Organización de Cursos Profesionales

Por Rafael Morales

En un mundo en constante transformación, los profesionales y empresas tienen que invertir una considerable cantidad de recursos, tiempo y dinero en formación continua, para poder seguir el ritmo de esos cambios. Organizar cursos para adultos, especialmente con el objetivo de poder aplicar los contenidos en el trabajo diario, es una tarea compleja y llena de obstáculos.
Rafael Morales, un escritor, formador y conferenciante con más de 25 años de experiencia, comparte contigo en esta obra las técnicas, trucos y recomendaciones que ha ido recopilando y aplicando en todo ese tiempo. Aplicando técnicas de gestión por procesos, dirección de proyectos y, a menudo, simple sentido común, te señala los problemas más habituales, algunas trampas ocultas y la forma de evitarlas.
Con un tono cercano y desenfadado, el libro nos presenta un amplio abanico de recursos que pueden ayudarte a convertir un simple cursillo en un éxito de formación. Tanto si debes organizar cursos para tu propia empresa, como si diriges un centro de formación, este libro contiene abundantes consejos de gran utilidad.

• Idioma: Español
• Editorial: Rafael Morales
• Fecha de lanzamiento: 4 nov 2015
• ISBN: 9798201292386

Rafael Morales

Rafael Morales nació en Cienfuegos, una ciudad de la costa sur de Cuba. Tiene una licenciatura en biología, y trabajó en la Academia de Ciencias de Cuba hasta 1998, cuando emigró a los Estados Unidos. Trabajó como profesor de biología durante dos años y luego comenzó su propio negocio. Ha estudiado literatura espiritual oriental desde 2006, lo cual ha influenciado fuertemente en su escritura.

Vista previa del libro

Dedicatoria

A lo largo de estos años me he cruzado con decenas de coordinadores de formación, personas que podían hacer las cosas de una manera y que han preferido hacerlas de otra, ayudando a sus profesores, atendiendo a sus clientes y procurando que los cursos en los que estaban implicados salieran lo mejor posible.

A Javier Gómez, con quien di algunos de mis primeros pasos en la profesión y me mostró lo exigente que era gestionar una academia. En la sencillez de sus consejos había mucha sabiduría.

Sobre el autor

Rafael Morales (Madrid, 1971) es formador y consultor en las áreas de gestión de proyectos y calidad, sistemas de información y gestión de inmuebles, actividad que compagina con la de escritor y conferenciante en las mismas áreas.

Está certificado, o tiene formación, en varios marcos de gestión y auditoría, como PMBoK o CMMI. Es miembro del Project Management Institute y de la Asociación Española de Calidad, entre otras asociaciones profesionales. En la actualidad, cursa estudios de Derecho y continua su formación como auditor.

En su tiempo libre, es un apasionado de la lectura y el arte y practica algunas actividades como buceo deportivo, tiro con arco o senderismo.

Puedes ponerte en contacto con el autor a través de su perfil en LinkedIn o de su correo electrónico, en las siguientes direcciones:

* LinkedIn: http://bit.ly/20Qh0oZ

* Web: http://www.rafael-morales.com/

* Email: [e-mail]

Indice de contenidos

Introducción      5

Capítulo 1. Gestión por procesos      17

Diferencia entre servicio y proyecto      24

En resumen      29

Capítulo 2. Definición del temario      31

Es fundamental entender a los alumnos      37

En resumen      46

Capítulo 3. Elección del formador      49

La mejor cualidad de un formador      50

Los formadores no tienen que ser expertos      57

Pros y contras de los formadores fijos      64

En resumen      68

Capítulo 4. Elección del material didáctico      71

Efectos de la crisis en la calidad de la formación      71

Consulta con el formador      77

Cinco características del material didáctico      80

Ejemplos prácticos      87

Cómo determinar el precio del manual      90

En resumen      93

Capítulo 5. Diseño y preparación del aula      95

Recomendaciones de ergonomía      98

Recomendaciones de disposición física      113

Recomendaciones sobre los medios didácticos      117

Recomendaciones sobre las áreas de descanso      123

Recomendaciones sobre el uso del centro      126

En resumen      133

Capítulo 6. Medios informáticos      139

Configuración del sistema      141

Conectividad a Internet      147

Almacenamiento de ficheros y ajustes      153

Mantenimiento del software      156

Seguridad informática      161

En resumen      164

Capítulo 7. Arranque del curso      171

La convocatoria de inicio      173

La entrada en el centro      180

La presentación del curso      181

La introducción del formador      183

En resumen      189

Capítulo 8. Evaluación y cierre      193

Sin control no hay excelencia      193

Cerrar no es sólo rellenar encuestas      199

En resumen      206

Epílogo      209

Introducción

La M40 de Madrid, una carretera de circunvalación que rodea toda la ciudad, está salpicada de polígonos industriales, centros comerciales y algún que otro pueblo pegado a la capital. Junto al recinto ferial, al lado de la carretera que lleva al aeropuerto de Barajas, hay una enorme zona de edificios corporativos que sirven de sede a empresas como Xerox, EMC2 o la aseguradora Santa Lucía. Una zona en la que es imposible aparcar y en la que no te explicas cómo no se proyectaron los edificios con un aparcamiento más amplio, pensando en los miles de personas que tenían que ir todos los días a trabajar. Lo sé porque he tenido que ir en unas cuantas ocasiones a dar clase.

En una de esas ocasiones me contrataron para que impartiese un curso de programación en SQL a una gran empresa tecnológica. Me perdonarán si no digo de quién se trata, por aquello de hacer las cosas con un poco de elegancia. Pero digamos que es una gran empresa, de esas que invierten decenas de millones en una sede corporativa de varias plantas, con un diseño vanguardista que habrá costado un ojo de la cara en algún despacho de arquitectura a la última. Un edificio en el que la entrada da la impresión de ser más grande que un campo de baloncesto y que, desde que subes a la acera, tardas varios minutos en llegar al portal. Casi podrían poner un servicio de autobuses para llevarte de un lado a otro.

Bien, pues allí llegué yo una tarde de primavera hace algunos años, con algo de calorcillo, mi manual bajo el brazo y una hoja de encargo con los datos de la persona de contacto, la hora de inicio y una breve descripción del contenido del curso. Llego a recepción y, como diría un dúo humorístico de los 90, mucho lujo por todas partes. El mostrador debía tener todo el mármol que había sobrado de construir la última ampliación del Vaticano. Las señoritas, impecablemente vestidas de uniforme.

Inmediatamente me atienden y a los pocos minutos llega una persona que se identifica como el responsable de recursos humanos y me saluda sonriente, indicando que esperaba mi llegada con impaciencia. Este curso, me dice, es muy importante para nosotros; es un elemento clave en el desarrollo de nuestro equipo de trabajo. Bien, vale... Vamos a ver. Yo tengo un temario claro que hay que impartir, varios años de experiencia y un repertorio de herramientas en forma de presentaciones, ejercicios y notas de trabajo.

Llegamos a la sala reservada para el curso y compruebo que se trata de una sala de reuniones y no de un aula. Malo. Cuando empezamos así, malo. Una de dos, o el curso se ha convocado de forma precipitada y no tenían otro sitio donde darlo o, simplemente, se han querido ahorrar el alquiler de aula utilizando una sala propia. En cualquiera de los dos casos ya sé que no tendré una pizarra blanca de tamaño adecuado y que lo más probable es que me pongan uno de esos horribles cuadernos de presentación en un soporte inclinado.

Los alumnos no han llegado y doy un repaso minucioso a la sala: persianas bajadas, moqueta verde oscuro, mesa ovalada que debe costar más que mi coche... Un momento. Aquí falla algo.

- Perdona - le digo al de recursos humanos - ¿Dónde están los ordenadores?

- ¿Cómo?

- Si, los ordenadores. Hay que impartir un curso de SQL. ¿No?

- Si, de SQL, pero no tenemos ordenadores. Se da por apuntes.

- ¿Por apuntes?

- Claro.

Ese claro es de esos que te dejan descuadrado. Tiene una convicción, una contundencia, que no admite réplica. O esta persona es muy inocente o tiene un rostro de hormigón.

- Perdona, pero ¿sabes qué es esto de SQL?

- Es algo de bases de datos. ¿No?

- Si, mira. Es un lenguaje de programación. Bueno, de programación no, más bien de manipulación de bases de datos. Sirve para crear las tablas, insertar registros, borrar y actualizar información... Ese tipo de cosas.

- Ya.

- Si, y verás, no se puede utilizar SQL si no tienes un sistema de bases de datos. Lo que sea, un Oracle, un SQL Server, un MySQL. Lo que sea, pero hace falta algo que interprete lo que le dices y muestre un resultado.

- Ya.

- Y claro, yo si explico algo necesito hacer alguna práctica para que la gente compruebe cómo usar lo que se va viendo en el curso.

- Ya.

- Y ese es el problema.

- ¿Cuál?

- Que sin ordenadores no hay prácticas.

- Ah.

- Si, eso. - No salimos de los monosílabos.

- Pero nosotros pensábamos que lo traías tu.

- ¿Cómo? - Nunca veo venir esta parte. Bueno, ahora sí.

- Si, es que normalmente los formadores se traen un portátil con su presentación PowerPoint y explican las cosas con el proyector.

- ¿En qué cursos?

- Bueno, aquí damos mucho de habilidades directivas, presentaciones eficaces y dirección de proyectos.

- Ah, claro, pero es que eso son cursos de habilidades. Un curso de SQL es algo un poco más técnico y es necesario demostrar y aplicar las técnicas que se van explicando. Al fin y al cabo, SQL es para gestionar bases de datos.

- Ya.

- Vamos, que sin ordenadores no se puede dar.

- Es que esto no nos lo han dicho. - ¿De verdad me acaba de decir eso? ¿De verdad es necesario explicar que para dar un curso de bases de datos hace falta una base de datos?

- Pues me temo que así no se puede dar el curso.

- No, no, eso no podemos hacerlo. Hay que dar el curso.

- ¿Y qué pretendes que haga?

- No sé, pues das las explicaciones y que vayan tomando nota.

- ¿Cuatro días de tomar notas? ¿Sin ninguna práctica?

- Es que a nosotros no nos han dicho nada de esto. - Se masca la tragedia.

A los pocos minutos el responsable llamó al centro que había organizado el curso, el centro me llamó a mí y me soltaron una de las frases más irritantes que puede escuchar un técnico:

- Bueno, pero tú que sabes de esto, algo se podrá hacer.

Haga lo que haga, estoy perdido. Si sigo adelante con el curso, los asistentes dirán en la evaluación final (con toda la razón del mundo) que el curso no ha tenido mucha aplicación práctica y que no ha sido todo lo útil que podía ser. Y la culpa será mía. Si no sigo adelante, los del centro me dirán que tenía que haber ayudado un poco más y que eso de cruzarse de brazos no es una buena actitud. Y la culpa será mía.

Y esto no me ha pasado una sola vez. A lo largo de estos 20 años han sido unas cuantas en las que he acudido a una convocatoria en la que el centro organizador no se había preocupado de proporcionar todos los recursos necesarios para poder realizar el curso o, como se suele llamar en el sector, la acción formativa. Es mucho más habitual de lo que se pueden pensar y la razón más normal es que ha eliminado todas esas cosas para poder abaratar la oferta:

Y así con un largo etcétera de detalles que se van quitando, que permiten abaratar un poco más por aquí y por allí el presupuesto, hasta ser competitivo. Al final, la responsabilidad de sacar el curso adelante recae casi en exclusiva en el formador, al que sólo se contrata para dar clase, pero que debe aportar manuales gratis, software pirata, presentaciones en PPT y otros recursos que no se pagan.

En este momento, querido lector, si te dedicas a dar formación es posible que tengas una pequeña sonrisa en la boca porque reconozcas alguno de los hábitos que estoy retratando. Si eres coordinador de formación o recursos humanos, es posible que estés incómodo porque, igualmente, reconozcas alguna práctica habitual en el sector.

Quiero aprovechar este momento, antes de que decidas dejar el libro aparte, para decirte que estas páginas no está elaboradas para recriminar a nadie lo que hace, sino para recordarte una premisa básica de los negocios: la calidad siempre vende.

Aunque pueda parecer que esos recortes ayudan a mantener la empresa a flote, porque así se pueden sacar adelante más encargos, lo cierto es que sólo te perjudican. Si no cobras un manual y trasladas al formador la exigencia de aportar cualquier PDF que encuentre en Internet, es posible que algún cliente esté contento porque se ahorra 20 o 30 € por alumno, pero no te extrañes si ese mismo cliente pone una nota baja en la evaluación final del curso, cuando llegue al apartado de material didáctico. Y la satisfacción es lo que hace volver a la gente. Piensa, además, que la calidad que puede tener un documento en PDF que has exigido a cambio de nada no puede ser muy alta. Tenemos lo que estamos dispuestos a pagar. Si quieres un buen manual, que repercuta de forma positiva en la percepción que tiene el cliente de tus servicios, debes estar dispuesto a pagar por ello y, lo más importante, ejercer una cierta pedagogía profesional y saber convencerle de que es mejor para él pagar por ese manual, que tener otro gratuito descargado de cualquier sitio. Si no pagamos a los autores, si no recompensamos a los formadores por buscar un material de calidad, terminará llegando un momento en que lo único disponible serán esos ficheros en PDF.

Como me dijo hace muchos años el director de distribución de Computer 2000  en Alemania: no haces una venta cuando consigues vender algo; la haces cuando el cliente vuelve por segunda vez a comprar otra cosa. La primera vez, fue suerte.

La formación puede ser una de las áreas profesionales más satisfactorias a las que te puedas dedicar. De verdad. Llevo veinte años en ello y te aseguro que me lo he pasado genial. No sólo me he ganado la vida, he criado a mis hijos y puede que me haya pagado un par de viajes con ello, sino que además he conocido a muchísima gente en los cursos y seminarios que voy impartiendo. Algunos hacen preguntas absurdas y destinadas a desafiar al formador, pero otros hacen observaciones agudas y bien razonadas, que casi te ayudan más a progresar de lo que tu respuesta puede ayudar al alumno. Algunos son ariscos y están obligados a acudir al curso por un compromiso de empresa, pero otros vienen porque tienen un sincero deseo de aprender y progresar. En todo grupo hay siempre alguien que termina mostrándote su agradecimiento si le tratas con normalidad y le ayudas a resolver sus inquietudes, personas que se quedan un rato después de la clase para pedirte que le repitas la referencia de un libro de apoyo que has mencionado.

El coordinador de formación es la persona que llama para darme traslado del encargo, para decirme las necesidades del grupo y los requisitos del curso. Sé que normalmente tiene mucho trabajo en forma de burocracia, contratación de recursos y otros detalles importantes para el éxito de los cursos. Un buen coordinador es esencial para que la formación para adultos tenga éxito.

Pero también he conocido centros en los que se regatea en cosas absurdas, que te crean una tensión exagerada, evadiendo cualquier responsabilidad y trasladando al formador la carga de resolver todas las incidencias. Si lo hace, no se le recompensa de ninguna forma. Si no lo hace o comete un error, se le carga todo el peso de la culpa frente al cliente final y se le proscribe de la lista de colaboradores. Lógico, de esa forma el centro queda bien ante el cliente y tiene una segunda oportunidad para cumplir el contrato y cobrar. Y como no suelen pagar nada al primero, no sufren ninguna penalización por este comportamiento.

Este libro está dirigido a responsables de recursos humanos que tengan la responsabilidad de organizar cursos de formación para profesionales. También puede ser una lectura adecuada para coordinadores en centros de estudio, academias y empresas de formación. Incluso algún formador que quiera asumir la responsabilidad de organizar un curso puede encontrar consejos útiles en estas páginas.

Sea cual sea tu caso, piensa en este pequeño libro como en un diálogo tranquilo con un formador que quiere compartir contigo lo que ha visto para señalarte algunos problemas habituales. Pequeñas y grandes piedras en el camino que es fácil esquivar y que pueden ayudar a mejorar las posibilidades de éxito en ese curso que tienes que llevar adelante. Sé que algunos de esos problemas ya los has visto. Ya sabes que es conveniente poner una pizarra blanca para anotar cosas, pero quizás no te has parado nunca a calcular lo mucho que puede influir en la valoración final tener una pizarra del tamaño adecuado, en la que se pueda anotar con comodidad, para que los asistentes tengan una visión completa de la explicación. Sólo si piensas en la pizarra como un recurso de formación importante y no como un requisito en una lista de tareas, comprenderás por qué nos irritan tanto esos atriles con blocks de hojas.

No estoy diciendo que tenga razón en todo ni que esto sea un método que debas llevar al pie de la letra. Más bien se trata de una serie de patrones de trabajo, que pueden ayudarte a incrementar el porcentaje de éxito de tus cursos.