Ensayo crítico sobre GTD: Los 22 puntos débiles del método de David Allen

Por Antonio Ferrer Campos

Tras varios años de observación, análisis y experimentación práctica, llega a una serie de conclusiones personales acerca de cuáles son las causas que justifican el por qué un gran número de personas no logran implementar con éxito el mundialmente famoso método de gestión de actividades Getting Things Done - GTD®, de David Allen. En este primer libro, detalla veintidós puntos críticos a revisar de este método. Y en los siguientes dos libros de la trilogía, despliega el contenido de su propuesta alternativa, que lleva por nombre ON-TIME. Esta consiste en un sencillo método de organización personal, que encaja en el marco de un modelo de productividad individual, tan novedoso que cambiará tu modo de entender y abordar el fenómeno del rendimiento laboral, profesional o académico. Las raíces de esta propuesta nacen de las soluciones aportadas para no cometer los errores detectados en las investigaciones sobre el método de David Allen, por lo que el alcance de sus frutos va un paso más allá.

• Idioma: Español
• Editorial: Antonio Ferrer Campos
• Fecha de lanzamiento: 14 ene 2022
• ISBN: 9781005334468

Vista previa del libro

Primera edición: diciembre de 2021

ISBN: 978-84-19027-73-3

Copyright © 2021 Antonio Ferrer

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Editado por Editorial Letra Minúscula

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"No dividí mi vida en días, sino mis días en vidas.

Cada día, cada hora, toda una vida".

Juan Ramón Jiménez

Índice

TRILOGÍA Superando GTD®

Presentación

MENSAJE DE AGRADECIMIENTO Y BIENVENIDA

SU AUTOR

LO QUE ES Y LO QUE NO ES

DOS PROBLEMAS Y UNA SOLUCIÓN

LOS LIBROS DE ESTA TRILOGÍA Y SU CONTENIDO

PRIMER LIBRO DE LA TRILOGÍA Superando GTD®

Ensayo crítico sobre GTD®

INTRODUCCIÓN AL ENSAYO CRÍTICO

HISTORIA DE LA PRODUCTIVIDAD

DIVULGACIÓN PREVIA DE CONTENIDOS GTD®

BIBLIOGRAFÍA GTD® - David Allen

REVISIÓN DE GTD®: veintidós puntos críticos

A) NUEVE ERRORES DE CONCEPTO

A.1- IMPRECISIONES SEMÁNTICAS

A.2- LA EFECTIVIDAD YA NO ES LO QUE ERA

A.3- TOMAR LA PARTE POR EL TODO

A.4- PARECIDOS RAZONABLES

A.5- SECUENCIA TEMPORAL WATERFALL

A.6- CONFUNDIR PLANIFICAR CON PROGRAMAR

A.7- FALSAS DICOTOMÍAS PRIORIZANDO

A.8- ANACRONISMO NOSTÁLGICO

A.9- SER SUBJETIVO Y QUERER SER OBJETIVO

B) CINCO DEFECTOS DE DISEÑO

B.1- SECUENCIA FASES DE CONTROL

B.2- BANDEJA DE ENTRADA

B.3- ALGÚN DÍA / TAL VEZ

B.4- ARCHIVO PROYECTOS

B.5- REGLA DE LOS DOS MINUTOS

C) CINCO PROBLEMAS DE SOBREPESO

C.1- INTENSIDAD PREMISAS BASE

C.2- DISPERSIÓN MÍSTICA

C.3- PREPARARSE PARA HACER VS. HACER

C.4- MODELO PARA DECIDIR LAS ACCIONES

C.5- CONSIDERARSE UN FIN EN SÍ MISMO

D) TRES CUESTIONES DE ESTILO

D.1- ADANISMO

D.2- GESTIÓN DE EXPECTATIVAS

D.3- COMPRENSIÓN

GTD-ISTAS: BRUTOS VS. NETOS

PLANTARLE CARA A GTD®

TRILOGÍA "Superando GTD®"

Presentación

MENSAJE DE AGRADECIMIENTO Y BIENVENIDA

Ante todo, quiero manifestarte mi gratitud por dedicarme tu atención y emplear un trocito de tu vida en leerme. En contraprestación, y como muestra del respeto que me merece tu tiempo, prometo poner todo mi empeño en que la travesía, que aquí empieza, te resulte interesante y provechosa. Y digo travesía porque, por si no lo sabías, esta obra trata acerca de viajar, la única forma conocida de gastar dinero y hacerse rico a la vez.

Al comprar el primer volumen de esta trilogía, realmente has adquirido el billete para venirte conmigo de excursión. Viajaremos juntos a bordo de ON-TIME, que es mi vehículo de recreo, porque yo me lo paso estupendamente realizando análisis y divulgación científica sobre asuntos relacionados con el rendimiento en el trabajo y la efectividad personal. Te doy, pues, la bienvenida al fantástico mundo de la productividad, donde te he preparado una pequeña gira por su pasado, presente y futuro. Este trayecto llegará a su fin cuando haya cumplido su cometido. Es decir, cuando reconozcas a simple vista los conceptos fundamentales que habitan este territorio y sepas divisar los nuevos horizontes que van a definir la gestión del tiempo o la organización de tareas y proyectos a partir del 2022.

Vivimos una nueva era, en la que todo es efímero y mutante, en la que prima la gestión ágil de la atención y la energía sobre la acumulación de conocimientos. Ahora mismo, es bastante mejor ser versátil que fuerte, o flexible antes que poderoso. En estos tiempos, se necesita más que nunca tener altura y amplitud de miras, porque las cosas no paran de moverse y nadie te puede garantizar que funcione, a partir de ahora, lo que hasta ahora funcionaba. Si compartes conmigo esta visión dinámica de la realidad y tu cintura está preparada para reaccionar ante el cambio constante, estoy seguro de que vas a disfrutar esta experiencia.

Probablemente, tengamos más cosas en común de las que se le puedan presuponer a un primer encuentro convencional. No importa dónde vivas, cuál sea el color de tu piel, tu género o la religión que profeses si profesas alguna, qué idioma hables ni a qué te dediques. Si estás leyendo estas líneas, a buen seguro eres alguien responsable y exigente contigo mismo. Apuesto, además, que compartimos el interés por los asuntos relacionados con la administración de nuestra agenda diaria. Nos une la aspiración a ser excelentes, a hacer las cosas más que bien, a alcanzar y mantener un buen nivel de rendimiento personal.

En otras palabras, a seguir un comportamiento que podría considerarse como muy normal. Porque, al fin y al cabo, yo me pregunto: ¿quién escapa a la necesidad de gestionar su agenda?, ¿a quién no lo persigue la sensación de que el tiempo se le va como el agua entre las manos?, ¿conoces a alguien al que no se le solapen los compromisos?, ¿quién no se ve, de forma recurrente, ante la necesidad de elegir entre hacer una cosa u otra?, ¿cómo manejar el creciente volumen de información que nos asalta cada día?, ¿quién no quiere ser productivo?, ¿se puede no querer ser mejor? Y una pregunta final, que debería figurar entre interrogantes de un gran tamaño: si es verdad que lo que se aprende se puede enseñar ¿por qué nadie nos ha enseñado a hacer todo esto hasta ahora?

SU AUTOR

ALGO SOBRE MÍ

En este apartado seré breve porque estoy seguro de que te importan bastante menos mis datos biográficos que las soluciones concretas que pueda aportarte para resolver algunos de los problemas de organización que padeces en tu día a día. Según mi modo de entender, esto no va de protagonismos personales sino de aportar ideas y propuestas para mejorar la vida de la gente.

En todo caso, porque también es normal que quieras saber algo de quien te acompañará en este viaje, te diré que mi nombre es Antonio Ferrer. Si eres de navegar por la red y te dejas caer por mi web www.on-time.es, sabrás que lo que me quita el sueño, en el mejor de los sentidos, son los asuntos relacionados con la productividad individual, el rendimiento laboral, académico o profesional y la divulgación de contenidos afines. Para juzgar correctamente la credibilidad que merezco, te aconsejo que no prestes demasiada atención a lo que yo te diga ni a lo que te cuenten sobre mí. Forja tu propia opinión leyendo las cosas que he escrito para ti.

Tengo una edad en la que disfruto el tiempo con plena consciencia del valor que tiene y de lo rápido que pasa. Saboreo al máximo cada instante que la vida me regala y pocas cosas me despiertan mayor interés que la labor de administrar con sentido mi existencia. Por este motivo, me he embarcado en esta aventura sin escatimar esfuerzos, a pecho descubierto, y vengo con muchas ganas de compartir las conclusiones útiles que extraigo de mis estudios. Cualquier aportación que te resulte positiva, me pagará el esfuerzo realizado.

De mi trayectoria profesional, te diré que soy economista y llevo ejerciendo como tal, durante tres décadas, en un terreno de juego tan exigente, en cuanto al rendimiento, como el del sector bancario. Ahí he podido ponerme a prueba y forjar mi visión del fenómeno del trabajo, integrando mis investigaciones sobre la productividad personal en la dinámica diaria de la gestión de equipos con el asesoramiento a grandes patrimonios, en una entidad financiera de primer nivel.

Quizá sea por deformación profesional, pero me reconozco una cierta tendencia a buscar y encontrar paralelismos entre los modos de gestionar patrimonio y tiempo. En este sentido, como dueño de mi tiempo, teniendo una idea clara de mis objetivos y un control limitado sobre los riesgos que me acechan, gestiono la información que me rodea y las actividades con las que me comprometo buscando la máxima rentabilidad de mis inversiones de tiempo preservando el equilibrio personal. En román paladino, intento sacar el máximo provecho de mis actos para vivir tranquilo y feliz, mientras me gano la vida honradamente.

Usar fuego real en un campo de entrenamiento tan competitivo me ha abocado a desarrollar técnicas de adaptación, cuando no de supervivencia. Ante los errores que se pagan a precio de oro, no te queda otra que aprender de ellos, todo lo que puedas y a marchas forzadas. Por aquí abajo, sumergidos en la vorágine diaria, han ido desfilando y sometiéndose a mi particular prueba del nueve aquellas ideas novedosas de distintos autores sobre productividad que me han atrapado la atención en el plano teórico a lo largo del tiempo. Todas han tenido que pasar la criba de la puesta en práctica, y he de confesarte que la mayor parte de ellas se han quedado por el camino. Porque el papel es muy sufrido y lo aguanta todo, pero luego está la cruda realidad ahí afuera.

De esta manera tan prosaica, sin revelaciones divinas, es como he ido aprendiendo lo que sé. Básicamente, diría que me he especializado en separar el grano de la paja, en ver para creer y en distinguir lo que funciona de lo que solo dicen que funciona.

Formo parte de una de esas tantas generaciones de españoles que sufrimos las consecuencias de un mal método: el de enseñanza de inglés, que imperó en el sistema educativo de nuestro país durante décadas. Padecemos el drama de no ser capaces de ver una película de habla inglesa en versión original sin subtítulos, después de pasarnos estudiando esa asignatura durante los años de primaria, secundaria y bachillerato. No digo ya el mantener una mínima conversación con un nativo anglosajón. Nos enseñaron lo más difícil (leer y escribir) y se olvidaron de enseñarnos lo más fácil (escuchar para entender y hablar para conversar).

Sospecho que esta espinita que llevo clavada es una de las primeras motivaciones que me han llevado a escribir esta obra. Me sublevo ante los métodos que consumen tu tiempo absorbiendo tu atención y, a pesar de que no funcionan, se mantienen por los siglos de los siglos. Al menos, en este caso, se entiende con facilidad que el sistema de enseñanza español no alcanzara fama mundial. Lo que ocurre con GTD® me cuesta más entenderlo. Luego lo explico.

LO QUE ES Y LO QUE NO ES

LO QUE SÍ QUE ES "SUPERANDO GTD®"

Querer ser mejor. En esencia, estas tres palabras son las que resumen con mayor acierto el espíritu de la trilogía Superando GTD®. Siendo más preciso, he tratado de crear dinámicas de mejora continua en nuestro rendimiento individual, buscando que eso se traduzca en calidad de vida. Los títulos respectivos de los tres libros que la componen son:

Ensayo crítico sobre GTD®

Método de organización personal ON-TIME

Modelo de productividad individual ON-TIME

Este viaje arranca con la contemplación del panorama ante el que nos encontramos en materia de productividad personal. Bastan unos pocos minutos de navegación por la red para tomar conciencia del peculiar paisaje que tenemos ante nosotros. Desde muy pronto, se percibe que el mundialmente conocido método Getting Things Done, del estadounidense David Allen, ocupa una posición destacada. Salvando las distancias y para que se entienda rápidamente, podría decirse que, por su fama, es el Danone del mundo de los yogures o la Coca-Cola del de los refrescos. En verdad, GTD® es considerado el método de gestión de actividades por excelencia. Y por este motivo, se ha convertido en el lugar de peregrinaje al que acuden la mayoría de los que se interesan por alcanzar la eficacia en el trabajo y en sus vidas.

Tanto es así, que hoy en día resultaría incomprensible hacer un libro sobre la productividad personal soslayando esta evidencia, obviando a esta obra y a su autor. A cualquier estudio que pretenda ser tomado en serio, no le queda otra opción que coger el toro por los cuernos y manifestar su opinión al respecto, desde el minuto cero. Es lo que se ha hecho aquí. El método GTD® es la referencia mundial en su categoría y ha de ser, sí o sí, el punto de partida de esta obra. Supongo que tú ya debes conocerlo pero, si no es así, no te preocupes porque, en una de las primeras paradas de esta travesía, yo te lo voy a mostrar completo, para que aprendas en qué consiste de un modo sencillo y breve. Solo por eso, ya habrá quien dé por bien empleado este viaje, pues hablamos de unos contenidos que merecen ser conocidos.

Hace unos años, subido a los lomos de ON-TIME, me puse a investigar este método. Su dimensión me causaba tanta curiosidad que quise averiguar si es que, con él, ya se había tocado el cielo y todo era tan perfecto que no daba para más, o si, por el contrario, las cosas podían ser distintas a como se perciben. Tras llevar a cabo esta revisión utilizando el formato "ensayo crítico", conseguí diagnosticar una serie de problemas. Señalar con el dedo los puntos débiles del método me hizo bajarlo del trono, desinflarlo, adelgazarlo y redimensionarlo. Pero también humanizarlo, convertirlo en una opción más. Una buena opción, pero no la única ni, necesariamente, la mejor. Con el material recopilado se gestó este primer libro de la trilogía que tienes frente a ti.

Una vez colmada la tarea de analista crítico, decidí colgar la bata blanca de laboratorio y ponerme el mono de trabajo, con la intención de pasar a la acción y contraofertar. De ahí nacieron el segundo y tercer libro de la trilogía, fruto de la voluntad de poner remedio a los problemas detectados, despejar el camino de la productividad personal y avanzar abriendo nuevas sendas, hasta ahora, inexploradas. Siguiendo el refrán popular obras son amores y no buenas razones, logré diseñar un método de organización de tareas propio, en el marco del modelo de productividad individual ON-TIME, que promete satisfacer las necesidades de los más exigentes.

Me presento ahora ante un público necesitado de claridad en las ideas, de una estructura robusta que las ensamble pero, por encima de todo, de un pragmatismo palpable y adaptado a los tiempos en que vivimos. La gente quiere información útil, pero digerible, para que no se le haga bola al tragar. Algunas veces, menos es más, y creo que esta es una de las más claras. Por eso, desde los primeros compases de esta travesía, cuando empieces a familiarizarte con los conceptos clave, podrás empezar a tomar conciencia del atasco que ocasiona un método tan grande y pesado en el contexto en el que se mueve. Señalándote sus debilidades, te ayudamos a instaurar un cierto orden en el caótico paisaje digital que nos toca transitar. A medida que avances en la lectura, notarás en ti mayor destreza para manejarte ante cualquier circunstancia que se presente, porque estarás empapándote de ideas nuevas y sintiendo el