Operaciones de almacén de productos químicos y relacionados. QUIE0308

Por Pedro Bueno Márquez

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición de certificados de profesionalidad. Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 2 sept 2014
• ISBN: 9788416173846

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Capítulo 1

Documentación empleada en el almacén

1. Introducción

Un almacén se concibe como un lugar destinado para la salvaguarda, la protección y el control de bienes o materiales en espera de su utilización posterior o su venta. Aunque el fin primordial de los almacenes es evitar los retrasos en el despacho de pedidos a los clientes y, en un caso extremo, que se produzcan rupturas en la cadena de suministro.

Son lugares especialmente bien estructurados y planificados, de forma que permiten conocer, en todo momento, la ubicación de cada material; asegurando así agilidad en la entrada y la salida de cualquiera de los productos alma-cenables o almacenados.

Todo este control de la localización supone un gran esfuerzo y conlleva el uso de aplicaciones informáticas o documentos que permitan la gestión de esta información, minimizando el tiempo necesario para encontrar un material, ya que el almacenamiento es un proceso que eleva el precio del producto final sin proporcionarle valor añadido. Motivo que incide adicionalmente en la cantidad de existencias almacenadas, y que siempre debe ser la mínima cantidad que asegure las salidas de almacén y que suponga el menor coste de operación posible.

Por todo lo expuesto, en este primer capítulo se abordará el estudio de la gestión básica del almacén y de la compraventa de bienes y servicios, especialmente enfocado hacia las operaciones con productos químicos, a través de los documentos con los que se trabaja habitualmente.

2. Documentación de entrada y de salida

En lo referente a las entradas y las salidas de artículos desde y hacia los almacenes son conocidas con el término movimientos. Por tanto, la documentación de entrada y de salida será la documentación vinculada los movimientos de almacén.

Definición

Movimiento

La anotación de la entrada o la salida de uno o varios artículos (una mercancía) del almacén.

Cada tipo de movimiento tiene asociado diferentes documentos, cada uno con una numeración o codificación diferente que identifique de qué documento y movimiento se trata.

Los movimientos podrán tener como destino (salidas) u origen (entradas) un cliente interno (un departamento propio de la empresa), un cliente externo (otra empresa), un proveedor, otro almacén (interno o externo) o cualquier otro origen/destino, y la información referente a este aspecto será uno de los datos más importantes a recoger en la documentación asociada al movimiento.

Con independencia del movimiento realizado (entrada o salida de artículos), siempre se le podrá asociar uno o varios documentos, entre los cuales los más importantes son:

El pedido.

El albarán.

La nota de portes.

La factura.

Los documentos de pago.

El recibo.

Las fichas de almacén.

Casi todos ellos están relacionados con los aspectos económicos de los movimientos de almacén, es decir, con las acciones de compraventa de artículos y materiales y con las acciones de transporte.

Todos, a excepción de las fichas de almacén, serán tratados en apartados posteriores, por lo que se pasa a tratar los contenidos relacionados con este documento.

2.1. Fichas de almacén

Se conoce con este término al documento empleado para el control de los movimientos de entradas y de salidas de artículos en el almacén. La información que en él queda recogida será de utilidad para todas las áreas de la empresa, ya que al tener cuantificadas las existencias de cada artículo y su valoración económica de entrada y de salida permite:

La valoración económica de cada artículo: información útil para el área contable.

Llevar una gestión de aprovisionamientos adecuada: importante para el área de compras.

Diseñar una estrategia para la salida de los productos (promoción): importante para el área de producción y ventas.

Junto con el dato numérico de las existencias reales de cada artículo para un momento dado, la ficha de almacén deberá contener las cifras referentes a existencias máximas y mínimas.

Nota

El objetivo es evitar la escasez o el exceso de un material y dar información a otras áreas de la empresa para la adquisición de más productos o la promoción de la salida de dichos artículos, respectivamente.

Modelo de ficha de almacén

La zona central del documento se completará con la información diaria de todas las entradas y las salidas siguiendo estos criterios:

Las entradas serán consignadas al precio de compra, incluyendo los gastos adicionales que sufran hasta entrar en el almacén.

Las salidas reflejarán el precio que tenga el producto en la columna existencias; es decir, añadiéndole al precio de compra los costes generados desde su entrada en el almacén.

Nota: Esto se debe a que el precio de venta no puede ser empleado si se pretende analizar el coste del almacenamiento.

En cuanto a las devoluciones, se establece que las devoluciones de compras se contemplarán como salidas, mientras que las de ventas se anotarán como entradas. La valoración económica de los artículos objeto de devolución se efectuará de acuerdo a la que se le diera en la compra o en la venta de la que proceda. En el caso de que este valor se desconozca, se calculará de acuerdo al procedimiento interno que se aplique en cada empresa para dicho fin.

La información consignada en las citadas fichas será de gran utilidad en los recuentos y las correcciones de inventario y en la obtención de estadísticas de movimientos; las que, a su vez, serán empleadas en estudios sobre la rotaciones de artículos y otros controles del stock, que deben reflejar que los movimientos mayoritarios en los almacenes son agrupaciones de movimientos homogéneos. Los tipos de agrupaciones de movimientos habituales son:

Salidas acompañadas de albarán (generalmente a clientes).

Salidas acompañadas de notas de entrega (de carácter interno o a proveedores).

Salidas para devoluciones de artículos (normalmente a proveedores).

Otras salidas (para las ocasiones en las que no se prevé el uso de ningún documento impreso de la salida).

Entradas de manera general (para cualquier posible origen).

Los detalles referentes a dichos movimientos y los documentos asociados serán descritos en este y en próximos capítulos.

Actividades

1. Copiar el modelo de ficha de almacén de la figura anterior y completarlo con datos de una empresa real o ficticia y con un inventario simplificado de artículos y mercancías con los pudiera trabajar.

3. Documentación, soportes y registro de recepción y almacenamiento de materias químicas

El transporte, el almacenamiento y la gestión de sustancias químicas en la Unión Europea se articula a través de:

REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals).

La clasificación ADR.

3.1. Reach

REACH es el reglamento destinado al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de preparados y sustancias químicas (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals), cuya entrada en vigor tuvo lugar el 1 de junio de 2007.

Los objetivos fundamentales de este reglamento son:

Mejorar la protección para la salud humana y el medio ambiente.

Unificar el marco legislativo referente a preparados y sustancias químicas de la Unión Europea (UE).

Potenciar la competitividad de las industrias químicas de la UE.

Potenciar el uso de métodos alternativos para la evaluación de los riesgos asociados a las sustancias químicas.

Eliminar barreras para la libre circulación de preparados y sustancias químicas en el mercado interno de la UE.

Para ello, el reglamento REACH asigna al sector industrial la mayor responsabilidad en lo que respecta a la gestión de los riesgos para el medio ambiente y la salud que deriven del transporte y del almacenamiento de los preparados y las sustancias químicas; y ofrece información a los usuarios sobre los riesgos asociados a los preparados y las sustancias químicas con los que trabajan.

Nota

Entre las obligaciones de estas empresas está el envío de expedientes a la Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (ECHA: European Chemical Agency), articulada por el REACH, cuando las cantidades de sustancias químicas, fabricadas o importadas, igualen o superen 1 tonelada al año por empresa.

El reglamento REACH es de aplicación a la mayoría de preparados y sustancias químicas, tanto los industriales como los empleados de forma cotidiana, como los utilizados en pinturas, textiles o aparatos electrónicos. O lo que es lo mismo, no todas las sustancias están sujetas a las imposiciones del REACH, ya que algunas pueden estar exentas de todas o de algunas obligaciones.

El reglamento REACH reemplaza a unos 40 documentos legales, aunque algunas sustancias seguirán regidas por una normativa específica, aquellas cuya legislación que se le aplica no haya sido reemplazada por REACH.

Este reglamento atribuye a productores e importadores de preparados y sustancias químicas las labores de identificación y de gestión de los riesgos derivados de las sustancias que producen y comercializan.

Adicionalmente, los productores y los comercializadores deberán poner a disposición de los intermediarios toda aquella información que permita el uso de un modo seguro de las sustancias con las que operan. Para ello, se han diseñado las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) y el sistema de clasificación y etiquetado.

Nota

La UE ha previsto la constitución de servicios nacionales de asistencia técnica que deben ser establecidos en cada uno de los estados con el objetivo de asesorar a productores e importadores sobre sus obligaciones REACH, especialmente en lo referente al registro.

Actividades

2. Buscar Fichas de Datos de Seguridad (FDS) de sustancias químicas y reflexionar acerca de la información que en ellas se refleja.

3.2. Clasificación ADR de riesgos de los productos químicos

La clasificación ADR es un consenso a nivel de la UE sobre el transporte internacional por carretera de preparados y sustancias químicas (mercancías peligrosas) que ha sido elaborado en concordancia con:

Las recomendaciones de la ONU sobre transporte de mercancías peligrosas.

El Código IMDG (Código Marítimo Internacional de Mercancías Peligrosas) publicado por la Organización Marítima Internacional (IMO).

Las Instrucciones Técnicas OACI referentes al transporte por vía aérea de mercancías peligrosas.

El RID (Reglamento relativo al transporte internacional por ferrocarril de mercancías peligrosas) que se recoge como Anexo I el Convenio relativo a los transportes internacionales por ferrocarril (COTIF), creado en Berna en 1980.

De esta manera, la clasificación ADR obliga a que en el transporte de preparados y sustancias químicas sea obligatorio que el vehículo disponga de la ficha de datos de seguridad ADR correspondiente, en la que se consigna la naturaleza de la sustancia que se transporta y los riesgos asociados. La clasificación ADR se articula mediante códigos numéricos que van desde 1 a 9, de forma que cada cifra corresponde a un tipo de sustancia según el riesgo generado:

Nota

Esta información debe traducirse a los idiomas de todas las naciones atravesadas durante el transporte.

Clase 1: Materias y objetos explosivos.

Clase 2: Gases.

Clase 2.1: Gases inflamables.

Clase 2.2: Gases no inflamables no tóxicos.

Clase 2.3: Gases tóxicos.

Clase 3: Líquidos inflamables.

Clase 4.

Clase 4.1: Materias sólidas inflamables, materias autorreactivas y materias explosivas desensibilizadas sólidas.

Clase 4.2: Materias que pueden experimentar inflamación espontánea.

Clase 4.3: Materias que en contacto con el agua desprenden gases inflamables.

Clase 5.

Clase 5.1: Materias comburentes.

Clase 5.2: Peróxidos orgánicos.

Clase 6.

Clase 6.1: Materias tóxicas.

Clase 6.2: Materias infecciosas.

Clase 7: Materias radioactivas.

Clase 8: Materias corrosivas.

Clase 9: Materias y objetos que presentan peligros diversos.

Importante

Cualquier sustancia puede pertenecer a más de una de las categorías simultáneamente.

Icono asociado a cada clase ADR de mercancías peligrosas

Actividades

3. ¿Qué significa la clase de una sustancia dentro de la clasificación ADR?

4. Buscar un ejemplo de sustancia de cada una de las nueve categorías.

Aplicación práctica

El ácido pícrico, con número ONU 0154, recoge en su ficha internacional de seguridad química, en el apartado destinado a peligros agudos/síntomas, que es:

Explosivo. Muchas reacciones pueden producir incendio o explosión.

Riesgo de incendio y explosión.

¿A qué clase o clases pertenecerá el ácido pícrico? ¿qué icono o iconos identifican los riesgos asociados al mismo?

SOLUCIÓN

Pertenece a la clase 1 (concretamente a la 1.1), estando identificado por el siguiente icono:

4. Documentos de la compraventa: pedido, albarán y factura

De los documentos asociados a los procedimientos de compraventa, los más importantes, aunque no los únicos, son: el pedido, el albarán y la factura, en relación con los cuales se desarrollan los siguientes apartados:

4.1. Pedido

Para realizar la adquisición de una mercancía o un servicio concreto, se ha de solicitar a quien dispone del mismo. Al documento en el que queda recogida esa solicitud se le denomina pedido.

El pedido es el documento destinado a iniciar el proceso de compraventa y en el mismo deben incluirse una serie de datos que garanticen que el procedimiento se realiza sin problemas:

Datos del comprador.

Datos del vendedor.

Número de pedido (que facilita el registro del pedido y el seguimiento del mismo).

Fecha de realización del pedido.

Dirección de entrega de la mercancía.

Artículos y cantidades solicitadas de cada uno de ellos.

Condiciones y forma de pago.

Opcionalmente puede incluir:

Forma en la que se ha realizado el pedido (telefónicamente, por correo, etc.)

Precios unitarios de los artículos o subtotal del pedido.

Confirmación del vendedor acerca de los datos del pedido (principalmente cantidades y precios).

El pedido puede realizarse por diversas vías:

Telefónicamente: aunque es aconsejable que la solicitud quede respal-dada por algún documento escrito.

Mediante correo: ya sea correo ordinario o electrónico, en el que se recoja una carta comercial en la que se soliciten los artículos que se desean adquirir.

Por impreso: documento estándar realizado por el cliente o el vendedor relleno únicamente con los datos necesarios para iniciar la compraventa y que ya han sido descritos anteriormente. El impreso, una ver relleno, puede ser remitido por diversos medios: fax, correo electrónico, etc.

A través de representantes del vendedor, si el trabajo consiste en visitar compradores para vender sus productos: en los casos en los que el pedido se hace así, el comercial es el encargado de rellenar el impreso de pedido en calidad representante de la empresa vendedora.

En cualquier caso, el pedido será remitido al departamento contable para que el albarán y la factura asociados a dicho pedido sean realizados.

Nota

Pedido, albarán y factura serán, por tanto, tres documentos vinculados; pero no necesariamente un pedido irá asociado a un único albarán y a una única factura, sino que un mismo pedido puede generar varios albaranes y cada albarán generar a su vez varias facturas, como se verá más adelante.

Modelo de pedido

Actividades

5. Copiar el modelo de ficha de pedido de la figura anterior y completarlo con datos de una empresa real o ficticia y con un pedido de materias o artículos que pudieran demandar de otra empresa, indicando todos los apartados.

En lo que respecta a los impresos de pedidos, cualquier empresa puede utilizar uno de los siguiente modelos:

Modelo de Carta Pedido.

Impreso de Pedido a rellenar por la empresa que recibirá la mercancía.

Impreso de Pedido cumplimentado por un comercial de la empresa vendedora.

4.2. Albarán

Una vez que la empresa vendedora ha recibido y aceptado el pedido, esta se compromete a entregar los artículos solicitados antes de la fecha de entrega acordada.

Acompañando a la mercancía debe ir el albarán o la nota de entrega, que es un documento en el que se acepta y se confirma que la entrega ha sido realizada correctamente.

Nota

En caso contrario, el cliente puede optar por devolver el envío o rectificar los posibles errores en el albarán.

De la misma forma que ocurre con los pedidos, no hay normas concretas para