Reuniones virtuales. Claves para su gestión

Por Palmira López-Fresno

Las reuniones virtuales han cobrado especial relevancia en los últimos años. La tecnología nos conecta virtualmente, pero mantener una reunión virtual productiva va mucho más allá de estar conectados.

Este libro trata, de evidenciar los elementos que intervienen en una reunión virtual, además de la tecnología.

Su contenido se centra en las habilidades, destrezas, conocimientos y, en definitiva, las competencias que se deberían desarrollar para gestionar una reunión virtual de manera altamente efectiva, o para contribuir, como participantes, a que eso sea así.

Eminentemente práctico en este libro encontrará entre otros contenidos:

- Las claves para poner en marcha y gestionar sus reuniones virtuales.

- Ejemplos de situaciones a evitar por parte del coordinador y los participantes.

- Ejemplos de sistemas para conferencia web.

- Ejemplos de convocatorias.

- Ejemplos de actas de reuniones.

- Ejemplo para evaluar el éxito de la reunión.

• Idioma: Español
• Editorial: AENORediciones
• Fecha de lanzamiento: 17 nov 2014
• ISBN: 9788481438666

Vista previa del libro

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Créditos

Título: Reuniones virtuales. Claves para su gestión. ePUB

Autora: Palmira López-Fresno

© AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), 2014

Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproducción total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorización escrita de AENOR.

ISBN: 978-84-8143-866-6

Impreso en España - Printed in Spain

Edita: AENOR

Maqueta y diseño de cubierta: AENOR

Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por la autora en esta obra.

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Dedicatoria

A Víctor Quiroga y Felipe Portocarrero por su liderazgo y amistad; a Fernando Fernández por su apoyo constante; a Rosalía Cascón por guiarme en una nueva dimensión de la investigación sobre reuniones; y a todas las personas que en el día a día o de manera puntual han hecho productivas las reuniones mantenidas.

Prólogo

Cuando pensamos en reuniones virtuales, de manera inmediata visualizamos tecnología, al ser esta la que nos ofrece la posibilidad de comunicarnos, reunirnos, colaborar y trabajar de manera virtual.

Sin embargo, esta asociación con la tecnología nos lleva en ocasiones a sobrevalorar la parte tecnológica y a minimizar otros elementos que impactan significativamente en el resultado de las reuniones virtuales, en su productividad. Hablamos de un ingrediente analógico, como es la gestión.

La tecnología nos conecta virtualmente, pero mantener una reunión virtual productiva va mucho más allá de estar conectados. Reunirse implica trabajar conjuntamente para alcanzar unos objetivos compartidos. Y hacerlo posible depende, en gran medida, del coordinador, facilitador o moderador de la reunión. Si su función es clave en cualquier tipo de reunión, en la virtual lo es aún más, pues en ella no están presentes buena parte del lenguaje no verbal y de la energía que se moviliza en una reunión; y a esto se añaden las complicaciones tecnológicas que puedan acontecer. Pero estas reuniones también presentan un reto especial para los participantes, en cuanto a preparación previa, concisión, orden y claridad en sus intervenciones, etc.

De todo ello trata este libro. No es por tanto un libro sobre tecnología, entendida esta como el conjunto de herramientas que nos permiten conectar personas de manera virtual, sino que se focaliza principalmente en las habilidades, destrezas, conocimientos y, en definitiva, en las competencias que deberíamos desarrollar para gestionar de manera altamente efectiva una reunión virtual, o para contribuir, como participantes, a que eso sea así.

Las reuniones virtuales han cobrado especial relevancia en los últimos años. El desarrollo y democratización de la tecnología, la crisis financiera y en general el mayor énfasis en la eficiencia en el uso de los recursos, han contribuido a ello. Considero que abordar la parte de competencias profesionales es necesario para lograr que este tipo de reuniones sean satisfactorias y altamente efectivas en el cumplimiento de los objetivos que en cada caso se establezcan.

Confío en que las reflexiones y directrices establecidas en este libro les sean útiles. Ese ha sido mi objetivo.

La autora

Capítulo 1. Significado e implicaciones de las reuniones

En general, el concepto de reunión se asocia con un grupo de personas que confluyen en un espacio y tiempo determinados para hablar, coordinar o debatir sobre uno o varios temas. Desde tiempos pretéritos, las reuniones forman parte de la dinámica de cualquier sociedad.

Las definiciones de reunión habitualmente enfatizan el efecto de reunir, de agrupar, de poner en común personas para tratar uno o varios temas, haciendo poco o ningún énfasis en los criterios de efectividad y eficiencia. Es decir, en la necesidad de que la reunión sea productiva en términos de los recursos consumidos y de la consecución del fin para el que fue convocada, por el bien de todos los implicados y de la organización que la convoca.

Entre las definiciones de reunión encontramos las siguientes:

• Agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente.

• Conjunto de personas que se reúnen para tratar sobre un determinado asunto.

• Conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor o facilitador.

• Grupo de personas que piensan juntas para alcanzar un fin.

• Herramienta de comunicación que se desarrolla a través de la interacción entre personas, utilizada para una variedad de propósitos previamente establecidos.

El diccionario de la Real Academia Española (DRAE) incorpora en el concepto reunión dos acepciones: una que hace referencia a la función (acción y efecto de reunir), y otra que hace referencia a la estructura (conjunto de personas reunidas).

Debemos huir de la acepción de reunir como simple sinónimo de juntar, congregar, aun cuando muchas de las reuniones a las que hayamos asistido puedan caracterizarse bajo estos conceptos. Mantener una reunión implica mucho más que estar sentados alrededor de una mesa. Por ello, y como base para las directrices y criterios establecidos en este libro, definimos reunión desde las dos perspectivas anteriormente detalladas:

• Función (perspectiva funcional): reunión es la actividad o proceso de juntarse dos o más personas, en un momento y entorno determinados, para alcanzar un propósito común.

• Estructura (perspectiva estructural): reunión es una agrupación de personas implicadas en la finalidad de alcanzar un propósito común.

Combinando ambas acepciones, podemos definir reunión como el conjunto de personas cuya actividad tiene el propósito de construir confianza y responsabilidad sobre los objetivos y consecuencias para los que fue convocado.

Es así que las reuniones deben ser siempre planificadas, con mayor o menor antelación, respondiendo a un mayor o menor grado de urgencia, a una mayor o menor inmediatez, pero siempre han de tener claramente definido cuál es el objetivo u objetivos a alcanzar y el tema o temas a tratar, además de otros aspectos complementarios que iremos desarrollando a lo largo de los capítulos posteriores. Y ello con independencia del número de personas que se convoquen, que estará seleccionado de un modo apropiado y adecuado para la finalidad que se pretende.

Respecto a la función de las reuniones, estas deben contemplarse como un medio de comunicación y de gestión, y cumplen habitualmente funciones de información, coordinación y toma de decisiones. Sobre estas funciones genéricas se deben establecer los objetivos de cada reunión.

Capítulo 2. Contexto de las reuniones virtuales

2.1. Concepto

Las reuniones virtuales son aquellas en las que las personas se comunican y colaboran desde ubicaciones geográficas diversas, que pueden estar en el mismo país y ciudad o en diversos países. Para su realización, estas reuniones se sustentan en la tecnología.

Sin duda, las reuniones virtuales han supuesto un cambio importante en la manera de trabajar y colaborar entre personas que se encuentran en ubicaciones diferentes, y también en ámbitos como el educativo, en el que, entre otras funcionalidades, se puede realizar una conferencia o impartir una clase sin necesidad de que el (o los) conferenciante o profesor haya de trasladarse al lugar en el cual se encuentran los participantes o viceversa.

La tecnología aplicable a las reuniones virtuales es diversa, y determina en general el tipo de reunión que podemos mantener, en cuanto a si es únicamente por voz (audioconferencias) o por voz e imagen (videoconferencias), así como también la calidad de la interacción. Estos factores condicionan la mayor o menor complejidad con la que podamos abordar los temas de la agenda, e incluso su duración. Pero si bien los niveles de calidad y naturalidad de la interacción obtenidas varían de una solución tecnológica a otra, al igual que varía el coste de las mismas, las reuniones virtuales han supuesto una aportación muy significativa a la comunicación entre las personas y a las posibilidades de interactuar y colaborar.

Analizamos a continuación grandes tipos de soluciones tecnológicas en función de las prestaciones ofrecidas, y en el anexo A incorporamos un breve análisis de una muestra de aplicaciones disponibles al alcance individual para terminales de teléfono móvil y para ordenador personal.

2.2. Tipología

La tipología de reuniones virtuales que podemos mantener está condicionada en gran medida por las soluciones tecnológicas que adoptemos. Por ello analizamos a continuación las principales.

2.2.1. Videoconferencia

Es un sistema de comunicación simultánea y bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones en tiempo real entre varias personas situadas en lugares alejados entre sí, que pueden encontrarse a miles de kilómetros de distancia. Se fundamenta en el uso de equipos especializados que, a través de una conexión entre dos o más puntos, permiten establecer una comunicación visual (vídeo) y verbal (voz) en tiempo real entre los participantes. Adicionalmente, los sistemas de videoconferencia también permiten compartir o visualizar contenidos de manera simultánea, como el intercambio de gráficos, imágenes, presentaciones, etc.

En un sistema de videoconferencia la señal de vídeo se captura mediante una cámara y se presenta en un monitor o pantalla; el audio se capta por medio de micrófonos y se reproduce a través de altavoces. De esta manera, los participantes pueden verse y escucharse entre sí.

Según el número de participantes ubicados en lugares geográficos diferentes, identificamos dos tipos de videoconferencia:

• Punto a punto: se realiza entre dos terminales de videoconferencia. Los participantes pueden estar en su casa, puesto de trabajo o en una sala específica de videoconferencia.

• Multipunto: se realiza entre más de dos terminales. Para poder establecer una reunión de este tipo es necesario que uno de los terminales soporte la funcionalidad multipunto, o utilizar un equipo capaz de gestionar la comunicación entre terminales. Este equipo se denomina puente de videoconferencia, y se encarga de recibir y enviar la señal entre todos los equipos de videoconferencia, requisito necesario para que todos puedan participar al mismo tiempo en la reunión o evento.

Los terminales de videoconferencia pueden clasificarse en terminales de grupo, terminales personales y videoteléfonos, que se describen brevemente a continuación. En el apartado 2.2.2 tratamos de manera específica las aplicaciones para videoconferencia que no requieren terminales físicos específicos, sustentadas en una aplicación web.

Terminales de grupo

Se instalan en una sala de reuniones. Habitualmente se componen de un equipo de videoconferencia –con un emisor/receptor de señales, una cámara y un micrófono–, y de un equipo audiovisual –con una pantalla y altavoces–, todo ello en general ubicado en un soporte. Hay equipos de grupo totalmente integrados, que incorporan todos los elementos necesarios.

Terminales personales

Están pensados para ser utilizados por una persona en su puesto de trabajo. Incluyen una pantalla, que puede ser utilizada como pantalla de ordenador.

Videoteléfonos

Consisten en un teléfono que incorpora funcionalidades de vídeo y que permite que un usuario se conecte por videoconferencia con otros equipos (de grupo, personales, etc.). Con la gran difusión de los smartphones, los videoteléfonos han