UF0314 - Gestión contable

Por José Manuel Cruz Barragán

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a contabilizar en soporte informático las operaciones de trascendencia económico-financiera con sujeción al Plan General de Contabilidad, confeccionar los libros, registros y las cuentas anuales, así como a realizar los informes económicos, financieros y patrimoniales que se han de elaborar a partir de los resultados contables obtenidos.

Para ello, se estudiará en primer lugar la Teoría Contable, el Plan General de Contabilidad y el tratamiento de las Masas Patrimoniales.

Por último, se profundizará en las cuentas anuales y en su análisis económico y financiero.

Tema 1. La Teoría Contable.
1.1. La información contable
1.2. Las Cuentas

Tema 2. El Plan General de Contabilidad.
2.1. La reforma de la Legislación Mercantil en materia contable
2.2. El marco conceptual

Tema 3. Tratamiento de las Masas Patrimoniales.
3.1. Inmovilizado material
3.2. Activos intangibles. Arrendamientos
3.3. Activos financieros
3.4. Pasivos financieros
3.5. Existencias. Moneda extranjera
3.6. Ingresos
3.7. El IVA, el IGIC y el IS
3.8. Provisiones
3.9. Pasivos por retribuciones al personal

Tema 4. Cuentas Anuales.
4.1. Modelos normales y abreviados
4.2. El Balance
4.3. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
4.4. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
4.5. El Estado de Flujos de Efectivo
4.6. La Memoria

Tema 5. Análisis Económico y Financiero de las Cuentas Anuales.
5.1. Funciones y diferencias entre el análisis económico y el financiero
5.2. Instrumentos de análisis

• Idioma: Español
• Editorial: Editorial Elearning
• Fecha de lanzamiento: 15 ene 2019

Vista previa del libro

5.1. Marco normativo básico en materia de prevención de riesgos laborales

5.1.1. Legislación, específica aplicable en materia de prevención de riesgos laborales para trabajadores autónomos y pequeños negocios o microempresas

5.2. Organismos públicos relacionados con la deguridad y dalud en el

trabajo

5.2.1. En el ámbito estatal

5.2.2. En las comunidades cutónomas

5.2.3. En el ámbito local

5.2.4. En la Unión Europea

5.2.5. Otros ámbitos

5.3. Gestión de la prevención de riesgos laborales

5.3.1. El comité de seguridad y salud laboral y el delegado de

prevención.

5.3.2. Los servicios de prevención

5.3.3. La prevención integrada

1.1. La información contable

1.1.1. Introducción

1.1.2. Tipología empresarial a efectos contables

1.1.3. El Patrimonio de la empresa

1.1.4. Las Masas Patrimoniales. Características

1.2. Las cuentas

1.2.1. Las Cuentas contables

1.2.2. Convenio de Cargo y Abono de las cuentas

1.2.3. La partida doble

1.2.4. Normativa contable básica

1.2.5. Los Libros contables

1.2.6. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

1.2.7. El Libro Diario

1.2.8. El Libro Mayor

1.2.9. La legalización de los libros empresariales

1.2.10. Conservación de los Libros

1.1. La información contable

La contabilidad es la disciplina que fija y desarrolla los criterios por los que ha de regirse el registro de todas las transacciones y hechos de relevancia económica y financiera que acontecen en una empresa (con independencia de que esta tenga forma jurídica individual o societaria y de que, dentro de esta última, sea sociedad anónima, sociedad limitada, sociedad colectiva, sociedad comanditaria, sociedad comanditaria por acciones…).

El registro de todos esos hechos y transacciones se acaban sintetizando en los denominados Estados Financieros (con carácter general: Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria) que tienen como objetivo reflejar fielmente la imagen económico-financiera real de la empresa. Dichos estados financieros están dirigidos a un amplio número de destinatarios que están interesados en la marcha de la sociedad y pueden querer evaluar, en cualquier momento, cuáles son sus resultados económicos y su situación patrimonial y, en su caso, si se adaptan, o no, a unos parámetros de gestión satisfactorios. Entre esos destinatarios potenciales, podemos citar:

–Los administradores y directivos

Quienes tienen la responsabilidad de dirigir la empresa, son los primeros que deben controlar, de forma permanentemente, la marcha de la misma. Por ello, no deben centrarse sólo en los estados financieros FINALES (es decir, los correspondientes a la fecha del cierre del ejercicio, normalmente el 31 de diciembre de cada año), sino, sobre todo, los estados financieros Intermedios (es decir, los que corresponden a fechas intermedias del ejercicio, pudiendo ser semanales, mensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales…).

–Los trabajadores

Los trabajadores, a través de sus representantes sindicales, también se pueden interesar, de modo general, por la marcha de la empresa. De un modo más concreto, la ley reconoce a los trabajadores, a través de sus representantes, el derecho a la información, con carácter trimestral, sobre la marcha de la empresa y del sector económico en el que se la misma se encuadra, así como a conocer el balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria y demás documentos que se den a conocer a los socios, en las mismas condiciones que estos (Artículo 94 del Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1995 de 24 de marzo). Asimismo, en casos de ajustes de personal en la empresa, los administradores deberán presentar los estados financieros que acrediten la situación económica que obliga a efectuarlos.

–Los propietarios, socios o accionistas

En muchas grandes empresas (por ejemplo, las que cotizan en bolsa) la separación entre dirección y propiedad implica que los socios sólo tengan información puntual de la marcha de la sociedad. Por ello, los estados financieros, tanto intermedios como finales, son la fuente de información básica para conocer los resultados y situación económica y patrimonial de la empresa en la que han invertido. Igualmente, hay que hacer mención a los inversores que no son socios de la empresa pero que, en base a la información económica proporcionada, pueden decidir ser accionistas de las mismas.

–Los acreedores

Tanto los proveedores como las entidades financieras a los que la sociedad les adeuda dinero por las operaciones concertadas (comerciales y financieras, respectivamente), también han de evaluar, previamente a aprobar la formalización de las mismas, si la sociedad va a ser capaz de reembolsar las cantidades pendientes de pago. Para ello, es imprescindible el que tengan acceso a la información contable y puedan analizar los datos de los estados financieros para que puedan tomar una decisión fundamentada sobre su aprobación o denegación.

–Los clientes

En el caso de clientes que han firmado contratos de elevado importe económico, que supongan suministros esenciales o contratos a largo plazo para la prestación de servicios complejos, también pueden interesarse por la situación económica de la empresa con la que han formalizado los compromisos para determinar que la misma no tiene problemas de viabilidad y que pueden estar tranquilos con el buen fin de dichas transacciones.

–Las Administraciones Públicas

En este caso, tanto la Agencia Tributaria, para determinar si los resultados declarados por la empresa coinciden con los reales y, por tanto, si esta paga el nivel de impuestos que legalmente le corresponde, como las autoridades laborales y los Juzgados de lo Social, con el fin de autorizar o no los ajustes laborales sometidos a aprobación administrativa previa o revisión judicial a posteriori., respectivamente, también necesitan tener acceso a la información contable para poder decidir con fundamento sobre las situaciones sometidas a inspección o litigio.

1.1.1. Introducción

Debido a la gran cantidad de usuarios que, potencialmente, tiene la información contable, es necesario proceder a un sistema de normalización que haga homogéneos los criterios de valoración y los métodos de registro de las transacciones y hechos económicos de una empresa. Si cada empresa tuviera sus propios procedimientos de contabilización, sería altamente difícil evaluar los estados financieros de una empresa y, sobre todo, comparar los de unas empresas con otras.

Por ello, en España, se han ido aprobando sucesivos Planes Generales de Contabilidad que han buscado establecer marcos y procedimientos uniformes para la valoración y registro de transacciones y hechos económicos.

Adicionalmente, el proceso de globalización y el aumento de los vínculos económicos entre las diferentes economías han obligado a equiparar la legislación contable de los distintos países con el fin de hacer comparables, a nivel internacional, los estados financieros de empresas que tienen distinta nacionalidad y de establecer criterios uniformes para la contabilidad de aquellas empresas que operan en más de un país.

En 1973, se aprobó el primer Plan General Contable de nuestro país, por el RD 530/1973, de 22 de febrero. El mismo era de aplicación voluntaria salvo en la medida en que el Gobierno fuera disponiendo que su contenido debía ser aplicado con carácter obligatorio por parte de las empresas.

En 1990, se aprueba un nuevo Plan General Contable, por el RD 1643/1990, de 20 de diciembre. Este plan ya era de aplicación obligatoria y su aprobación vino determinada por la entrada de España en la Comunidad Económica Europea el 1 de enero de 1986.

En 2007, tuvo lugar la aprobación del Plan General Contable (PGC) actualmente vigente. Dicha aprobación tuvo lugar en virtud del RD 1514/2007, de 16 de noviembre. La nueva disposición vino determinada por la actualización de la legislación contable a nivel de la Unión Europea a las disposiciones de la IASB (International Accounting Standard Board o Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad), organismo privado formado por expertos que se encargan de dictar los criterios que se consideran recomendables adoptar a nivel internacional. Dichas disposiciones eran conocidas hasta 2002 como Normas Internacionales de Contabilidad (NIC, en inglés IAS: International Accounting Standards) y, a partir de ese año, como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, en inglés IFRS: International Financial Reporting Standards).

El 2 de diciembre de 2016 se aprueba el Real Decreto 602/2016, por el que se modifican el Plan General de Contabilidad aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre; el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre; las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas aprobadas por el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre; y las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos aprobadas por el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre.

La entidad de carácter técnico delegada por la Comisión Europea para ir incorporando las novedades aprobadas por la IASB es el EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group), el cual se compone de un Comité Supervisor de Contabilidad (en inglés, ASB: Accounting Supervisory Board) y un Grupo Técnico de Expertos. En España, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) es el encargado de regular y desarrollar los preceptos contables dentro del marco de las leyes, decretos y órdenes ministeriales aprobados por el legislador.

A largo plazo, queda pendiente la equiparación de los criterios contables europeos con los estadounidenses, los conocidos como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (US GAAP) y que son dictados por el FASB (Financial Accounting Standard Board). La creciente interrelación entre ambas áreas económicas y las negociaciones para firmar un Tratado de Libre Comercio entre EE.UU y la Unión Europea nos hacen pensar que esta equiparación está más cerca de lo que podemos imaginar.

Teniendo en cuenta las crecientes relaciones comerciales, económicas y financieras entre los países occidentales y los países de Asia y Sudamérica, a largo plazo cabe pensar que habrá que emprender un proceso de armonización contable a nivel mundial. Pero ello es algo que sí que está bastante lejos de ser una realidad.

1.1.2. Tipología empresarial a efectos contables.

Las normas contables no distinguen a las empresas en función de su actividad productiva concreta, la forma jurídica que han decidido adoptar o su ámbito geográfico de actuación. Las normas y principios contables se aplican por igual a todo tipo de empresas. No obstante, la legislación contable sí que introduce variantes en función de determinados aspectos los cuales son convenientes conocer para saber con exactitud cuál es la normativa aplicable en cada caso.

–1. En función del tamaño de la empresa.

La última reforma contable aprobó, como dijimos con anterioridad, el PGC en virtud del RD 602/2016, por el que se modifican el Plan General de Contabilidad aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre. Podrán aplicar el PGC-PYME todas las empresas, con independencia de su forma jurídica, que, durante dos años consecutivos y a la fecha de cierre de cada uno de ellos, concurran, al menos dos de los siguientes requisitos:

∙Cuyo activo no alcance los cuatros millones de euros.

∙Cuya cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.

∙Aquellas que no sobrepasen los 50 trabajadores.

El PGC-PYME simplifica, como veremos, el contenido del PGC, de forma que la carga de trabajo que supone la contabilidad esté acorde con la dimensión de la empresa que la lleva a cabo.

Asimismo, el RD 1515/2007 también establece criterios contables específicos para microempresas, de forma que también simplifican la contabilidad para las empresas de menor tamaño. El Real Decreto considera microempresas a aquellas en que, durante dos ejercicios consecutivos, se den al menos dos de los siguientes requisitos:

∙1º. Que el total de las partidas del activo no supere 1.000.000 de euros.

∙2º.Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 2.000.000 de euros.

∙3º.Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no supere las 10 personas.

Por lo tanto, la actual legislación contable distinguiría entre EMPRESAS DE CARÁCTER GENERAL, PYMEs y MICROPYMEs a la hora de aplicar determinados criterios y normas de registro.

–2. En función del sector en el que se encuadra la empresa.

Para determinados sectores de actividad, hay que indicar que existen Planes Generales de Contabilidad Sectoriales y normas específicas que se adaptan al carácter propio de la actividad de los mismos. Entre los sectores más relevantes que hay que citar, están los siguientes:

∙Entidades del sector eléctrico (que se rigen por el RD 437/1998, de 20 de marzo, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades del sector eléctrico).

∙Empresas constructoras (a las que se les aplica la Orden de 27 de enero de 1993 por la que se aprueban las normas de de adaptación del Plan General de Contabilidad a las empresas constructoras).

∙Empresas inmobiliarias (a las que se les aplica la Orden de 28 de diciembre de 1994, por la que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las empresas inmobiliarias).

∙Empresas concesionarias de infraestructuras públicas (a las que se les aplica la Orden EHA/3362/2010, de 23 de diciembre, por la que se aprueban las normas de adaptación del PGC a las empresas concesionarias de infraestructuras públicas).

∙Empresas de asistencia sanitaria (a las que se les aplica la Orden de 23 de diciembre de 1996, por la que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las empresas de asistencia sanitaria).

∙Entidades de crédito (que se rigen por la Circular 4/2004 del Banco de España sobre normas de información financiera pública y privada y modelos de estados financieros).

∙Compañías de seguros (que se rigen por el RD 1317/2008, de 24 de julio, por el que se aprueba el Plan de Contabilidad de las Empresas Aseguradoras).

∙Sociedades cooperativas (a las que se les aplica la Orden EHA/3360 /2010, de 21 de diciembre, por la que se aprueban las normas sobre los aspectos contables de las sociedades cooperativas).

∙Sociedades anónimas deportivas (a las que se les aplica la Orden de 23 de junio de 1995 por la que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las sociedades anónimas deportivas).

∙Entidades sin fines lucrativos (que se rigen por RD 1491/2011 de 24 de octubre y la Resolución del 26 de marzo de 2013 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas –ICAC-).

Por lo tanto, desde el punto de vista de este criterio, habría empresas de sectores sin normativa específica y empresas de sectores con normativa específica.

1.1.3. El Patrimonio de la empresa

El principio fundamental sobre el que se asienta la contabilidad es que toda empresa capta recursos (propios o ajenos) para aplicarlos a determinados fines, con el objetivo de conseguir un beneficio.

El conjunto de los recursos captados se denomina pasivo de la empresa.

El pasivo estaría formado por la suma de los recursos propios (básicamente, capital aportado por los accionistas más beneficios que no han sido distribuidos entre dichos accionistas y que permanece en el balance de la empresa en forma de reservas) y de los recursos ajenos (esencialmente, operaciones de endeudamiento con terceros – entidades de crédito, proveedores, Administraciones Públicas…-).

El activo estaría constituido por la suma de bienes y derechos que han sido generados o adquiridos con los recursos previamente captados por la empresa.

Importante

Desde la perspectiva que hemos adoptado, se deduce fácilmente que el ACTIVO debe ser igual al PASIVO ya que los recursos aplicados deben ser iguales a los recursos previamente captados.

Composición del patrimonio de una empresa y su representación en Balance.

La perspectiva que hemos adoptado es la económico-financiera. Desde una perspectiva juridicista, el pasivo representaría el conjunto de obligaciones de la empresa y el activo, el conjunto de bienes y derechos. Esta segunda perspectiva, que también es usual emplear, no permite ver con tanta claridad la necesidad de la igualdad de activo y pasivo como sí lo permite el punto de vista económico-financiero.

Por otra parte, la definición de pasivo, desde el punto de vista de la disciplina contable, se realiza en sentido amplio, incluyendo tanto los recursos propios como los ajenos. Fuera de la contabilidad, sobre todo en el campo de las disciplinas jurídicas, el término pasivo se suele ceñir sólo a las operaciones de endeudamiento de la empresa.

Por todo lo dicho con anterioridad, la situación patrimonial de cualquier empresa vendría dada por la relación entre sus recursos propios, sus recursos ajenos y los bienes y derechos de los que aquella dispone. El Patrimonio Neto sería la diferencia entre los activos totales de la empresa y las operaciones de endeudamiento que esta tuviera concertadas:

De un modo puramente intuitivo, el Patrimonio Neto sería la cantidad neta que se obtendría para los propietarios de la empresa si se hicieran líquidos todos los activos y se procediera a cancelar todas las operaciones de endeudamiento vigentes. Aunque después matizaremos esta afirmación, de momento quedémonos con esta idea como aproximación al valor real de una empresa en un momento concreto y determinado.

1.1.4. Las Masas Patrimoniales. Características

Como hemos visto en el anterior epígrafe, el Balance de una empresa se compone de 3 grandes masas patrimoniales: Activo, Recursos Propios y Recursos Ajenos.

En el Activo, los elementos que lo forman se disponen de arriba abajo según su grado de liquidez: en primer lugar, los elementos menos líquidos y, a continuación, aquellos que vayan teniendo un mayor grado de liquidez o disponibilidad. De este modo, el orden en el que figuran las distintas partidas es el siguiente:

–Activo no corriente, Activo Fijo o Inmovilizado

Elementos que forman parte de modo permanente de la actividad normal de la empresa (edificios, instalaciones, maquinaria, vehículos…).

–Existencias

Mercancías, suministros, aprovisionamientos y materias primas destinados a ser vendidos en el curso normal de la explotación o a formar parte de modo inmediato en los procesos de producción o prestación de servicios.

–Clientes y deudores

Créditos a favor de la empresa originados en su actividad normal y que corresponden a las ventas y transacciones pendientes de cobro.

–Tesorería (Activos financieros líquidos, cuentas bancarias y caja)

Disponibilidades líquidas que pueden ser dinero en efectivo o activos financieros que pueden ser convertidos rápidamente en dinero en efectivo.

Definición

El conjunto formado por las Existencias, los Clientes y Deudores y la Tesorería recibe el nombre de ACTIVO CORRIENTE o ACTIVO CIRCULANTE.

Las partidas del Pasivo, en cambio, se agrupan por su GRADO DE EXIGIBILIDAD. En primer lugar, las partidas exigibles a más largo plazo y, posteriormente, las que vayan teniendo grados de exigibilidad en plazos más inmediatos.

–Recursos propios

Capital y aportaciones complementarias realizadas por los propietarios, socios o accionistas de la empresa. Beneficios no distribuidos y que se aplican a reforzar el volumen de recursos propios de la compañía (Reservas). Beneficio del ejercicio en curso pendiente de aplicar.

–Deudas a largo plazo

Conjunto de deudas, independientemente de su naturaleza, cuyo grado de exigibilidad es superior a un año (préstamos hipotecarios; bonos, obligaciones y empréstitos, en general; deudas comerciales o con proveedores de inmovilizado, cuyo plazo de vencimiento es superior al año). Se excluirían las cantidades correspondientes a estas operaciones que tuvieran que ser amortizadas en un plazo inferior a 12 meses.

–Deudas financieras a corto plazo

Deudas contraídas con entidades financieras u otros tipos de prestamista cuyo plazo de vencimiento es inferior al año (préstamos, cuentas de crédito…). Se incluyen las cantidades correspondientes a deudas superiores a un año que han de ser amortizadas en un período inferior a 12 meses.

–Proveedores y acreedores

Deudas contraídas por la empresa con los suministradores de bienes y servicios en el curso normal de su actividad con plazo de vencimiento inferior a 1 año.

1.2 Las Cuentas

En el anterior apartado, hemos visto que el Balance se puede dividir en una serie de masas patrimoniales que, como veremos, al análisis económico-financiero, puede ser muy útiles para obtener una impresión precisa y certera de la evolución de la liquidez y solvencia de la compañía. No obstante, cada masa patrimonial es muy heterogénea como para obtener una idea cabal de aspectos fundamentales del negocio de la empresa.

En cada masa patrimonial, coexisten elementos que son muy diferentes entre sí:

–En los Recursos propias, puede figurar el capital social inicial más las ampliaciones posteriormente realizadas, las primas de emisión que se pudieran haber establecido, las reservas, es decir, los beneficios no distribuidos y mantenidos dentro del balance de la empresa para reforzar su patrimonio, los resultados del ejercicio anterior pendientes de distribuir y los beneficios del ejercicio en curso.

–En la Deuda a largo plazo, puede haber bonos, obligaciones y empréstitos emitidos por la empresa, préstamos a largo plazo concedidos por entidades financieras y financiaciones también a largo plazo que han podido conceder los proveedores de inmovilizado.

–En la Deuda a corto plazo, puede haber préstamos a corto plazo concedidos por entidades financieras y el crédito otorgado por proveedores y acreedores a la empresa.

–En el Activo no corriente, pueden figurar terrenos, edificios, vehículos de transporte, mobiliario, activos financieros a largo plazo, patentes, concesiones administrativas…

–Finalmente, en el Activo corriente nos podemos encontrar con créditos otorgados por la empresa a clientes y deudores, existencias, activos financieros a corto plazo y tesorería (efectivo, saldos de cuentas bancarias y activos líquidos).

Por ello, hay que llegar a un nivel de desagregación que permita llegar a conceptos que agrupen a posibles elementos patrimoniales que sean muy parecidos entre sí. Por ejemplo, agrupando todos los terrenos que tenga la empresa, todos los vehículos de transporte, todos los edificios, todos los créditos a clientes, todos los créditos de proveedores, todos los préstamos bancarios a largo plazo, todos los préstamos bancarios a corto plazo, etc.

A cada unidad mínima que recoja una serie de elementos similares entre sí se le denomina cuenta contable. Cuando registramos las transacciones contables, manejamos, básicamente, cuentas contables, teniendo cada una de ellas una denominación y un número que tendrá más cifras conforme mayor nivel de desglose hayamos alcanzado.

Importante

Cuando la persona responsable de llevar la contabilidad tiene ante sí una transacción a registrar (reconocida mediante el correspondiente documento mercantil, factura, documento público, escritura, póliza, etc.), lo primero que habrá que hacer es identificar qué cuentas contables se hallan implicadas en dicha transacción. Como veremos con posterioridad, siempre habrá, como mínimo, dos cuentas contables implicadas.

1.2.1. Las cuentas contables

Por tanto, las grandes masas patrimoniales antes descritas son sometidas a un proceso de sucesivo desglose hasta llegar a partidas homogéneas que recogen los saldos de operaciones de idéntica naturaleza (por ejemplo, los préstamos bancarios a corto plazo, las deudas con proveedores, los créditos concedidos a clientes, los vehículos propiedad de la empresa, etc.). Cada una de esas partidas recibe el nombre de cuenta contable.

Toda cuenta contable se compone de dos columnas. La de la izquierda, se denomina DEBE y la de la derecha, HABER. Gráficamente, es tradicional representarlas por medio de una T, situando en la parte superior el nombre de la cuenta.

Representación gráfica tradicional de una cuenta contable.

Cada cuenta contable tiene, además, un epígrafe o cifra, más elevada conforme el grado de desglose sea mayor. Por ejemplo:

Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales.

47. Administraciones públicas.

475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales.

4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA.

Todos los apuntes que se realizan en el debe de una cuenta contable se definen como cargos en la cuenta. Todos los apuntes que se realizan en el haber de la cuenta contable se definen como abonos en la cuenta.

Cargos y abonos en una cuenta contable.

El saldo de la cuenta contable, que es el que se refleja en los estados financieros, sería la diferencia entre el debe y el haber. La mecánica de la cuenta dependerá de si pertenece al activo o al pasivo. Como antes hemos visto, la columna del activo figura siempre en la izquierda del balance, mientras que la columna del pasivo figura simpre en la derecha del balance. El convenio existente para realizar movimientos en las cuentas contables se basa en este hecho. De esta forma, con carácter general, las cuentas del activo tendrán un saldo favorable en su lado izquierdo, es decir, en el DEBE, mientras que las cuentas del pasivo tendrán un saldo favorable en su lado derecho, es decir, en el HABER. A continuación, veremos esto con más detenimiento.

1.2.2. Convenio de Cargo y Abono de las cuentas

Como el pasivo figura a la derecha del balance, para que una cuenta de este grupo tenga el saldo que le debe corresponder en el momento de su apertura se procede al abono de la misma, es decir, a un apunte en el haber. Para reflejar cualquier aumento en el saldo de dicha cuenta contable, se procederá a nuevos abonos por las cantidades correspondientes. Para reflejar reducciones en el saldo, se procederá a cargos en la cuenta.

Por ejemplo, supongamos que una empresa se constituye con un capital social de 60.000,00 euros y debemos realizar el apunte contable que fije la cifra de la cuenta contable en la cantidad correcta. Ello supondrá que habrá que hacer un abono de 60.000,00 euros en la cuenta 100.Capital social.

Abono en cuenta de pasivo.

Si, en un momento posterior, se produjera una ampliación de 40.000,00 euros, se realizaría un nuevo abono de 40.000,00 euros, dejando el saldo de la cuenta en 100.000,00 euros.

Aumento del saldo de una cuenta de pasivo.

Si, al contrario, se produce, finalmente, una reducción del capital social en 50.000,00 euros, se realizaría un cargo de 50.000,00 euros en la cuenta 100. Capital social, de forma que el saldo final de misma sería de 50.000,00 euros.

Reducción del saldo de una cuenta de pasivo.

El mecanismo descrito es extensible a cualquier cuenta del pasivo, sea del bloque de Recursos propios o sea del bloque de Recursos ajenos. Si, por ejemplo, se constituye una operación de préstamo bancario a cinco años, se procedería a un abono en la cuenta 170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito. Cuando el préstamo se vaya amortizando, se irían efectuando los cargos correspondientes en esa misma cuenta.

Importante

En relación a las cuentas de pasivo, hay que recalcar cómo funcionan las cuentas relacionadas con los préstamos bancarios. Cuando a la empresa le conceden un préstamo, se realiza un abono en la cuenta contable correspondiente, es decir, un apunte en el HABER. A lo mejor, intuitivamente, podemos pensar que se trataría de un apunte en el debe pero ello no es así.

La causa es que, normalmente, vemos la operación desde el punto de vista del banco: para la entidad de crédito, el préstamo es un activo. En cambio, para la empresa es un pasivo y, por tanto, al figurar este en el lado derecho del balance, los aumentos de saldo figuran en el haber y las reducciones se realizan con cargos, es decir, con apuntes en el debe.

En el caso de las cuentas de activo, el mecanismo es el inverso al descrito para las cuentas de pasivo. Para que la cuenta tenga su saldo correcto en el momento de su apertura, como el activo siempre figura a la izquierda del balance, hay que proceder a efectuar un cargo en la cuenta que corresponda a la naturaleza de la operación a registrar.

Si, por ejemplo, se realiza una venta de los productos elaborados por la empresa por importe de 6.000,00 euros y dicha cantidad queda pendiente de cobro (es decir, se concede un crédito al comprador de los citados productos), habrá que efectuar un cargo de 6.000,00 euros en la cuenta 430. Clientes.

Cargo en cuenta del activo.

Si, posteriormente, se formaliza otra venta con pago aplazado por importe de 4.000,00 euros, se procedería a hacer un cargo por esa cifra en la misma cuenta, de forma que el saldo de la misma quedaría en 10.000,00 euros.

Aumento del saldo de una cuenta del activo.

Cuando el cliente efectúe, por ejemplo, un pago de 8.000,00 euros para reducir el importe de su deuda, se efectuará un abono en la cuenta 430. Clientes, de modo que el saldo de la misma quedará en 2.000,00 euros.

Reducción del saldo de una cuenta del activo

Importante

Como lo comentado vale para todas las cuentas del activo, ello también se aplica a las cuentas 572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros, 573. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera, 574. Bancos e instituciones de crédito, cuentas de ahorro, euros y 574. Bancos e instituciones de crédito, cuentas de ahorro, moneda extranjera.

Por lo tanto, cuando haya un aumento de los saldos bancarios, se deberá hacer un cargo en la cuenta contable, es decir, se tiene que realizar un apunte en el DEBE. Si hay una reducción del saldo bancario, se deberá hacer un abono en la cuenta contable, es decir, se tiene que realizar un apunte en el HABER. Este mecanismo es el contrario al que se refleja en los extractos emitidos por las entidades bancarias pero hay que tener en cuenta que no existe contradicción ya que, para dichas entidades, las cuentas corrientes y cuentas de ahorro forman parte del pasivo y no del activo.

De este modo, podríamos resumir los movimientos posibles según el siguiente esquema:

1.2.3. La partida doble

Debido a la igualdad de activo y pasivo, un movimiento en una determinada cuenta obliga, necesariamente, a efectuar un movimiento en otra cuenta distinta para que la igualdad se mantenga. Por ello, todo asiento contable siempre afecta al menos a dos cuentas contables de forma simultánea.

Este sistema, denominado como contabilidad por partida doble, fue el que sistematizó Fray Luca Pacioli en su obra Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita, publicada en Venecia en 1494 y constituye el método contable empleado con carácter generalizado desde entonces.

El registro de las transacciones y hechos de relevancia económica y financiera se realiza mediante asientos contables. Un asiento contable es el apunte que recoge las dos cuentas contables que se ven simultáneamente afectadas por la transacción o hecho registrado, el importe de la variación producida y la fecha en que se realiza el registro (en los ejemplos que pondremos, omitiremos la fecha para simplificar y hacer más sencilla la exposición).

Las posibilidades de movimientos de cuentas contables que existen serían cuatro:

–1. Un aumento de una cuenta del pasivo asociado a un aumento de una cuenta del activo.

Por ejemplo: La empresa recibe un préstamo a largo plazo por valor de 100.000,00 euros cuyo importe es ingresado en una cuenta bancaria:

–2. Una disminución de una cuenta del pasivo asociada a una disminución de una cuenta del activo.

Por ejemplo: La empresa cancela una cuenta de crédito de 12.000,00 euros con tesorería disponible en una cuenta corriente.

–3. Una disminución de una cuenta del pasivo asociada a un aumento en otra cuenta del pasivo.

Por ejemplo: Hay que reclasificar la deuda pendiente por un préstamo bancario de 9.000,00 euros ya que, al aproximarse su fecha de amortización, el vencimiento del mismo ha pasado a estar por debajo de los doce meses.

–4. Una disminución de una cuenta del activo asociada a una disminución en otra cuenta del activo.

Por ejemplo: Un cliente cancela un crédito de 6.000,00 euros concedido por la empresa por el pago aplazado de una venta, pagándolo en efectivo.

También es posible que se vean afectadas más de una cuenta. Pensemos en la posibilidad de que la empresa compre un vehículo por importe de 18.000,00 euros y pague al contado la mitad y aplace el pago de la mitad restante. El apunte contable sería el siguiente:

En este punto, conviene recalcar la importancia que tiene conocer qué documentos pueden ser utilizados como soporte de los asientos contables que la empresa va realizando.

Importante

No todos los documentos sirven para cumplir la función de soporte de los asientos contables realizados. En realidad, se puede decir que hay una relación prácticamente cerrada sobre los tipos que pueden servir de base a la elaboración de la información contable sin que, como norma general, se puedan aceptar formatos que se salgan de dicha relación.

Los tipos de documentos que pueden servir de base para la elaboración de la información contable son los siguientes:

–Facturas emitidas y recibidas

El tipo de documento más usual que puede cumplir la función de soporte para la realización de los asientos son las facturas. Las facturas que emite la empresa servirán para la contabilización de los ingresos. Las facturas que reciba, para la contabilización de los gastos.

Importante

El tipo de documento que puede ser utilizado para el proceso contable en relación al tráfico ordinario de bienes y servicios de la empresa es, única y estrictamente, la factura. No sirve ningún otro documento como pueden ser albaranes, recibís, tickets, justificantes de compra o similares.

Hay determinados servicios utilizados por la empresa que se prestan a estar documentados mediante documentos no admitidos. Pensemos, por ejemplo, en el uso de aparcamientos o de taxis por parte del personal de la empresa. En estos casos, hay que procurar o bien que el proveedor emita una factura regular o bien que el pago de los mismos se canalice como gastos suplidos del personal o procedimiento similar, lo cual puede ayudar a que el sistema sea más ágil y dinámico.

–Nóminas

Sirven para la contabilización de los gastos de personal.

–Modelos de liquidación de tributos a la Hacienda Pública y a las Administraciones Locales y de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social y notificaciones oficiales que deriven o puedan derivar en gastos o ingresos para la empresa

Es decir, todo tipo de documentos que canalicen la relación de la empresa con las distintas administraciones públicas.

En las relaciones con las administraciones públicas, no todas las notificaciones y transacciones acaban suponiendo gastos. A la hora de liquidar un tributo, puede surgir, por ejemplo, una cantidad a devolver por parte de la hacienda pública correspondiente a la empresa. Igualmente, las notificaciones públicas pueden comunicar la concesión de una subvención no reintegrable, es decir, aquella cuyo importe la empresa no está obligada a devolver.

En relación a este último punto, conviene adelantar que la nueva regulación contable distingue entre subvenciones reintegrables y subvenciones no reintegrables. Las primeras, llevan asociada la obligación de devolverlas una vez que se ha culminado el proyecto para el cual se han concedido. Este tipo de subvenciones tendrá el mismo tratamiento que un préstamo. Las segundas, que no conllevan la obligación de devolución (salvo que se hubieran incumplido los términos de la concesión) sí tendrán un tratamiento propio de las subvenciones en sentido estricto.

Esta regulación está acorde con una de las principales características del nuevo PGC, la cual consiste en que la realidad económica prima sobre la forma jurídica. Es decir, con independencia de la denominación que, desde el punto de vista legal, reciba una operación, se va a tener en cuenta, en primer lugar, siempre el trasfondo económico de la misma, de forma que es posible que su contabilización acabe realizándose como si se tratara de una operación diferente desde el punto de vista jurídico. Una aplicación de este principio se halla en la regulación de las subvenciones pero también veremos otra cuando estudiemos la regulación de los arrendamientos.

–Sentencias judiciales

Las sentencias judiciales pueden contener fallos favorables o desfavorables para la empresa, lo cual repercutirá bien en ingresos y reconocimiento de derechos bien en gastos y asunción de obligaciones. En uno o en otro caso, ello conllevará repercusiones en la información contable de la empresa.

–Efectos comerciales

Los efectos comerciales surgen como consecuencia del tráfico ordinario de bienes y servicios por parte de la empresa. Lo normal es que, previamente a la confección de los mismos, haya habido una factura o documento previo que conduzca a su emisión. En consecuencia, más que originar una partida nueva, lo que implicarán es la reclasificación de partidas ya existentes.

Como ejemplos de lo indicado en el anterior párrafo, podemos citar varios:

∙- Una vez que un proveedor emite una factura, la empresa le propone la entrega de una letra o un pagaré a 90 días para el pago de la misma.

∙- Una vez que la empresa emite una factura a un cliente, este le propone la entrega de un pagaré a 60 días para el pago de la misma.

∙- Recibida una sentencia judicial contra la empresa, por la cual esta debe indemnizar a un cliente por daños y perjuicios con una cantidad de 12.000,00 euros, aquella le propone realizar el pago en letras a 6 meses y a 1 año, a año y medio y a dos años.

–Escrituras públicas y contratos intervenidos por fedatario público

Por escritura pública también se formalizan diversos actos y operaciones. Las más habituales son la adquisición de bienes inmuebles. Igualmente, la constitución de la sociedad, las ampliaciones de capital y, en general, cualquier acto de carácter societario implican la necesidad de ser elevados a documento público para su inscripción en el Registro Mercantil. Todos los préstamos formalizados con las entidades financieras también llevan la intervención de fedatario público.

–Contratos privados

Muchas adquisiciones, operaciones y actos vinculantes para la empresa también son instrumentados mediante contratos privados, sin la intervención de la fe pública notarial. Por supuesto, estos contratos son tan válidos como los primeros y obligan de igual modo a la empresa. (Pensemos, por ejemplo, en los contratos laborales.)

Importante

El hecho de que las adquisiciones de bienes inmuebles se realicen mediante escrituras públicas se debe a dos motivos:

–Debido al elevado importe de dinero implicado en este tipo de operaciones hace conveniente la intervención de fedatario público para evitar la existencia de vicios ocultos o defectos de forma en el contrato que hagan a este ineficaz.

–Para inscribir la compraventa en el Registro de la Propiedad, es necesario que estén instrumentados en escritura pública, por lo que no hay alternativa de cara al modo de formalización de la operación.

–Extractos bancarios y documentación emitida por las entidades financieras

Los extractos y justificantes bancarios son fundamentales para servir de soporte a todos los asientos relacionados con la tesorería de la empresa. Igualmente, hay otro tipo de documentación complementaria relacionado con las entidades gestoras y las entidades depositarias de fondos de inversión y títulos-valores que son necesarios para documentar los activos financieros que pueda poseer la empresa.

–Convenios colectivos

Los convenios colectivos también incorporan condiciones laborales que conllevan obligaciones para la empresa y que, en consecuencia, es necesario registrar.

–Documentación interna de la empresa

En ocasiones, la documentación interna de la propia empresa también puede servir de base para, al menos, la justificación de determinadas políticas contables.

Los cálculos realizados para determinar el coste de determinados bienes, los planes a llevar a cabo por la empresa y la exposición de criterios de gestión en determinadas áreas pueden condicionar la forma de realizar determinados asientos contables (en relación al último factor mencionado, aparecerá cuando tratemos la categoría de activos financieros denominada Otros activos financieros a valor razonable con cambios en Pérdidas y Ganancias.

1.2.4. Normativa contable básica

Como dijimos con anterioridad, existe la necesidad de implantar un sistema normalizado que homogenice los procedimientos ejecutados por las empresas a la hora de registrar toda la información económico-financiera.

Las disposiciones legales básicas que en España regulan los métodos y procedimientos contables son las siguientes.

–Código de Comercio

El título III del Libro Primero del Código de Comercio (artículos 25 a 49, ambos inclusive) establece los principios básicos por los que se regula la contabilidad empresarial y el funcionamiento del Registro Mercantil.

Para ampliar la información puede consultar el Código de Comercio.

–Reglamento del Registro Mercantil

El RD 1784/1996 de 19 de julio aprobó el Reglamento del Registro Mercantil. En el Título III, Capítulo II, Sección 2, de los artículos 350 al 364 (ambos inclusive), se regula el nombramiento de los auditores. En el Título III, Capítulo III, de los artículos 365 al 378 (ambos inclusive), se regula el depósito y publicidad de las cuentas anuales.

Para ampliar información puede consultar el Reglamento del Registro Mercantil.

–Ley de Sociedades de Capital

El RD Legislativo 1/2010, de 2 de julio, aprobó la Ley de Sociedades de Capital, que regula el funcionamiento de las sociedades comanditarias por acciones, de las sociedades anónimas y de las sociedades de responsabilidad limitada. En el título VII, de los artículos 253 al 284 (ambos inclusive) se realiza la regulación de todos los aspectos relacionados con las cuentas anuales de la sociedad. En el título XIV, capítulo IX, de los artículos 536 al 539, se regulan las particularidades de la información contable a proporcionar por las sociedades anónimas cotizadas.

Para ampliar la información puede consultar la Ley de Sociedades de Capital.

–Ley 62/2003 de medidas fiscales, administrativas y del orden social

Esta norma fue importante en su momento porque obligó a las sociedades y grupos de sociedades que hubieran emitido valores admitidos a cotización en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea a elaborar sus cuentas anuales según las NIC/NIIF mencionadas. Con ello, se cumplía en plazo lo estrictamente fijado por la legislación comunitaria pero planteaba el problema de la dualidad de sistemas contables entre sociedades cotizadas y no cotizadas. Ello se resolvería con aprobación de la norma de la que hablaremos a continuación.

Para ampliar la información puede consultar la Ley 62/2003, de 30 de diciembre.

–Ley de Reforma Contable

La Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea, suponía que la contabilidad de cualquier empresa, con independencia de que cotizara o no en mercados oficiales, pasara a estar regido según los principios de las NIC/NIIF indicados por la IASB.

Para ampliar la información puede consultar la Ley de Reforma Contable.

–Plan General de Contabilidad.- El Plan General de Contabilidad fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre.

Para ampliar la información puede consultar el Plan General de Contabilidad (PGC).

–Plan General de Contabilidad para PYMEs.- El Plan General de Contabilidad para PYMEs fue aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre.

Para ampliar la información puede consultar el Plan General de Contabilidad para PYMEs (PGC-PYME).

–Real Decreto que modifica el Plan General Contable.

El Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, modifica algunos puntos de la última modificación del PGC, en el año 2007, puntos tales como los criterios de valoración para las empresas que quieran acogerse a las cuentas anuales abreviadas y mayor protagonismo de la memoria económica.

Para ampliar la información puede consultar:

∙Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, que modifican el Plan General de Contabilidad aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre; el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre; las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas aprobadas por el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre; y las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos aprobadas por el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre.

1.2.5. Los libros contables

Según lo explicado con anterioridad, a la hora de llevar la contabilidad, se generan una serie de bases de datos o documentos en los que constan los asientos contables que se van realizando así como que van reflejando, para cada cuenta contable, qué apuntes se han hecho y, en consecuencia, se puede determinar, para cualquier fecha que se precise, cuál era el saldo de cada una de ellas. Esas bases de datos o documentos son denominados por la legislación como libros contables.

Dicha legislación obliga a mantener, como mínimo, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el Libro Diario. Tienen carácter voluntario el Libro Mayor (que, a pesar de no ser obligatorio, es usado de manera generalizada por su utilidad de cara a gestionar eficazmente los parámetros económico-financieros de cualquier empresa) y otros Libros Auxiliares (como pueden ser los libros de caja, de almacén, de gestión bancaria, de control de costes, de ventas, etc.).

No hay que confundir la necesidad legal de llevar los libros contables antes citados con la práctica generalizada en la actualidad de gestionar la contabilidad mediante aplicaciones informáticas.

Desde el punto de vista interno de la empresa, es absolutamente necesaria la gestión permanente de los datos económico-financieros para detectar posibles desviaciones de los objetivos marcados o situaciones de peligro en relación a la liquidez o solvencia de la compañía (más adelante hablaremos del análisis que se puede realizar a partir de los datos aportados por la contabilidad). La llevanza de la contabilidad a través de la informática ayuda a ello, dada la facilidad con que se pueden elaborar estados financieros intermedios.

Pero, con independencia de este aspecto, la legislación obliga a que toda la información económico-financiera generada se plasme en unos documentos oficializados (que pueden estar en formato físico o provenir de un formato electrónico), los cuales deben pasar unos determinados trámites y que son los que contienen la información que los administradores de la sociedad certifican como válida y la información que se hace pública a terceros.

Papel de los libros contables dentro del proceso contable general.

La regulación de los libros contables obligatorios se halla en los artículos 25 al 33 del Código de Comercio.

Como principio general de actuación (ya que, a continuación, entraremos a detallar lo que la legislación dispone para los libros obligatorios y los trámites asociados a ello), hay que indicar lo que dice el artículo 25, el cual establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances o inventarios. Llevará, necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.

El segundo párrafo del artículo atiende al hecho habitual de que la contabilidad de muchas empresas no es llevada directamente por ellas sino por un gestor o asesor: La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.

La última frase tiene como objetivo que, en caso de manipulación, omisión o fraude en la información contable, la empresa pudiera