Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto. ADGG0308

Por Juan José Pérez Amil y María José Sorlózano González

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0108 - ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 24 jul 2023
• ISBN: 9788411840668

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Capítulo 1

Recopilación de la información con procesadores de texto

Contenido

1. Introducción

2. Metodologías de búsqueda de información

3. Identificación de fuentes de información especializada: sitios webs, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias

4. La recuperación de la información

5. Selección, discriminación y valoración de la información

6. Búsqueda de documentos

7. Ética y legalidad

8. Presentación de información con tablas

9. Gestión de archivos y bancos de datos

10. Grabación de archivos en distintos formatos

11. Protección de archivos

12. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

13. Resumen

1. Introducción

Hoy en día, la ingente cantidad de información que se genera en el mundo ha de estar debidamente organizada. Esta es la única forma de garantizar que se pueda recuperar en un futuro.

La continua revolución tecnológica de los últimos tiempos ha inducido a una digitalización enorme de la documentación y la información que se produce y, por lo tanto, un acceso mayor, vía medios electrónicos, a dicha información.

Pero el aumento de la información ha provocado también el fenómeno de la desinformación. Este fenómeno se caracteriza por la sucesión ininterrumpida de la información, que en ocasiones puede estar manipulada y que se basa en el concepto de usar y tirar. La información se usa en el momento y se desecha en el mismo momento, puesto que hay otra información mucho más moderna que cubre las expectativas de la persona que busca.

Por ello, es necesario establecer una metodología idónea que permita recuperar la información que es necesaria, es decir, aquella que se adapta a las necesidades de la organización para la que se trabaje. Y para ello, es necesario tener unas nociones mínimas, como las que se tratan a continuación.

2. Metodologías de búsqueda de información

A la hora de establecer un método para la búsqueda de información, hay que tener en cuenta dos nociones clave que afectan a la información que se desea: pertinencia y relevancia. La primera cualidad se refiere tanto a la necesidad de la información como a que la información que se desea buscar esté en concordancia con las necesidades informativas. La segunda cualidad está relacionada con la importancia de la información recopilada con respecto a la que ya se poseía.

Pero antes de determinar si la búsqueda ha resultado pertinente y relevante, hay que plantearse algunas cuestiones previas, que resultan ineludibles. La primera de todas es preguntarse quién solicita la información. La formación específica así como el departamento al que pertenezca esa persona dentro de una empresa, institución u organización, son interrogantes que matizan la búsqueda. Una mayor formación y especialización de dicha persona estará relacionada con un tipo de información más técnica y exclusiva.

Tras este proceso, hay que pasar a determinar cuáles son las necesidades informativas, es decir, qué es lo que se desea encontrar. Si la búsqueda es de uso personal, no hay nada que añadir, puesto que ese mismo uso determinará la búsqueda. Pero todo cambia si la búsqueda se ha de realizar para un tercero. Para atender a la petición de búsqueda habrá que realizar una pequeña indagación, cuestionando al peticionario sobre cuáles son las claves necesarias para que la información sea útil.

Llegados a este punto, hay que detenerse y crear una relación sobre lugares, ya sea físicos o de carácter virtual, en los que se pueda encontrar la información que se desea encontrar. Bibliotecas, centros de documentación, archivos de diversa índole, base de datos especializadas y la misma red Internet son fuentes de primer orden y, por supuesto, no son la fuente definitiva en la que buscar información, sino que hay otros medios para encontrarla, como puede ser la oficina de registros de patentes o información de carácter estrictamente oral.

Finalizada esta primera etapa, que se podría denominar como de cuestionamientos previos (quién, qué y dónde), se ha de pasar a la siguiente fase, que es la de la puesta en marcha de la metodología propiamente dicha. Es la hora de la selección de personal, dado el caso, de fuentes a consultar y de fondos a destinar al proyecto.

A continuación, hay que preparar un filtro que se adapte a las necesidades planteadas en un principio y aplicárselo a la información recopilada, esto es, cribar la información y adaptarla para el receptor. Tras la aprobación de la información seleccionada, el proceso no habrá acabado, pues deberá disponerse una evaluación interna y externa de la calidad del servicio prestado. Si el resultado no fuera satisfactorio, habría que volver a plantear el método propuesto desde el principio, con el fin de poder dar una respuesta positiva.

A modo de resumen, se presenta el siguiente mapa conceptual que esquematiza la metodología propuesta.

Actividades

1. Si se tuviera que buscar información sobre una empresa, ¿cuál sería el método a usar? Hacer un mapa conceptual que lo ejemplifique.

2. ¿Es más efectiva la búsqueda por Internet de información? Justificar la respuesta.

3. Identificación de fuentes de información especializada: sitios webs, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias

Cuando se produce la búsqueda de información, es decir, cuando se pone en marcha una metodología, una de las claves más importantes es identificar la fuente con la que se está trabajando. Existe un amplio catálogo de fuentes de información, desde las primarias a las especializadas, pasando por las secundarias, las orales, las gráficas, y así un largo etcétera. En este sentido, aquí se van a tratar las Fuentes de Información Especializada (en adelante, FIE).

Definición

FIE

Todo lo que aporta información que pueda ser procesada y transformada en conocimiento (hasta aquí sería la definición de fuente de información) pero que versa sobre un único campo (este matiz es el que delimita el concepto de FIE).

3.1. Sitios webs

Dentro de las FIE, los sitios webs se pueden encuadrar en las denominadas fuentes de información digitales o electrónicas. Están basadas en diversos formatos y son accesibles a través de uno de los múltiples navegadores existentes en el mercado. Existen múltiples tipos de sitios webs:

Corporativos: se organiza toda la información referente a una institución o empresa. Contienen información que se puede definir de primer grado, ya que es directa de la empresa.

Web verticales: son aquellas que ofrecen información y/o servicios sobre un sector en concreto.

Genéricos: son de acceso público y contienen información de diversa tipología.

Especializados: contienen información sobre un tema en concreto.

Ejemplo

Un ejemplo de web corporativa sería www.iceditorial.com

Esta primera clasificación es la más simple, pero es la que engloba a casi la totalidad de sitios webs de los que se puede extraer información.

Desde un punto de vista práctico, para poder acceder a Internet, hay que disponer de un navegador que, eso sí, debe ser compatible para poder realizar una correcta lectura de los archivos webs. Actualmente, existen muchos navegadores, pero en este manual se hace mención de los cuatro más usados a nivel mundial: Google Chrome, Firefox, Opera y Microsoft Edge.

Dependiendo del sistema operativo (en adelante, SO) que esté instalado en el ordenador que se use, habrá un navegador u otro por defecto. Así, por ejemplo, Internet Explorer suele acompañar a las versiones del SO Windows de Microsoft. Esto no quiere decir que cada navegador sea exclusivo, ya que suele haber versiones de todos los navegadores para todos los SO. Por lo tanto, una vez detectado el navegador, que suele estar como acceso directo en los escritorios o en el menú Inicio de cada SO, solo hay que hacer clic o doble clic, dependiendo de la configuración del ratón, en el programa y se puede acceder sin problema.

Sabía que…

El anterior navegador de Microsoft, Internet Explorer, fue retirado en junio de 2022. Si en algún sitio web se necesita el navegador obsoleto, se podrá abrir con Microsoft Edge.

3.2. Institucionales

Al hablar de fuentes de información institucionales, hay que centrarse en las dos vertientes que pueden existir. La primera de ellas sería la institución física, es decir, la misma institución; es la fuente más fiable, puesto que la información se obtiene directamente del personal vinculado a la misma institución. La segunda vertiente sería la página web de la institución; es un método también fiable, pero hay que tener en cuenta una serie de condicionantes que pueden hacer que esta fuente de información no lo sea. El principal de ellos es la falta de actualización.

Finalmente, y dado el auge que han tenido en los últimos años, hay que hacer referencia a las redes sociales. Son un método de comunicación y, lo que es más importante, de primer grado, pues todo se basa en una campaña de marketing. El único inconveniente es que algunas redes sociales son parcialmente accesibles y se necesita la autorización de la institución.

Antes de dirigirse a una empresa para solicitar información, hay que establecer claro qué se busca, quién es la persona más indicada para ir y con quién se ha de hablar en la institución. Además, también habrá que sopesar los posibles gastos que se puedan derivar del desplazamiento hasta la sede de la institución. Llevado a la práctica, una empresa, ya sea privada o pública, y teniendo en cuenta los medios actuales de información, suele realizar todo este trabajo desde una oficina. El contacto directo suele realizarse para reuniones informativas o para cerrar acuerdos. Esto se debe a que todas las corporaciones tienen un acceso mediante medios informáticos, como un correo electrónico, o mediante medios telefónicos. En el fondo de todo hay una clara apuesta por el uso de las nuevas tecnologías y el ahorro de costes.

Trasladado al sector estrictamente público, al hablar de fuentes de información especializada de instituciones hay que hacer una clara distinción entre la información de uso corriente y la información de un tiempo pasado. En referencia a este último caso, los lugares más indicados para acceder a la información son los archivos, las bibliotecas y los centros de documentación. Para la otra opción, es decir, para información de uso corriente, tan solo hay que usar los medios telemáticos o personarse en la institución que se desee.

3.3. Páginas personales

Aunque el título del presente epígrafe haga referencia a páginas personales, lo cierto es que pueden ser individuales o colectivas, es decir, que también pueden representar a una asociación, por ejemplo.

Las páginas personales más conocidas y usadas en el mundo son las que se corresponden con las redes sociales, es decir, los perfiles de los usuarios. Su acceso