy un principiante (o un experto)?

Te mostraré que tanto los nuevos como los expertos han olvidado cuánto saben sobre gestión de tiempo. Cuando descubras la sabiduría autodidacta incluida en tus prácticas diarias tal vez te sorprendas.

Productividad Perfecta Basada en Tiempo pone al descubierto este conocimiento de manera práctica mediante el método EAPAp, que significa Evaluar, Apuntar, Planear y Apoyar.

E: Desarrollarás un entendimiento único y profundo del sistema que empleas ahora mismo. Usando los formatos en el libro, serás evaluado contra los estándares de clase mundial.

A: Al final de cada evaluación, pasaras inmediatamente a definir los nuevos comportamientos.

P: Los comportamientos complejos cambian lentamente. Te mostraré cómo hacer un plan de cambio gradual para varios hábitos y prácticas que dure por meses, o años.

Ap: Los humanos tenemos la tendencia a desestimar cuántos niveles de apoyo necesitamos para cambiar nuestro cmportamiento. Aprenderás cómo definirlos, para que tengás más posibilidades de éxito.

Quienquiera que siga los consejos de este libro completará todos los pasos del EAPAp más de una docena de veces. Esto aplica si apenas comienzan su jornada de mejora, o si la conocen tanto que ahora enseñan estas técnicas a otra gente. Todos necesitamos un plan para el futuro.

¿Pudiera esto ser abrumador?

Cada día estamos expuestos a una ola de sugerencias como trucos, trampas y atajos los cuales prometen que mejoraremos. Tratar de ejecutarlos todos es un error.

En lugar de ello, tomaremos un enfoque de adentro hacia afuera.

Comenzando con las formas que serán llenadas en el proceso EAPAp, te mostraré como buscar por todos lados los comportamientos y herramientas exactos que necesitas. En su conjunto estos te permiten producir un plan sencillo de mejora.

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Tu evaluación está basada en tu nuevo entendimiento de los diferentes conceptos de gestión de tiempo, mediante utilizando algunos formatos. Vas a comenzar a mejorar de manera inmediata.

¿Es esto lo que se conoce como gestión de tiempo?

Tal vez ya sabes o te imaginas que el tiempo en realidad no puede ser administrado. Es un tema que abordé en un reporte especial titulado ¿Puede ser administrado el tiempo? – Un examen de los fundamentos de productividad basada en tiempo. Sin embargo, cuando alquien dice, ¡necesito administrar mejor mi tiempo! no es que estén locos. Más bien, se refieren a los síntomas particulares y bien definidos que están tratando de aliviar.

Para discutir dicho tema, compartiré la ciencia detrás de un unevo concepto: una demanda de tiempo. Este es un objeto psicológico puesto al descubierto en i investigación: un tipo de tarea autogenerada. Conforme aplias este concepto serás capaz de generar mejoras más precisas y exitosas, las cuales tienen sentido.

¿De que campo académico es esto?

Los libros más populares de gestión de tiempo están escritos a partir de las anécdotas personales del autor. El caso de Productividad Perfecta Basada en Tiempo es raro porque se basa principalmente en la sabiduría colectiva de científicos del cerebro, psicólogos, ingenieros industriales y expertos en educación para adultos.

El hecho es que, este campo es de una naturaleza multidisciplinaria, al igual que las revistas citadas en las referencias y las Notas de Laboratorio. Esto explica por qué tan pocos libros profundizan en los fundamentos básicos, independientemente de donde puedan estos ser encontrados: toma mucho tiempo y esfuerzo hacer eso.

¿Cómo puede este libro prometer productividad perfecta?

Haciendo eco de las palabras de Churchill, Mejorar significa cambiar; ser perfecto significa cambiar frecuentemente.

En este contexto, la perfeccion no equivale a rigidez. O finalización.

Mark Twain dijo una vez: Mejora continua es mejor que perfección tardía. En las siguientes paginas, aprenderás cómo ajustar y cambiar de manera implacable tus prácticas, aplicaciones y dispositivos para que se adapten a tu vida. Esa clase de perfección es difícil, porque la mayoría de los trabajadores del conocimiento que no siguen órdenes enfrentan circunstancias cambiantes. Ellos hacen el trabajo de más de una persona. Además, están sujetos a dos grandes presiones: 1) cambios tecnológicos y 2) un aumento en la demanda de su tiempo. Todas las personas, en cualquier nivel, necesitamos un camino perfecto" para enfrentar un futuro que nos aporte un balance dinámico.

¿Cómo puedo enfrentar el futuro de manera efectiva?

Además del plan sencillo de mejora mencionado anteriormente, desarrollarás competencias únicas al seguir el proceso expuesto en este libro.

Anticipa el poner en práctica tres habilidades mientras lees cada capítulo, meditas y completas los formatos.

Súperpoder #1 - Una habilidad sinigual de detectar señales tempranas de problemas en tu sistema de gestión de tiempo.

Súperpoder #2 – Una brillante capacidad para actualizar su sistema avoluntad, usando el método EAPAp.

Como puedes ver, estas son habilidades para toda una vida.

¿Por qué se necesita una segunda edición?

Luego de unas semandas de lanzar la primera edición en el 2014, leí un artículo de la Dra. Melanie Wilson en el que describía un programa llamada SkedPal. Me convencieron de volver a visitar el sitio de internet del programa y lo probé. Ahora, tres años más tarde, he hecho grandes cambios a flujo de trabajo usando esta nueva aplicación, siguiendo el método EAPAp.

El uso de Inteligencia Artificial (IA) y cómputo en la nube contenido en SkedPal es irresistible. De hecho, trabajo para la compañía como consultor.

En esta edición comparto la transición que hice y mi convicción de que todos necesitamos estas abiertos a tales mejoras. Desfortunadamente, en mi caso eso sucedió luego de haber rechazado SkedPal en mi primera visita al sitio en línea, meses antes de que el artículo de Melanie me despertara.

¿Dónde puedo conseguir los formatos?

Puedes descargar los formatos usados en este libro aquí:

http://perfect.mytimedesign.com/13-forms/

Sin embargo, esta página es estática y no va al corriente con mis mejoras más recientes. Para ir al corriente, suscríbete a mi página de internet para actualizaciones continuas -  http://perfect.mytimedesign.com.

Introducción

Este libro se enfoca en ti, pero solamente si eres alguien que quiere mejorar en todo lo que hace.

Tú quieres aprovechar al máximo cada hora del día: mejorar en lo conocemos como gestión de tiempo.

No estás solo – yo soy miembro de este grupo, así como muchos otros. ¿Sueñas con todas las cosas que podrías hacer si solo tuvieras más tiempo y capacidad de lograr tus compromisos? Tus aspiraciones te impulsan a mayores logros, pero estás limitado. Tal vez estés frustrado por lo que quieres hacer pero que no puedes lograr. Parece que el tiempo no te permitirá alcanzar tu potencial productivo.

Me imagino que, si compraste este libro, has dejado de desear que el día tenga más de 24 horas. Te has dado cuenta de que estás listo para aprovechar al máximo el tiempo a tu disposición. Es fácil decirlo. Hacerlo es otra cosa.

No es tan fácil. La mayoría de las gentes que compran un libro como este han llegado al límite de lo que pueden hacer usando sus propias ideas para mejorar. Tal vez ese sea tu caso, y estás buscando activamente otras soluciones.

El único problema es que las soluciones disponibles... bueno, para ser francos, no sirven. La sabiduría tradicional nos lleva hacia tres opciones comunes: comprar un nuevo dispositivo, investigar trucos y trampas, o simplemente copiar el conjunto de hábitos, prácticas, rituales y rutinas de alguien más. Tristemente, todo esto no funciona de la manera que solía suceder en el pasado.

Los aparatos modernos son milagrosos, pero incluso la persona que hace fila en la tienda Apple por tres días para comprar el nuevo iPhone tiene dificultades. La conexión entre la productividad individual y el tamaño, la velocidad o el costo del teléfono inteligente, tableta, reloj o computadora portátil más lujosos está en tela de duda.

Aunque muchos de los trucos y trampas que hay en el internet y en los libros son interesantes, éstos fácilmente se convierten en una distracción de nuestro objetivo principal -  aprovechar al máximo cada día para ser productivo. Sabemos que Michael Jordan no llegó a ser un gran jugador de basquetbol buscando listículo al azar en Google. Tal vez también sospeches que la gente no llega a ser un profesional eficiente y consumado de esa manera tampoco. Un listículo es un artículo creado en torno a una lista (de lo que frecuentemente son consejos sencillos), por ejemplo Las diez maneras de llegar a ser un gran jugador de basquetbol).

¿Y qué hay de copiar e imitar las acciones de alguien a quien admiramos? ¿Hay algún blogger, experto o instructor en algún lugar que haya descubierto un patrón básico de hábitos, rituales y soluciones?

Tal vez ninguna de estas soluciones te convence, a pesar de que no estés seguro del por qué exactamente no funcionan. Todo lo que sabes con seguridad es que más trabajo llega a ti cada día con la creciente expectativa de que lo puedas hacer, ocupando más de tu tiempo y exigiendo aún más atención de parte tuya. Las nuevas tecnologías se han convertido, en parte, en un mecanismo para producir más.

¿200 mensajes por día? Algunos llaman a esto progreso.

Sin embargo, como profesionales, nuestra productividad no ha cambiado (aunque ahora podemos contestar nuestro correo electrónico desde cualquier punto del planeta, a cualquier hora del día). La verdad es que, estamos atrapados en el nivel anterior a las nuevas-tecnologías-de-lujo.

Y para empeorar las cosas, no sabemos por qué. Yo tampoco lo sabía en el 2006.

Constant Spring, Kingston, Jamaica. 2006.

Otra pérdida de mi tiempo. Sacudí mi cabeza y quité los dedos del teclado.

Una vez más, estoy escribiendo un blog sobre las horas que he gastado en una compañía o agencia del gobierno local que es ineficiente. Mi mente buscaba una respuesta: ¿Qué pude haber hecho diferente?

Yo sabía que era una desviación. Unos minutos antes, había empezado mi blog con una clara idea: agregar un nuevo artículo acerca de la burocracia en Jamaica.

Pero ahora, había dejado de escribir porque había muchas preguntas en mi cabeza. ¿Debí haber llegado antes? ¿El ir y regresar era una buena estrategia? ¿Cómo pude haberme preparado mejor? ¿Llegué tarde por culpa de ellos, o era culpa mía? ¿Yo? ¿O ellos? ¿O era simplemente la vida tropical?

Odio perder el tiempo quejándome en silencio: Hay demasiados días como este. Moví el mouse para guardar el post y revisé los últimos 20. Este blog, que se suponía era acerca de mi transición, ahora tenía ocho entradas sobre productividad y gestión de tiempo. Esto no tiene nada que ver con el tema.

Pero no estaba seguro si esto era una sorpresa. Nacido en los Estados Unidos de padres jamaiquinos, mi vida incluyó mudarme de un país a otro: 18 años en Jamaica fueron seguidos por 21 años en los Estados Unidos.

En esta ocasión acababa de mudarme a Jamaica, donde un entorno caótico de negocios trajo consigo una sorpresa tras otra. De acuerdo al Índice de Competitividad Global del Foro Mundial Económico, me estaba moviendo de un país ubicado en tercer lugar al 86º de 144 países en términos de su productividad. Debo esperar que algunas cosas fueran diferentes con 83 lugares de diferencia en la escala, pensé yo.

Pero obviamente había un problema. Aunque ya había enseñado en programas sobre productividad y gestión de tiempo en los Estados Unidos y otros países anteriormente, dejé de hacerlo varios años atrás cuando me aburrí de ello. El tema había pasado de moda. O más bien, fui yo el que cambió de interés creyendo que no podía ser más productivo. Si ya estaba usando las mejores técnicas, me dije, ¿qué más puede haber que yo aprenda?

Lo que me sorprendió fue el efecto que este nuevo entorno frenético y poco confiable tuvo en mí a nivel personal. Estaba llegando tarde. Olvidando hacer cosas. Trabajaba con organizaciones que no eran confiables. Confiando en personas que eran, aparentemente, incompetentes. Mirando cómo el grandioso entorno relajado que los turistas adoran tanto se convertía en un horrible ambiente perezoso en el que no podía terminar nada.

Al principio me reí y me negué a adoptar la práctica local de llamar antes para confirmar una junta. Después de unos cuantos percances, me di cuenta de su valor práctico para recordarle a la otra persona que tenían una junta. Esta táctica era para asegurar que uno no fuera la única persona en dicha junta. Nunca había tenido que hacer eso en ninguna parte de los Estados Unidos.

Un tanto humillado, no sabía qué hacer para enfrentar mis fracasos. Después de todo, yo solía ser el experto al frente del salón de clases y no un novato sin idea alguna. En alguna parte del mundo alguien ya debía haber resuelto este problema, pensé, así que abrí un nuevo browser después de cuidadosamente salvar el artículo, el cual estaba a la mitad.

Empleando Google, busqué términos como gestión de tiempo en países en desarrollo, gestión extrema del tiempo e incluso gestión de tiempo en zonas de guerra. ¿No habría alguien descubierto cómo ser productivo en un entorno impredecible?

Tal vez ahora, en 2014, tal libro ya existía. Pero en aquel tiempo – nada. Cero. Solo las mismas prescripciones viejas que yo les había dado a otros como instructor en los cursos de productividad:

Sigan al pie de la letra estas guías de productividad. Funcionan para mí, y funcionarán para ustedes.

Necesitan disciplina para emplear estos hábitos  - encuéntrenla de alguna forma.

No se pueden desviar de este método – si lo hacen, no tienen derecho a esperar lograr el éxito.

Hoy en día siento remordimiento. Mi propia madre había tomado mi programa de productividad años atrás y posteriormente admitió: No necesito esto. Es muy tarde para mí, hijo, yo ya me retiré.

Posteriormente, solía decir a la gente, ¡Cuando tu propia madre te dice que tu bebé es feo, probablemente es tiempo de poner atención! En ese momento, sin embargo, yo había cambiado el tema, porque todo lo que sabía decir para contestar su objeción sonaba estúpido. Tal vez es por eso que ya no soy parte de estos programas, dije en voz baja.

Tras cerrar el browser, regresé a escribir mi artículo sobre burócratas malgastando el tiempo, pero ahora, mi coraje se había disipado. Ellos no serían despedidos, así que ¿por qué escribir sobre ellos?

Me recargué en mi silla, mirando al techo.

Dos cosas daban vuelta de nuevo en mi cabeza. Y luego, una tercera.

Primero, vi una rúbrica. Yo había empleado una durante un corto periodo en un despacho. El Estado de California había hecho un contrato con una compañía en Florida para evaluar sus exámenes de noveno grado. Ubicado a unas cuantas millas de donde yo vivía en Miramar, pensé que no tenía nada que perder, así que apliqué y fui aceptado, probablemente porque tenía un grado de maestría.

Resultó ser más que esclavizante, sentado en una oficina con aire acondicionado con cientos de evaluadores, trabajando en una computadora, calificando los exámenes de inglés de estudiantes de catorce años. Cuatro horas en la mañana, almuerzo, y cuatro horas más por la tarde.

Es lo que los consultores de administración hacen cuando hay poco trabajo, bromeé conmigo mismo.

Pero durante mi única hora de entrenamiento, escuché una palabra una y otra vez, la cual nunca había escuchado antes: rúbrica. O, tal vez ya la había visto antes y se me olvidó. Cuando llegué a casa, tenía que investigar.

Hoy en día, Wikipedia define una rúbrica de puntuación como un estándar de rendimiento. Mi equipo de evaluadores usó una escala predeterminada que fue desarrollada por expertos para determinar el nivel de habilidad que un estudiante demostraba en un examen estándar escrito a mano. Nuestros gerentes insistían en una simple frase: ¡Solo sigan la rúbrica! Me di cuenta de que hablaban en serio. Aparentemente, el software que usábamos registraba nuestro uso de la rúbrica, y aquellos que no lo hacían pronto fueron despedidos.

Segundo, recuerdo un curso al que un amigo me había invitado a dar ese año. Empleó algo parecido a una rúbrica, llamada matriz de competencias. Éstas, las cuales él compiló para su entrenamiento, se veían como escaleras que iban de bajos a altos niveles de rendimiento.

Tercero, me di cuenta de que la gran mayoría de los jamaiquinos nunca habían participado en una clase de gestión de tiempo de ninguna forma. No es que este sea un caso especial – es verdad para la mayoría de los adultos que trabajan por todo el mundo. Pero en Jamaica, esto generó una gran diferencia entre sus habilidades y las de los norteamericanos.

Mientras estos tres pensamientos revoloteaban en mi mente, me dije a mí mismo, necesito una escalera – una que toque el suelo. El suelo de verdad.

Sería una combinación de rúbrica y matriz de competencias, para habilidades de gestión de tiempo. En la parte baja estarían las habilidades débiles, y en la parte más alta, habilidades de clase mundial.

Me incliné hacia adelante, viendo a mi escalera imaginaria. Pude ver a alguien moviéndose del nivel uno al siguiente, mirando el siguiente paso clara y directamente.

Yo sabía, gracias a mi entrenamiento de triatlón, que era esencial enfocarse en una habilidad a la vez. Terry Laughlin, el instructor de nado de Inmersión Total, dejó claro eso en sus libros y videos, los cuales yo adoraba.

Pero entonces me entró una duda: ¿Y esto cómo me ayuda a mí? Hice una pausa y me imaginé que yo podía encontrar espacio en esta escalera que necesitaba escalar –  una forma de ser mejor.

Con esa vaga respuesta en mente, cerré mi artículo sobre burocracia y comencé uno nuevo. Y surgió la primera escalera, sobre el tema de Captura, justo a la mitad de mi blog sobre mi regreso a Jamaica, el cual no era el lugar adecuado. (Captura, como los describí en ese entonces, es nuestra forma de escribir nuevas tareas.)

Comencé escribiendo los peores comportamientos y los mejores, al final y al principio, respectivamente. Después, llené los espacios, resultando en cuatro pasos en total. Conforme describía cada nivel, tenía que ser honesto: No soy tan bueno como pienso que soy. Pero eso no me detuvo. Estaba resuelto a alcanzar un nuevo nivel.

El diagrama siguiente es una recreación del original, el cual perdí hace mucho tiempo.

Figura I-1

Cuando completé el diagrama, me incliné hacia atrás. Esto se veía diferente. Nunca había visto una escalera de habilidades de productividad como esta. También pude ver que mis habilidades me ubicaban más o menos a la mitad — lejos de la parte más alta.

No era difícil entender el porqué: algunos de mis problemas de productividad en Jamaica se debían a que nunca me había molestado en perfeccionar la habilidad de Capturar al más alto nivel. Cuando no Capturaba de manera confiable, enseguida me exponía a sorpresas muy desagradables.

Afortunadamente, hubo gente con la que trabajé que había alcanzado el último peldaño, pero nunca había visto la necesidad de seguir su ejemplo. Hoy en día veo por qué necesitaba hacerlo.

Abrí un par de libros y sitios de internet de productividad, pensando que solo había logrado reinventar la rueda, pero simplemente comprobé mi primera impresión:  no había visto nada como esto. De hecho, todas las páginas que leí se enfocaban en definir un solo conjunto de comportamientos.

Por ejemplo, un autor había perfeccionado el arte de Capturar con una grabadora de voz digital en lugar de papel y lápiz, el cual reproducía cada noche antes de irse a dormir. Al igual que otros, parecía satisfecho al decirle a los lectores que solo había un escalón de prácticas: el que precisamente él estaba describiendo. Casi nunca mencionó la posibilidad de que existieran otros peldaños, o incluso mejores prácticas que podrían ser inventadas en el futuro para ir más allá de la escalera de Captura.

Finalmente, algo nuevo que puedo usar para mejorar, me dije a mí mismo. Solo porque no puedo encontrar fácilmente otras escaleras, eso no significa que no debería usar esta.

Era el principio.

Eventualmente, durante los siguientes meses, artículos sobre productividad comenzaron a predominar mi blog, y tuve que crear uno nuevo. Después de todo, razoné, solo estoy perdiendo el tiempo. Una vez que se me acaben las ideas, voy a dejar esto. O tal vez vengan otros y las usen. Tal vez unos cuantos meses, máximo, y todo habrá terminado. Estaba equivocado. Es el 2014 y todavía no he parado.

***

Tal vez tú eres como yo. Tal vez te das cuenta de que estás atorado, pero no sabes por qué. Yo no sabía cómo desatorarme, aunque los síntomas eran más que claros. En ese sentido, yo me encontraba en la misma situación que millones de profesionales que quiere mejorar su productividad basada en tiempo, pero no saben cómo hacerlo.

Tal vez te encuentres en una situación similar, enfrentando cambios complicados en tu vida que acarrean toda clase de nuevos compromisos. Tal vez no estás en Jamaica después de vivir en los Estados Unidos por más de dos décadas. Pero tal vez estés sufriendo algunos de los síntomas de los cambios en la vida – y demasiada información, correo electrónico agobiante, estrés debido al tiempo, un sentimiento de desequilibrio, o la sensación de siempre andar de prisa. Tal vez esto se manifiesta en fechas de entrega incumplidas y compromisos que fueron ignorados.

¿Por qué no hay soluciones simples a estos problemas?

En los siguientes capítulos te mostraré que las soluciones simples no se dan de manera fácil cuando se trata de problemas complejos.

Una bandita adhesiva no ayuda mucho en una cirugía a corazón abierto – y no es culpa de la bandita. Toma años de entrenamiento entender su estructura.

Al mismo tiempo, alguien mal informado tal vez vea un video en YouTube mostrando a un cirujano en acción y cuidadosamente observe que el número de incisiones hechas con el bisturí para hacer un trasplante de válvula básico es menor a 10. Ahora bien, debido a que se requieren más de 10 cortes al comer un bistec Poterhouse de 16 onzas, tal vez dicha persona podría concluir por error que la cirugía a corazón abierto, que requiere menos cortes, es más fácil.

Leonardo da Vinci una vez dijo, Simplicidad es la máxima sofisticación.

La cirugía de corazón es compleja, y se requieren años de entrenamiento para determinar el número de cortes necesarios para completar el procedimiento de manera efectiva. Esa es la razón por lo cual ni una bandita adhesiva ni tu habilidad para comer bistec te pueden ayudar a llevar a cabo dicha tarea.

En los siguientes capítulos te voy a mostrar otro sistema complejo: la combinación diaria de hábitos, prácticas y rituales que empleas para administrar tu tiempo. Pero no se trata solamente de mostrarte ideas interesantes. Algo que aprendí al leer el libro de mi entrenador de natación Terry Laughlin es que, mientras estás sentado leyendo estas páginas, no estás mejorando. Comenzarás a mejorar solamente cuando cierres este libro, te vayas a la alberca con un súper plan de mejora y te lances al agua a implementarlo.

Al final de este libro tú también tendrás en tu poder un súper plan leonardinesco para mejorar: simple, pero sofisticado. Como Justice Oliver Wendell Holmes, Jr. dijo, Yo no daría nada por la simplicidad de este lado de la complejidad, pero daría mi brazo derecho por la simplicidad del otro lado de la complejidad.

En la parte uno encontrarás los antecedentes que necesitas para emprender esta jornada de manera segura. La investigación que voy a compartir tal vez confirme algunas de tus sospechas – y aprenderás que la gestión de tiempo no existe, porque el tiempo no puede ser administrado. En lugar de eso, aprenderás que todos estos años has estado administrando algo que se llama demanda de tiempo, es decir, un compromiso interno e individual para completar una acción en el futuro.

También descubrirás un hecho asombroso: empezaste a crear demandas de tiempo desde la adolescencia, justo después de que descubriste el concepto del tiempo (alrededor de siete, ocho y nueve años de edad). Al hacer eso, diste inicio a un periodo increíble de desarrollo que cambió el curso de tu vida. Durante los siguientes años, también empezaste a crear métodos personales para administrar las demandas de tiempo, estableciendo el fundamento para cada éxito que has experimentado como adulto. Voy a compartir contigo estudios que revelan el hecho de que no podemos escapar a la necesidad humana de crear demandas de tiempo y mantenerlas vivas: las necesitamos para lograr nuestros objetivos, aspiraciones y sueños.

Además, el descubrir las demandas de tiempo te ayudará a entender por qué los expertos, académicos y entrenadores han generado tanta confusión, aun cuando logres escapar de las sugerencias contrarias que ellos han impartido a lo largo de los años.

Para respaldar este aprendizaje y ahondar en el conocimiento de diferentes disciplinas, te voy a referir a mis Notas de Laboratorio, las cuales están incluidas al final de este libro. Ahí podrás indagar en la lógica que utilicé para llegar a estas y otras conclusiones y sumergirte en la investigación académica que las respalda. En el caso de haber empleado intuición debido a la falta de evidencia sólida, te lo haré saber, para que veas de dónde vienen todas estas ideas antes de que las apliques. Hay quienes tal vez quieran visitar las fuentes más relevantes para este libro. La biblioteca de mi sitio de internet también incluye referencias a más de cien tratados adicionales. Lo puedes consultar en http://bit.ly/WLy6EY.

En la parte dos te guiaré por un ciclo de mejora en el cual puedes empezar a hacer cambios en tiempo real. Vamos a aprovechar tu poder de innovación en el área de productividad basada en tiempo, la cual tal vez hayas dejado de lado en los últimos años. Reduciendo el ritmo del proceso rápido pero olvidado que empleaste como adolescente, harás una evaluación profunda de tus métodos actuales. Para llevar a cabo esta evaluación, te voy a explicar qué son los comportamientos de clase mundial por medio de siete habilidades principales: Capturar, Vaciar, Eliminar, Actuar Ahora, Almacenar, Calendarizar y Listar.

Esto no es solamente un ejercicio intelectual – aquí vas a definir nuevos objetivos y planes. Al final de la séptima evaluación te voy a mostrar cómo amalgamar esos planes en un solo Plan Maestro que sea factible y atractivo, aunque ello dure varios meses o años.

Mientras que tu plan al final será simple, estará basado en un entendimiento sofisticado de cómo los seres humanos administran las demandas de tiempo, y más importante aún, los resultados de tu evaluación. Tu nuevo conocimiento será la guía principal: prepárate para descubrir la complejidad de lo que haces todos los días y, tal vez, el grado en que tus habilidades se desarrollaron de manera desigual en el pasado. Vas a notar que esto es muy común: para la mayoría de nosotros, eso es el producto de una mentalidad adolescente trabajando aisladamente sin ninguna guía.

Una autoevaluación precisa te permitirá tomar algunos atajos importantes en tu jornada de mejora. Vas a empezar a ahorrar tiempo y energía cuando te enfoques en el grupo de actividades de mejora más importante, en lugar de tratar de hacer muchas cosas al mismo tiempo. La clave está en tu habilidad de definir un Plan Maestro que sea factible.

Para algunos, el día que completen ese plan será un buen momento para dejar este libro y tomar una pausa, ya que la parte tres considera temas avanzados que te ayudarán a implementarlo. En estos capítulos vas a profundizar en el estado de flujo y las razones por las cuales es importante estar consciente de este alto nivel de productividad. Después de eso, te ofrezco cuatro habilidades avanzadas: Interrumpir, Cambiar, Revisar y Advertir – que también puedes incluir en tu Plan Maestro. Estas también representan habilidades que desarrollaste en tus años adolescentes.

Los últimos tres capítulos están diseñados para prepararte para los retos del mundo real. Como profesionales, somos bombardeados con nuevas ideas de productividad, ya que no podemos encontrar los programas o las herramientas que realmente necesitamos y enfrentamos obstáculos para ser efectivos en el trabajo. Tú vas a aprender a enfrentar estos problemas.

Como lo mencioné en la sección de preguntas y repuestas frecuentes, durante toda nuestra jornada vamos a contar con mucha ayuda de investigadores en múltiples disciplinas. Como profesionales, es importante que trabajemos con hechos en lugar de anécdotas, equilibrando la ciencia con historias interesantes. Juntar descubrimientos de diferentes campos en un solo lugar es la única forma de obtener la perspicacia para crear un Plan Maestro poderoso que no ignore ninguna posible mejora.

Para crear este plan, completarás varios formatos: los más recientes están disponibles para descarga en el sitio de internet de mi libro - http://goo.gl/Ohe9ju. Los emplearás para realizar tu evaluación, y con ello crear un perfil de los métodos que usas actualmente.

A pesar de lo importante que son tu Plan Maestro y tu perfil actual, debes terminar este libro con mucho más que un plan en papel. Mi objetivo final es darte un nuevo inicio para desarrollar tus habilidades de productividad basada en tiempo. Con él podrás resolver problemas, aliviar síntomas no deseados, y lograr una paz mental inesperada. También puedes usarlo para un futuro que probablemente te exigirá más que nunca debido a la nueva tecnología 24-horas-al-día que no puede ser apagada nunca.

Deseo para ti un nuevo inicio: soluciones a problemas difíciles que te ayuden a revivir tus esfuerzos de mejora con un nuevo grupo de ideas y energía renovadas. Más que un simple método: una nueva mentalidad.

Es exactamente lo que yo quería luego de enfrentar problemas en el 2006: una forma de comenzar otra vez.

Francis Wade

2Time Labs

Kingston, Jamaica.

2017

Parte Uno

Entendiendo los conceptos

La productividad del trabajador del conocimiento es el mayor reto de administración del siglo 21.

Peter Drucker

Capítulo 1. El panorama completo

(En el que aprendes acerca de las poderosas fuerzas en el mundo que te empujan a mejorar tu productividad basada en tiempo... ¡y por qué no puedes escapar de ellas!)

Chicago, Illinois, Estados Unidos. 2008.

Fue la primera instancia de nuevo comportamiento.

Me paré en medio del grupo, mirando. Mis seis alumnos de McKinsey tenían dificultades. Era una experiencia inisual para ellos, ya que estas habilidades no son fáciles a pesar de su gran reputación. Se miraban perplejos, una señal de que nuestra sesión sobre cómo ser un gran entrenador iba bien. Pero ahí estaba Brad otra vez, mirando su Blackberry.

El cuarto se sentía caliente, la única defensa ante una mañana invernal. Esta vez, percibí un poco