Gestión de la documentación de constitución y de contratación de la empresa. ADGG0308

Por Ahmed Mohamed Salah

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición de certificados de profesionalidad. Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 5 nov 2018
• ISBN: 9788491983842

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Bibliografía

Capítulo 1

Documentación legal de la constitución y funcionamiento ordinario de la empresa

1. Introducción

La empresa representa un pilar fundamental en la sociedad actual, tanto para el desarrollo económico como social, ya que no solo genera bienes y servicios, sino que también actúa como catalizadora de uno de los componentes más dinamizadores de cualquier economía, el empleo.

A través de la unión de una serie de factores, ya sean tecnológicos, humanos, financieros, etc., la empresa se marca como fin último normalmente el ser económicamente rentable.

La empresa ha tenido un proceso de cambio a lo largo de su historia, ha ido evolucionando desde su aspecto más artesanal hasta la gran empresa comercial totalmente industrializada que se conoce hoy en día.

Estos negocios empresariales se materializan a través de una serie de formas de organización, que difieren en aspectos tales como la responsabilidad que asumen sus representantes o la fiscalidad a la que están sujetas (entre otros), para llevar a cabo sus actividades en el mercado.

En lo que se refiere a la constitución de las organizaciones, estas requieren de unos trámites y una documentación preestablecida, dependiendo de la forma jurídica a constituir.

Las empresas se dividen, desde una primera óptica, en entidades sin ánimo de lucro (fundaciones y asociaciones) y empresas con ánimo de lucro. Estas últimas son las que tendrán cabida en un posterior análisis (empresario individual, comunidad de bienes, sociedades comanditarias, colectivas, cooperativas, limitadas, etc.), que va desde la elaboración y estudio de los documentos de constitución hasta sus obligaciones contables y fiscales; sin olvidar la relación que surge con las correspondientes Administraciones Públicas.

2. La empresa como ente jurídico y económico

La empresa puede considerarse como la amplitud formal de cualquier iniciativa comercial o industrial, adoptando la apariencia de una organización, que junto con unos requisitos jurídicos que debe cumplir le permiten materializar sus objetivos.

A partir de la Revolución Industrial, la empresa va adoptando un nuevo concepto como consecuencia de los numerosos inventos del momento y al continuo avance empresarial en lo que a técnicas industriales se refiere. A partir de entonces nacen muchas empresas con lo que ello implica, producción en cadena (con excedentes) y mayores índices de ocupación obrera.

En el siglo XIX se consolida la empresa, convirtiéndose en el embrión de las futuras organizaciones empresariales y con ella su especialización.

Ya en el siglo XX, el avance económico continúa firme, siendo en este periodo donde la economía mundial se divide en dos grandes bloques, claramente diferenciados:

El capitalismo: la empresa se rige por las leyes que gobiernan el mercado (oferta, demanda, etc.). Se consolida la forma jurídica sociedad anónima.

El comunismo: a través de una economía planificada. La empresa se rige por normas dictadas por el país. Este movimiento surge con la Revolución Rusa.

En la actualidad, la empresa, desde el punto de vista de la economía libre, se estudia desde diferentes aspectos, de los que se pueden destacar dos:

El aspecto jurídico: la empresa está formada por un patrimonio vinculado a un objetivo empresarial y con su actividad origina vínculos contractuales con terceros (administradores, entidades financieras, Hacienda Pública, Seguridad Social, accionistas, etc.). La empresa ha de adaptarse a un marco de derecho que rige su creación y funcionamiento.

El aspecto económico: la empresa, a través de la conjunción de factores productivos, junto con las oportunas técnicas de gestión y dirección empresarial, produce riqueza, y como consecuencia de ello se contribuye al crecimiento de la economía del país. De esta manera, la empresa se convierte en uno de los componentes más importantes tanto a nivel microeconómico como macroeconómico.

La empresa une el aspecto jurídico y el económico.

Así, se puede definir la empresa como la organización constituida por un patrimonio que posee objetivos empresariales, y que a través de la combinación de ciertos recursos (materiales, tecnológicos, humanos, etc.) consigue materializarlos, vinculando a los diferentes agentes sociales a través de sus respectivos contratos y contribuyendo al desarrollo de la economía.

De esta definición se pueden identificar los siguientes elementos:

El factor humano: compuesto por cualquier persona que contribuya con la empresa a la consecución de sus objetivos empresariales. Se identifican a trabajadores, administradores, propietarios, accionistas, etc.

El patrimonio: formado por el capital de la empresa.

La propia empresa: que se configura como ente, encargada de organizar los diferentes recursos para conseguir los objetivos empresariales marcados, sin olvidar la correspondiente responsabilidad que queda en manos de la dirección de la empresa.

El entorno: lo forman todas las personas e instituciones o administraciones públicas de las que se sirve la propia empresa para la consecución de sus objetivos empresariales.

Actividades

1. Señalar cuáles son los factores de producción de una empresa.

Recuerde

El capitalismo es un sistema económico que se basa en la propiedad privada de los medios de producción y, sobre todo, en la existencia de un mercado de libre competencia en el que se comercializan bienes, servicios, productos y trabajos.

3. El Plan de Empresa

La creación de una empresa es uno de los mayores retos que alguien se pueda plantear, pues presenta numerosas dificultades que de ninguna manera son insalvables. Para superar dichos obstáculos es conveniente trazar una hoja de ruta en la que se presente la concreción de la idea de negocio, así como la visión de la estructura empresarial, negocio y mercado. Esta hoja de ruta es conocida comúnmente como Plan de Empresa (a partir de ahora PE).

Es importante destacar que la idea es un elemento primordial en el desarrollo de un PE. Junto a la idea aparecen dos elementos no menos importantes a la hora de embarcarse en un proyecto empresarial: el emprendedor y el mercado.

El PE, también conocido como Plan de Negocio o Business Plan, va orientado al personal propietario de la empresa y, sobre todo, a instituciones a las que se dirige el emprendedor en busca de ayuda, normalmente económica.

El PE comienza con el briefing o carta de presentación, en el que se describe toda la información esencial sobre los diversos subplanes que se desarrollan en el PE. Puede decirse que es una especie de resumen.

El PE suele elaborarse hasta un horizonte temporal de cinco años, en los que se determina, precisa, especifica y examina con integridad, rigurosidad y énfasis comercial la oportunidad de negocio objeto del PE.

Los componentes objeto a estudio del PE son:

La idea u oportunidad de negocio.

El producto o servicio.

El análisis DAFO.

El marketing.

La infraestructura necesaria.

Plan de acción o estrategia.

Estudio económico-financiero.

Análisis de viabilidad y rentabilidad.

Nota

El análisis DAFO consiste en identificar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que presenta una idea de negocio en relación con la situación de la empresa que se desea crear. Es uno de los componentes del Plan de Empresa.

Se puede afirmar que el PE tiene como misión dar a conocer el modelo de negocio que se va a llevar a cabo, controlar a través de un plan de seguimiento mediante previsiones debidamente justificadas y potenciar una idea de negocio en busca de patrocinadores de la aventura empresarial. Por tanto, un PE debe expresar esencialmente sus pilares de construcción con rigor y solidez:

Un PE de empresa debe contener como mínimo los siguientes apartados o subplanes:

Resumen ejecutivo o briefing.

Estudio o investigación de mercado.

Plan comercial o de marketing.

Plan de producción o prestación del servicio.

Plan de recursos humanos.

Plan económico financiero.

Plan jurídico.

Nota

El marketing es el sistema de actividades mediante las cuales se identifican las necesidades o deseos de los consumidores o clientes para posteriormente satisfacerlos de la mejor manera posible.

No hay que olvidar que toda la información que se recoja ha de estar totalmente actualizada. Por otro lado, cabe mencionar que las tendencias actuales de generación de modelos de negocio pasan por la denominada técnica del lienzo o modelo Canvas (de Alex Osterwalder & Yves Pigneur), que optimiza la creación y adquisición de valor de la empresa en cuestión.

Esta técnica se basa en un lienzo de nueve bloques como los que se muestran en la imagen:

Esta técnica del lienzo ha sido utilizada por empresas como Google, Apple, Nintendo, Sony, Lego, etc.

Actividades

2. Investigar sobre un modelo de negocio denominado freemium.

3. Localizar en Internet empresas que usen el modelo del lienzo (Canvas).

Aplicación práctica

Hace unos ocho meses creó una empresa junto a otros dos amigos. El negocio es el de un servicio de grúa 24 horas. Hasta el primer semestre todo funcionaba muy bien; los ingresos superaron con expectativas a las previsiones. Sin embargo, en los dos últimos meses el negocio ha sufrido un pequeño colapso. Todo ello comenzó a la semana siguiente, cuando un cliente insatisfecho acudió a la oficina por la pérdida de su teléfono móvil en su coche argumentando que el servicio de grúa era el responsable.

Desde entonces las llamadas a la empresa han disminuido drásticamente y las facturas se pagan muy justas. Incluso se piensa en pedir un crédito al banco para salir del paso. Cuando la situación es insostenible se realiza una reunión para dar con una posible solución.

Como se desarrollaría la reunión. Hable de las posibles soluciones al problema de la empresa.

SOLUCIÓN

En la reunión se decide replantear uno de los subplanes del Plan de Empresa, y más concretamente el plan de marketing, con las siguientes medidas:

Asignar una nueva partida presupuestaria al plan de marketing. Ver cuánto se puede gastar.

Establecer nuevos objetivos publicitarios.

Escoger nuevos medios (cuña de radio y prensa escrita).

Redefinir el nuevo mensaje de publicidad con esperanza de que tenga más gancho.

Contactar con talleres de mecánica y firmar contrato de comisión.

Contactar con más aseguradoras y ver nuevos precios.

Posibilidad de contratar los servicios de una agencia de publicidad (ver presupuestos).

Medir los resultados con la nueva publicidad.

4. Tipos de empresas según su forma jurídica: características. Trámites de constitución. Documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento. Fiscalidad. Ventajas e inconvenientes. Legislación aplicable

A la hora de embarcarse en un proyecto empresarial, la elección de la forma jurídica puede llegar a ser el aspecto menos determinante en cuanto al éxito o fracaso del negocio. Así, toda empresa puede abocar en el fracaso o abandono por otras causas como: una incorrecta política de ventas, una desastrosa estrategia de marketing, un error en la planificación financiera, etc. No por ello se ha de restar la importancia que tiene la elección de la forma jurídica, pues no son pocos los papeles que suele conllevar la constitución de una empresa.

Este papeleo que suele dar quebraderos de cabeza normalmente se subcontrata, acudiendo a profesionales (gestorías y asesorías), que son expertos en la materia de la burocracia.

Ante la elección de una forma jurídica u otra se puede decir de antemano que no hay ninguna mejor que otra. Cada una tiene sus peculiaridades, adaptándose así a las circunstancias que cada empresario pueda o vaya a cumplir. Por ello, es conveniente tener las siguientes circunstancias muy claras antes de decantarse por alguna de las formas jurídicas posibles:

Tipo de actividad.

Número de socios y responsabilidad.

Tributación.

Capital de inicio.

Costes de gestión.

Regímenes de la Seguridad Social.

Subvenciones.

Las decisiones que toma la dirección de la empresa pueden llevar al éxito o al fracaso en la aventura empresarial.

Antes de empezar el análisis de cada una de las formas jurídicas, se ha de especificar que se centrará en empresas con ánimo de lucro, de las que se pueden diferenciar dos grandes bloques:

Las empresas personalistas: se realiza el ejercicio de la actividad empresarial por cuenta y en nombre propio, es decir, las facturas llevarán los datos personales del emprendedor. En este tipo de empresas personalistas se confunde el patrimonio empresarial con el personal. Responden de las deudas de forma ilimitada. Suelen tener unos trámites de constitución más sencillos y tributan por el IRPF. Las empresas personalistas más utilizadas son: el empresario individual y la sociedad civil sin objetivo mercantil.

Las empresas no personalistas: se realiza el ejercicio de la actividad empresarial a través de una persona jurídica. Se produce una clara diferenciación entre patrimonio empresarial y el personal. Los socios responden de las deudas de forma limitada. Tienen unos trámites de constitución algo más complejos y tributan por el impuesto de sociedades.

Las sociedades más conocidas son las siguientes:

Sociedad limitada.

Sociedad anónima.

Sociedades laborales.

Cooperativas.

4.1. Empresario individual

Es conocido popularmente como trabajador autónomo, siendo la persona física que realiza en nombre propio una actividad económica. La actividad empresarial toma los apellidos, nombre y N.I.F. de la persona física titular del negocio (también se pueden ligar a un nombre comercial).

Conviene aclarar que a los empresarios individuales se les suele llamar autónomos, sin embargo, son dos conceptos distintos. Así el Empresario individual, alude a la forma jurídica de una empresa que, como su nombre indica, es gestionada por una sola persona, con su propio NIF, y como tal el empresario tiene la obligación de darse de alta como autónomo; mientras que el Autónomo se refiere a un régimen de la seguridad social al que se suelen inscribir empresarios, sin importar la forma jurídica o aquellas personas, sean o no titulares de una empresa individual o familiar. La obligación de darse del alta en el Régimen especial de autónomos no surge solo por el hecho de ser empresario, sino por otros motivos, así por ejemplo han de darse de alta en el régimen de autónomos, entre otros:

Cónyuge y familiares de autónomos hasta el segundo grado de consanguinidad que colaboren en la actividad empresarial habitualmente.

Profesionales que ejerzan una actividad por cuenta propia, salvo alguna excepción.

Los socios industriales de sociedades regulares colectivas y de sociedades comanditarias.

Socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado que hayan optado por cotizar en el régimen especial de trabajadores autónomos.

Socios de comunidades de bienes.

Gerentes, consejeros o administradores de sociedades limitadas y anónimas.

Dicho esto, un empresario individual será muy probablemente un autónomo, pero un autónomo puede no ser un empresario individual.

Ejemplos clásicos de empresario individual

Nota

El empresario individual es la forma jurídica más común en España, supera los 3 millones de autónomos (datos de principios del año 2017, según Eurostat).

Para la creación de una empresa en la forma jurídica de empresario individual se necesitan como mínimo los siguientes trámites:

Entre las características más importantes de la forma jurídica del empresario individual se pueden destacar las siguientes:

El número mínimo de socios es de uno.

La responsabilidad en las deudas es ilimitada con todos sus bienes presentes y futuros, salvo la vivienda habitual en el caso de emprendedor de responsabilidad limitada (ERL).

No se exige un capital mínimo.

Los socios trabajadores, en cuanto a seguridad social, se acogen al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

No existe límite de trabajadores.

Nota

Con la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización se creó la figura del emprendedor de responsabilidad limitada, el cual tiene las mismas características que un empresario individual autónomo, pero con una ventaja muy importante, poder limitar su responsabilidad.

Esta forma jurídica no tiene una regulación legal específica, aunque como toda actividad mercantil está sujeta a las disposiciones generales del Código de Comercio, en materia mercantil (art. 1 y ss) y a lo establecido en el Código Civil, en materia de derechos y obligaciones, a la Ley 20/2007, de 11 de Julio, del Estatuto del Trabajador Autónomo y a la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo.

Entre otras particularidades, los beneficios del empresario individual tributan en IRPF y no por Impuesto de Sociedades. En determinados casos, se podrá tributar en estimación objetiva por módulos de IRPF o en régimen simplificado o en recargo de equivalencia de IVA.

Sabía que...

El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA, obligatorio para comerciantes minoristas que venden al cliente final, de manera que el comerciante paga a su proveedor un IVA más elevado de lo que es habitual, a cambio de no tener que presentar las liquidaciones de IVA a la Agencia Tributaria.

Otro aspecto interesante es que el empresario individual tiene menores obligaciones de tipo contable que las sociedades mercantiles; y, además, cuenta con la posibilidad de capitalizar la prestación por desempleo dedicando el 100 % de dicha capitalización a la inversión inicial en la empresa, y desde la entrada en vigor de la Ley 31/2015, de 9 de septiembre, por la que se modifica y actualiza la normativa en materia de autoempleo y se adoptan medidas de fomento y promoción del trabajo autónomo y de la Economía Social, independientemente de la edad, ya que anteriormente el límite al pago único era del 60 %, llegando a ser hasta del 80 % para jóvenes menores de 30 años en el caso de que fueran hombres y menores de 35 en el caso de que fueran mujeres, pudiendo alcanzar el 100 % en el caso de tener una discapacidad mínima del 33 %.

Esta capitalización del 100 % puede ser destinada a la inversión necesaria para desarrollar la actividad, a los gastos de constitución y puesta en funcionamiento, así como al pago de las tasas y tributos, pudiendo destinar hasta un 15 % de dicha cuantía al pago de servicios de asesoramiento, formación e información relacionados con la actividad a emprender.

También es posible solicitar y obtener exclusivamente el importe total de la prestación pendiente de percibir para subvencionar las cuotas de autónomos de la Seguridad Social.

Recuerde

La capitalización del desempleo de ha de solicitar siempre antes de iniciar la actividad.

Además la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo introduce como novedad que los autónomos podrán cambiar hasta cuatro veces en el año su base de cotización en función de sus intereses e ingresos, así como darse de alta y de baja en el RETA, para que solo paguen por los días que hayan trabajado.

Hay que señalar la posibilidad de poner en marcha empresas individuales mediante el sistema de tramitación telemática, estando regulada por el Real Decreto 368/2010, de 26 de marzo, por el cual se posibilita que el empresario individual utilice el procedimiento electrónico del sistema CIRCE para llevar a cabo los trámites de creación de su empresa, mediante la utilización del Documento Único Electrónico, más conocido como DUE.

El emprendedor persona física, independientemente de cuál sea su actividad, podrá limitar su responsabilidad por las deudas que traigan causa del ejercicio de dicha actividad empresarial o profesional mediante la asunción de la condición de «Emprendedor de Responsabilidad Limitada». Concretamente podrá beneficiarse de la limitación de responsabilidad de su vivienda habitual del deudor (no ha de superar los 300.000 € o los 450.000 € en poblaciones de más de un millón de habitantes). Para ello, el emprendedor deberá inscribir en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio la indicación del bien inmueble, propio o común, que se pretende no haya de quedar obligado por las actividades empresariales o profesionales (art. 7 y 8 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización).

El deudor, en caso de tener deudas, no podrá disfrutar de esta limitación de responsabilidad cuando hubiese actuado con fraude o negligencia grave en el cumplimiento de sus obligaciones con terceros, siempre que se acredite por sentencia firme o en concurso declarado culpable.

Esta condición de Emprendedor de Responsabilidad Limitada alcanzará su efecto cuando quede inscrita en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio. El Registrador Mercantil remitirá al Registrador de la Propiedad un certificado para que quede constancia la oponibilidad a terceros de la vivienda del emprendedor.

En cuanto a las cuentas anuales que ha de presentar el empresario individual que adopte la condición de emprendedor de responsabilidad limitada se ha de cumplir lo siguiente (art. 11 Ley 14/2013 de apoyo al emprendedor):

Formulará y someterá a auditoría las cuentas anuales correspondientes a su actividad empresarial o profesional de conformidad con lo previsto para las sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Deberá depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil en un plazo de menos de siete meses desde el cierre del ejercicio social.

Mediante la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, se conciertan una serie de medidas cuyo fin es mitigar las distintas cargas y gravámenes que tienen los empresarios autónomos y así poder favorecer las condiciones en el que este gremio realiza su actividad.

Entre las medidas aprobadas se distinguen sobre todo las relativas al alta y cotización en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), así como otras de interés fiscal y conciliación.

Respecto al alta y cotización en el RETA cabe señalar que:

Mejora en la Tarifa Plana para nuevos autónomos. Los nuevos autónomos que opten por cotizar por la bases mínimas podrán beneficiarse de la tarifa plana de 50 € mensuales durante los 12 primeros meses desde su alta o una bonificación del 80 %, si se elige una base superior a la base mínima, y durante los 12 meses siguientes se beneficiarán de reducciones en la cuota, las cuales se aplicarán de la siguiente forma: en los 6 primeros meses se aplicará una reducción del 50 % de la cuota, en los 3 meses siguientes una reducción del 30 % y por último una bonificación del 30 % de la cuota durante 3 meses más. Además, de lo mencionado los menores de 30 años y las mujeres de hasta 35 años tendrán una bonificación adicional del 30 % sobre la cuota de Contingencias Comunes durante otros 12 meses más.

Se amplía de 6 a 12 meses la aplicación de la tarifa plana de cotización de 50 € al mes, pudiéndola aplicar aquellos que durante 2 años no hayan cotizado en el RETA o 3 años en caso de haber disfrutado con anterioridad de la tarifa plana (anteriormente para ambos casos el periodo era de cinco años).

También podrán disfrutar de la tarifa plana durante 12 meses aquellas mujeres autónomas que, en el plazo de dos años, retornen al trabajo tras los supuestos de maternidad, adopción, guarda con fines de adopción, acogimiento y tutela, siempre que elijan cotizar por base mínima.

Ajuste de las cotizaciones a los días realmente trabajados en un mes.

Ahora se puede afiliar, darse de alta y baja hasta tres veces en el mismo año natural y en esos meses solo pagarán por días trabajados, sin tener que pagar el mes entero, como sucedía hasta ahora.

Posibilidad de cambiar la base de cotización a lo largo del año. Se podrá cambiar hasta cuatro veces al año su base de cotización (adecuándola a los ingresos obtenidos), con efectos los días: 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre y 1 de enero del año siguiente, siempre y cuando la solicitud se haya realizado en el trimestre anterior a cada fecha.

Se establecen bonificaciones por la contratación indefinida de familiares.

Se reduce a un 10 % el recargo por ingreso fuera de plazo de la deuda por cuotas de Seguridad Social durante el primer mes siguiente al debido, que era del 20 %.

Entre el resto de medidas cabe destacar:

La deducibilidad en el IRPF de los gastos de suministros de vivienda parcialmente afecta a la actividad económica, así como los gastos de manutención del empresario autónomo incurridos en el desarrollo de la actividad.

Se amplía la exención de la cuota de autónomos por contingencias comunes durante 12 meses por cuidado de menores a su cargo, de hasta 12 años.

Se reconoce para los autónomos como accidente de trabajo los sufridos in itinere.

Actividades

4. Señalar las diferencias entre autónomo y empresario individual.

5. Buscar en Internet la tabla de cotización del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) correspondiente al presente año, y señalar sus características.

6. Explicar brevemente las diferencias entre una sociedad civil y una mercantil.

4.2. Sociedad civil

La sociedad civil es la unión de dos o más personas mediante la celebración de un contrato que puede ser público o privado, por el cual se obligan a poner en común dinero, bienes o industria, con el objetivo de