Aprender Excel 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

Por Sonia Llena Hurtado

Excel es, sin lugar a dudas, el gestor de hojas de cálculo más utilizado tanto a nivel personal como profesional. La razón: su versatilidad.

Si desea tener una primera toma de contacto con el programa o desea profundizar en sus aspectos esenciales, este libro es el material que busca. Gracias a sus 100 ejercicios prácticos aprenderá a generar desde un sencillo pero elaborado calendario de tareas, hasta una compleja tabla de resultados mensuales y anuales, ordenados según distintos criterios, con fórmulas, funciones, tablas, gráficos y otros elementos avanzados.

Con este libro:
o Conocerá las novedades y ventajas que presenta el programa en esta última versión.
o Creará hojas de cálculo para realizar en ellas procedimientos de distintos tipos.
o Convertirá simples rangos de celdas en tablas.
o Creará tablas dinámicas y de datos.
o Conocerá el trabajo con fórmulas, funciones y referencias entre celdas.
o Creará y editará todo tipo de gráficos.
o Tendrá una primera toma de contacto con Visual Basic.

Además, en la parte inferior de la primera página del libro encontrará el código de acceso que le permitirá obtener de forma gratuita los contenidos adicionales en www.marcombo.info.

Consiga este libro y domine una de las versiones de Microsoft Excel más optimizadas hasta el momento, la versión 365 de suscripción y su correspondiente versión de compra, la 2019.

• Idioma: Español
• Editorial: Marcombo
• Fecha de lanzamiento: 5 may 2020
• ISBN: 9788426728715

Vista previa del libro

001

La interfaz de Excel 365

LA INTERFAZ DE EXCEL 365 ESTÁ DISEÑADA para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. Con respecto a su versión anterior, la 2016, los usuarios detectarán algunos cambios, sobre todo en el diseño de los distintos elementos que componen la interfaz de la aplicación. El color característico de Excel se manifiesta en gran parte de su interfaz.

1. En este ejercicio, veremos los elementos de la interfaz de Excel 365/2019. Para ello, y como paso previo, le pedimos que abra la aplicación desde el menú Inicio de Windows [1] .

illustration

2. La primera ventana que aparece es la denominada Backstage , desde la cual se pueden llevar a cabo todas las acciones referentes a la gestión de archivos: crear, guardar, guardar como, exportar... En esta versión de la suite , la ventana Backstage ha cambiado ligeramente su aspecto. Haga clic sobre el elemento Libro en blanco [2] para acceder a la interfaz del programa y crear, a la vez, un nuevo libro de trabajo.

illustration

3. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido , que muestra por defecto cinco comandos [3] : Autoguardado (novedad en esta versión de la suite y del cual hablaremos en un ejercicio posterior), Guardar , Deshacer , Repetir y Modo Mouse/táctil . Si despliega este comando podrá cambiar la distribución de los elementos de la interfaz según si trabaja con el ratón o sobre una pantalla táctil.

illustration

4. Para gestionar el tamaño de la ventana del programa puede utilizar los comandos situados en el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido . De derecha a izquierda, estos botones sirven para cerrar, restaurar, maximizar o minimizar ventana del programa y gestionar la Cinta de opciones . Además, el icono situado justo a la derecha del nombre de su cuenta de Office le permite conocer las últimas novedades que la compañía está acabando de definir. Este nuevo comando se denomina Próximamente y es una excelente oportunidad para conocer futuras nuevas funciones [4] . Haga clic sobre este comando y consulte el panel que aparece en pantalla.

illustration

5. El elemento en el cual se encuentran la Barra de herramientas de acceso rápido y el grupo de botones que acabamos de comentar es la Barra de título , y muestra siempre el nombre del documento activo y el de la aplicación que se está ejecutando.

6. La Cinta de opciones , el elemento situado debajo de la Barra de título , contiene todos los comandos y las opciones ejecutables en el programa. Como novedad en la versión 365 de Excel, la Cinta de opciones ha eliminado todas las pestañas (aunque en este libro seguiremos refiriéndonos a ellas de este modo): ahora los elementos activos de esta cinta se muestran subrayados. También los iconos han cambiado ligeramente, pasando a ser más modernos y minimalistas [5] . La Cinta de opciones puede contraerse. Para ello, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho de este elemento y, tras comprobar que ahora se muestran solo las pestañas [6] , haga clic sobre una de ellas para restablecer los comandos y herramientas.

illustrationillustration

7. También puede minimizar o desanclar la Cinta de opciones pulsando la combinación de teclas Ctrl + F1 . Debe tener en cuenta que, cuando trabaje sobre el documento activo con la cinta desanclada, esta volverá a contraerse. Para volver a anclarla en la interfaz del programa, pulse sobre el icono que muestra un pincho en la parte derecha.

8. Debajo de la Cinta de opciones se encuentra la imprescindible Barra de fórmulas , con la que vamos a trabajar insistentemente durante todo este libro. El último elemento clásico de la interfaz de Excel es la Barra de estado , situada en la parte inferior de la interfaz. En ella se presentan datos acerca de aspectos concretos del documento activo y permite cambiar el modo de visualizarlo, así como aplicar un zoom [7] .

illustration

9. La Cinta de opciones se puede personalizar en cuanto a las pestañas y los comandos que en ella deben aparecer. Para ello, deberá acceder al cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones . Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones y cambie las opciones que desee.

002

Personalizar el entorno de Excel

EN EL CUADRO OPCIONES DE EXCEL, al que se accede desde la vista Backstage, disponemos de varios comandos que nos permiten realizar modificaciones en el entorno del programa. Algunas de esas opciones también están disponibles en la opción Cuenta de esa misma ventana.

1. Para empezar, haga clic en la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Opciones [1] .

illustration

2. Desde la ficha General del cuadro de opciones podemos personalizar un sinfín de características del programa, como hacer que se muestre o no la minibarra de herramientas al seleccionar, con cuyas herramientas se puede modificar el formato del contenido de las celdas, habilitar o deshabilitar las vistas previas activas o mostrar las opciones de análisis rápido. Además, también podemos personalizar el aspecto más estético de Excel, es decir, el fondo (que puede observar en la parte superior derecha de la ventana del programa) y el tema. Veamos en esta ocasión qué opciones nos ofrece el programa como fondo. En el apartado Personalizar la copia de Microsoft Office , despliegue el campo Fondo de Office y, tras comprobar la larga lista de estilos disponibles, elija alguno de ellos [2] .

illustration

3. Acepte el cambio en el cuadro de opciones y vea el cambio directamente sobre la ventana del programa [3] .

illustration

4. Regrese al cuadro de opciones. En el apartado Al crear nuevos libros , podemos definir el tipo y el tamaño de letra que usará por defecto el programa, así como establecer la vista predeterminada para las hojas y el número de hojas que incluirán los nuevos libros, que por defecto es 1 [4] . Haga clic en la categoría Avanzadas del panel de la izquierda.

illustration

5. En esta ficha encontramos otras opciones de configuración del entorno de Excel. Desde aquí, y solo a modo de ejemplo —puesto que son muchas las opciones avanzadas disponibles—, cambiaremos el número de libros recientes que mostrará el programa en la ventana de inicio rápido. Desplácese hacia abajo con la Barra de desplazamiento vertical hasta llegar a la sección denominada Presentación y, en el campo Mostrar este número de Libros recientes , escriba un valor distinto al propuesto [5] .

illustration

6. Desde esta misma sección también podemos mostrar u ocultar la Barra de fórmulas . Desde la siguiente sección, denominada Mostrar opciones para este libro , es posible ocultar y mostrar las barras de desplazamiento; y, en la siguiente, Mostrar opciones para esta hoja , los encabezados de filas y columnas. Para comprobar el cambio en la interfaz, desactive las opciones Mostrar barra de fórmulas y Mostrar encabezados de fila y columna [6] y pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios.

illustration

7. Los cambios en la interfaz son evidentes: se han ocultado los encabezados de filas y columnas y la Barra de fórmulas [7] . Sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones pulsando sobre su pestaña.

illustration

8. Desde aquí podemos cambiar las vistas del libro, mostrar u ocultar elementos, modificar el zoom y organizar las ventanas cuando haya más de una abierta. Active las opciones Barra de fórmulas y Encabezados del grupo Mostrar .

9. Sepa que también puede modificar el fondo y el tema de Office desde la sección Cuenta de la Vista Backstage [8] .

illustration

IMPORTANTE

El aspecto de la interfaz de Excel es personalizable en cuanto al color, además de en cuanto al diseño. Para ello, deberá acceder a la sección Cuenta de la vista Backstage del programa o al cuadro de opciones de Excel. Aquí verá dos comandos: Fondo de Office y Tema de Office. Tanto en la versión 365 como en la 2019 se incluye un nuevo tema, denominado Negro, que proporciona mucha menos luminosidad, lo que nos permite tener cuidado con nuestra vista y, además, ahorrar batería en nuestros dispositivos.

003

Instalar y usar Excel 365 en un dispositivo móvil

SI ES USTED UNA PERSONA QUE VIAJA constantemente y, por lo tanto, no dispone de todo el tiempo que necesitaría para trabajar con su ordenador de escritorio, debe saber que puede instalar la última versión de Excel en cualquiera de sus dispositivos móviles. Estos dispositivos pueden ser PC o Mac, tabletas y móviles. Para ello, evidentemente, solo necesitará su cuenta Microsoft.

1. En este capítulo le mostraremos cómo puede instalar y utilizar Excel 365 en un dispositivo móvil. Supongamos que usted ya dispone del programa (seguramente, de la suite Office 365 completa) instalado en su ordenador principal y que ahora le iría muy bien disponer de él en su smartphone . Para ello, según el dispositivo que tenga, deberá dirigirse a la tienda desde la cual suele realizar las descargas de sus aplicaciones y buscar excel 365 [1] . Para realizar esta práctica hemos utilizado un iPhone, aunque puede llevar a cabo el proceso con un dispositivo Android siguiendo los pasos oportunos para su descarga.

illustration

2. Una vez localizada y descargada en su dispositivo [2] , ábrala.

illustration

3. En primer lugar, debe iniciar sesión con su cuenta Microsoft para poder disfrutar de toda la productividad de la aplicación en su móvil. Escriba el correo electrónico correspondiente a su cuenta y pulse en Siguiente ; en la siguiente pantalla, introduzca la contraseña y pulse en Iniciar sesión [3] .

illustration

4. Si las credenciales introducidas son correctas, es decir, pertenecen a una cuenta Microsoft, la app le informa de que el proceso de inicio de sesión ha terminado y ya puede empezar a trabajar con ella [4] . Pulse sobre el vínculo Crear y editar documentos para acceder al área de trabajo [5] .

illustrationillustration

5. Desde este momento ya puede disfrutar de las ventajas de trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar con su aplicación de Office favorita. Tenga en cuenta que una de las ventajas de trabajar con la versión 365 del programa es que las actualizaciones son automáticas y siempre contará con la versión más actualizada de la app . Además, si suele trabajar en la nube, sacará el máximo partido de OneDrive que, junto a Excel, permite que pueda disponer de todos sus documentos de trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar. Trataremos con todo detalle la unión de OneDrive y Excel en un ejercicio posterior. Por el momento, abra un nuevo libro en blanco o bien abra uno existente [6] .

illustration

6. La app de Excel muestra una interfaz simplificada visualmente con respecto a la versión de escritorio. Encontrará los comandos de la Cinta de opciones en la parte inferior de la pantalla, pulsando en el icono que muestra tres puntos [7] . Al pulsar sobre este icono puede elegir la pestaña pertinente [8] ; a continuación, todos los comandos de esta pestaña se muestran a modo de desplegable en la parte inferior de la pantalla.

illustrationillustration

7. No deje de practicar por su cuenta con todas estas herramientas; descubra todas las posibilidades y ventajas que supone trabajar con Excel desde un dispositivo móvil esté donde esté.

IMPORTANTE

Es posible instalar Excel 365 en dispositivos Android, iPhone y iPad y en teléfonos y tabletas Windows.

Por otro lado, debe saber que no se puede instalar la versión de escritorio para Windows o Mac de Excel 365 en un Chromebook y que, además, los dispositivos Blackberry, Nokia y otros solo admiten Excel 365 para empresas o correo electrónico basado en Exchange.

004

Crear un libro vacío y a partir de una plantilla

LOS DOCUMENTOS CREADOS EN EXCEL se denominan libros. Cada uno de ellos se compone de hojas de cálculo almacenadas en un mismo archivo. Una hoja de cálculo es una cuadrícula rectangular formada por una determinada cantidad de celdas organizadas en filas y columnas.

1. Como hemos visto en un ejercicio anterior, al ejecutar Excel se carga por defecto la denominada vista Backstage —que muestra el contenido de la sección Inicio —, desde la cual es posible crear nuevos documentos desde cero o a partir de una plantilla. Esta ventana también es un atajo para recuperar los libros con los que se ha trabajado recientemente. Para crear un nuevo libro vacío, simplemente pulse sobre el comando Libro en blanco de esta ventana [1] .

illustration

2. En cualquiera de estos casos, el nombre del archivo abierto se refleja siempre en la Barra de título de la aplicación [2] . Vamos a regresar ahora a la vista Backstage para comprobar otra forma de abrir libros vacíos. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones .

illustration

3. En el panel de opciones de la izquierda de esta ventana puede ver el comando Nuevo . Por su parte, el comando Abrir permite localizar y seleccionar el archivo ya existente al que desea acceder. Pulse sobre el comando Nuevo [3] .

illustration

4. La ventana se actualiza para mostrar todas las plantillas disponibles en el programa que pueden servir como base para sus proyectos. La gran ventaja del uso de plantillas es que estas le permiten centrarse únicamente en sus datos y olvidarse del diseño y la configuración del documento. Desplácese por la larga lista de plantillas para consultar el amplio catálogo de diseños.

5. Las plantillas se encuentran organizadas en diferentes categorías que le facilitarán el trabajo cuando tenga que crear sus propios libros [4] . Pulse, por ejemplo, sobre la categoría Personal del apartado Búsquedas sugeridas .

illustration

6. El programa ejecuta automáticamente una búsqueda en línea y muestra las plantillas correspondientes a esa categoría [5] . También puede realizar búsquedas personalizadas introduciendo un término clave en el campo de búsqueda. Escriba en dicho campo el término gastos , por ejemplo, y pulse el icono de lupa o la tecla Retorno para proceder con el rastreo [6] .

illustrationillustration

7. Desplácese de nuevo por esta ventana para comprobar la larga lista de posibilidades que el programa pone a su disposición. Veamos el aspecto de alguna de estas plantillas. Haga clic sobre uno de los resultados, el que usted desee.

8. Se abre una ventana de vista previa en la que podemos ver las principales características de la plantilla y desde la que podemos proceder a crear nuestro nuevo archivo basado en ella. En esta ventana puede consultar el tamaño de descarga de cada plantilla y la valoración de los usuarios que las han utilizado [7] . Sin embargo, sepa que también puede crear nuevos documentos basados en una plantilla directamente, sin pasar por esta vista previa, usando la opción Crear del menú contextual de las mismas. En este caso, pulse el botón Crear .

illustration

9. Una vez descargada y abierta la plantilla, se trata sencillamente de que usted la modifique según sus necesidades y guarde, después, el archivo con un nuevo nombre. Eso sí, si lo desea, puede mantener el nombre original. Es interesante saber que puede abrir tantos libros como necesite, teniendo en cuenta que cada libro dispone de su propia ventana, lo que facilita el trabajo con varios libros a la vez cuando, por ejemplo, se trabaja con dos monitores. Paso a paso en este libro iremos viendo cómo insertar y editar datos en las hojas de cálculo y cómo sacar el máximo provecho de las funciones y herramientas de Excel 365. Mantenga este libro y el anterior (vacío) abiertos, puesto que en el siguiente ejercicio veremos cómo guardarlos.

IMPORTANTE

Para crear un libro en blanco desde dentro del programa, es decir, sin acceder a la vista Backstage, también puede pulsar la combinación de teclas Ctrl + N.

005

Guardar los libros en la nube con OneDrive

ONEDRIVE ES LA MEJOR FORMA de guardar todos sus archivos, acceder a ellos, compartirlos y editarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento. OneDrive es el almacenamiento en la nube de Microsoft, un servicio que ha facilitado el trabajo a miles de usuarios desde su aparición en escena y, sobre todo, desde su vinculación directa con Office.

1. Para realizar este ejercicio, trabajaremos sobre el libro que creamos a partir de una plantilla en el ejercicio anterior. En concreto, procederemos a guardarlo como haríamos si nos interesara almacenarlo en el disco duro del ordenador. Así, despliegue el menú Archivo y pulse sobre el comando Guardar como (en este caso, dado que todavía no hemos guardado el archivo, también puede pulsar en Guardar o en el icono pertinente de la Barra de herramientas de acceso rápido ).

2. En la sección Guardar como aparecen una serie de opciones, la primera de las cuales es OneDrive: Personal . Pulse sobre ella [1] .

illustration

3. A la derecha se mostraría, si lo hubiera, el contenido actual de su espacio en OneDrive. Escriba un nombre para su nuevo archivo y, manteniendo el formato correspondiente a los libros de Excel (.xlsx), pulse el botón Guardar [2] .

illustration

4. El archivo se guarda automáticamente en la nube y el programa regresa al documento para que, si es necesario, pueda seguir trabajando con él. Además, observe lo que ha ocurrido en la Barra de herramientas de acceso rápido [3] : se ha activado de forma automática la nueva función destacada de esta versión de Office: el Autoguardado . Si usted lo desea, todos aquellos cambios que realice sobre este documento se guardarán automáticamente en la nube, en la misma ubicación que ha indicado anteriormente. Cómodo y sencillo, ¿verdad? Fíjese en que el icono Guardar de esta misma barra ha cambiado ligeramente su aspecto: ahora muestra también el símbolo de sincronización [4] . Ahora bien, puede desactivar esta opción en cualquier momento pulsando sobre el botón deslizante de la opción.

illustrationillustration

5. ¿Qué supone guardar los libros y otros archivos en la nube? Sencillamente, que siempre estarán disponibles para usted, esté donde esté y en el momento del día en que los necesite. Piense que incluso puede editarlos desde su teléfono móvil o tableta si ha descargado e instalado Excel en ellos [5] (consulte el ejercicio Instalar y utilizar Excel 365 en un dispositivo móvil ). ¿Cómo accedemos a OneDrive y visualizamos el documento cargado? Muy fácil. Abra su navegador web y acceda a www.onedrive.com

.

illustration

6. Al entrar en OneDrive se carga automáticamente todo cuanto haya guardado en este espacio: carpetas, archivos, fotos... Puede ver su nombre de usuario y la imagen vinculada a su cuenta de Office en la parte superior derecha de OneDrive [6] . Localice el documento que ha guardado en el ejercicio anterior y selecciónelo con un clic [7]

illustrationillustration

7. De inmediato, el libro se abre en la aplicación web correspondiente, desde la cual puede trabajar prácticamente como lo haría desde su programa de escritorio [8] .

illustration

IMPORTANTE

Sepa que dispone de 1 TB de espacio de almacenamiento solo para usted y totalmente gratuito; mucho más que en versiones anteriores de la suite. Si aun así necesita más, puede ampliarlo mediante alguno de los planes disponibles. Para ello, acceda a la sección OneDrive del sitio web de Office para consultar toda la información referente a los planes y a los precios.

IMPORTANTE

En el caso de que no hubiera iniciado sesión en Excel previamente, en el momento de seleccionar OneDrive como destino para su almacenamiento el programa le solicitaría los datos de inicio de sesión para poder llevar a cabo el proceso. En dicho caso, pulse el botón Iniciar sesión y siga los pasos indicados. Puede comprobar en