Costos empresariales: Manejo financiero y gerencial

Por Omar Eduardo Castelblanco

El libro Costos gerenciales se caracteriza por abarcar las bases fundamentales de esta disciplina, así como los temas de vanguardia para la toma de decisiones. Asimismo, versa sobre la administración estratégica de los costos de forma que se maximice el valor de las diversas entidades.

Adicionalmente, lo que diferencia este libro es que muestra la gran importancia de la función de la Contaduría en el mundo de los negocios, por lo cual el profesional de la Contaduría debe poseer conocimientos de finanzas corporativas y bursátiles, matemáticas, administración de las tecnologías de información, entre otros, con el propósito de afrontar y establecer estrategias ante la enorme complejidad de las actuales transacciones que lleva a cabo una entidad.

• Idioma: Español
• Editorial: ECOE Ediciones
• Fecha de lanzamiento: 15 sept 2022
• ISBN: 9789585039636

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CAPÍTULO 1

GESTIÓN FINANCIERA

La gestión financiera se puede definir como las destrezas y competencias de carácter financiero que: a) poseen los socios o accionistas y la alta administración de una empresa, entendidos como aquellos que se dedican a la formulación de estrategias y al fomento empresarial a través de modelos de negocio, y b) aquellos que se ocupan de la gestión o aplicación de las estrategias en el negocio. Mientras que los estrategas crean, innovan y generan ideas para proyectar y garantizar el futuro del negocio, los encargados de la gestión desarrollan las ideas, ponen en práctica la innovación y crean sistemas y métodos para ejecutar la estrategia.

En este orden de ideas, las magnitudes financieras resultan cruciales dado que con los números se puede definir la viabilidad o no pertinencia de la entidad; es decir, la información financiera se encuentra estrechamente vinculada con el quehacer empresarial porque las cifras son categóricas y, aunque pueden ser el resultado del juicio profesional de los administradores, aportan datos certeros, que son dignos de consideración para tomar decisiones durante la ejecución del core business del negocio, sin omitir sus entornos interno y externo.

De lo anterior podemos colegir que toda organización, sea de cualquier tamaño, objeto social, sector económico y posición global o local, debe necesariamente poseer una información financiera internacional (contabilidad) confiable, razonable y oportuna. Esto le debe permitir a la alta administración analizar los resultados históricos de tal manera que, combinándolos con la visión de los entornos interno y externo, pueda anticiparse a hechos que generen impactos negativos o positivos mediante la planeación financiera, revertida en presupuestos y, en general, para imaginar, emprender y catapultar la entidad en el corto, mediano y largo plazo, con el propósito de beneficiar los resultados económicos propiamente financieros o relacionados con la sociedad y el medio ambiente.

Luego la gestión financiera implica conocer cifras y números que, adecuadamente analizados e interpretados, le permitan a la alta administración diseñar, implementar e implantar estrategias para: mejorar las ganancias, disponer del efectivo que apalanque la estrategia empresarial y hacer crecer los intereses de los socios o accionistas. Para ello puede servirse de la consecución y explotación sistemática, responsable y ordenada de los recursos financieros provenientes de los aportantes, sean estos de origen pasivo o patrimonial. Es decir, se debe procurar que tanto el activo como el pasivo y el patrimonio estén generando en forma permanente flujos de efectivo, evitando con ello la ociosidad de las capacidades de producción y sistémica.

La gestión financiera se fundamenta en políticas contables y financieras que son trazadas y autorizadas por la alta administración. Estas políticas, que tienen tránsito dentro de la organización, de arriba abajo, se constituyen en parámetros y directrices que regulan o norman cómo conseguir recursos, cómo utilizarlos, para qué utilizarlos y qué resultados han de agenciarse.

Finalmente, la gestión financiera debe estar respaldada por tecnologías de la información y comunicación (TIC), siempre actualizadas, dado que el futuro será impactado por la aplicación de la inteligencia artificial. Así, muchas de las actividades que se desarrollan en la actualidad dejarán de ser ejecutadas por los seres humanos, los cuales serán reemplazados por las máquinas; solo sobrevivirán las personas que se integren con las máquinas y hagan coherentes los resultados que estas generan con la estrategia del negocio mediante el análisis detallado de los reportes financieros aportados por los robots.

Por lo tanto, mejorar la productividad y la eficiencia implica organizar y convertir, con habilidades gerenciales, los recursos disponibles (siempre escasos) para alcanzar el logro de apreciables ingresos operacionales y de utilidad. De este modo se deben garantizar la permanencia y el crecimiento de la empresa en un mercado altamente competido e impactado en gran medida por el desarrollo tecnológico, el desempeño de la competencia y las decisiones de los clientes, quienes cuentan con múltiples oportunidades para la adquisición de bienes y servicios.

La gestión financiera es transversal a la organización, y en la actualidad debe reconocer y atender la solución de dificultades relevantes que afectan los rendimientos económicos. Podemos identificar problemas tales como:

Mercados en los que la competencia es creciente y tiene comportamiento agresivo tanto en el nivel nacional como en el global.

El empeño de no identificar y ejecutar el control y seguimiento de los costos fijos para hacerlos razonables con el envergadura de la entidad.

Ausencia de estrategias administrativas y financieras que permitan transformar los costos fijos en variables.

Costos desorbitantes del servicio a la deuda y deficiencias en su control.

Altos costos para reunir a los ejecutivos de la empresa con la alta dirección, sin obtener avances significativos en la solución de los problemas.

Márgenes reducidos de ganancia.

Brecha cada vez más profunda entre las empresas dotadas de tecnología y las que no las pueden igualar.

Uso empecinado de indicadores tradicionales para distribuir y asignar los costos fijos, basados en la mano de obra, el costo de las materias primas, el número de horas máquina, el número de unidades, etc., sin consultar la relación causa-efecto.

Falta de flexibilidad en las plantas de producción.

Permanente confrontación entre trabajadores y empresarios.

Desconocimiento o no aplicación del ciclo del efectivo, en el que las rotaciones de inventarios y cartera son deficientes.

Existen otra serie de inconvenientes que producen números negativos y cuya solución también se consigue con una buena gestión financiera:

Ejecución de tareas rutinarias que pueden ser reemplazadas por la inteligencia artificial.

Capacitación deficiente del factor humano.

Alta rotación del factor humano, que desestimula el aprovechamiento de la curva de la experiencia.

Dificultades para realizar la relocalización industrial.

Mirar solo para adentro sin reconocer que las decisiones se toman afuera (en la arena).

Desorganización administrativa y financiera para calcular y ejecutar presupuestos, detectar y analizar variaciones, y no implementar planes de mejoramiento.

Creencia de que los gastos operacionales no son costos.

Persistencia en la no eliminación de la subvención cruzada de productos.

Estrategia de producir para inventario sin políticas claras de rotación.

Altos inventarios de productos en proceso.

Obsolescencia y deterioro de los activos fijos y de los inventarios.

Deficiencias en el costeo de productos y servicios que desembocan en acciones de sobrecosteo o subcosteo.

Desconocimiento del sector internacional y de las cuestiones globales.

El hecho de mantener en el portafolio productos y servicios tradicionales, absteniéndose de innovar.

Las cuestiones futuras también deben estar en la mira de la gestión financiera:

Continua observación de los mercados tradicionales, pero también de los mercados disponibles en las economías emergentes.

Ascenso de la importancia de los activos intangibles.

Gestión contable en línea y tiempo real.

Intercambio global, explotando la tecnología y la experticia de los trabajadores.

Eliminación del despilfarro en tiempo; las máquinas controlan los fallos y despilfarros en los materiales.

Conversión gradual de la mano de obra directa en costo fijo.

Medición con indicadores de gestión y uso de diversos drivers para distribuir y asignar los costos fijos.

Prestación de servicios y producción de bienes con calidad, orientados a satisfacer los requisitos de los clientes.

Velocidad de respuesta al cliente, agilidad en la logística de salida e innovación para crear productos nuevos y sucedáneos.

Producción sostenible y amigable con el medio ambiente; implantación de políticas como la del cero papel.

Producción integrada, seguimiento y control por computador, conectividad automática en red para: el diseño del producto, la ingeniería de producción, la fábrica y las logísticas de entrada y salida.

Importancia de las Tecnologías de la Comunicación e Información (TIC)

Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben interesarse por la incorporación de TIC; es difícil imaginar que una microempresa no posea al menos un computador para recabar información útil para la toma de decisiones. Las TIC se vinculan a las organizaciones de acuerdo con la complejidad de estas, por lo que en ciertos casos se deben en cuenta algunos aspectos: a) son costosas, b) son difíciles de implementar y c) requieren de un gran músculo financiero y de organización, incluso de un ambiente favorable al cambio constante. Por estas razones, la decisión de comprar nuevas tecnologías debe involucrar un criterio futurista, determinado con la proyección de la empresa en escenarios de corto y mediano plazo, en los que la entidad adquiere mayores compromisos y responsabilidades frente a los actores internos y externos, especialmente para controlar la competencia, poniéndose al tope tecnológico, siempre vigilante, dada la abrumadora rapidez con que cambia la manera de hacer negocios utilizando dichas tecnologías.

A nivel general podemos citar algunas soluciones de tipo tecnológico que son utilizadas sistemáticamente por las empresas:

Cloud computing (computación en la nube): Conjunto de programas y servicios alojados en un servidor conectado a la red, que es accesible desde cualquier computador con conexión a internet, sin que necesariamente sean instalados dichos programas o aplicaciones en tal equipo.

Big data (macrodatos): según Wikipedia,es un término que hace referencia a una cantidad de datos tal que supera la capacidad del software convencional para ser capturados, administrados y procesados en un tiempo razonable. El volumen de los datos masivos crece constantemente. Estamos hablando de entrada y salida de datos como: tuits (Twitter), actualizaciones de estado (status updates: Facebook), mensajes de texto, chats (WhatsApp), correos electrónicos (e-mails), búsquedas en Google (Google searches), etc.

Toda esta información (datos) ha de ser adecuadamente recopilada, integrada, almacenada, analizada y representada por verdaderos expertos profesionales (analistas) que estén en capacidad de reconocer que no se puede gestionar lo que no se mide. La información tiene características como: volumen en constante crecimiento (ingentes cantidades); gran variedad y evolución (datos estructurados y no estructurados, imágenes, textos, etc.); velocidad portentosa con alta movilidad (tiempo invertido en el procesamiento de los datos); valor apreciable (transformación de tales datos en información útil para toma de decisiones) y veracidad (fiabilidad de la información obtenida).

Data analytics (análisis de datos): Desempeñado o ejecutado por profesionales (factor humano experto) para obtener: a) conocimiento certero de los clientes, b) optimización de las estrategias implementadas, c) ventaja competitiva en el mercado, d) reconocimiento y gestión del riesgo, e) generación de valor, f) nuevas alternativas de crecimiento y permanencia y, g) predicciones presupuestales o planeación financiera.

Internet de las cosas (conexión digital de los objetos cotidianos con internet, convirtiéndolos en objetos inteligentes, a través de una red de sensores instalados estratégicamente): Kevin Ashton es la persona que acuñó el término ‘internet de las cosas’ (IoT), que hoy se utiliza para referirse a un mundo en el que todo ―la casa, los electrodomésticos, el carro, el mobiliario urbano, las máquinas de las fábricas― estará conectado a internet. El objetivo es arrojar información en tiempo real que permita tomar decisiones. Por ejemplo, si se llenó un bote de basura en determinada calle, la idea es que alguien del servicio de aseo lo sepa en tiempo real para solucionarlo (Medina, 2017).

E-Commerce (relación con los clientes): Del análisis y caracterización de la clientela se puede obtener información sobre aspectos relevantes con el fin de: a) predecir comportamientos y frecuencia de compra, b) determinar los patrones de compra de los consumidores finales, c) establecer la discontinuidad en la consulta de la página web, d) comprender las razones para la suspensión del proceso de compra a través de la red, e) cuantificar el tiempo de permanencia del cliente potencial en la consulta de la página, f ) identificar los productos y servicios adquiridos con mayor frecuencia, g) monitorear los tiempos de visita a la tienda física, h) realizar el surtido de la tienda, i) conformar y rotar los inventarios, j) determinar el portafolio de productos y servicios, planear promociones, etc.

Marketing digital (creación de plataformas digitales): Utilizando internet, la telefonía móvil, la televisión digital, las redes sociales e incluso los videojuegos, se diseñan y ejecutan acciones de mercadeo estableciendo comunicación directa con los clientes potenciales, con el propósito de: a) provocar reacciones favorables a la elección de los productos y servicios ofrecidos, b) informar a los clientes sobre listas de precios y promociones actualizadas al minuto, c) obtener posicionamiento de marca e imagen institucional, d) informar sobre nuevos desarrollos e innovación de productos y servicios, e) direccionar la publicidad a grupos individuales y definidos con características especiales de comportamiento, motivación de compra, preferencias y presupuesto disponible, f) aprovechar e identificar oportunidades de venta a usuarios dispuestos a adquirir un determinado producto o servicio mediante la consulta sistemática en la red, etc.

Impresión 3D (fabricación por adición): Se ejecuta a través de una máquina que emite partículas metálicas muy finas procedentes de la aleación deseada y que, al aplicarles calor mediante láser, se derriten. La masa fundida obtenida se solidifica casi al instante, y de esta manera se va elaborando un objeto tridimensional equivalente a la figura previamente diseñada, la cual es creada mediante la superposición de capas sucesivas de material. Consultando el enlace [https://noticias.infocif.es/noticia/los-diez-principios-de-las-impresiones-en-3d], se pueden identificar 10 características relacionadas con la producción basada en la tecnología 3D:

Principio 1: La complejidad es gratis

En la industria tradicional, cuanto más complicada es la forma de un objeto, más cuesta de hacer, mientras que con una impresora 3D la complejidad vale lo mismo que la sencillez. Fabricar y ornamentar formas complicadas no requiere ni más tiempo, ni más dinero, ni mejores habilidades que imprimir un simple cubo. La complejidad gratuita va a romper con los modelos tradicionales de fijación de precios, cambiando la manera de calcular el coste de producción.

Principio 2: La variedad es gratis

Una sola impresora 3D puede imprimir objetos con muchas formas diferentes. Como si se tratara de un artista, una impresora 3D puede dar una nueva forma cada vez que imprime. Las máquinas industriales tradicionales están mucho más limitadas, ya que solo pueden fabricar dentro de un corto rango de formas.

Asimismo, esta nueva tecnología evitaría eventuales gastos en formación -en caso de que la fabricación la hiciera un humano- así como nuevo equipamiento para adaptar las antiguas máquinas. Una impresora 3D solo necesita un modelo digital diferente y un nuevo cartucho de materia prima.

Principio 3: No necesita ensamblaje

Mientras que una impresora 3D es capaz de fabricar y acoplar a la vez las diferentes partes de un producto, la cadena de producción industrial actual requiere de diferentes y largos procesos antes de alumbrar el resultado final -primero se fabrican las piezas y luego se ensamblan, dos procesos que pueden ocurrir incluso en continentes diferentes.

Cuantas más partes tiene un producto, más se tarda en montar y más caro se vuelve. Al imprimir por capas, una impresora 3D puede imprimir una puerta y adjuntarle las bisagras al mismo tiempo, sin necesidad de tener que ensamblarlas posteriormente. Reducir el ensamblaje recortará la cadena de suministros, ahorrando dinero, trabajo y tiempo, además de reducir la contaminación.

Principio 4: Tiempo de espera cero

Una impresora 3D fabrica bajo demanda, por lo tanto ya no es necesario tener productos en stock, ahorrando en espacio. También se podría ahorrar en tiempo y dinero si se imprimieran los productos en algún punto cercano, en lugar de mandarlos fabricar en países lejanos.

Principio 5: Diseños infinitos

Las tecnologías tradicionales de producción, así como los propios artistas, tienen un repertorio limitado de diseños, condicionados por sus herramientas de trabajo. Por ejemplo, un torno de madera tradicional solo puede hacer los objetos redondos, o una máquina de hacer moldes solo puede crear formas con volumen. Una impresora 3D suprime estas barreras, abriendo un vasto horizonte de diseños. Esta impresora podrá reproducir formas hasta ahora solo posibles en la naturaleza.

Principio 6: Cero habilidades

Mientras que artesanos y máquinas convencionales necesitan de ciertas habilidades para producir, una impresora 3D recibe la mayoría de sus órdenes de un archivo de diseño. La producción que no requiere de habilidades concretas abre nuevas vías de negocios al permitir fabricar en lugares remotos en circunstancias extremas.

Principio 7: Producción compacta y portable

Por tamaño de producto, una impresora 3D tiene mayor capacidad de producción que una máquina industrial tradicional. Por ejemplo, las máquinas de moldeo por inyección solo pueden fabricar objetos sensiblemente más pequeños que ellas mismas, mientras que una impresora 3D puede fabricar objetos tan grandes como su lecho de impresión. Y si la impresora está configurada para que su aparato de impresión tenga movilidad libre, podrá fabricar objetos más grandes que ella misma.

Principio 8: Menos pérdidas por producto

Las impresoras 3D que trabajan con metal crean menos desperdicios que las máquinas industriales tradicionales, ya que estas desechan hasta el 90% de la materia utilizada. Estas impresoras no solo ahorran material, sino también son más ecológicas.

Principio 9: Infinitas combinaciones de materiales

Con el desarrollo de las impresoras 3D hemos ganado la capacidad de mezclar y combinar diferentes materiales, favoreciendo la aparición de materiales inexplorados de propiedades desconocidas.

Principio 10: Réplicas precisas

Un archivo digital de música puede ser copiado infinidad de veces sin que este pierda calidad de audio. En el futuro, la impresión en 3D permitirá extender esta precisión al mundo de los objetos físicos. La combinación del escáner con la impresión en 3D permitirá cambios de estado de alta resolución entre el mundo físico y el digital. Escanearemos, editaremos y duplicaremos objetos para crear réplicas exactas, pudiendo incluso mejorar el original.

La impresión 3D será tan importante en el futuro que podría beneficiar la relocalización de las empresas hacia los lugares de origen, dado que acabarán con el mito de la mano de obra barata y de las normas laborales flexibles que poseen ciertos países en los que las grandes empresas han situado sus fábricas con el fin de obtener ahorros en costos derivados de la utilización de abundante mano de obra con salarios bajos.

Robótica y robotización (construcción de máquinas inteligentes): Utiliza como fundamento las ingenierías mecatrónica, eléctrica, electrónica, mecánica y biomédica y las ciencias de la computación para acometer el diseño y la construcción de máquinas (robots) con capacidad para desarrollar tareas o trabajos de todo tipo que tienen, por ejemplo, la característica de ser repetitivos y tediosos. Los robots pueden sustituir el trabajo humano y desempeñarse en situaciones extremas, razón por la cual las empresas se han venido robotizando, con el propósito de alcanzar economías en costos mediante la productividad y eficiencia.

Inteligencia artificial (los robots tienen la facultad de realizar actividades propias de la inteligencia humana): Los robots han llegado para quedarse; no solamente desarrollan trabajos rutinarios, sino que tienen la capacidad de identificar patrones en una serie de datos, analizar los resultados, optar por una serie de variables decisorias, identificar soluciones ante situaciones complejas y responder a las órdenes impartidas por los seres humanos, impartidas en programas de computador, entre otras funciones. La automatización robótica de procesos (ARP) implica instalar robots en cualquier empresa en donde se desarrollen trabajos repetibles de alto volumen.

Uso de drones (máquinas aéreas voladoras no tripuladas dotadas con cámaras, GPS y sensores): Son robots operados a control remoto. Igualmente, pueden ser dirigidos mediante un software especialmente adaptado para tal efecto o también por medio de aplicaciones para tablets o smartphones. Estas máquinas pueden mantenerse suspendidas en el aire y tienen diversos propósitos que van desde operaciones militares, estudios científicos, prevención de desastres naturales como incendios, eventos deportivos, vigilancia, etc.

Nanotecnología: En Wikipedia se establece que la nanotecnología comprende el estudio, diseño, creación, síntesis, manipulación y aplicación de materiales, aparatos y sistemas funcionales a través del control de la materia a nanoescala, y la explotación de fenómenos y propiedades de la materia a nanoescala. Cuando se manipula la materia a escala tan minúscula, presenta fenómenos y propiedades totalmente nuevas. Por lo tanto, los científicos utilizan la nanotecnología para crear materiales, aparatos y sistemas novedosos y poco costosos con propiedades únicas.

Estados financieros

En la presentación de los estados financieros puede inferirse la forma en que fueron elaborados y, por supuesto, la organización contable y financiera dispuesta por la entidad para el efecto. Como se verá a lo largo de este libro, las políticas contables son fundamentales para alcanzar el propósito que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), esto es, entregar información a las partes interesadas que tienen diferentes intenciones, de acuerdo con el entorno al que pertenecen.

Entorno interno

En el ámbito interno de la empresa interactúan diversos actores que a su vez son partes interesadas en el crecimiento y permanencia empresarial. Estos actores utilizan la información financiera para analizarla y delinear sus estrategias particulares. En el entorno interno se desarrolla el objetivo social de la entidad, es decir, se venden, compran y adquieren productos, bienes y servicios, en un movimiento constante del efectivo y otras formas de recaudo y pago. En este entorno se diseña, gestiona y desarrolla la estrategia (figura 1).

Figura 1. Entorno interno

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Fuente: Elaboración propia.

En este entorno se toman las decisiones con fundamento en las observaciones recurrentes, diarias y cotidianas del entorno externo dado que, como se aseguró antes, en la actualidad los negocios se manejan acorde con los eventos exteriores.

Entorno externo

La globalización financiera y de los negocios, la disponiblidad de mercados mundiales a través de la red y las decisiones de los presidentes y mandatarios de organizaciones ubicadas en lugares estratégicos desde el punto de vista comercial y geopolítico afectan el curso de los negocios en el interior de las empresas. Por esta razón, el administrador financiero hábil deberá estar completamente informado de lo que sucede a nivel nacional e internacional.

Figura 2. Entorno externo

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Fuente: Elaboración propia.

Una guerra armamentística, la caída del precio de los commodities, las guerras comerciales, las sanciones comerciales y arancelarias entre países, los cambios ideológicos y políticos de algunos países, el carácter hegemónico de los países desarrollados, la conformación de bloques económicos, la creación de zonas comunes de mercado entre países, la importancia creciente de las economías emergentes, el contrabando, la firma de tratados de libre comercio, la trashumancia de las empresas multinacionales y multilatinas, el estilo de Gobierno del mandatario de turno, la vinculación de tecnologías y las redes sociales, etc., son factores que se deben tener en cuenta porque estos movimientos impactan las finanzas de la organizaciones, hasta el punto en que prevalecerán aquellas empresas cuyos administradores implementen estrategias de acuerdo con los cambios observados en el entorno externo (figura 2).

La lectura de la figura 2 debe darse tanto en entornos nacionales como en entornos globales dado que las partes interesadas ocupan los dos escenarios. Por esta razón, los estados financieros de las diferentes entidades deben cumplir con el estándar internacional. Los actores que usan la información financiera con fines diversos, de acuerdo con su naturaleza empresarial, están representados por personas que tienen conocimientos y atributos financieros que les dan la capacidad para entender, interpretar y analizar las cifras, números y magnitudes presentadas, sean estas absolutas o relativas.

De esta lectura, cada interesado toma lo que le concierne sobre los entes económicos: por ejemplo, las calificadoras internacionales de riesgo para emitir conceptos que requieren los inversionistas de todo tipo; los clientes para otorgar créditos; la sociedad para vincularse con la iniciativa de responsabilidad social; el Estado para el cobro de impuestos y las cuentas nacionales sectoriales, así como para medir los indicadores macroeconómicos; las bolsas de valores para promover el mercado bursátil; las instituciones financieras y los proveedores con el objetivo de otorgar créditos, y los inversionistas para convertirse en socios o accionistas, etc.

La información financiera facilita y promueve la inversión extranjera directa (IED). En estos casos, los estados financieros son analizados rigurosamente por los interesados o sus delegados con el fin conocer la situación actual y futura de la empresa objetivo, el sector al que pertenece y la economía local de la que hace parte. De esta manera las entidades se contactan mutuamente para proponer negocios relacionados con las fusiones, megafusiones, adquisiciones, ventas y alianzas, entre otros eventos, y cualquier otra forma que busquen para fortalecerse con un crecimiento sostenido. La unión de partes interesadas fortalece la nueva identidad a la vez que faculta a la organización naciente para competir en igualdad de condiciones con otros fusionados que intentan dominar los mercados.

La gestión financiera eficiente busca, con este tipo de jugadas financieras, mejorar resultados aprovechando la baja en costos administrativos y corporativos. Los ejecutivos de las compañías fusionadas deben aunar esfuerzos para alcanzar el cometido propuesto, aunque en algunas oportunidades fallan las fusiones por disparidad de criterios y diferencias culturales entre los asociados.

El módulo 3 de las NIIF para pymes, en la introducción a los requerimientos, establece:

El objetivo de los estados financieros con propósito de información general de una pequeña o mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una gama amplia de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

Los estados financieros básicos son claves para entender los negocios y la situación financiera de una empresa en un período de tiempo y en un momento dado. El estado de resultados muestra las ganancias obtenidas durante un período, es decir, la eficiencia en la utilización de los recursos; el estado de flujos de efectivo muestra la disponibilidad de efectivo para garantizar el apalancamiento del curso normal de las operaciones, y el estado de situación financiera determina la política financiera, dando respuesta a cómo se han invertido los créditos otorgados por terceros y los aportes de los socios o accionistas.

Aunque existen otros estados financieros, los mencionados antes cumplen a cabalidad con los propósitos e intenciones de los actores nacionales o internacionales pues se interrelacionan estrechamente y se vinculan a través de valores como la ganancia o pérdida neta, los impuestos calculados y el saldo en efectivo y equivalentes al efectivo, bien sea déficit o superávit. De esta manera solo es posible comprender la viabilidad de una entidad si se dispone de estos tres estados financieros, en línea.

Dado que el interés de este libro es específicamente estudiar los costos, centraremos el análisis en la presentación de los estados básicos: de resultados, de flujos de efectivo y de situación financiera, en los cuales se encuentran datos de importancia capital para comprender la clase de negocio que tiene cualquier entidad. En estos tres estados los costos son determinantes en cualquier escenario.

Los costos

Los costos se pueden definir como egresos, salidas de dinero o pagos en efectivo (sea cual sea su forma). Cuando una entidad adquiere bienes y servicios ocurren dos eventos: se exige un documento denominado factura e indefectiblemente se paga por ese bien o servicio, transformándose en una salida de dinero. Un esquema inspirado en el estado de resultados nos puede indicar que es absolutamente necesario incurrir en estos egresos para producir ventas o ingresos de actividades ordinarias y, por extensión, ganancias o utilidades.

Figura 3. Inversión en costos para producir ingresos por ventas y utilidad

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Fuente: Elaboración propia.

Se asegura que todas las erogaciones, desembolsos o salidas de dinero que una empresa ejecuta en cumplimiento del pago de sus obligaciones por la adquisición de diversos productos y servicios se pueden denominar costo. Así tenemos costos de producción, administrativos y de ventas, cuya sumatoria tipifica el costo total de un producto. Como una síntesis, tendríamos costos de producción y costos operacionales.

En nuestro medio y por asuntos de carácter fiscal, se establece una diferenciación entre los términos de costo y gasto para elaborar por ejemplo la declaración de renta. En consecuencia, y sin apartarnos de la idea de que todos los desembolsos de efectivo son costos, estableceremos en la tabla 1 las diferencias más importantes entre los dos conceptos¹.

Tabla 1. Diferencias relevantes entre los costos y los gastos

Definición de costo

Tal y conforme se anotó en la tabla 1, el costo es una inversión absolutamente necesaria para ejecutar el objetivo social de un negocio. Es decir, en una empresa industrial el costo es la sumatoria de los recursos invertidos en la producción de un bien; en el caso de una empresa comercializadora, el costo es el valor de compra de las mercancías adquiridas para vender, y en una empresa de servicios el costo es la sumatoria de los recursos necesarios para la prestación del servicio.

Clasificación de los costos

En diversos textos se acostumbra dar a los costos una compleja clasificación de acuerdo con ciertos eventos como el momento en que ocurren, su relevancia, notoriedad, identificación, etc. Sin embargo, a continuación se introduce una clasificación pensada exclusivamente desde el punto de vista práctico, es decir, tal y conforme suelen denominarlos y manejarlos las empresas para toma de decisiones (figura 4).

Figura 4. Clasificación de los costos en la industria

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Fuente: Elaboración propia.

Costos variables o directos

Se definen como variables en función de los volúmenes (unidades) de bienes manufacturados, mercancías vendidas y servicios prestados. Su comportamiento es directamente proporcional a dichos volúmenes: cuando la producción de unidades de bienes aumenta, los costos por materiales directos y mano de obra directa se incrementan y viceversa; en el evento de que la venta de mercancías en unidades se incremente, la compra de dichas mercancías en unidades también se aumenta y viceversa, y en el momento en que las unidades de prestación de servicios se incrementan, el número de unidades que generan conocimiento y los insumos expresados en unidades igualmente aumentan y viceversa.

Tomemos como ejemplo la industria: para elaborar una unidad del producto cinturón se requieren materias primas así: 10 metros de A y 50 metros de B. Cuando se producen 100 unidades de cinturones, se requieren 1.000 metros de A y 5.000 metros de B, pero si solo se producen 50 unidades de cinturones, entonces se necesitarían 500 metros de A y 2.500 metros de B. Con respecto a la mano de obra directa: si para producir un cinturón se utilizan 5 horas, para manufacturar 100 cinturones se requieren 500 horas, y si solo se producen 50 cinturones, se usarán 250 horas.

Ahora veamos el comportamiento del costo variable en el comercio: si se venden 4.000 unidades de camisetas, se requiere comprar como mínimo esa misma cantidad; si se venden 5.000 camisetas, se adquirirán 5.000, pero si solo se venden 3.000 camisetas, por supuesto que se comprarán 3.000.

En los servicios se presenta un comportamiento similar: por ejemplo, en una universidad, para atender la capacitación de 50 estudiantes, se requiere de un profesor que imparta conocimiento durante 8 horas, pero si se duplica el número de estudiantes, posiblemente se necesitará multiplicar por dos el tiempo disponible del profesor o contratar uno nuevo para satisfacer el creciente número de educandos. Ahora, en el extremo de que no haya estudiantes, no se requerirán profesores.

¿Por qué los costos variables se consideran directos?

Los costos variables presentan, entre otras, las siguientes características por las cuales son considerados directos:

Son relativamente fáciles de controlar y de hacerles seguimiento. Ese control y seguimiento puede ejecutarse y resulta soportable económicamente, sin que sea desproporcionado o afecte significativamente los resultados de la empresa. Su característica de variables los hace controlables: sin venta de mercancías, producción de bienes y prestación de servicios, desaparecen.

Se pueden identificar y seleccionar para cada unidad a producir o vender o para cada servicio por prestar; es decir, se elegirá el recurso que se va a utilizar de acuerdo con la calidad, la cantidad, la presentación y la prestación del producto o servicio que se va a manufacturar o prestar, en coherencia con los requisitos de los clientes.

Son asociables con cada unidad de producto manufacturada y vendida o con cada unidad de servicio prestado. El recurso es destinado exclusivamente para manufacturar la referencia que se va a producir, en la cantidad y la calidad previamente determinadas.

El procedimiento de valoración y cuantificación del recurso usado por unidad producida y comercializada o por servicio prestado se realiza en forma precisa. No solo se conoce con certeza el costo unitario y total de cada unidad utilizada de recurso, sino también las cantidades unitarias y totales por utilizar.

Se transforma en una constante, o sea que se estandariza. Cada unidad por producir contiene determinadas cantidades de tal o cual recurso, de acuerdo con su ficha técnica o fórmula, dado que esta última garantiza las propiedades que indiscutiblemente caracterizan el bien que se va a producir y vender o el servicio por prestar. Si la fórmula se cambia, así sea en una mínima parte o proporción, automáticamente se estará hablando de un nuevo producto o servicio.

Los costos directos tipifican el producto: mesa de madera, mesa de lámina, profesor de ingeniería o de medicina, etc.

En el caso de la producción de cinturones, tratado arriba, las materias primas A y B se identifican con el producto cinturones. También se puede conocer con certeza el costo de cada unidad utilizada en la producción. De manera que, finalmente, si los cinturones son de cuero natural y tienen una hebilla, es lógico que las materias primas sean cuero de origen natural y la hebilla cumpla la función correspondiente. Si hablamos de mano de obra, se tratará de aquellos obreros u operarios dedicados exclusivamente a la producción de cinturones.

Para las camisetas comercializadas, se puede saber si son por ejemplo bordadas o estampadas, en cuyo caso su denominación o nombre comercial será coherente con la referencia: camisetas bordadas talla XL, o camisetas estampadas talla S.

En el caso de los profesores, igualmente se pueden identificar como de ingeniería o medicina, y los orientadores por contratar deberán tener conocimiento específico sobre los temas relacionados con cada disciplina. Por supuesto, es fácil determinar a su vez el número de horas dedicadas a cada carrera profesional por cada profesor.

Costos fijos o indirectos

No se definen en función de las cantidades o volúmenes de bienes producidos y vendidos o de servicios prestados, sino que su ocurrencia es independiente de dichos volúmenes o cantidades. Es decir, siempre se causan, sea cual sea la cantidad o volumen de producción y ventas de mercancías o de servicios prestados.

En el caso de una industria, el costo de la infraestructura es inflexible, pues esta se encuentra disponible para producir una determinada cantidad de unidades de bienes. Por tal razón costos como los servicios públicos, la mano de obra indirecta, los seguros, el arrendamiento de la fábrica, la depreciación y el mantenimiento de maquinaria y equipo, etc., siempre se causarán independientemente de las cantidades que se produzcan en un lapso identificado. Por ejemplo, el costo del arriendo, para citar un solo recurso, se ocasionará periódicamente, por el valor contratado, sea que se produzcan 10.000 o 30.000 unidades, o que simplemente no haya producción; el propietario del inmueble no es responsable por la falta de productividad.

Un almacén disponible para distribuir mercancías cuenta con una infraestructura prevista para comercializar una determinada cantidad de productos, acarreando costos periódicos como seguros, arrendamiento, depreciación y mantenimiento de muebles y enseres, servicios públicos, salario del administrador, etc., que la empresa tiene que asumir, sea cual sea el volumen de ventas o de unidades colocadas en el mercado. Por ejemplo, la depreciación de muebles y enseres se causará independientemente del número de unidades vendidas o comercializadas, sean 10.000, 20.000 o 1.000 unidades, pues los activos se encuentran disponibles para explotar razonablemente, de acuerdo con las perspectivas que condujeron a los propietarios a montar dicho almacén.

Una institución educativa también posee una infraestructura productiva por la cual se causan periódicamente costos como arriendo, servicios públicos, depreciación del edificio, vigilancia, seguros, etc. Si la institución atiende a 2.000, 5.000 o 3.000 estudiantes en determinado período, tendrá que responder, por ejemplo, por el arriendo, en la cantidad pactada para dicho lapso.

Costos comunes

Estos costos tienen la característica, al igual que los indirectos, de que son difíciles de identificar con cada unidad de bien producido, mercancía vendida o servicio prestado dado que su ocurrencia se presenta como un hecho indiscutiblemente