Sala de correo digital: Liberando la eficiencia a través de la visión por computadora

Por Fouad Sabry

Qué es la sala de correo digital

La sala de correo digital es la automatización de los procesos de correo entrante. Utilizando tecnologías de escaneo y captura de documentos, las empresas pueden digitalizar el correo entrante y automatizar la clasificación y distribución del correo dentro de la organización. Tanto el correo electrónico como el impreso se pueden gestionar mediante el mismo proceso, lo que permite a las empresas estandarizar sus procedimientos de distribución de correo interno y cumplir con las políticas de cumplimiento de la empresa.

Cómo se beneficiará usted

(I) Insights y validaciones sobre los siguientes temas:

Capítulo 1: Sala de correo digital

Capítulo 2: Intercambio electrónico de datos

Capítulo 3: Reconocimiento óptico de caracteres

Capítulo 4: Sistema de gestión de documentos

Capítulo 5: Escáner de imágenes

Capítulo 6: Gestión de contenido empresarial

Capítulo 7: Impresión de datos variables

Capítulo 8: Sistema de archivo electrónico

Capítulo 9: Procesamiento de facturas

Capítulo 10: Procesamiento de formularios

(II) Respondiendo a las principales preguntas del público sobre la sala de correo digital.

(III) Ejemplos del mundo real sobre el uso de la sala de correo digital en muchos campos.

Quién es este libro para

Profesionales, estudiantes de pregrado y posgrado, entusiastas, aficionados y aquellos que quieran ir más allá del conocimiento o información básica para cualquier tipo de Sala de Correo Digital.

 

 

• Idioma: Español
• Editorial: Mil Millones De Conocimientos [Spanish]
• Fecha de lanzamiento: 4 may 2024

Vista previa del libro

Capítulo 1: Sala de correo digital

La sala de correo digital es la automatización de los procedimientos relacionados con el correo entrante. Mediante el uso de la tecnología de escaneo y captura de documentos, las empresas pueden digitalizar el correo entrante y automatizar su clasificación y distribución en toda la organización. La misma técnica se puede utilizar para administrar tanto el correo en papel como el electrónico (correo electrónico), lo que permite a las empresas estandarizar sus procedimientos internos de distribución de correo y cumplir con los estándares de cumplimiento de la empresa.

Muchas empresas siguen asumiendo que están obligadas por ley a mantener ciertos documentos, como registros contables y contratos, en papel durante un período de tiempo específico. Según una encuesta reciente de AIIM, la aceptabilidad legal de los documentos escaneados sigue siendo una preocupación para más de una cuarta parte de las organizaciones. De hecho, sin embargo, estos criterios solo se aplican a una pequeña fracción de los documentos. La mayoría de los documentos digitalizados ahora son aceptables en los tribunales. La nueva norma británica BS 10008, Peso probatorio y admisibilidad legal del material electrónico, aborda este tema en profundidad. La mentalidad de evitar el riesgo a toda costa lleva a las empresas a imprimir y archivar decenas de miles de documentos al día.

Los volúmenes de correo continúan aumentando enormemente, como resultado de la expansión comercial y la proliferación de fuerzas de trabajo móviles. Las medianas empresas, por ejemplo, procesan 100.000 piezas de correo al mes y dan soporte a más de 200 departamentos. Además, la sala de correo corporativa, un componente crucial del sistema de información de la empresa, se esfuerza por mantenerse al día con el tráfico de papel. Mientras tanto, las organizaciones modernas quieren datos rápidos y precisos; Las empresas estadounidenses gastan más de 500.000 millones de dólares al año en transformar la información de los documentos que reciben a diario en datos útiles para las empresas.

Las grandes organizaciones se han visto obligadas por el requisito de cumplimiento y responsabilidad corporativa a invertir sustancialmente en copias de seguridad de la información, sistemas de almacenamiento y soluciones de cumplimiento. Algunas salas de correo corporativas se han beneficiado de la introducción de sistemas de automatización de alta velocidad destinados a mover el correo físico a través del sistema de manera más efectiva. Sin embargo, los obstáculos son formidables, dado que la mayoría de las salas de correo utilizan procedimientos de identificación óptica y clasificación manual de un artículo a la vez.

Al digitalizar el proceso de correo entrante e indexar los documentos sobre la marcha, las empresas no solo pueden obtener control interno sobre sus procesos de correo (no más pérdidas de eficiencia, brechas en el control de documentos o pérdida de correo valioso), sino también combinar formatos de correo electrónico (correo electrónico, fax) dentro del mismo flujo de procesamiento de documentos. Una sala de correo digital estructurada como una plataforma central de información permite a una empresa racionalizar el procesamiento del correo y lograr una eficiencia considerable y mejoras en el servicio al cliente.

La medida en que se acorta el ciclo de decisión al convertir todo el correo entrante en papel en fotos tan pronto como se recibe es una ventaja significativa. Los empleados pueden acceder instantáneamente a las fotografías, independientemente de dónde se hayan obtenido físicamente los documentos. De acuerdo con la cantidad de urgencia, los archivos se pueden manejar muy rápidamente. Las salas de correo digital ayudan a la transmisión de información de la empresa y a la coordinación de varias personas en torno a un mismo documento. El proceso de toma de decisiones se vuelve más rápido y preciso.

Las numerosas tecnologías en el núcleo de las salas de correo digital ayudan a las empresas a optimizar sus procesos, por ejemplo, reduciendo los costos asociados con el reenvío de documentos entre ubicaciones.

Además de los gastos de personal relacionados con la distribución de cartas, también se incluyen los costes asociados al reenvío, pérdida o deterioro de los papeles. La adopción de una sala de correo digital tiene un impacto directo en todos estos costes y se convierte en un elemento crucial de la competitividad de la empresa. Asociada con el almacenamiento real de documentos hay una segunda fuente de gastos relacionados con el papel. Alentar al personal a prescindir del papel reducirá rápidamente el gasto de la impresión excesiva y la duplicación de papeles. El objetivo no es eliminar el papel del lugar de trabajo, sino establecer una organización nueva y segura que haga que el papel sea innecesario.

Las regulaciones de cumplimiento han hecho que el seguimiento del correo entrante sea una necesidad para la gran mayoría de las empresas, lo que hace que el cumplimiento sea un factor importante. Cuanto antes se convierta un documento en un archivo de imagen, con mayor precisión se podrá realizar un seguimiento a lo largo de su ciclo de vida. Además, se pone a disposición de todos los usuarios autorizados un documento escaneado (como archivo PDF, TIFF o JPEG). El archivo creado contiene algo más que fotos; Hace referencia a uno o más documentos en la base de datos de archivo y registra todas las actividades realizadas por los administradores del archivo. La seguridad del proceso garantiza la validez e integridad del documento, de acuerdo con la política de gestión documental de la empresa.

La gestión electrónica del correo entrante facilita el procesamiento de documentos en empresas orientadas a servicios y agencias gubernamentales. Mejora el nivel de servicio prestado a los clientes al permitir que el personal acceda instantáneamente a los archivos de los clientes y responda inmediatamente a las consultas. La gran mayoría de las empresas consideran que la mejora del servicio al cliente es de vital importancia.

La combinación de la digitalización del correo entrante con los sistemas de gestión de contenidos permite enrutar el correo al personal adecuado, independientemente de su ubicación física. La creciente prevalencia del trabajo remoto ha disminuido los requisitos generales de espacio de la sala de correo. Numerosas empresas ahora eligen el software de sala de correo para automatizar todos sus procesos de correo entrante y saliente.

El acto de escanear documentos en papel para que puedan guardarse y recuperarse en su formato de imagen original es captura de documentos. Es la tecnología de imagen más utilizada por las empresas en la actualidad. Como resultado de los avances en el software, ahora es posible recopilar simultáneamente documentos en papel e importar archivos electrónicos para su procesamiento en la misma plataforma de producción. Tanto las cartas en papel como las digitales ahora se pueden archivar en el mismo lugar. La capacidad de escanear documentos desde ubicaciones remotas y recuperarlos a través de una interfaz web es un avance significativo adicional. Esto se conoce como captura distribuida y ofrece numerosas ventajas de costos a las empresas con varias sucursales o empleados remotos.

Inicialmente, la tecnología de procesamiento de formularios solo podía extraer y verificar información de documentos estructurados, como formularios administrativos. Captura inteligente de documentos es el término técnico para la capacidad de extraer automáticamente todos los datos de documentos semiestructurados (como facturas) como resultado de los avances en la tecnología OCR (IDC). Todavía no es posible descubrir y extraer toda la información de documentos completamente no estructurados, como contratos legales, correspondencia de clientes y correo blanco. Sin embargo, las tecnologías han avanzado hasta el punto en que pueden reconocer el tipo de documento y extraer automáticamente información crítica que se puede utilizar para indexar el documento y/o enrutarlo al departamento o destinatario adecuado.

Utilizando un método gráfico, el software puede evaluar y clasificar lotes mixtos de textos estructurados o semiestructurados para crear una biblioteca de plantillas. Con esta biblioteca de plantillas generada automáticamente, el software puede reconocer y extraer datos de cualquier papel escaneado en una sola operación. Este método de categorización basado en imágenes, junto con un análisis de texto completo de documentos específicos (basado en una búsqueda de palabras clave), son las principales tecnologías utilizadas para procesar textos semiestructurados o no estructurados en la actualidad. Los innovadores métodos de clasificación automática eliminan la necesidad de clasificar previamente los documentos antes de escanearlos. En consecuencia, las empresas que reciben grandes cantidades de correo en papel pueden obtener importantes ahorros de costos anuales.

Las aplicaciones de flujo de trabajo facilitan la circulación interna de documentos y datos electrónicos. Debido a la globalización de las empresas, es posible que tengan que gestionar operaciones extremadamente complicadas que involucren varias ubicaciones. La creciente importancia de la seguridad es otro obstáculo crucial. Con el fin de evitar cambios organizativos durante la