Contabilidad básica: Conceptos y técnicas

Por Nelson Espinosa Manríquez

El aprendizaje y estudio inicial de la disciplina contable suele ser dificultoso y provoca, en muchos casos, poco entusiasmo. Probablemente se deba a que se la visualiza única y fundamentalmente como una técnica de registro de hechos y transacciones económicas. La metodología empleada y probada en distintos cursos ha sido altamente valorada por profesionales provenientes de campos distintos —como las humanidades, sociología, derecho, medicina, arquitectura y otros— quienes mediante esta propuesta con hojas de trabajo y ejemplos y situaciones conducentes a los objetivos mencionados, consiguen ingresar al área profesional de la contabilidad de manera sencilla, funcional y práctica.

• Idioma: Español
• Editorial: Ediciones Universidad Alberto Hurtado
• Fecha de lanzamiento: 30 oct 2020
• ISBN: 9789563572667

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Contabilidad básica

Conceptos y técnica

© Nelson Espinosa Manríquez

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ISBN libro impreso 978-956-357-265-0

ISBN libro digital 978-956-357-266-7

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CONTENIDO

Prólogo

Capítulo I

Contabilidad básica: conceptos

1. Introducción

1.1. La información contable y sus objetivos

1.2. Campos de la contabilidad

1.3. Principios básicos de la contabilidad

2. Estado de Situación o Balance General

2.1. Definiciones de Balance o Estado de Situación

2.2. Características

2.3. Estructura y contenidos

2.4. Construcción del Balance

2.5. Ejercicios resueltos. Ecuación cerrada.

3. Estado de Resultados

3.1. Definiciones

3.2. Características

3.3. Estructura y contenidos

3.4. Construccion del Estado de Resultado

3.5. Arco perído 2 y 3. Ecuación abierta. Comentarios.

3.6. Hoja Matriz

3.7. Ejercicios resueltos. Ecuación abierta

3.8. Ajustes o regularizaciones periódicas

4. Estado de flujo de efectivo

4.1. Definición

4.2. Características

4.3. Estructura y contenidos

4.4. Formatos de presentación

4.5. Ejercicios ilustrativos de EFE

Capítulo II

Contabilidad básica: La técnica contable

1. Registros y sistemas contables

1.1. Definiciones y tratamiento de cuentas

1.2. Registros contables

1.3. Solución contable Arco periodo 2

1.4. Cierre de cuentas

1.5. Impuesto al valor agregado: IVA

1.6. Cuentas complementarias

1.7. Apertura (en diario y mayor)

1.8. Distribución de resultado

1.9. Laboratorio continuo empresa Continua resuelto

Capítulo III

Contabilizaciones y temas especiales

1. Remuneraciones

1.1. Introducción

1.2. Remuneración de trabajadores independientes

1.3. Remuneración de trabajadores dependientes

2. Inventarios o mercaderías

2.1. Valorización de mercaderías

Capítulo IV

Guía de ejercicios

A. Ejercicios básicos

Introducción

Parte I: Ejercicio con igualdad de inventario

Parte II: Ejercicios de análisis de transacciones

Parte III: Ejercicios con Libro Diario, Libro Mayor, Balance General y Estado de Resultados

Parte IV: Ejercicios con mercaderías (LIFO*, FIFO Y PPP)

Parte V: Ejercicios con IVA

Parte VI: Ejercicios con regularizaciones periódicas

Parte VII: Ejercicios de constitución de sociedad

Parte VIII: Ejercicios con cierre y distribucion de resultado

B. Guía de ejercicios avanzados

Prueba 1

Prueba 2

Prueba 3

Capitulo V

Ejercicios propuestos (anexo)

1. Laboratorio continuo básico de Contabilidad

2. Guía de ejercicios sin IVA

3. Ejercicios con IVA y otros

4. Valorización de mercaderías

5. Remuneraciones

6. Apertura de sociedades anónimas

7. Ajustes

8. Conceptos

PRÓLOGO

Este manual fue escrito como guía de enseñanza y de estudio para profesores y estudiantes de un primer curso básico de contabilidad, de pre o de pos grado y que puede ser usado en clases, ayudantías y talleres grupales. Tiene cinco partes: la primera, de conceptualización básica, la segunda, de descripción y aplicación de la técnica en los registros contables, la tercera de algunos temas específicos, la cuarta de guías de ejercicios resueltos y la quinta, de guía de ejercicios propuestos.

Para la primera parte, hemos creado una Hoja de trabajo que permite visualizar para cada registro específico, el contexto dentro del cual se realiza. Este contexto es, para los efectos de esta metodología, la ecuación patrimonial: Activo + Gasto = Pasivo + Patrimonio + Ingreso; cuya genialidad es que permite acoger o absorber cualquier hecho económico cuantificable que realice la empresa o que, ocurriendo en el entorno, le afecte en términos económicos y financieros.

A poco andar, queda de manifiesto que se pueden registrar los hechos económicos sin usar los tecnicismos contables propios de la disciplina, los cuales se presentan en la parte dos. Con la primera parte, el estudiante quedará en condiciones de comprender la lógica contable y, por lo tanto, de registrar transacciones básicas de ocurrencia generalizada en la empresa y de confeccionar los tres estados contables fundamentales: Estado de Situación o Balance General, Estado de Resultados y Estado de flujo de efectivo, todo esto sin los tecnicismos propios de la disciplina contable. Los conceptos y la lógica contable se van explicando con un ejercicio simple de una empresa imaginaria llamada Arco que también se utiliza en la parte dos. Para comprender cien por ciento la lógica contable, son fundamentales en el Capítulo I, las páginas 32 a 116.

En la segunda parte, una vez alcanzado el dominio total de la ecuación patrimonial, se pasa al registro técnico usando el tecnicismo llamado asiento contable en los registros que usa la contabilidad: libro diario, libro mayor y Balance tabular o de ocho columnas. Para aplicar la técnica, se usan los mismos datos de la empresa imaginaria. Además de lo anterior, en la segunda parte se incorporan temas específicos como el cierre de cuentas, impuesto al valor agregado, cuentas complementarias, apertura, etc. (ver índice).

En la tercera parte se presentan algunos temas específicos de interés práctico tales como la contabilización de remuneraciones y la valorización de mercaderías. En una segunda edición incorporaremos otros temas como la corrección monetaria y aspectos tributarios.

En la cuarta parte, se proporcionan dos guías de ejercicios: una básica y otra más avanzada y completa, con una gran cantidad de ejercicios resueltos, clasificados por temas y grados de complejidad.

En la quinta parte se presenta una guía de ejercicios de todos los temas, ideal para usarlos en clases y ayudantías como medios de análisis, discusiones, pruebas, tareas y controles.

A juicio del autor, los aportes de este manual son: a) puede ser utilizado por autodidáctas, b) incluye una hoja de trabajo creación del autor cuyo uso facilita enormemente la comprensión de la lógica contable, c) la explicación de conceptos se van entregando junto a la resolución de un ejercicio matriz simple y, d) la introducción de los términos técnicos se dejan para la segunda parte. Términos como debe, haber, cargo, abono, débito, crédito, saldo deudor, cuenta deudora, etc. que son los que normalmente provocan confusión en los aprendices de esta disciplina.

Casi todos los textos de contabilidad, incluyen muy al comienzo el registro de los hechos económicos, mediante el tecnicismo llamado asiento contable. Para ello se incluye, demasiado pronto y en forma muy breve, la descripción contable de la cuenta y sus términos asociados. Lo anterior provoca confusiones y dificultades iniciales en el aprendizaje de la disciplina contable porque utiliza términos de uso diario que tienen otro significado en contabilidad. Por ejemplo, debe no significa necesariamente adeudar, haber no es sinónimo de tener, capital no es sinónimo de dinero, gasto no es sinónimo de desembolsar dinero. Asimismo, un egreso de dinero puede ser un pago de un GASTO, una INVERSIÓN, una EROGACIÓN o UNA PÉRDIDA, conceptos muy diferentes entre sí.

Las características del texto requiere de paciencia al comienzo de la lectura, especialmente de la primera parte, puesto que los conceptos que muchos dicen no entender, incluyendo a los propios profesionales de la administración y gestión se van entregando junto a la solución de un ejercicio. La materia se desarrolla en forma simple y haciéndola amistosa, al alcance de cualquier lector interesado en aprender esta disciplina tan importante en cuanto prepara información fundamental de la empresa para que diferentes personas y entidades relacionadas, tomen decisiones tan relevantes como determinar los impuestos a pagar o recuperar, valorizar la empresa, decidir si invertir en ella o no, decidir si comprarla o fusionarla, etc.

Este manual está basado en la experiencia del autor, en la enseñanza de esta disciplina tanto en pre como en posgrado.

Debe señalarse la importante participación de la profesora Rosa San Martín en la cuarta parte; esto es, en los ejercicios resueltos. También debo mencionar la participación del señor Pablo Gamboa, jefe de remuneraciones de nuestra universidad, en la revisión de partes del texto.

Finalmente debe destacarse la participación relevante, tanto en la complementación como en la corrección de este material de estudio, de los profesores de la línea de contabilidad y finanzas del departamento de gestión y negocios de nuestra Facultad.

Gracias especiales al profesor Humberto Borges por la lectura, revisión y comentarios iniciales de este material.

Capítulo I

Contabilidad básica: conceptos

1. Introducción

La actividad económica es el conjunto de hechos económicos (producción, compras y ventas) la mayoría expresables en dinero que realizan las personas tendientes a satisfacer sus necesidades materiales y espirituales. Esta actividad es consecuencia de la escasez de recursos y podemos decir que la realizan las siguientes que llamaremos unidades económicas:

a) Las empresas, personas jurídicas que se preocupan de producir bienes y servicios que ofrecen al resto de la sociedad.

b) Las familias que constituyen desde el punto de vista económico las consumidoras o demandantes de bienes o servicios producidos por la empresa.

c) El Estado que es productor y consumidor a la vez.

d) El sector externo, también productor y consumidor a la vez.

En el Cuadro 1 se describe la actividad y la intervención de las unidades descritas.

De las cuatro unidades económicas mencionadas nos interesa la empresa que, en términos muy sencillos, podemos definir como un conjunto de personas, recursos materiales, recursos tecnológicos, financieros y de otra especie que interactúan en forma permanente en pos de ciertos objetivos sociales dentro de los cuales nos interesan los económicos, es decir, la obtención de ganancias. Nos referiremos a la empresa como persona jurídica; esto es, una creación de los seres humanos y como tales, con derechos y obligaciones en términos económicos.

Las empresas se pueden clasificar de acuerdo a muchos criterios de los cuales los más relevantes son el tamaño, la constitución jurídica, la propiedad y el giro u objetivo social. En el Cuadro 2, se presentan esquemáticamente estos cuatro criterios de clasificación.

Cuadro 1: Unidades y actividad económica

Cuadro 2: Clasificación de empresas

Para lograr sus objetivos en forma eficiente y productiva las empresas deben ser administradas o gestionadas en forma profesional y técnica.

La administración es una actividad humana omnipresente ya que, como se apreciará, todas las personas de alguna forma administran, claro que la mayoría en forma informal y/o intuitiva. Todos toman decisiones y ejercen el proceso administrativo de pensar, actuar y evaluar. En términos más técnicos: administrar o gestionar es planificar (pensar antes de actuar), ejecutar (actuar conforme a lo pensado) y controlar y evaluar (contrastar lo que se ejecuta conforme a lo planificado).

a) Planificar es pensar lo que se hará en el futuro estableciendo objetivos, metas, políticas, programas, procedimientos, presupuestos, proyectos, etc. Todos los cuales podemos considerar como tipos de planes.

b) Ejecutar lo planificado implica organizar, coordinar, dirigir y controlar. La organización implica estructurar funciones y establecer jerarquías. El organigrama es el método más conocido y tradicional para representar las funciones relevantes dentro de la empresa. La coordinación se establece mediante las comunicaciones formales e informales dentro de la empresa. Las reuniones periódicas constituyen un método muy utilizado para la coordinación del accionar del conjunto. La dirección se refiere al liderazgo que se da naturalmente en cualquier grupo humano, pero en este caso nos referimos al formal, esto es, a los cargos directivos y de jefaturas. El control consiste en los mecanismos que nos van informando día a día los resultados efectivos versus los resultados esperados.

c) Evaluar es comparar o contrastar lo planificado con lo ejecutado para detectar desviaciones y corregir lo que corresponda, sea lo planificado o el quehacer de los miembros de la organización.

La actividad de administrar y gestionar implica tomar decisiones en cada instante del proceso y a todo nivel, lo que implica disponer de información relevante, veraz, fidedigna y oportuna. Para ejecutar lo planificado es fundamental un orden, una estructura que dé garantía de un funcionamiento apropiado para el cumplimiento de los objetivos. Una estructura básica tradicional de una empresa se representa en el siguiente cuadro.

Cuadro 3: Funciones en la empresa

Como se observa en este esquema de organización interna de la empresa, la información es un aspecto relevante. Información que fluye en todos los sentidos, vertical; desde abajo hacia arriba y viceversa y, por supuesto, en forma horizontal.

La función principal en una empresa es la función de producción de los bienes o servicios constituyentes de su giro que en este cuadro está bajo la denominación de compras o fabricación. Todas las demás funciones son de apoyo a la producción que es la que le da el sentido a la empresa.

El sistema de información contable contiene los tres elementos clásicos de un sistema:

1. Una entrada compuesta de todos los hechos y transacciones que realiza la empresa o que ocurren en el medio y le afectan.

2. Un proceso que consiste en medir, ordenar, clasificar, registrar y resumir la información.

3. Una salida que son los cuatro estados contables básicos.

A continuación, en el Cuadro 4, se presenta un esquema del sistema contable.

En la fase de ENTRADA, toda transacción o hecho económico debe ser respaldado por documentos, comprobantes, formas e impresos que dejan en evidencia la ocurrencia de aquella. Con estos se formalizan las transacciones y se crea un respaldo legal.

Cuadro 4: Sistema de información contable

La documentación mercantil puede ser de origen interno o externo; documentación que es fuente de datos para desarrollar el sistema de información.

Entre muchos otros documentos, tenemos: las facturas y boletas de ventas, facturas y boletas de compra, notas de débito, notas de crédito, contratos de trabajo, liquidaciones de sueldos y contratos de diversa índole.

En la fase de PROCESO, se efectúan una serie de tareas manuales o digitales que incluyen el ordenamiento, la medición, la clasificación de operaciones y otras tareas. Dentro de este proceso se realiza la FUNCIÓN FUNDAMENTAL de la contabilidad, cual es REGISTRAR los datos para ir construyendo la información y dar origen a los estados contables básicos que constituyen la tercera fase del sistema que denominamos la salida.

En la fase del PROCESO entonces se recopilan los hechos económicos, se analizan, se clasifican y se registran. La salida del sistema es la información elaborada en forma de los cuatro estados nombrados en el Cuadro 4. Debe agregarse que en la actualidad, la disciplina contable incluye el análisis e interpretación de la información que ella misma elabora.

El proceso de registro se efectúa en los llamados libros contables siendo los principales: el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Balances. Los secundarios o auxiliares son, entre otros, el libro de compras, el de remuneraciones y el de ventas. Libros o registros que serán definidos y usados en el Capítulo II de este manual.

Presentado de otra forma, el sistema de información contable implica las siguientes actividades.

Cuadro 5: Actividades dentro del sistema contable

Aun cuando esta publicación constituye un manual de contabilidad básica, no podemos seguir adelante sin referirnos aunque sea brevemente a la globalización de la contabilidad en el mundo actual en que todo se internacionaliza o globaliza. Nos referimos a las normas contables y financieras internacionales que dentro del Cuadro 4 están incluidos dentro de los elementos esenciales del proceso.

No hace muchos años atrás, los distintos países diferían, a veces bastante, en la forma de contabilizar determinados hechos económicos. En la actualidad en más de 150 países se aplican las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC o IAS, en inglés) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, en inglés). Estas normas que son prácticamente universales no son reglas específicas de registro, más bien orientaciones generales que dan lugar a aplicaciones particulares. El Cuadro 6 que sigue presenta algunas ideas sobre estas normas.

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Normas Internacionales de Información Financiera

Son un conjunto de conceptos generales y normas particulares que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a una fecha determinada.

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Cuadro 6: Emisión y aplicación de normas contables

Los elementos básicos de las Normas son: el marco conceptual (MC), las normas específicas contables y de información financiera, y las interpretaciones SIC e IFRIC. Todo lo anterior se aplica para la confección de los Estados financieros.

En el Cuadro 7 a continuación se describen los elementos básicos mencionados, que constituyen el sistema regulador y que confluyen en los estados finales.

Cuadro 7: Entidades, normas y Estados financieros

De este cuadro, nos referiremos brevemente al marco conceptual (MC), que no es una norma internacional, por lo tanto, no define normas en particular ni deroga pronunciamientos específicos.

En caso de conflictos entre el MC y una NIIF específica, prevalecerán los requerimientos de esta última; aunque debe tenerse en cuenta que, para la dictación de una norma, el Consejo se guía por el MC.

El marco tiene como temáticas el objetivo de la información financiera con propósito general, las características cualitativas de la información financiera útil, los componentes de los Estados financieros, hipótesis y definiciones. En los puntos 1.1 y 1.3 un poco más adelante, abordaremos las dos primeras temáticas señaladas.

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El marco conceptual define los conceptos esenciales relacionados con la preparación y presentación de los Estados financieros para usuarios externos, siendo su objetivo ayudar o facilitar:

1. La emisión y revisión de las normas y procedimientos relativos a la presentación de Estados financieros.

2. La preparación de los Estados financieros, la aplicación de las normas de contabilidad, así como en el tratamiento de materias que no han sido todavía objeto de una norma de contabilidad.

3. La interpretación de la información contenida en los Estados financieros preparados siguiendo las normas de contabilidad.

4. La formación de una opinión, por parte de los auditores externos acerca de si los Estados financieros han sido preparados de acuerdo a las normas de contabilidad aprobadas y vigentes.

5. La entrega de información, a todos los interesados en la emisión de normas de contabilidad, acerca de las bases utilizadas en dicho proceso.

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En el siguiente cuadro, además del marco conceptual, se distinguen las normas emitidas y actualizadas a la fecha, que son las siguientes:

Cuadro 8: Normas

Finalmente, debemos señalar que la norma internacional de contabilidad N° 1 contiene varios aspectos que provienen del MC y está referida a la presentación de los Estados financieros.

En el cuadro que sigue se observa la temática fundamental del cuadro conceptual.

Cuadro 9: Marco conceptual y contenido

1.1. La información contable y sus objetivos

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En términos generales la contabilidad debe:

Aportar los antecedentes necesarios para la toma de decisiones, permitiendo prever los resultados que involucran las decisiones.

Constatar los resultados de las distintas gestiones dentro de la empresa y facilitar la identificación de las causas que motivan las desviaciones respecto de lo previsto.

Facilitar las funciones de fiscalización de los organismos externos facultados para ello y la presentación de información requerida por terceros o preparada para ellos.

En otras palabras, la información es necesaria para efectos microeconómicos (a nivel de empresa) y macroeconómicos (a nivel externo).

Como hemos visto desde el punto de vista administrativo, la contabilidad es considerada una herramienta básica de la información y el control para toda la gestión económica-financiera de una empresa.

Para que la información contable cumpla con sus funciones de apoyo al proceso de toma de decisiones y control de la empresa, debe ser recibida por los usuarios dentro del plazo razonable para actuar.

Todas estas características conducen a un mismo fin: conseguir que la información contable sea útil en la toma de decisiones de los usuarios, tanto del sector interno como externo de la entidad.

En término más específicos la información contable debe ser útil para:

1. la toma de decisiones de los usuarios en los que se refiere a inversiones y créditos;

2. medir la situación financiera de la empresa;

3. conocer los recursos de la empresa, derechos de terceros sobre ellos y sus cambios;

4. conocer los recursos económicos, obligaciones y acciones de los propietarios:

5. conocer sobre el rendimiento de la empresa y sus ganancias;

6. conocer sobre liquidez, solvencia y flujo, de fondo de la empresa;

7. conocer sobre la conducción de los administradores y su desempeño.

Para que los distintos usuarios de la información contable puedan utilizarla, es necesario que se cumpla con ciertos requisitos, que se señalan a continuación.

Los sistemas de información en las empresas son eficientes en la medida que den apoyo y fundamenten la toma de decisiones. Por lo tanto, el fin de estudiar y preocuparse de los sistemas de información en una organización es desarrollar un sistema que permita adoptar decisiones reduciendo la posibilidad de error, y al mismo tiempo, reduciendo al mínimo aquellos datos secundarios que no tienen como objetivo la toma de decisiones.

1.2. Campos de la contabilidad

La contabilidad se relaciona con varias disciplinas, dentro de las más relevantes tenemos:

1.3. Principios básicos de la contabilidad

Los principios contables se encuentran reunidos tanto en el marco conceptual como en la NIC, existe una serie de principios básicos que nos permiten homogeneizar la práctica contable.

La palabra principio, se utiliza para significar una ley o regla general adoptada o profesada como una pauta para la acción. Esto significa que los principios no nos indican cómo deben registrarse exactamente cada evento que ocurra en la empresa. Los principios de contabilidad son creación del hombre, es decir, no fueron extraídos de axiomas básicos, ni es verificable su validez por observación y experimentación. Su creación obedece o es resultado de una evolución.

Los principios contables se desglosan en la Hipótesis Fundamental y las características cualitativas. A continuación, comentaremos alguno de ellos:

1. El devengo, describe los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias sobre los recursos económicos de la entidad que informa en los períodos en que esos efectos tienen lugar, incluso si los cobros y pagos resultantes se producen en un período diferente.

2. La base de la contabilidad internacional se sostiene sobre la hipótesis fundamental, en el cual el marco conceptual nos define lo que es el negocio en marcha.

Las características cualitativas se desglosan en dos: las que son fundamentales y las que permiten mejorar la utilidad de la información.

3. Relevancia

La información financiera relevante es capaz de influir en las decisiones tomadas por los usuarios.

El valor predictivo y el valor confirmatorio de la información financiera están interrelacionados. La información que tiene valor predictivo habitualmente también tiene valor confirmatorio.

-Materialidad o importancia relativa

La