Producción de espectáculos y eventos: Planificación y gestión

Por Mar López-Ligero

Este libro pretende ordenar todos los elementos que concurren en la producción de espectáculos y eventos realizando un retrato del sector. Examina las herramientas y la tecnología básica propias del mismo, y señala procesos administrativos, legales y financieros elementales para que la actividad tenga lugar. Se ocupa también de la planificación y la gestión. La planificación es el proceso en el que se definen objetivos y acciones, programación y necesidades, tareas y ejecutantes. El proyecto se traslada a una secuencia de acciones que debe llevarse a cabo, a la que se da una temporalización y para la que se señala a un responsable o responsables y se asignan unos recursos. Ese plan estará metódicamente organizado para obtener un objetivo: la celebración del espectáculo o el evento. Una vez tenemos el plan, la gestión se ocupará de que todas las tareas e iniciativas propuestas se lleven adelante. Para ello habrá trámites administrativos y de organización, actividades de control, documentales, de coordinación y seguimiento, así como adaptación y solución de imponderables.

• Idioma: Español
• Editorial: UOC
• Fecha de lanzamiento: 7 feb 2024
• ISBN: 9788411660266

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La empresa de espectáculos y eventos

Las compañías dedicadas a la puesta en escena de un espectáculo forman parte de lo que se conoce como organizaciones culturales. Podemos clasificarlas atendiendo a criterios de tamaño. Así, tendremos empresas grandes, medianas o pequeñas en función del volumen de producción que puedan afrontar. Las empresas grandes pueden desarrollar varios proyectos en paralelo, las medianas ligan unos con otros y las pequeñas producen esporádicamente bajo circunstancias apropiadas. Igualmente, dividimos las empresas teniendo en cuenta su titularidad: empresas públicas o privadas; o por su forma jurídica: sociedad anónima, sociedad limitada, cooperativa o asociación.

Sin embargo, nuestro acercamiento a las artes escénicas debe partir de la división natural del sector en su estructura básica: empresas dedicadas a la producción, empresas dedicadas a la promoción o distribución y empresas dedicadas a la exhibición de espectáculos. En general, las empresas productoras crean el espectáculo, las promotoras lo llevan al mercado y las exhibidoras mantienen un circuito, gestionan o poseen un espacio donde ese espectáculo puede llegar al público. Existen compañías con salas en propiedad, espacios de exhibición que hacen coincidir las tres líneas de actuación del sector, otras que organizan cada uno de sus bolos y algunas que delegan la gestión de la promoción y la distribución en empresas auxiliares dedicadas exclusivamente a esta actividad. Igualmente hay empresas de eventos que reciben proyectos para desarrollar y otras que crean y planifican eventos originales y particulares.

1. Producción pública y producción privada

La producción en directo tiene básicamente dos fórmulas de desarrollo: como iniciativa pública o como proyecto privado. Existen compañías y producciones de titularidad pública de carácter nacional, autonómico o local. En España la producción escénica nacional tiene su núcleo en el Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música (INAEM), dependiente del Ministerio de Cultura y Deporte, dedicado a articular y desarrollar programas relacionados con el teatro, la danza, la música y el circo. El INAEM desarrolla su labor en dos grandes áreas: la creación y promoción directa de las instituciones que lo componen¹ y el apoyo a entidades públicas y privadas para la producción y exhibición de sus espectáculos. La producción teatral vinculada a presupuestos autonómicos entraría en esta misma categoría² pues, por competencia, corresponde a las comunidades tanto la ordenación del sector como la planificación, coordinación y el fomento de la cultura.

En cuanto a las iniciativas privadas, encontramos dos formas de producción: la que normalmente llamamos teatro comercial y las llamadas compañías independientes, que distinguimos en el ámbito organizativo, económico y de personal. El primer objetivo de las compañías independientes es crear un núcleo estable de producción, y para subsistir lo normal es que multipliquen sus actividades (es común encontrar compañías que se hacen cargo de la gestión de una sala o que realizan labores pedagógicas en distintos ámbitos). Por lo general, cuentan con pocos miembros y su volumen de producción es escaso y en pocas ocasiones simultáneo. En cuanto a la distribución del trabajo, es habitual que una misma persona aglutine distintas funciones. Por otro lado, las compañías comerciales son aquellas de más solvencia. Estas, por su forma de producción, a veces menos arriesgada y conservadora (normalmente apuestan por textos ajenos y éxitos previos), o por su capacidad demostrada a lo largo de una trayectoria consolidada (suelen desarrollar textos propios o adaptaciones más arriesgadas), poseen una estructura empresarial más estable. Este segundo caso es sin duda el menos numeroso.

Al margen de estos dos supuestos encontramos el teatro comunitario y el teatro académico. El primero lo forman aficionados, miembros de una determinada comunidad que practican las artes escénicas. El repertorio de este tipo de teatro tiende a ser comercial, aunque puede variar. El segundo, tal y como su nombre sugiere, se realiza en instituciones educativas. El objetivo didáctico de estos espectáculos está consolidado en un repertorio que se apoya en los clásicos y lo experimental.

Para conseguir un marco estable de apoyo a la creación artística y al desarrollo del sector son muchas las veces en las que el proyecto se realiza en coproducción. Puede ser por la concurrencia de dos o más empresas o compañías privadas o por la intervención de empresas públicas. Una de las líneas de actuación del INAEM, además de la gestión directa de proyectos y la convocatoria de ayudas a producción y distribución, es la colaboración con otras instituciones públicas y privadas tanto en proyectos concretos como en su actividad permanente. Fundaciones, municipios y comunidades autónomas actúan también en coproducción con empresas privadas para levantar determinados proyectos, si bien esto puede leerse directamente como una forma de financiación.³ Las coproducciones suelen surgir por la necesidad de compartir y sumar recursos en el esfuerzo de algunas apuestas, pero también resulta una forma de aprendizaje y retroalimentación, ya que potencian la creatividad de las compañías más pequeñas. El intercambio financiero, artístico y de personal se contabiliza en aportaciones concretas, que consiguen beneficio mutuo activando dos conceptos: interacción artística y mayor capacidad de distribución. Otra forma de coproducir es la llamada preventa de actuación. Se da cuando una empresa acuerda con un espacio, una institución o un evento realizar una función a cambio de acciones como la realización del estreno, el decorado, el uso del espacio o el alquiler de material.

De igual manera, la creación de eventos de cierta magnitud solo puede celebrarse con la conjunción de varias empresas.

2. Modelos de producción

Autores como Teresa Valentín-Gamazo y Grego Navarro destacan, entre los ejemplos más frecuentes en la producción de artes escénicas, los siguientes modelos:

• Compañías sin teatro. Iniciativas independientes en las que un grupo de personas actúa bajo un nombre concreto. Suelen ser sociedades pequeñas en las que los roles de sus componentes se comparten o rotan, dependiendo de la empresa y sus características. Los montajes son una elección propia basada en sus intereses artísticos y es fácil encontrar entre los proyectos textos originales.

• Productoras sin teatro ni compañía. Iniciativas empresariales independientes para las que se contrata un equipo técnico y artístico en función del tipo de espectáculo. Generalmente organizan el reparto con artistas de interés para el público objetivo en lo que se conoce habitualmente como hacer cartel.

• Teatro de repertorio. Aquellas especializadas en un ramillete de títulos, normalmente clásicos. Las compañías de ópera, ballet y algunas orquestas vinculadas a auditorios de música suelen responder a esta categoría. El sistema les permite intercalar y reponer espectáculos y así amortizar los elevados costes de producción.

• Empresas de locales o de paredes. También llamadas teatro sin compañía. Empresas de exhibición que contratan espectáculos en función de la oferta existente o alquilan su espacio por un tiempo determinado.

Por su parte, el análisis del sector realizado por la Academia de las Artes Escénicas de España observa seis modelos de negocio fundamentales en la producción que ordena de menor a mayor según su relevancia. Estos modelos quedan identificados como: «Centros de producción públicos, empresas creadas ad-hoc para un único espectáculo o proyecto, las compañías históricas con identidad artística, las productoras eclécticas centradas en la comercialidad, las compañías independientes de proyección fundamentalmente regional y las microcompañías orientadas a públicos específicos» (Colomer, 2016, p. 57).

La producción pública puede permitirse asumir costes por encima de la media. Son compañías grandes con un sistema jerárquico en el que cada profesional asume una única función. Las empresas ad hoc nacen sin aparente continuidad y están ligadas a un proyecto concreto. Las compañías históricas son aquellas que después de empezar como independientes logran situarse como referentes dentro del panorama de las artes escénicas. Sus producciones tienen un nivel medio en volumen de producción y número de componentes. Un pequeño núcleo suele ser permanente y el resto va cambiando a lo largo de los años. Estas empresas cuentan con el favor del público y también con el apoyo de la administración. Ejemplo de compañías centradas en lo comercial son aquellas especializadas en espectáculos de gran formato (como los musicales) o en realizar textos que ya han sido un éxito en otros países utilizando caras conocidas para el gran público. Aunque el coste es alto, el riesgo que asumen estos proyectos es bajo, dado que su éxito suele estar ya probado. Como en las compañías de producción pública, su jerarquía suele ser vertical, asumiendo cada uno de sus componentes una única función. En cuanto a las compañías independientes resultan ser la formación más numerosa. Son responsables de espectáculos medios y suelen apoyar su financiación con actividades paralelas. Por último, las microcompañías son estructuras mínimas de producción algunas especializadas en géneros concretos, como teatro infantil, callejero o de títeres. El coste de sus espectáculos es bajo y el número de los componentes de las compañías igualmente limitado.⁴

Entre los espectáculos más usuales tenemos los siguientes:

• Teatro. Quizá la disciplina más característica de las artes escénicas. Se trata de la representación ante el público de un texto dramático al que se añaden elementos de puesta en escena que van desde la iluminación y el sonido a la escenografía y el vestuario. Dentro del teatro, tenemos teatro de texto, donde lo esencial es la palabra, teatro sin texto (mimo y pantomima) y teatro musical (musicales, cabaret y revista). En ocasiones y para su promoción es útil que el proyecto sea reconocido por su género. Así encontramos tragedia, drama o comedia y también farsa, entremés, melodrama, sainete o monólogo.

• Danza. Toda representación en la que la interpretación venga dada por el baile y la expresión corporal. Definida por el estilo tendremos: ballet, danza contemporánea o flamenco.

• Ópera. Composición dramática y musical en la que un texto dialogado se canta y se escenifica con acompañamiento de orquesta.

• Zarzuela. Género musical de origen español en la que el texto es cantado.

• Circo. Espectáculo en el que se integran números que resaltan habilidades acrobáticas de malabares o comedia.

A estos habrá que añadir los espectáculos de música que por sus diferencias de producción y puesta en escena veremos de forma independiente bajo el título global de conciertos.

3. Empresas promotoras de conciertos

El sector de la producción en directo también incluye la organización y celebración de conciertos y eventos. Una promotora de conciertos es la persona física o jurídica que proyecta e impulsa la realización de actuaciones musicales.⁵ Entre sus funciones destaca el contacto con el artista, bien directamente o a través de sus representantes, y tras el acuerdo, la redacción y firma del contrato entre las partes. Será también quien aporte el caché necesario para la actuación. A toda esta serie de actividades la llamaremos producción artística. También toman la iniciativa de celebrar un concierto empresas independientes o ayuntamientos en el papel de gestores culturales que requieren, buscan o aceptan propuestas para la organización de un espectáculo.

Una vez efectuada la contratación, se buscará a las empresas necesarias para que los requerimientos técnicos de la actuación se cumplan. Es a partir de esta etapa cuando entra en juego la que llamamos producción técnica, encargada de ejecutar el contrato, cumplir sus condiciones y llevar a término el espectáculo. En función del tipo de espectáculo y el lugar de celebración, la producción técnica la puede ejercer el propio promotor o delegarla a otra empresa de producción.⁶ En cualquiera de los casos, normalmente ni el artista ni el organizador del concierto posee todos los recursos técnicos necesarios, así que se contactará con empresas auxiliares para que los proporcionen.

La complejidad de la producción de conciertos tiene que ver casi siempre con la popularidad del artista y, en la actualidad, especialmente con la celebración de festivales que concentran tanto a un buen número de personas como a diferentes nombres en un mismo escenario. En este último caso, es frecuente que la producción se lleve a cabo a través de la asociación de varias empresas o empresas fundadas con esa finalidad.

Tanto para conciertos como para el trabajo en artes escénicas existen también las empresas dedicadas a la representación artística o de management. Se trata de oficinas encargadas de representar y promocionar artistas no solo en su actividad sino también para participar en eventos, ser imagen de marca o aparecer en medios de comunicación. Dentro de la empresa de representación tendremos la figura del mánager, en quien el artista delega para la realización de conciertos, y actúa como representante legal. Entre sus funciones, además de la representación, están: la contratación, la reserva de fechas, las relaciones con la prensa, el diseño de giras y las acciones promocionales.

4. Empresas productoras de eventos

Los conciertos son un espectáculo singular, pero hay otros muchos eventos que enmarcamos de forma más general. Para enumerarlos es necesario señalar una definición que los reúna a pesar de sus diferencias. Hay coincidencia en llamar evento a un suceso ocasional programado de índole variada. Un evento siempre es específico y efímero, aunque luego resista en el tiempo con nuevas ediciones o se amplíe con otras actividades y otros públicos.

Podemos distinguir tres grandes grupos de eventos. En primer lugar, los eventos comerciales, publicitarios, corporativos o políticos. Aquí incluimos los organizados con motivo de la campaña publicitaria de una marca, la presentación de un producto, el lanzamiento de una temporada y los mítines o actos a propósito de un partido o una organización determinada. Coinciden en que poseen intereses comerciales, empresariales o ideológicos, y tienen por objeto trasladar un mensaje determinado y provocar una respuesta o actitud. En segundo lugar, destacamos los eventos institucionales, sociales, profesionales, culturales o de exhibición, donde encuadramos las exposiciones, las galas, los congresos y la entrega de premios, entre otros. Por último, tenemos los eventos de gran alcance, importancia y complejidad. Así consideramos macroeventos a las grandes competiciones deportivas, las galas de premios de gran cobertura o influyentes festivales de música. Los eventos más comunes