UF0325 - Organización de reuniones y eventos

Por Rafael Manuel Pérez López

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización, negociando las condiciones con las personas intervinientes, a fin de conseguir los resultados definidos y la mejora de la calidad del servicio.

Para ello, en primer lugar se estudiará la organización de reuniones, la negociación y se analizará el protocolo empresarial, para terminar analizando la organización de eventos.

Tema 1. Organización de reuniones
1.1 Tipos de reuniones.
1.2 Planificación de las reuniones.
1.3 Preparación de las reuniones.
1.4 Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
1.5 El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración, pausas, - almuerzo y otros).
1.6 Tipología y funciones de los participantes en una reunión. Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.
1.7 El papel de la secretaria el día de la reunión. Preparar, comprobar, atender.
1.8 La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión.

Tema 2. La negociación
2.1 Elaboración de un plan de negociación.
2.2 Tipos o niveles.
2.3 Participantes.
2.4 Fases de la negociación.
2.5 Recursos psicológicos en la negociación.
2.6 Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
2.7 Los presupuestos y contratos.

Tema 3. Organización de eventos
3.1 Objetivos.
3.2 Presupuesto.
3.3 Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
3.4 Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
3.5 Listado de comprobaciones.
3.6 El papel de la secretaria el día del evento Preparar, comprobar, atender.
3.7 Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado.
3.8 Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado.
3.9 Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos.
3.10 Documentos de cobro y pago.

Tema 4. El protocolo empresarial
4.1 Tratamientos dentro de la empresa.
4.2 Recepción de las visitas.
4.3 El restaurante como parte de la oficina.
4.4 RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
4.5 El regalo en la empresa.
4.6 La etiqueta en hombres y mujeres.
4.7 Ubicación correcta de los símbolos.
4.8 La imagen y la empresa.

• Idioma: Español
• Editorial: Editorial Elearning
• Fecha de lanzamiento: 15 ene 2019

Vista previa del libro

5.1. Marco normativo básico en materia de prevención de riesgos laborales

5.1.1. Legislación, específica aplicable en materia de prevención de riesgos laborales para trabajadores autónomos y pequeños negocios o microempresas

5.2. Organismos públicos relacionados con la deguridad y dalud en el

trabajo

5.2.1. En el ámbito estatal

5.2.2. En las comunidades cutónomas

5.2.3. En el ámbito local

5.2.4. En la Unión Europea

5.2.5. Otros ámbitos

5.3. Gestión de la prevención de riesgos laborales

5.3.1. El comité de seguridad y salud laboral y el delegado de

prevención.

5.3.2. Los servicios de prevención

5.3.3. La prevención integrada

1.1. Tipos de reuniones

1.1.1. De información: ascendente, descendente y horizontal comisiones de trabajo, grupos de decisión

1.1.2. Ordinarias

1.1.3. Extraordinarias

1.1.4. Formales

1.1.5. Medias grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas

1.1.6. Informales reunión departamento, planning semanal y otros

1.1.7. Internas junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas

1.1.8. Externas mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación

1.2. Planificación de las reuniones

1.3. Preparación de las reuniones

1.3.1. Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés

1.3.2. Presupuesto

1.3.3. Registro de fechas en agendas

1.3.4. Lista de control

1.3.5. Lista de participantes

1.3.6. Material de apoyo pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas

1.3.7. Tarjetas colocación de los integrantes precedencias

1.3.8. Logística: Sala luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing

1.4. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas

1.4.1. Orden del día

1.4.2. Convocatoria dentro o fuera de la empresa. Texto de la convocatoria

1.5. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración, pausas, - almuerzo y otros)

1.6. Tipología y funciones de los participantes en una reunión. Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-

1.7. El papel de la secretaria el día de la reunión. Preparar, comprobar, atender

1.8. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión

1.8.1. Cuestionario de evaluación

1.8.2. Acta resumen elaboración borrador, envío, libro de actas

1.8.3. Informe

1.8.4. Informe económico

1.8.5. Seguimiento de acuerdos

1.8.6. Archivo del dossier de la reunión

1.1. Tipos de reuniones

En esta unidad formativa vamos a aprender como organizar las reuniones, con toda la problemática que puede acarrear dicha labor, pero que es fundamental en la realización de nuestras tareas como asistentes a la dirección.

Para empezar vamos a definir qué es una reunión.

Definición

Reunión: es el acto en el que se congregan varias personas para obtener un fin.

Por lo tanto vemos que la propia definición nos saca a relucir las dificultades que entrañarán las reuniones, en un primer lugar debemos coordinar la congregación de diferentes personas, y en segundo lugar debemos prepararlo para que dispongan facilidades para obtener el fin.

Pero ojo, esta definición de reunión es muy generalista y nos abre la puerta a poder indagar más en ambos aspectos que aparecen en el concepto, por lo que nos encontraremos diferentes tipos de reuniones atendiendo a:

–Quiénes participan en la misma.

–Con qué fin se ha convocado.

Esta va a ser nuestra misión en este epígrafe, desmenuzar y aclarar las diferentes tipos de reuniones que nos podemos encontrar y organizar en nuestro trabajo:

Trataremos de dar un visión global de cada una de estas reuniones y las características que las identifican así como las variantes que nos podemos encontrar en cada una de ellas, pudiendo encontrarnos divisiones dentro de las mismas.

1.1.1. De información: ascendente, descendente y horizontal comisiones de trabajo, grupos de decisión

En el primer peldaño a la hora de encuadrar las reuniones, nos coloca ante las reuniones de información. Las reuniones de información podemos definirlas como aquellas en las que hay un flujo comunicativo dentro de los asistentes a la misma. Este flujo comunicativo, dependiendo del sentido dentro de la jerarquía de la empresa, lo podremos nombrar de una manera u otra. Veamos qué tipos de reuniones de información nos podemos encontrar.

De información ascendente

Las reuniones de información ascendente están formados por miembros de diferentes niveles de responsabilidad dentro de la empresa. En estas reuniones se produce un flujo de comunicación desde los estratos inferiores a los superiores, siendo el motivo la de informar de circunstancias o pareceres de los empleados a los órganos que disponen de la responsabilidad y atributos necesarios para poder paliar o realizar las acciones necesarias que atiendan a dichas peticiones.

Estas reuniones se suelen celebrar dentro de la propia empresa, tomando como sala la propia del departamento o área que afecte dicha reunión. Dicha reunión puede ser periódica o puntual, dependiendo de los temas tratados y del protocolo establecido en la empresa para las mismas.

En este tipo de reuniones no se suele llegar a un acuerdo, sino que simplemente se da pié a que las personas que se encuentran en los niveles superiores en el organigrama empresarial, dispongan del conocimiento necesario sobre el parecer de sus empleados, para que tomen las decisiones más idóneas para el devenir de la empresa.

Ejemplos de estas reuniones pueden ser las reuniones sobre la carrera profesional que celebran los jefes y en las que los empleados les exponen sus inquietudes y deseos de futuro dentro de la empresa, también puede ser una reunión en la que se exponga al jefe el malestar que sufren los trabajadores debido a que están saliendo más tarde de la cuenta.

De información descendente

La segunda de las reuniones que nos encontramos en las que el objetivo es informar es la reunión de información descendente. Las reuniones de información descendente están formadas por miembros de una misma empresa pero pertenecientes a diferentes niveles de la jerarquía dentro de la misma, en esto no difiere en nada con las reuniones de información ascendente. La variación radica en que en esta reunión el flujo de comunicación que se produce va en dirección a los estratos inferiores de la jerarquía procedente de los estratos superiores, siendo el motivo la de realizar alguna comunicación organizacional o la transmisión de ciertas órdenes.

Estas reuniones se suelen celebrar también dentro de la empresa, tomando como sala de reuniones la que represente mejor a los asistentes de la reunión, ya que si se trata de una comunicación departamental se elegirá la sala de reuniones del propio departamento, mientras que si se trata de una comunicación organizacional, se buscará una sala de reuniones más neutra.

Las reuniones de información descendente disponen como característica principal la motivación de hacer comunicar a los subordinados el parecer sobre cierta materia o el anuncio de algún hecho relevante para la institución, pero en la que igualmente se quiera disponer de un feedback por parte de los mismos, para conocer las reacciones y la idoneidad de dicha acción por parte de los empleados, ya que si tan solo se quisiera realizar un comunicado, se podría ahorrar tiempo y energías de las reuniones y hacer dicha comunicación por otros medios unidireccionales, tales como correos electrónicos o anuncios en el tablón.

Veamos ahora un esquema con los componentes de las reuniones de información descendente:

Ejemplos de reuniones de información descendente nos encontramos en las reuniones que se celebran periódicamente para transmitir el plan de trabajo correspondiente a ese periodo de tiempo o las reuniones celebradas para comunicar algún cambio dentro del organigrama de la empresa.

De información horizontal

Las reuniones de información horizontal es la última que nos encontramos haciendo referencia al sentido de los flujos de comunicación dentro de la empresa. Las reuniones de información horizontal son aquellas en la que los participantes pertenecen a un mismo nivel jerárquico dentro de la empresa, por lo que aquí está la mayor variación en el concepto con respecto a las dos anteriores. La motivación que puede originar dicha reunión puede radicar en el deber de informar sobre ciertos aspectos en los que estén involucrados más de un departamento dentro de la empresa. El nivel jerárquico es indiferente en estas reuniones, ya que la única premisa es que los asistentes a la reunión deben pertenecer al mismo nivel, aunque las reuniones de información horizontal más comunes son las que se producen en los niveles jerárquicos más altos.

Las reuniones se suelen celebrar dentro de la empresa, escogiéndose como sala de reuniones aquella que resulte en una posición central que dé sensación de neutralidad en la asistencia a la reunión, con lo que provocará que el desarrollo de la misma se produzca de una manera abierta y productiva.

En estas reuniones se suelen tratar de temas que afecten a varios departamentos o áreas de la empresa, pudiendo abarcar desde dos departamentos hasta la totalidad de los mismos. Se puede imponer una periodicidad en dichas reuniones si se trata de un tema recurrente, con lo que resulta idónea estandarizar dicha reunión con los asistentes a la misma y los puntos a tratar. La horizontalidad denota que los asistentes a la reunión dispondrán de un tratamiento de iguales dentro de la misma. El feedback producido en dicha reunión es el elemento que producirá valor añadido a la reunión, ya que en caso de no producirse estaremos hablando de una pérdida de tiempo y esfuerzos en realizar la reunión, ya que si se trata tan solo de informar se pueden usar otros medios que resultarán igual de efectivos y menos costosos.

Veamos ahora un esquema con los componentes de las reuniones de información horizontal:

Ejemplos de reuniones de información horizontal nos los podemos encontrar en las que se celebran entre los directores de los departamentos de ventas y producción en las que se informan sobre las necesidades de productos para el siguiente periodo.

Ahora bien, nos encontramos con otros dos tipos de reuniones que se pueden encuadrar dentro de las reuniones de información horizontal:

–Las comisiones de trabajo.

–Los grupos de decisión.

Estas dos reuniones son las que mejor representan a las horizontales, pasemos a verlas.

–Comisiones de trabajo

Las comisiones de trabajo son reuniones que se estandarizan para resolver un asunto en particular, y están formados por miembros de diferentes departamentos afectados por dicho asunto. La particularidad de las comisiones de trabajo radica en que los asistentes a estas reuniones pertenecen al mismo nivel jerárquico y además suelen ser de un nivel jerárquico bajo, es decir, son los que viven el día a día con el tema que están trabajando.

La idoneidad de las comisiones de trabajo radica en que se podrá tratar el tema de reunión teniendo una visión práctica del mismo pero desde diferentes puntos de vista y modos de actuar, con lo que la consensuación del modo de afrontar la situación se verá enriquecido por diferentes matices y aportaciones que tendrán en consideración todos los aspectos del mismo.

El lugar de celebración de las comisiones de trabajo ha de ser en un sitio neutral y que disponga de elementos que permitan trabajar cómodamente, ya que seguramente se irá trabajando sobre la marcha en las ideas que vayan surgiendo en dicha reunión. Que la comisión de trabajo sea abierta y disponga de mecanismos de feedback son básicos para el éxito, ya que en caso contrario estamos hablando que se monopolizaría las decisiones que se toman en las reuniones con lo que se perdería la visión multifuncional para las que son creadas dichas comisiones de trabajo.

Veamos ahora un esquema de los componentes de las comisiones de trabajo:

Las comisiones de trabajo pueden ser periódicas y estandarizadas o se pueden crear por algún asunto esporádico.

–Grupos de decisión

Los grupos de decisión es la otra reunión horizontal que hemos aludido. Los grupos de decisión están formados por miembros de diferentes departamentos de la empresa y que disponen de poder de decisión que pueda vincular al área que representa. Los grupos de decisión se forman para tomar una decisión consensuada sobre algún tema que afecte a más de un departamento, por lo que se requiere del acuerdo por parte de todos para la toma de decisión.

Una de las características que diferencia los grupos de decisión con las comisiones de trabajo es la del nivel jerárquico al que pertenecen los asistentes. Estos suelen pertenecer a un nivel jerárquico medio-alto que les capacite y dispongan entre sus atributos la de tomar decisiones que vinculen a su área de trabajo. Por lo tanto, nos encontraremos en los grupos de decisiones a directores y jefes de departamento.

Los grupos de decisión suelen reunirse en una sala de reuniones neutral, con la que no se cohíba o aventaje a ninguno de los asistentes, siendo los métodos de toma de decisiones más utilizado los que vamos a detallar a continuación:

∙Decisión democrática: en la que cada asistente dispondrá de un voto el cuál utilizará para elegir la opción que crea conveniente y siendo la decisión que tomen la que obtenga mayor número de votos.

∙Decisión consensuada: este tipo de método exige la unanimidad en la votación de la decisión, con lo que se provoca que tengan que ceder las diferentes partes en pos de un acuerdo.

∙Decisión democrática ponderada: en la que los votos de algunos de los asistentes tendrán mayor peso en la decisión, debido a que el asunto le afecte de una manera más directa en su departamento.

Veamos ahora un esquema con los componentes de los grupos de decisión:

1.1.2. Ordinarias

Las reuniones ordinarias son aquellas que tienen una celebración periódica, ya que el tema que tratan es recurrente. En este tipo de reuniones no importa tanto el tema del que se trata sino su repetición en el tiempo. Pueden tratar de muy diferentes temas y áreas de la empresa, o siendo asistentes de las mismas de cualquier nivel jerárquico de la empresa. En las reuniones ordinarias, la característica que las define es la periodicidad y el procedimiento de las mismas.

Nos podemos encontrar que dicha periodicidad venga marcada por:

–La propia naturaleza del asunto que tratan.

–La obligatoriedad que exige una ley.

Por la naturaleza del asunto que trata nos podemos encontrar que la celebración de la reunión venga impuesta por una periodicidad temporal inamovible, es decir, reunión semanal, mensual, etc. O que la celebración de la misma se realice con referencia a un hecho que se repita, pero que no tenga ninguna fecha concreta tras cada hecho, como por ejemplo, cada número de ventas de un producto o tras finalizar la cosecha de un fruto.

Puede ser que algunas reuniones ordinarias tengan carácter obligatorio por mediación de una ley, nos encontramos como ejemplo más claro en este aspecto a las reuniones de los socios de las sociedades mercantiles, los cuáles han de reunirse al menos una vez al año.

La otra de las características que marcan las reuniones ordinarias es el procedimiento de la misma y los puntos a tratar en dicha reunión. El procedimiento de las reuniones, tales como el lugar de reunión, los asistentes o la duración de la misma, no variará significativamente de una a otra. Además se suelen tratar los mismos puntos dentro de la reunión, sirviendo por tanto de seguimiento en decisiones tomadas con anterioridad y de rectificaciones para el futuro.

Veamos ahora un esquema con los componentes de las reuniones ordinarias:

Ejemplos de reuniones ordinarias pueden ser las que se celebran a principio de mes para exponer los objetivos del departamento durante ese periodo, o las Juntas de Accionistas en las cuales se toman decisiones por parte de los dueños de la empresa.

1.1.3. Extraordinarias

Las reuniones extraordinarias son la antítesis de las que acabamos de explicar. Las reuniones extraordinarias no se saben ni cuándo, ni cómo, ni por qué se celebran en un intervalo de tiempo amplio anterior a dicha reunión.

El motivo fundamental de una reunión extraordinaria es la de tratar un tema que urge solucionarlo lo antes posible, por lo que no se puede esperar a la siguiente reunión ordinaria que se ocupe de tal caso, así que se convoca urgentemente a los implicados en la solución del imprevisto, con un grado de rapidez y coordinación acorde a la gravedad del caso.

El inconveniente de las reuniones extraordinarias es la poca antelación con la que se cuenta para poder coordinar a los asistentes y poder preparar las instalaciones y herramientas que se utilizarán en la reunión. Por lo que se debe establecer el grado de importancia que ostentará dicha reunión para que sepamos hasta qué grado será prioritaria dicha reunión, es decir, no dispondrá la misma prioridad o urgencia una reunión tras un accidente, que una reunión extraordinaria celebrada porque se tenga que escoger a un nuevo director.

De todas maneras, siempre es bueno disponer de protocolos de actuación ante imprevistos con lo que se logrará disponer de una mayor seguridad en los pasos a seguir en el proceso de realización de una reunión extraordinaria tras un imprevisto. En el protocolo se detallará desde los asistentes que han de acudir a la reunión, hasta los puntos que se han de tener en cuenta para tomar decisiones sobre el imprevisto. Los protocolos han de disponer modos de actuación ante muy diversas eventualidades, con lo que dejaremos al azar muy pocas opciones.

Veamos ahora un esquema con los componentes de las reuniones ordinarias:

Ejemplos de reuniones extraordinarias nos las podemos encontrar en las que se celebran ante un muy mal dato sobre las ventas de un producto o las que se celebran cuando ha ocurrido una catástrofe natural.

1.1.4. Formales

Las reuniones formales son aquellas que tienen establecidas un procedimiento de actuación estandarizado y tienen reguladas, ya sea internamente o externamente, las características primordiales de una reunión, tales como asistentes, finalidades o lugar de celebración.

Las reuniones formales suelen tratar sobre asuntos importantes y que tendrán una importancia significativa en el devenir de la empresa o el departamento, por lo que se han planificado de antemano, los asistentes que han de participar en las mismas, así como los medios de toma de decisión y los puntos que se van a tratar en las mismas.

Suele ocurrir que dichas reuniones deban ser transcritas como prueba de los puntos y decisiones que se han tomado en su interior, ya que seguramente sean vinculantes para la empresa. Así que deberemos disponer de las herramientas necesarias para dicha labor.

Importante

Las reuniones formales deben disponer de un protocolo de actuación, con lo que habrán sido planificadas con anterioridad el devenir de dicha reunión.

Las reuniones formales pueden tratar de diferentes temas y disponer de asistentes de diferentes niveles jerárquicos dentro de la empresa. Suelen ser ordinarias, aunque también pueden existir reuniones formales extraordinarias, tal y como hemos visto en el subapartado anterior, ya que se pueden estandarizar los procedimientos de las reuniones extraordinarias con la realización de un protocolo para el caso.

Veamos ahora un esquema con los componentes de las reuniones ordinarias:

Ejemplos de reuniones formales podemos tenerlas en las juntas de accionistas o en las reuniones para la elección de un nuevo cargo.

1.1.5. Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas-

Nos encontramos con otro tipo de reuniones en el que el grado de formalidad de las mismas es media, es decir, hay dispuestos unos protocolos de actuación pero se le concede flexibilidad en algunos puntos, para que resulte más fácil de coordinar y operar con este tipo de reuniones. Nos encontramos con tres tipos de reuniones que caracterizan dicho nivel de formalidad:

Grupos de calidad

Los grupos de calidad son comisiones de trabajo encargados investigar y diseñar los procesos encargados de traer la calidad a la actividad de la empresa. Los grupos de calidad entonces estarán formados por un conjunto de empleados procedentes de los diferentes departamentos y sectores de la empresa, los cuales sean representativos de la plantilla de la empresa, con lo que se podrá dar respuestas multifacéticas a las dudas sobre cómo enfocar la actividad para conseguir la excelencia, que no es otra cosa que conseguir la calidad continua en las actuaciones.

Los grupos de calidad tendrán en cuenta en su trabajo la