Transforma tu pequeña empresa en una gran institución: El manual para poner manos a la obra

Por Patricia González

"Transforma tu pequeña empresa en una gran institución" fue concebido como un manual de aplicación práctica apoyará a los empresarios en su camino hacia la institucionalización. Cuando una pequeña empresa empieza a crecer, los procesos de gestión van presentando cada vez más retos. A veces la mirada del fundador ya no alcanza a ver todo lo que sucede en la compañía. Si el empresario quiere mantener el ritmo de crecimiento es necesario que dé el paso hacia la institucionalización, es decir implementar procesos que fortalezcan a la empresa y le ayuden a lograr autonomía de su gestión.
Para que ese recorrido sea más sencillo, el libro ofrece seis caos de negocios como ejemplo de buenas prácticas que ya hayan sido probadas, para que ese recorrido sea más sencillo y se logre crecer de forma rentable y controlada.

• Idioma: Español
• Editorial: LID Editorial
• Fecha de lanzamiento: 30 oct 2020
• ISBN: 9786078704200

Vista previa del libro

TESTIMONIOS

La fuerza de este libro en gran medida se atribuye al trabajo y experiencia de su autora. Paty sin duda logra convertir esta obra en un manual aplicable, que concreta y sintetiza los pasos necesarios para llevar a las pequeñas empresas al siguiente nivel. Gracias por hacer de su experiencia la admirable misión de ayudar, fortalecer e inspirar a todos los empresarios.

LUIS GERARDO PÉREZ

DIRECTOR TESSELAR

Esta es una publicación que va más allá de los conceptos o de líderes visionarios carismáticos. La obra muestra el marco para tener compañías visionarias, en donde se forman las instituciones que buscan ir mas allá de las personas con las que colaboramos diariamente. La autora reta los mitos, presenta

nuevos conceptos y ofrece una guía práctica a aquellas empresas que se anticipan para enfrentar con éxito la prueba del tiempo.

JUAN GARCÍA

DIRECTOR GENERAL MICROPLUS

Esta obra refleja el compromiso de la autora con su vocación empresarial, y tiene el objetivo de compartir con precisión y sencillez su pasión por las organizaciones. Tengo la fortuna de conocer a Paty y ser testigo de sus aportaciones empresariales a organizaciones grandes y pequeñas, así como la generosidad, disciplina y ética con la que conduce su liderazgo, que sin duda son herramientas indispensables para que una organización evolucione y trascienda.

CAROLINA VÁZQUEZ

DIRECTORA GENERAL CORPORATIVO ANDALUCÍA

La autora tiene gran experiencia en establecer un equilibrio entre la estrategia comercial y la construcción de bases sólidas de operación y administración que permitan el crecimiento de forma exitosa. Sin duda, este es un libro lleno de conceptos que ayudará a muchas pymes de nuestro país.

JUAN CARLOS GONZÁLEZ

DIRECTOR GENERAL COMPUCAD

Este título es una guía muy sencilla que te puede acompañar por el arduo camino de la institucionalización que algún día tendrás que emprender, si deseas que tu empresa crezca de forma ordenada y rentable. En él, la autora comparte su experiencia y te invita a poner manos a la obra.

MIGUEL ÁNGEL RÁBAGO

DIRECTOR GENERAL MADERIVADOS

Este libro te ofrece encontrar una guía actual para crecer en tu camino empresarial, ya que el amplio conocimiento y la experiencia que ha desarrollado Patricia en sus años como directiva y empresaria, nos permiten encontrar en sus páginas respuestas claras para poder desarrollar el arte de hacer empresa.

EUGENIO CÁRDENAS

DIRECTOR GENERAL SILVANA

DEDICATORIA

Si tienes un sueño en tu corazón y de verdad crees en él, corres el riesgo de que se convierta en realidad

WALT DISNEY

MI sueño, y lo que me mueve todos los días, es dejar un pequeño legado que ayude a otros a hacer su camino más fácil. Con este libro pretendo tocar a varios de esos guerreros empresarios que cotidianamente se parten el alma para sacar su empresa adelante, sin importar las adversidades que enfrenten.

Todos los días se afronta un problema, un reto a vencer, un desafío sobre su escritorio. No hay temas fáciles y todos tienen que resolverse, sobre sus hombros pende una espada de Damocles; adonde se muevan existe un riesgo, esa adrenalina les da la vitalidad. Puede ser Hacienda, sus colaboradores, los proveedores, la naturaleza, el mercado, los accionistas y una larga lista a la que hay que dar la batalla día a día.

Decía Steve Jobs: «Estoy convencido que la mitad de lo que separa a los emprendedores con éxito de los que no tienen éxito, es la pura perseverancia», y vaya que es cierto.

Este libro es para todos ellos; ojalá que alguna de las ideas aquí plasmadas les ayuden a recorrer ese camino de manera más sencilla para lograr su sueño, y que pongan manos a la obra. Mi admiración y respeto para aquellos que llaman pequeños empresarios, por la gran labor que realizan para ser la fuente de empleo de muchas familias, que arriesgan su patrimonio y luchan todos los días a brazo partido.

Mi agradecimiento a mi familia por regalarme este tiempo para escribir, en el que dejé de convivir con ellos. A mi esposo, que se consolida como un gran empresario; a mis hijos, que construyen su propia historia, ya veremos si la vida los lleva a ese arduo camino del emprendimiento; a mi madre, por su ejemplo de vida y a mis hermanos, otros guerreros del trabajo.

Para mí es un gran honor el que seis grandes empresarios hayan creído y apoyado este proyecto: Carolina, Miguel, Luis Gerardo, Juan Carlos, Juan y Eugenio, sin su apoyo este libro no hubiera sido posible. Gracias por su confianza para compartir algunas de sus buenas prácticas; sin duda serán un gran ejemplo para otras empresas, mi cariño y agradecimiento por siempre.

Mi gratitud también a mi escuela empresarial: CompuSoluciones, muchas ideas y procesos que aquí detallo son parte de las enseñanzas recibidas por más de 30 años de laborar en este gran lugar de trabajo. Al igual que a Maderivados, la empresa familiar que me ha dado la oportunidad de tomarla como laboratorio para probar algunas teorías. Honor a quien honor merece, el conocimiento y las buenas prácticas dejan huella y trascienden.

PATRICIA GONZÁLEZ

ÍNDICE

PORTADA

CONTRAPORTADA

TESTIMONIOS

DEDICATORIA

PRÓLOGO

INTRODUCCIÓN

1. GOBIERNO CORPORATIVO Y LOS CIMIENTOS DE LA INSTITUCIONALIZACIÓN

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA

Institucionalización: políticas y procesos generales

Gobierno corporativo: políticas y procesos sugeridos para la definición de la estructura

Modelos de estructura

Estructura familiar

Rendición de cuentas

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

CASO DE ESTUDIO

2. MODELO DE NEGOCIO Y ESTRATEGIA

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

LA CONSTRUCCIÓN DEL MODELO

Proceso de planeación: definir la estrategia

Posicionamiento del modelo en el ciclo de vida empresarial

Modelo CANVAS

Creación, entrega y captura de valor

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

CASO DE ESTUDIO

3. SERVICIO AL CLIENTE Y CONTROL INTERNO

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

EQUILIBRAR EL SERVICIO AL CLIENTE Y EL CONTROL INTERNO

Canales de interacción con el cliente

Procesos alineados al servicio

Pasos en la institucionalización de la gestión comercial

Monitor de indicadores de servicio al cliente

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

CASO DE ESTUDIO

4. GESTIÓN DEL EFECTIVO Y CAPITAL DE TRABAJO

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

GESTIÓN FINANCIERA EFECTIVA

Políticas y procesos

Modelos de gestión financiera

Instrumentos financieros

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

CASO DE ESTUDIO

5. MONITOR FINANCIERO Y TOMA DE DECISIONES

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Políticas y procesos

Monitores de decisión

Análisis porcentual

Razones financieras

Presupuesto anual

Transformación digital

Tablero de mando y toma de decisiones

LECCIONES APRENDIDAS DE LOS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

CASO DE ESTUDIO

6. GESTIÓN DE PERSONAS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

PROCESOS DE GESTIÓN DE PERSONAS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

Código de ética (ejemplo de estructura)

Reclutamiento y selección de personal

Compensaciones

Entrenamiento y desarrollo de las personas

Compromiso con el medio ambiente y la comunidad

Otras prácticas y procesos de la gestión de personas

Monitor de indicadores de la gestión de personas

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

CASO DE ESTUDIO

7. EL VALOR DE LA EMPRESA MÁS ALLÁ DE LOS NÚMEROS

RESUMEN DE CONCEPTOS

PROBLEMÁTICA

INVENTARIO DE VALORES

Relaciones de valor

El valor del nombre y de la marca

Valores estructurales

Otros valores

Indicadores de valor

LECCIONES APRENDIDAS DE LAS GRANDES

RESUMEN Y CONCLUSIONES

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN

INVENTARIO DE VALORES REFERIDOS POR LAS SEIS PYMES EXITOSAS REVISADAS

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

PÁGINA LEGAL

AUTORA

PUBLICIDAD LID EDITORIAL

PRÓLOGO

RECUERDO que hace quince años salí inspirado después de escuchar un testimonio que afirmaba que una tienda podía aspirar a ser una empresa; la clave era apostar a los valores, dejarse guiar con buenas prácticas, inspirarse en una visión y desarrollar todos los días un trabajo disciplinado que nos permitiera conquistar la misión.

Esta declaración hacía hincapié en aprovechar la tecnología que ofrecían los sistemas de administración; por esta razón, de inmediato pedí algunas cotizaciones, pero en el Guadalajara de ese tiempo pocas empresas comercializaban sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Ahí fue donde conocí a Patricia González. Desde la primera entrevista que tuvimos su claridad y profesionalismo hacían la diferencia; sin embargo, decidí cerrar la compra con otro proveedor, ya que como comerciante novato me dejé llevar por el precio.

La implementación del sistema fue un apocalipsis total. Cuando finalmente volví a hablar con Patricia para informarle que había decidido recurrir a otro proveedor, ella no perdió su calidad altamente humana y me respondió: «Estamos a tus órdenes, ya tendremos otras oportunidades». Decidí quitarme la pena y solicité su ayuda para que me sacara del problema en el que me había metido. Entendí que lo barato sale caro, y desde ese día comencé a aprender de Patricia González.

Estimado lector, dejarse guiar e implementar buenas prácticas en el día a día puede hacer la diferencia en los resultados del negocio en el que participas. En el primer libro que publicó Patricia encontré mucho valor en cada uno de los capítulos que nos ofrece; me gustó tanto que compré varios ejemplares y los obsequié a mis clientes; muchos de los cuales, por cierto, tenían un buen negocio con oportunidades de mejorar.

Es una excelente guía; te garantizo que te brindará ideas claras en tu camino empresarial, ya que el amplio conocimiento y la experiencia que ha acumulado Patricia en sus años como directiva y empresaria, nos permiten encontrar en sus páginas respuestas claras para poder desarrollar el arte de hacer empresa.

Creo firmemente que los negocios se deben volver empresa, y una empresa está invitada a convertirse en una institución para crear el bien común. Vale la pena apostar con todo el ahínco a que las empresas sigan transformando nuestro país a través de los negocios, que se desarrollen como instituciones plenamente humanas, altamente productivas y socialmente responsables.

Muchas gracias, Paty, por expresar tu talento en cada capítulo. Te invito, lector, a que lo disfrutes desde una perspectiva que te inspire a hacer la diferencia en tu negocio.

EUGENIO CÁRDENAS ZARAGOZA

DIRECTOR GENERAL

SILVANA POR GRUPO ACOPOL

INTRODUCCIÓN

HACE diez años, LID Editorial Mexicana publicó mi libro Pequeñas empresas, grandes instituciones , con el único objetivo de apoyar a las pymes en su proceso de institucionalización, y sentar bases sólidas para apalancar su crecimiento. Después de 25 años de experiencia laboral pude plasmar en un libro todas las recomendaciones y buenas prácticas que había logrado adquirir en todos esos años.

Calculo que al menos más de mil personas pudieron haberlo leído. Por distintos medios, varias de ellas me hicieron saber que había sido valioso, pero me preguntaban si yo podía darles alguna consultoría personalizada de cómo implementarlo en su empresa. Los temas les parecían buenos conceptualmente, pero no tenían mucha idea de cómo llevarlos a cabo para su implementación y requerían apoyo.

Cuando terminé mi trayectoria como ejecutiva, después de 30 años de trabajo en una gran empresa, decidí que no me dedicaría a la consultoría, porque antes quería comprobar algunos conceptos por mi cuenta, y por lo mismo decidí incursionar directamente en el negocio familiar, una pyme que se fundó diez años antes. ¿Cuál era el propósito? Utilizar ese negocio como laboratorio para probar varias de las ideas y sugerencias que definí en el libro, que se podían aplicar a las pymes, y ver qué ajustes tendría que hacer al modelo de institucionalización, para hacerlo replicable y de implementación más sencilla.

Cuando llegas a trabajar a una pyme después de haberte desarrollado profesionalmente en un corporativo, te das cuenta de que aun con la experiencia y con las buenas ideas, que parece que hacen todo el sentido, desde el punto de vista del corporativo la implementación se complica por las mismas limitaciones de recursos de la pyme, por la cultura organizacional aún incipiente, y también por la velocidad de su operación.

En las pymes, los ciclos de decisión y de acción son más cortos, dependen de menos niveles; asimismo, algunas prácticas, aunque de origen son buenas, se topan con la resistencia al cambio, porque las personas no están acostumbradas a procesos, están más orientadas a la acción. Por lo tanto, se debe seguir un cuidadoso curso de inmersión para no romper con su cultura y tampoco alentar un desarrolo que, por su naturaleza, requiere respuestas rápidas.

Hoy existen consultores profesionales externos que se dedican a apoyar a las grandes empresas; pero en las pymes podemos observar dos efectos. Por un lado, no tienen necesariamente los recursos disponibles para poderlos pagar; y por el otro, los procesos de implementación deben ser más dirigidos, porque no cuentan con una estructura robusta.

Eso significa que el consultor debe quedarse más de un año trabajando en una empresa para medianamente apoyarlos en su institucionalización, y eso económicamente no es muy viable, al menos no para todas.

He escuchado de varios empresarios que cuando una pyme se quiere institucionalizar, en el fondo consideran: «mi empresa como está hoy funciona muy bien ahora que soy pequeño, pero quiero crecer y si no me institucionalizo, no podré controlar su crecimiento». Palabras más, palabras menos, es lo que he podido recoger de los empresarios con quienes he platicado.

Por eso mi propósito no es dedicarme a la consultoría. Aunque me apasiona la tarea y también me encantaría poder apoyar, dado que el tiempo es un recurso limitado sería difícil porque la cobertura tendría que ser muy pequeña debido al tiempo y la atención que requiere cada proceso.

Por lo anterior, decidí que quería abarcar todos estos temas, y que una buena forma de hacerlo era escribir la continuación de mi primer libro, Pequeñas empresas, grandes instituciones, pero con un enfoque práctico, como aprendíamos en los modelos escolares; es decir, la primera versión es el libro de texto y pretendo que este segundo tenga una orientación mucho más práctica, más orientada a la acción.

Esta obra tiene la intención de ser un manual paso a paso, que no solo describa los conceptos sino también revise las prácticas de las grandes empresas y profundice en algunos procesos, herramientas, políticas, formatos y ejemplos de indicadores, entre otros, que el empresario y su equipo pueden implementar fácilmente, entenderlos y adaptarlos a la realidad y etapa en la que se encuentren.

Sin duda es un gran reto, pero la experiencia que he tenido al probar el modelo en la pyme familiar por más de año y medio me alienta a pensar que sí es posible. La estructura de este libro sigue el mismo hilo conductor que el primero, que es la institucionalización, pero desde un ángulo más enfocado en los «cómo».

Consta de siete capítulos que tratan de los principales ciclos de operación de una pyme.

En el primero, hablaremos de las bases de la institucionalización y del gobierno corporativo para validar el marco de referencia sobre el que se constituye y opera la empresa, la estructura que la soporta y qué tanto depende del fundador o dueño, o si ya se desarrollaron algunos procesos, sistemas y políticas que le permitan algún grado de autonomía.

El capítulo dos abarca un tema que no se incluyó en el primer libro, pero que consideramos necesario para tener una visión integral de la empresa. Se trata del modelo de negocio y de la estrategia. Es muy importante que la empresa describa su modelo de negocio para dejar clara la forma en que se genera y captura el valor. También es importante entender la diferencia entre modelo de negocio y estrategia.

El tercer capítulo dedica un espacio a la revisión del delicado equilibrio que existe entre el servicio al cliente y el control interno. Aborda el ciclo de operaciones, desde las entradas para el abastecimiento hasta los productos que se entregan al cliente.

El enfoque de este capítulo pretende generar una estrategia, con el cliente como centro, y alinear los procesos internos para hacer que la interacción del cliente con la empresa sea más sencilla, sin perder el control.

Es un enfoque de institucionalización hacia afuera, que busca no solo el control de los recursos sino también una estandarización del servicio hacia el cliente, con el fin de facilitarlo y hacer que el servicio no dependa de las personas, sino de los procesos estandarizados y orientados al cliente.

En el cuarto capítulo se revisa uno de los temas más sensibles en la empresa: el manejo del efectivo y del capital de trabajo. Ahí convergen los flujos de ingresos y egresos, y la necesidad de un manejo muy cuidadoso para evitar la mezcla de los recursos de la empresa, de su dueño y su familia. Asimismo, trata de todo el proceso de rendición de cuentas que se debe presentar a los diferentes interesados en la empresa, así como algunas herramientas que le ayudarán a tener un manejo más eficiente de su ciclo financiero.

El quinto capítulo abordará desde diferentes ángulos la columna vertebral de la empresa, que es su monitor financiero, así como la toma de decisiones en función de los principales indicadores económicos y de operación.

Son necesarias la validez del grado de automatización, así como la integridad, oportunidad y control en la generación de la información, los criterios que se utilizan para generar una sola base de datos de información de la que se pueden obtener diferentes vistas de la misma para cada uno de los interesados en la empresa, a nivel contable, financiero y fiscal. A partir de esa base se obtiene el proceso de construcción de estados financieros y los diferentes indicadores que conforman el cuadro de mando.

El sexto capítulo se enfoca en el recurso más valioso de la empresa: los colaboradores. Trata no solo del ángulo de los procesos de la gestión de las personas sino también de la forma de vincular a la empresa con las tareas de la responsabilidad social.

La perspectiva se examina desde dos ángulos; el primero más administrativo, que consiste en la revisión de los procesos básicos que se deben instrumentar para la gestión de personas; y el segundo, donde se habla de algunas prácticas para fortalecer su cultura organizacional y responsabilidad social.

El séptimo capítulo es un resumen de todo lo valioso en la empresa, más allá de los recursos financieros o el valor plasmado en el capital contable. Esto con el propósito de tenerlos presentes y fortalecerlos, para que en épocas de baja generación de utilidades, o