TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA

Por Ma. Dolores Pérez Rodríguez

El objetivo de esta obra es familiarizarse con el concepto de empresa, sus factores, elementos, funciones y objetivos. Estudiar el concepto de comunicación así como conocer qué elementos la componen y cómo influyen en el proceso de comunicación. Conocer los documentos relacionados con la tesorería y con la administración. Identificar los libros de

• Idioma: Español
• Editorial: ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)
• Fecha de lanzamiento: 24 may 2019
• ISBN: 9788490216484

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Portada

ÍNDICE

Créditos

Prólogo

UNIDAD 1: TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1

Tema 1.1: La Empresa, los Flujos de Información y la Actividad

01. La Empresa

02. Los Flujos de Información

03. Tipos de Empresa

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.2: La Comunicación y la Empresa

01. La Comunicación

02. El Proceso de Comunicación y los Elementos Que Intervienen

03. Importancia de la Calidad de las Comunicaciones

04. La Comunicación Verbal

05. La Comunicación No Verbal

06. La Comunicación en la Empresa

07. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.3: La Comunicación Oral y Escrita en la Empresa

01. La Comunicación Oral

02. Normas de Comunicación Oral Más Habituales en la Empresa

03. La Comunicación Telefónica

04. Consejos Prácticos para el Correcto Uso del Teléfono

05. La Comunicación Escrita

06. Otras Formas de Comunicación: Redes Sociales

07. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.4: Estructura y Organización Interna de la Empresa

01. Estructura y Organización Interna I

02. Estructura y Organización Interna Ii

03. Estructura y Organización Interna Iii

04. Circuitos Documentales

05. Adaptabilidad de las Estructuras Organizativas

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.5: Los Impresos y Documentos

01. Los Impresos y Documentos

02. Contenido de los Impresos

03. Clases de Impresos y Documentos

04. Normalización de Impresos y Documentos

05. Acceso Electrónico y Digitalización de Documentos

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.6: Documentos Relacionados con la Compra-Venta

01. El Pedido

02. Recepción de Mercancías

03. Facturación

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.7: Las Operaciones Comerciales y Otras

01. Las Operaciones Comerciales y Otras

02. Cheques

03. El Pagaré

04. La Letra de Cambio I

05. La Letra de Cambio Ii

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.8: Organización del Trabajo Contable. Los Libros de Contabilidad

01. Libros Contables Obligatorios y Auxiliares

02. El Libro Auxiliar de Caja

03. El Libro Auxiliar de Bancos

04. Los Libros Auxiliares de Clientes y de Proveedores

05. Otros Libros Auxiliares

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.9: Contabilidad y Nociones del Patrimonio Empresarial

01. Concepto de Contabilidad

02. Clases de Contabilidad

03. Diferencias entre Contabilidad General y Contabilidad Analítica

04. Obligatoriedad de la Contabilidad

05. El Esquema Representativo del Patrimonio

06. El Inventario

07. Los Elementos Patrimoniales

08. Idea de las Masas Patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto

09. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.10: Principios Básicos de Contabilidad

01. Balances: Tipos

02. Significado Financiero del Activo y del Pasivo

03. Situaciones Patrimoniales

04. Las Cuentas. la Teoría del Cargo y del Abono

05. Métodos de Contabilidad: Partida Doble

06. Los Hechos Contables y sus Clases

07. Los Libros de Contabilidad

08. Ejemplo Resuelto

09. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.11: El Plan General de Contabilidad

01. Marco Conceptual I

02. Marco Conceptual Ii

03. Normas de Registro y Valoración

04. Cuentas Anuales

05. Cuadro de Cuentas

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.12: Definiciones y Relaciones Contables: Compras y Ventas

01. Grupo 6. Compras y Gastos

02. Grupo 7. Ventas e Ingresos

03. Documentos Asociados a Operaciones de Compra y Venta

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.13: El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

01. El Impuesto sobre el Valor Añadido (Iva)

02. La Contabilización del Iva

03. Resumen del Iva del Ejercicio Económico

04. El Recargo de Equivalencia (Re)

05. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.14: Demás Gastos e Ingresos del Ejercicio

01. Gastos e Ingresos de Explotación

02. Gastos e Ingresos Financieros

03. Subvenciones, Donaciones y Legados

04. Gastos e Ingresos Excepcionales

05. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 1.15: Gastos de Personal

01. Gastos de Personal

02. Sueldos y Salarios

03. Seguridad Social a Cargo de la Empresa

04. Sueldos Anticipados y Remuneraciones Pendientes de Pago

05. Contabilización de Una Nómina

06. Lo Que Hemos Aprendido

UNIDAD 2: TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 2

Tema 2.1: El Sistema Fiscal

01. Ordenamiento Tributario

02. Clases de Tributos

03. Conceptos Impositivos

04. Impuestos Directos e Indirectos

05. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.2: Impuestos que Gravan la Actividad

01. Impuesto de Actividades Económicas

02. Impuesto sobre el Valor Añadido I

03. Impuesto sobre el Valor Añadido Ii

04. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas I

05. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Ii

06. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Iii

07. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Iv

08. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas V

09. Impuesto sobre Sociedades

10. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.3: Formalización del Contrato de Trabajo

01. Concepto

02. Forma

03. Duración y Período de Prueba

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.4: El Contrato Indefinido

01. Introducción

02. Contratos Indefinidos

03. Transformación de Contratos Temporales en Indefinidos

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.5: Modalidades de Contratación Laboral

01. Contratos de Duración Determinada

02. Contrato de Trabajo para la Formación y el Aprendizaje

03. Contrato en Prácticas

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.6: El Salario y sus Complementos

01. Salario. Salario Mínimo Interprofesional

02. Requisitos Formales

03. Modelo Oficial de Nómina o Recibo de Salarios

04. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.7: Complementos Salariales

01. Complementos Salariales

02. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.8: Gratificaciones Extraordinarias

01. Gratificaciones Extraordinarias

02. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.9: Incentivos

01. Incentivos

02. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.10: Devengos Extrasalariales

01. Devengos Extrasalariales

02. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.11: Cotización a la Seguridad Social

01. Cotización

02. Afiliación de los Trabajadores a la Seguridad Social

03. Altas de los Trabajadores a la Seguridad Social

04. Bajas y Modificaciones de los Trabajadores a la S.S.

05. Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo

06. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.12: Prestaciones de la Seguridad Social

01. Incapacidad Temporal

02. Riesgo durante el Embarazo

03. Riesgo durante la Lactancia Natural

04. Maternidad

05. Paternidad

06. Incapacidad Permanente

07. Lo Que Hemos Aprendido

Tema 2.13: El Archivo. Clasificación. Sistemas de Archivo

01. Concepto de Archivo

02. Finalidad e Importancia del Archivo

03. Fases de Elaboración de un Archivo

04. Organización y Clasificación de un Archivo de Oficina

05. Acceso al Archivo de Oficina

06. Normas de Conservación de Documentos

07. Reproducción Mecánica de Documentos

08. Destrucción de Documentos

09. Sistemas de Clasificación

10. Clasificación Nominativa

11. Clasificación Geográfica

12. Clasificación por Materias y Asuntos

13. Clasificación Numérica

14. Clasificación Cronológica y Mixta

15. Clasificación Decimal Universal

16. Ventajas e Inconvenientes de los Distintos Sistemas de Clasificación

17. Expedientes y Tipos de Carpetas

18. Mobiliarios y Ficheros

19. Archivo mediante Microfilme

20. Archivos Informáticos

21. Instalaciones y Medidas de Seguridad

22. Lo Que Hemos Aprendido

Glosario

Bibliografía

TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA

El contenido de este manual es propiedad de:

ICB. S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)

Avda. Ortega y Gasset, 198

P.I. Alameda 29006 – MALAGA

Tfno: 902 33 99 00

www.icbeditores.com

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CÓDIGO: TRMAIC002074

ISBN: 978-84-9021-422-0

ISBN EPUB: 978-84-9021-648-4

DEPÓSITO LEGAL:

No está permitida la reproducción total o parcial del presente manual bajo cualquiera de sus formas gráficas o audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.

Impreso en España - Printed en Spain

PRÓLOGO

La profunda experiencia de profesionales dedicados a la enseñanza ha hecho posible la elaboración de este manual. Se caracterizan por su hondo conocimiento sobre las necesidades del alumnado, por el uso de una innovadora metodología de aprendizaje así como por aplicar diferentes técnicas de motivación garantizando de este modo el éxito de la formación que imparten.

El propósito de este manual es el de ser una guía útil para el aprendizaje, siendo eminentemente práctica y didáctica.

La estructura del manual en módulos, temas y epígrafes facilita la comprensión de los contenidos, que pueden estar apoyados por ilustraciones, esquemas, resúmenes, bibliografía, glosario,…

Además, también puede incluir diferentes tests, cuestionarios de evaluación, actividades o casos prácticos con el objeto de que el alumno asimile los conceptos teórico-prácticos del curso.

Para lograr la calidad educativa se ha precisado del asesoramiento de pedagogos, profesionales de la enseñanza y expertos conocedores en cada una de las disciplinas, con el objeto de que el resultado final sea óptimo y el más apropiado a las necesidades educativas.

Desde la humildad del formador, queremos aportar a este apasionante mundo en el que vivimos, caracterizado por profundos cambios tecnológicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos, herramientas que faciliten la adaptación a un futuro condicionado por el cambio continuo.

Por último, agradecer la colaboración de todos los compañeros en este proyecto, sin la cual éste no habría sido una realidad.

UNIDAD 1.1

TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1

La Empresa, los Flujos de Información y la Actividad

La Empresa

Los Flujos de Información

Tipos de Empresa

LA EMPRESA

Si nos preguntasen: ¿sabes qué es una empresa? Contestaríamos que sí, pero ¿sabríamos explicarlo?

El concepto de empresa es un concepto muy amplio y diversificado, lo cual dificulta su definición. Pues bien, en este tema nos vamos a dedicar a su estudio.

CONCEPTO DE EMPRESA

Definimos la empresa de la siguiente forma: la empresa es la unidad económica de producción básica, es decir, combina distintos factores del entorno, tales como, tierra, trabajo y capital, en unas cantidades determinadas, para la producción, hacia el entorno, de bienes y servicios, con el ánimo de alcanzar unos objetivos definidos, bajo la dirección y supervisión del empresario.

El Sistema Empresa

De la anterior definición podemos decir que la empresa se dedica a producir todos aquellos bienes y servicios que necesitamos, desde la botella de leche que compramos diariamente hasta el corte de pelo que nos hacemos de vez en cuando.

Para todo ello, la empresa requiere de unas materias primas, por ejemplo, los minerales extraídos de las minas, un abogado para representar a un acusado y el dinero de un capitalista.

Todo ello dirigido por el empresario, el cual establece qué hay que hacer, cómo, cuándo, etc.

Con todo ello, nos damos cuenta que la empresa se relaciona continuamente con el entorno, puesto que éste le proporciona los factores productivos y le dice qué es lo que necesitan para que la empresa lo produzca.

FACTORES PRODUCTIVOS

Los factores productivos son: tierra, trabajo y capital, sirven para que la empresa pueda funcionar y conseguir sus objetivos.

Por lo tanto, para la obtención de bienes y servicios la empresa emplea los siguientes factores:

Tierra: utilizamos este término de forma general, incluyendo el conjunto de recursos naturales imprescindibles para la producción, sin los que la organización empresarial no podría trabajar. Por ejemplo: la tierra, la energía eléctrica y el agua.

Trabajo: formado por las personas que se encuentran dentro de la empresa aportando su esfuerzo y afán, tanto físico como intelectual, para la obtención de bienes y prestación de servicios. Las personas que forman parte de la empresa son los trabajadores y el empresario.

Capital: este factor está constituido por las inversiones que se introducen en la empresa, como son: el dinero físico, las acciones y los bonos, además por los edificios, las máquinas, las patentes, las marcas, etc., y todos aquellos bienes que se utilizan para producir otros bienes.

ELEMENTOS

Se consideran elementos de una empresa a todos aquellos que de manera directa o indirecta influyen en el funcionamiento de la misma, es decir, aquellos que van a utilizar los factores productivos.

Básicamente nos encontramos con los siguientes:

Empresario: órgano individual o colectivo que establece los objetivos empresariales y toma las decisiones oportunas para alcanzarlos. Hemos de diferenciar entre los accionistas, quienes arriesgan su dinero percibiendo a cambio unos beneficios, y los directivos, quienes administran la empresa.

Trabajadores: es el conjunto de personas que aportan a la empresa su esfuerzo físico o intelectual para la consecución de los objetivos empresariales, a cambio de una retribución salarial.

Tecnología: es el conjunto de procesos productivos y técnicas para la obtención de bienes y servicios, por ejemplo, los ordenadores, las máquinas, etc.

Proveedores: son personas o empresas que proporcionan bienes o servicios que son imprescindibles para la actividad empresarial, por ejemplo: materias primas, etc.

Clientes: son personas o empresas que compran los bienes producidos o los servicios prestados por la empresa.

Competencia: conjunto de empresas que producen o prestan los mismos bienes o servicios y con las cuales se ha de luchar constantemente para atraer y retener a los clientes.

Organismos públicos: son el Estado Central, los Organismos Autonómicos y los Ayuntamientos, los cuales condicionan la actividad de la empresa a través de normas fiscales, laborales, etc.

Elementos de la Empresa

FUNCIONES

Para la obtención de los objetivos empresariales es muy importante que los factores y los elementos productivos estén interrelacionados y organizados, no vale que trabajen por sí solos han de formar un todo unitario y desarrollar una serie de funciones, y todo ello en permanente interrelación con el entorno.

Las funciones empresariales son seis: función de dirección y gestión, función productiva, función financiera, gestión de los recursos humanos, función comercial y función administrativa.

Vamos a comentarlas brevemente:

Funciones de la Empresa

FUNCIÓN DE DIRECCIÓN Y GESTIÓN

La función de dirección es muy importante, debido a que es un proceso que trata de lograr los objetivos que la organización se ha marcado.

Tareas de la Función de Dirección y Gestión

La función de dirección y gestión se divide en las tareas de planificación, organización, coordinación y control:

Planificación: es un proceso de toma de decisiones por anticipado, tanto de los objetivos empresariales como de las acciones a realizar para su consecución, de la empresa como de cada unidad de la misma.

Es decir, qué se desea conseguir, qué debe hacerse para lograrlo, cómo, dónde, quién y cuándo se hará.

Organización: comprende una serie de actividades a través de las cuales todos los elementos de la empresa se encuentran coordinados, mediante la división de funciones y del trabajo a través de una jerarquía de autoridad.

Coordinación: supone ajustar la acción de las personas, máquinas y todo el conjunto de la empresa, de forma que cada una contribuya en tiempo oportuno a un fin común.

Control: estudia si se han logrado o no los objetivos perseguidos.

Si no se han alcanzado los resultados establecidos por la planificación, realiza los cambios oportunos para que eso no ocurra de nuevo y poder conseguir así el objetivo deseado.

FUNCIÓN PRODUCTIVA

La función productiva o técnica es el conjunto de actividades que hemos de desarrollar para obtener bienes o prestaciones de servicios.

Imaginemos por ejemplo, una cadena de producción de coches, donde se llevan a cabo un montón de tareas hasta que se produce un coche completo.

La función productiva se desarrolla en tres etapas: preparación, ejecución y control.

Etapa de preparación: requiere organizar todos los materiales necesarios para hacer un coche desde las ruedas al motor.

Etapa de ejecución: supone hacer el coche.

Etapa de control: es comprobar que el coche funciona.

FUNCIÓN FINANCIERA

La función financiera se encarga de conseguir los recursos económicos y financieros necesarios para que la actividad empresarial pueda llevarse a cabo.

Es decir, consigue el dinero imprescindible para poder adquirir maquinaria, pagar los salarios, comprar materia prima, etc.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La gestión de los recursos humanos aporta las personas necesarias para la empresa e incide en sus conductas, orientándolas hacia la consecución de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, se encarga de seleccionar, contratar, formar, ascender y motivar al personal de la organización.

Por ejemplo, en la cadena de producción de coches hace falta una persona que les ponga las ruedas, el departamento de recursos humanos seleccionará a un trabajador, lo contratará, le explicará lo que tiene que hacer y le motivará a realizar su trabajo de la mejor forma posible.

FUNCIÓN COMERCIAL

La función comercial se divide en dos partes. Una parte, es la venta de productos o prestación de servicios, y otra parte, la compra de materiales necesarios para la producción del bien o prestación del servicio en cuestión.

Por ejemplo, se encargará de comprar los neumáticos al mejor precio y también de vender los coches al mayor número posible de compradores, a través de la publicidad y otros medios de marketing.

FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

La función administrativa controla toda la documentación que entra y sale de la empresa, desde las facturas de proveedores hasta la elaboración de las nóminas del personal.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Todo el mundo tiene sus propias metas u objetivos, por ejemplo para un estudiante universitario es licenciarse, para un desempleado conseguir un puesto de trabajo y para un niño de 5 años aprender a leer.

Entonces, ¿cuáles son los objetivos de una empresa?

Los objetivos los podemos clasificar en:

Objetivos de rentabilidad: que centran a la empresa en la consecución del máximo beneficio, a través del control de gastos e ingresos.

Objetivos de crecimiento: la empresa intentará extenderse en el mercado mediante nuevos productos, nuevos servicios y nuevos mercados.

Objetivos sociales: en el mundo actual las posibilidades de trabajo, consumo, realización personal e integración social de la mayoría de los individuos dependen de las empresas. Por ello, la empresa tiene una amplia responsabilidad respecto de la sociedad.

LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN

Llegados a este punto ya sabemos lo que es una empresa, los factores productivos, los elementos, funciones y objetivos, pero nos falta su arteria principal: la información.

La información fluye como la sangre por el cuerpo humano, sin ella no podría funcionar. Por lo tanto, si no sabemos lo que debemos fabricar o si no sabemos cómo hacerlo, no sirve de nada tener la última tecnología.

CONCEPTO

Cuando en un momento determinado de nuestras vidas tenemos que decidirnos por una opción, por ejemplo, realizar un curso de formación profesional ocupacional o buscar trabajo, ante esta situación lo que intentamos es reunir la máxima información posible, es decir, del curso nos informamos si es o no interesante y si me va a permitir luego conseguir un puesto de trabajo.

Con respecto a la búsqueda de empleo intentamos informarnos a través de los periódicos y amigos si hay o no oferta de empleo.

Una vez tengamos toda esa información nos decidiremos por una u otra opción, puesto que hemos reducido la incertidumbre inicial que teníamos.

Todo lo anteriormente expuesto lo podemos trasladar a la empresa, puesto que se han de tomar decisiones y recopilar información suficiente para ello. Por ejemplo, la empresa debe decidir si fabricar coches u ordenadores, si vender sus productos en Andalucía o en toda España, etc.

Por consiguiente, la información es necesaria para la toma de decisiones, así como para la comunicación entre los miembros de la organización y su entorno.

La empresa lo que hace es tomar una determinada información, es decir, captarla, procesarla y emitirla, así produce otra información de mayor valor para la toma de decisiones.

Por lo tanto, la información en la empresa permite el desarrollo de su actividad y facilita su supervivencia.

El Sistema de Información-Decisión-Acción

No debemos confundir la información con la comunicación, puesto que la comunicación nos permite la posibilidad de devolver o regular el mensaje recibido, mientras que la información tan sólo es un flujo dirigido de datos que pasa a través del canal de la comunicación.

Desde un punto de vista estático, la información es un conjunto de datos elaborados, de forma que tienen significado para alguien en un momento determinado.

Desde un punto de vista dinámico, es la transmisión de datos a través de un canal de comunicación a un usuario.

Y un dato es el elemento de conocimiento que carece de significado por sí mismo si está fuera de contexto, por ejemplo, árbol.

Los flujos de información son necesarios para que la empresa desempeñe su actividad, es decir, para que sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus decisiones y puedan comunicarse entre sí para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.

Un flujo de información, por ejemplo, sería la tarifa de precios de uno de mis proveedores de neumáticos, la cual pasa por el departamento comercial y el administrativo.

TIPOS DE FLUJO DE INFORMACIÓN

Los flujos de información hacen referencia a las direcciones y sentidos en que se transmite la información y se pueden clasificar de la forma siguiente (Bueno Campos, 1996):

POR SU DIRECCIÓN

Flujos descendentes: relaciones de autoridad entre jefes y subordinados.

Flujos ascendentes: relaciones de control de resultados entre subordinados y superiores.

Flujos horizontales: relaciones de coordinación o de desempeño de tareas en equipo entre miembros del mismo nivel jerárquico.

POR SU DEFINICIÓN

Flujos formales: relaciones definidas y comunicadas a los miembros.

Flujos informales: relaciones interpersonales de comunicación que se producen entre los miembros.

POR SU FUNCIÓN

Flujos de planificación: relaciones informativas entre los miembros para la elaboración de los planes, programas y presupuestos de la empresa.

Flujos de decisión: relaciones informativas orientadas a la elección económica para lograr los objetivos pretendidos por la empresa.

Flujos de control: relaciones informativas para seguir las acciones anteriores y poder tomar decisiones correctoras que permitan asegurar el logro de los objetivos.

ELEMENTOS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN

Los elementos que componen el flujo de información son:

Elementos humanos: captan, procesan, almacenan y proporcionan datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier nivel de la organización, por ejemplo, la recepcionista y un cliente de la empresa.

Elementos materiales: se utilizan para la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información, por ejemplo, fichas, documentos, archivos, ordenadores, teléfono, etc.

Procedimientos, métodos y técnicas: tratan los datos y obtienen las informaciones.

La información: conjunto de datos estructurados de acuerdo a los mensajes a comunicar.

TIPOS DE EMPRESA

Las empresas las podemos clasificar según al sector de actividad al que se dedica:

Sector primario: son las empresas que se dedican a la extracción de productos naturales o con alguna transformación, son de este tipo las explotaciones agrarias, ganaderas y forestales, la minería, la pesca, etc. A las empresas de este sector se las denomina extractivas.

Sector secundario: son las empresas que se dedican a la adquisición de bienes al sector primario, básicamente, para luego transformarlos en otros bienes, por ejemplo, una fábrica de embutidos o una fábrica de coches. A las empresas de este sector se las denomina industriales o productivas.

Sector terciario: incluye las empresas que adquieren productos del sector secundario y los venden a terceros, por ejemplo, un concesionario de coches. También aquellas que prestan servicios, por ejemplo, una academia o un hospital. A las empresas de este sector se las denomina comerciales y de servicios.

En los países desarrollados el sector más importante es el terciario, mientras que en los países menos desarrollados es el sector primario y a medida que sus economías mejoran, la importancia del sector terciario también.

Según el tamaño de la empresa:

Microempresa: son aquellas que cuentan con un máximo de hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual. No vende grandes volúmenes, ni necesitan un gran capital para funcionar, aunque no quiere decir que no sea importantes en el mercado, todo lo contrario, puede ser un primer paso para un gran proyecto

Pequeñas empresas: se define como aquella que ocupa a menos de 50 personas, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.

Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas más definidas, con responsabilidades y funciones bien delimitadas. Los procesos suelen estar automatizados.

Estos tres tipos de empresas forman las denominadas PYME (las microempresas y las pequeñas y medianas empresas), vitales para la promoción del empleo y la competitividad, siendo motores de la economía de un país.

Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son millonarias y sus trabajadores están sindicalizados. Además, estas empresas tienen posibilidades de acceder a préstamos y créditos con facilidad, incluso con entidades financieras internacionales.

En función de la forma jurídica, siendo las más comunes:

Empresario individual o autónomo: Persona física que realiza cualquier actividad empresarial por su cuenta y riesgo, no es exigible legalmente capital mínimo para iniciarla. La principal desventaja es que responde con su patrimonio personal, presente o futuro, de las deudas generadas en su actividad frente a terceros.

Frente a este claro inconveniente, se ha creado otra figura denominada emprendedor de responsabilidad limitada: Nueva figura que responde limitadamente bajo determinadas condiciones.

Comunidad de Bienes: Contrato por el cual la propiedad de una cosa o de un derecho pertenece proindiviso a varias personas.

Sociedad Civil: Contrato por el que dos o más personas ponen en común capital, con el fin de desarrollar una actividad empresarial y repartir entre si las ganancias. Realizan la actividad por su cuenta y riesgo, tampoco es exigible legalmente capital mínimo.

Sociedad Mercantil: Se caracterizan por la delimitación de la responsabilidad de los socios frente a las deudas de la empresa. La legislación exige capital mínimo para su constitución, en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada sería de 3.000 € estando dividido en participaciones y en el caso de las anónimas sería de 60.000 €, hablamos ya de acciones.

Son menos comunes, pero igualmente sociedades mercantiles, las sociedades limitadas de formación sucesiva, sociedades limitadas de nueva empresa, sociedades laborales (tanto de responsabilidad limitada como anónima, donde los trabajadores tienen un protagonismo especial, que les viene dado por su participación en el capital), sociedades colectivas, comanditarias, de garantía recíproca, agrupaciones de interés económico o entidades de capital riesgo.

Por último nombrar a las Cooperativas igualmente sociedades mercantiles constituidas por personas que se asocian, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria, para realizar actividades empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas y sociales, con estructura y funcionamiento democrático. Son los Estatutos los que fijarán el capital social mínimo. Existen las de primer y segundo grado. Las más conocidas son las cooperativas agrarias.

La realidad del marco de actuación de las empresas hoy en día, es significativamente diferente de la tónica que hasta épocas muy recientes prevalecía en nuestro país. Más allá del tipo de empresa, o de su estructura, debemos pensar que todo tuvo un principio, y que detrás de la panadería, de un pequeño hostal o de un despacho de abogados, hay alguien que pensó que podía aportar algo más y decidió autoemplearse. Puede ser una forma de integrarse en el mercado laboral, aunque por supuesto no la única, para emprender hay que estar dispuesto a asumir riesgos. Todo comienza con una idea, sólo hay que confiar y destacar entre el montón. Estudios demuestran que a más formada que está la población más fácilmente florece el espíritu empresarial. Nuevas tecnologías que triunfan fuera de España, ventas de segunda mano, una pelota de golf ecológica o empresas on-line, sin sede física, sólo apoyadas en la red, son historias de éxito que a pesar de todo se propusieron ser mejores y diferentes y lo están consiguiendo.

Una oportunidad de negocio, inversión o incluso autoempleo, podría ser las más que conocidas Franquicias, es decir, cuando dos personas físicas o jurídicas se ponen de acuerdo de manera que el franquiciador aporta la idea del negocio (o el servicio, o la marca o los conocimientos) y el franquiciado crea la empresa siguiendo las indicaciones del franquiciador para explotar el negocio. A cambio de tal cesión el franquiciador recibe un canon. A pesar de tener bastantes ventajas, como por ejemplo posicionarnos desde un punto de vista estratégico en los mercados, hacernos más competitivos, o dar valor a la marca, también hay que sopesar los inconvenientes, pues el beneficio es compartido, falta de libertad para organizar o según que franquicia el precio bien de entrada o de los cánones son altos, hay que tener en cuenta que lo que realmente se firma es un contrato, su incumplimiento puede tener consecuencias.

LO QUE HEMOS APRENDIDO

La empresa es la unidad económica de producción, es decir, combina distintos factores del entorno, tales como tierra, trabajo y capital, en unas cantidades determinadas, para la producción, hacia el entorno, de bienes y servicios, con el ánimo de alcanzar unos objetivos definidos, bajo la dirección y supervisión del empresario.

Los factores productivos son la tierra, el trabajo y el capital, que sirven para que la empresa pueda funcionar y conseguir sus objetivos.

Los elementos de una empresa son aquellos que de forma directa o indirecta influyen en el funcionamiento de la misma.

Las funciones empresariales son seis: dirección y gestión, productiva, financiera, gestión de los recursos humanos, comercial y administración.

Los objetivos empresariales son: el máximo beneficio, el crecimiento y responsabilidad social.

Los flujos de información son necesarios para que la empresa desempeñe su actividad, es decir, para que sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus decisiones y puedan comunicarse entre sí para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.

La empresa se puede clasificar en función de su actividad, por lo tanto, nos encontramos con tres sectores: primario, secundario y terciario.

La empresa se puede clasificar en función de su actividad, por lo tanto, nos encontramos con tres sectores: primario, secundario y terciario, en función del tamaño: microempresas, pequeñas, medianas o grandes empresas y en función de su forma jurídica: empresario individual o autónomo, comunidad de bienes, sociedad civil o mercantil (anónima, limitada, laboral, colectivas, comanditarias, de garantía recíproca, agrupaciones de interés económico, entidades de capital riesgo o cooperativas).

Hablamos de Franquicia cuando dos personas físicas o jurídicas se ponen de acuerdo de manera que el franquiciador aporta la idea del negocio (o el servicio, o la marca o los conocimientos) y el franquiciado crea la empresa siguiendo las indicaciones del franquiciador para explotar el negocio. A cambio de tal cesión el franquiciador recibe un canon.

UNIDAD 1.2

TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1

La Comunicación y la Empresa

La Comunicación

El Proceso de Comunicación y los Elementos que Intervienen

Importancia de la Calidad de las Comunicaciones

La Comunicación Verbal

La Comunicación No Verbal

La Comunicación en la Empresa

LA COMUNICACIÓN

Podemos decir que en términos generales no hay expresión oral sin comunicación. Es obvia la voluntad de comunicar cuando narramos algo, expresamos nuestros sentimientos o queremos conseguir algo. Es lo que ocurre también en determinadas situaciones sociales: cócteles, reuniones con personas desconocidas, hablar ante un auditorio, un jefe, un subordinado o un cliente, tratar de convencer de las ventajas de una marca o simplemente cuando expresamos nuestra opinión.

Ahora bien, al inicio de cualquier comunicación hay dos factores fundamentales e imprescindibles: tener algo que comunicar y querer hacerlo.

Esto es algo que parece obvio, pero que no siempre se da. En muchas ocasiones el que habla ante un público olvida cuál es el mensaje que quiere transmitir o lo que quiere conseguir de sus oyentes. Otras veces el olvido ha sido previo y no ha estructurado la exposición de forma que quede resaltado el objeto de su comunicación.

En otros casos falla la voluntad de comunicar. El ponente no hace el esfuerzo necesario para captar la atención de sus oyentes o ni tan siquiera para acercarse a ellos. Olvida que tiene delante a personas que quiere convencer o de las que quiere obtener algo.

En la expresión escrita parece que en general tenemos más en cuenta estos elementos de la comunicación, el contenido de nuestro mensaje y la forma de hacerlo. Sin embargo, los resultados no son deseados, de ahí la necesidad de desarrollar también habilidades de comunicación escrita.

Por tanto, esa necesidad de comunicarse con los demás, ha llevado al hombre a desarrollar unos sistemas de comunicación cada vez más perfectos.

En el Diccionario de la Lengua de la Real Academia Española, la Comunicación se define, en un sentido general, como transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

Así, entendemos por comunicación el conjunto de instrumentos, medios o recursos que nos permiten transmitir sensaciones, ideas, pensamientos, imágenes, a los demás.

El medio más usado es la palabra, tanto hablada como escrita, siguiendo un proceso que va desde que se gesticula o escribe, hasta que llega a la compresión del receptor.

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN Y LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

EMISOR, persona que emite el mensaje o información y que será quien tome la iniciativa de comunicar.

RECEPTOR, persona que recibe el mensaje.

MENSAJE, es el conjunto de ideas, sentimientos o sensaciones que el emisor envía al receptor.

CODIGO, conjunto de normas y símbolos que sirven para transmitir el mensaje, debe ser común al receptor y emisor para que éste pueda interpretarlo.

La codificación es el proceso que permite transformar las ideas en símbolos, imágenes, sonidos, etc., mientras que el proceso de descodificación permite al receptor darle significado a esos símbolos recibidos del emisor.

CANAL, medio a través del cual se emite el mensaje.

RETROALIMENTACIÓN, es una reversión del proceso de comunicación, que expresa la reacción que ha tenido el receptor sobre la comunicación.

La retroalimentación es opcional, es decir, puede o no producirse, aunque cuanto mayor sea la retroalimentación, más eficaz será la comunicación.

Proceso de Comunicación

Toda comunicación supone, por tanto, un intercambio de señales entre un emisor y un receptor, así como la existencia de un sistema de codificación y descodificación que permita expresar e interpretar los mensajes.

Todo ello estará situado en un contexto o situación particular, donde a veces pueden existir interferencias o filtros que no permitan una perfecta comunicación, originados por experiencias útiles o niveles culturales distintos de emisor y receptor.

CARACTERÍSTICAS DE ALGUNOS ELEMENTOS DEL PROCESO

CARACTERÍSTICAS DEL EMISOR Y RECEPTOR

Los elementos receptor y emisor son imprescindibles en toda transmisión informativa y poseen unas características particulares:

Una persona puede ser, en general, unas veces emisor y otras veces receptor, e incluso las dos cosas a la vez. En una conversación con un amigo/a, unas veces tú hablas y otras veces te limitas a escucharle a él / ella.

El emisor y el receptor pueden estar separados en el tiempo, en el espacio o en ambas cosas a la vez sin que por ello deje de producirse la comunicación. Así, tú puedes leer libros de autores que ya no viven y ver en televisión imágenes que se producen en otros países.

Puede haber un receptor y varios emisores, también un emisor que se dirige a varios receptores, e incluso varios emisores y varios receptores en un proceso de comunicación determinado. De lo primero