La palabra adecuada. Las frases que deben decirse o escribirse en cada ocasión

Por Simonetta Vercelli

* ¿La necesidad de enviar una carta, una nota o un telegrama le crea dificultades? ¿Se queda inmóvil ante una hoja en blanco y no sabe cómo empezar o cómo proseguir? ¿Le sucede lo mismo con el teléfono, o simplemente durante una conversación? * La autora le ayuda a resolver todos estos problemas con elegancia, enseñándole a expresarse en el tono adecuado y de la forma apropiada en cada ocasión, tanto en la vida privada como en la vida social. * Aquí hallará ejemplos y fórmulas para redactar notas y cartas, dar vida a un diálogo que languidece, comunicarse con eficacia, evitar errores, etcétera. * ¿Qué se debe y no se debe decir durante una presentación? ¿Cómo se puede animar una conversación que comienza a aburrir? * ¿Cómo podemos retractarnos de una invitación aceptada sin irritar a quien nos ha invitado? ¿Cómo se puede protestar con firmeza pero con educación sin iniciar una disputa vulgar? ¿Cómo se puede convencer, interesar e incluso fascinar con la simple utilización de las palabras? * ¿Cómo se deben utilizar títulos y apelativos al dirigirse a personas importantes? ¿Cómo presentarse correctamente para acceder a un empleo o un cargo?

• Idioma: Español
• Editorial: Parkstone International
• Fecha de lanzamiento: 7 nov 2021
• ISBN: 9781639190959

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INTRODUCCIÓN

En algunas ocasiones parece realmente difícil hallar las palabras adecuadas. ¿Quién de nosotros no ha experimentado al menos una vez la embarazosa sensación que nos asalta ante una persona o bien ante una hoja en blanco, cuando no se sabe qué decir o escribir? Son muchas las circunstancias de la vida en las que debemos comunicarnos, es decir, dar a conocer a otros nuestras ideas o sentimientos. Del mismo modo, son diversos los motivos por los que nos comunicamos: para informar, participar, despertar curiosidad, preguntar, responder, consolar, transmitir afecto, etc.

La comunicación nace en cada uno de nosotros y, como tal, es una expresión personal que no puede reducirse a fórmulas y esquemas universalmente válidos. No obstante, para que nuestro mensaje sea eficaz, debemos seguir principios básicos aceptados, utilizados y comprensibles por todos y, en particular, por quien lo recibe.

El ser humano es un animal social, un ser que siempre ha necesitado la compañía de sus semejantes. Cada época, ambiente y ocasión han tenido y siguen teniendo una forma propia de comunicarse, es decir, reglas propias, generalmente denominadas buenos modales. Estas hacen referencia a todos los aspectos de la vida en sociedad, sugieren cómo hay que comportarse, escribir y hablar para ser aceptados por los demás.

Sin embargo, los buenos modales no se limitan al aspecto puramente exterior y formal. Lo que los ha generado, les da vida y los distingue de una vana envoltura de convenciones formales es que sean aplicados con sensibilidad y sincera atención tanto hacia el prójimo como hacia uno mismo, para establecer así relaciones humanas cordiales con todo el mundo.

Costumbres y convenciones sociales pueden cambiar con los tiempos y las latitudes, pero no así la disponibilidad y gentileza de ánimo con que nos acercamos a los demás. Para comprenderlo basta pensar en El cortesano de Baldassare Castiglione, escrito en el siglo XVI y considerado uno de los manuales dedicados al arte de vivir más importantes.

No obstante, lo que proponemos en estas páginas no es un tratado de urbanidad. Es algo menos y también algo más: su objetivo es ayudar al lector a vivir en armonía con todo el mundo dando vida a las reglas de comportamiento a través del sentimiento, la espontaneidad y las palabras de cada cual, para que todo el mundo pueda dirigirse mejor al corazón y a la mente de los demás.

Este libro está estructurado en tres partes, todas con numerosos ejemplos referidos tanto a la comunicación escrita (en cursiva) como a la oral (entre comillas).

La primera parte está dedicada a los medios de comunicación y a los consejos para realizar de forma correcta y eficaz cartas, tarjetas, notas, telegramas, llamadas telefónicas, mensajes por fax e incluso por correo electrónico.

La segunda parte, la más extensa, está reservada a todos los aspectos de la comunicación social y privada: acontecimientos mundanos, ceremonias, circunstancias que también pueden ser tristes, vida sentimental y cotidiana.

Por último, la tercera se refiere a la comunicación burocrática y oficial: instancias y notificaciones a instituciones públicas y privadas, currículum, correspondencia profesional, inserciones, comunicaciones o invitaciones a personalidades de relieve, etc.

En el apéndice, encontraremos las formas de tratamiento necesarias para dirigirse a personas importantes por su cargo o nacimiento.

En definitiva, todo lo necesario para que el lector, tanto si procede a una consulta rápida de este libro como si lo lee por completo, pueda resolver con elegancia, propiedad y claridad pequeños y grandes problemas de comunicación y establezca relaciones corteses y agradables.

PRIMERA PARTE

LOS MEDIOS PARA COMUNICARSE

ABSENS FIS, LITTERIS PRAESENS

La carta hoy

Nuestro siglo ha asistido a una rápida evolución de los instrumentos de comunicación, del telégrafo y el teléfono, hasta llegar al fax y al correo electrónico. Pero los nuevos medios, derribada la barrera del tiempo y la distancia, no son capaces de suplantar la comunicación epistolar, ni entre particulares ni en las relaciones comerciales.

La carta añade oficialidad al mensaje, subraya su significado, a veces permite incluso exponer lo que el remitente no puede o no se atreve a expresar con palabras. La carta habla por nosotros: el tipo de carta escogido, la escritura, el planteamiento del escrito y la rúbrica resultan tan elocuentes como las palabras.

Lógicamente, los negocios, ciertos trámites oficiales y la vida privada se tratan con forma, tono y contenidos diferentes, pero las reglas, a pesar de su variación, se inspiran siempre en las mismas necesidades de claridad, orden y síntesis. Respetarlas no significa plegarse a viejas convenciones, sofocando la inspiración personal, sino demostrar respeto y disponibilidad hacia el prójimo.

Correspondencia privada

Escoger la carta entre los distintos medios para comunicarse, es decir, el menos en boga y aparentemente el más difícil, significa dedicarle al destinatario no sólo unas palabras, sino una parte de nuestro tiempo e interés, algo que debe tenerse en cuenta.

No cabe la menor duda de que el teléfono ha reemplazado prácticamente a la carta: la rapidez e inmediatez al enviar y recibir mensajes nos parece ya irrenunciable a la mayoría de nosotros. Escuchar una voz querida nos crea la ilusión de tenerla cerca físicamente. Y además, para escribir (y leer) una carta se necesita tiempo, silencio y concentración, cosas difíciles de conseguir en nuestras jornadas repletas de compromisos.

Lógicamente, el estilo epistolar se adapta a las circunstancias y a los tiempos. En el Renacimiento, un secretario italiano era el orgullo de las cancillerías de todos los estados europeos. Hoy en día pocos serían capaces de captar los rebuscamientos estilísticos y retóricos con que se trataban, volviéndolos sutilmente en beneficio propio, incluso los temas más espinosos. Sonreímos con ternura al leer las líneas tan almibaradas que el abuelo escribió desde el frente: Querida esposa, espero que esta te encuentre con buena salud como estoy yo... No deja de pensar en ti este tu devoto marido (mayo de 1917). Encontramos exageradamente ampulosas las fórmulas de cortesía todavía en uso hace pocos años: Le ruego presente a su señora madre mis mejores deseos para su salud, así como mi más profundo respeto (agosto de 1966).

Hoy en día los eslabones de la vida en sociedad son más anchos, las relaciones tienden a ser más informales, el tiempo nos asedia, pero siempre hay circunstancias en las que no se puede dejar de escribir. Por lo demás, supongo que el lector estará ya persuadido del valor de una carta: el simple hecho de leer estas páginas significa que se halla ya frente a la hoja en blanco, en busca de las palabras adecuadas.

Enviar una carta significa alcanzar a un interlocutor lejano en su intimidad y con toda probabilidad permanecer con él. En un mundo que ya es tópico definir como «aldea global», donde las distancias y el tiempo para cubrirlas ya casi no tienen importancia, donde sonidos e imágenes se acumulan a nuestro alrededor y nos distraen, la carta nos obliga a detenernos y reflexionar.

Una llamada telefónica, con el paso del tiempo, ya no calienta el corazón como cuando la recibimos y acaba olvidándose. En cambio, una carta difícilmente se tira a la basura: amarillea entre las páginas de un libro o yace olvidada en el fondo de un cajón; se convierte en la forma tangible de un recuerdo. Y, como los recuerdos, puede presentarse inesperadamente de frente, con la carga emotiva que la había generado aún intacta. Por ello, escribir a un amigo, a la persona amada o incluso por simple cortesía adopta un significado particular.

En qué ocasiones escribir

No podemos dejar de escribir, aunque nos cueste:

• para participar con nuestra presencia en el momento triste que un conocido está atravesando;

• para dar las gracias (por la hospitalidad, por un regalo, etc.);

• en respuesta a todas las cartas que se reciben: escribir es una cortesía, responder una obligación. El intervalo permitido es de unos diez días: más allá, su imagen se empañaría y además resulta cada vez más probable que venza la pereza. Un amigo lejano, en el extranjero, apreciará una carta más que una rápida llamada telefónica. La carta da alegría ya al abrirla, atestigua un afecto que supera el tiempo y la distancia, y es la única capaz de transmitir la atmósfera, los humores y la realidad del lugar de origen.

En previsión de las circunstancias en las que coger la pluma, es imprescindible que el escritorio de la persona que sabe vivir esté siempre bien provisto de papel de cartas, notas y tarjetas de visita escogidos con criterio y buen gusto.

El escritorio bien provisto

Entre los innumerables productos del mercado, es mejor el papel liso, moderadamente pesado, de bordes rectos. Dejando los colores vivos y las fantasías a las jovencitas, puede escoger entre el clásico blanco (casi obligatorio para los caballeros) o bien el marfil, el gris perla y el azul muy claro (adecuados para una señora que quiera apartarse con sobriedad de la tradición). En estos colores también se comercializan actualmente hojas y sobres de papel ecológico. El interior del sobre, coordinado con la hoja, estará forrado de blanco, marfil, gris o azul. Asegúrese de que las dimensiones de sus sobres resulten conformes a las normas adoptadas para la mecanización del servicio de correos.

Si se desea papel de cartas con encabezamiento, téngase en cuenta que las iniciales sólo están permitidas para las jóvenes: monogramas sencillos de carácter pequeño o mediano, sin rúbricas ni rasgos pretenciosos, situadas en el ángulo superior izquierdo de la hoja, en relieve si se desea. La corona o el escudo heráldico apenas deben destacar y lo mejor es que estén impresos en relieve y sin color. En el papel de cartas privado el encabezamiento con nombre y apellidos se imprime en la parte superior izquierda de la hoja.

Mantenerse fieles, en la medida de lo posible, al tipo de papel y al color escogido será otra caracterización de la personalidad de quien escribe y ayudará a los destinatarios a reconocerle.

Tarjetas de visita y notas con encabezamiento

Tarjetas y notas varían por su formato y contenido, según el uso y las circunstancias. Las normas que las regulan se inspiran como siempre en la máxima sobriedad en las indicaciones: la blanca superficie del cartón prensado (de tipo Bristol o Japan) no es un escenario para exhibir títulos honoríficos, direcciones prestigiosas, teléfono móvil y con ellos también ostentación e inseguridad. Las tarjetas de visita y las notas deben tener los bordes lisos y un buen peso. El único color admitido es el blanco. Los caracteres serán de molde clásico (Bodoni) o cursivo inglés, de color negro o gris oscuro (en relieve resultan muy elegantes, aunque el coste aumenta).

Las tarjetas de visita se distinguen en dos tipos, para uso privado y para uso profesional. En cuanto a los formatos:

• la tarjeta de visita personal o profesional que se intercambia en mano es de formato 90 (52 x 93 mm);

• la que también se puede enviar es de formato 30 (82 x 128 mm).

Las tarjetas de visita de formato 90 se utilizan en las presentaciones y para acompañar regalos y flores; las de formato 30 pueden utilizarse en las circunstancias siguientes:

• para enviar felicitaciones (con ocasión de festividades, solemnidades y ocasiones particulares);

• para expresar condolencias;

• para enviar una invitación (de bautismo, de compromiso, de un cambio de domicilio), o para responder, agradecer o felicitar;

• para acompañar sumas de dinero o solicitar honorarios.

Si en alguna de estas circunstancias envía su tarjeta a amigos o personas con las que tiene confianza, no dude en tachar el título o el apellido. En cambio, en las circunstancias formales u oficiales, a la tarjeta con encabezamiento no se le quita nada, se redacta con tratamiento de usted y no debe firmarse.

Las tarjetas de visita para uso privado

Sólo suelen llevar nombre y apellido, y eventualmente el título académico (o grado si se trata de un militar), domicilio y número de teléfono.

No llevan indicados los títulos honoríficos. El nombre puede imprimirse en el centro o bien en la parte superior izquierda. El título académico puede omitirse.

La tarjeta de visita personal de una señora acostumbra a limitarse al nombre de pila, el apellido de soltera y el apellido del marido.

Ello resulta válido también para señoras viudas que no han vuelto a contraer matrimonio.

Es costumbre de la nobleza colocar después del nombre de pila de la señora el apellido del marido y luego el propio apellido.

La tarjeta de visita de una señora, por lo general, no llevará el domicilio ni el número de teléfono, que, si es necesario, se suelen añadir a mano en el momento de entregarla.

Las tarjetas de visita con los nombres de los dos cónyuges conservan los datos tradicionales, es decir: nombre del marido y de la mujer, apellidos de los dos.

No se indicarán títulos académicos, direcciones ni tampoco los números de teléfono.

Las tarjetas de visita para uso profesional

El directo interesado o bien la empresa o el despacho de pertenencia se encargan de las tarjetas profesionales, que se utilizarán sólo por motivos laborales.

Generalmente este tipo de tarjetas llevan por orden el título honorífico (si existe), el título académico, nombre y apellidos, cargo, dirección y número de teléfono de la oficina. Para los militares, cuando se indican el grado y el puesto, se omite el título académico eventual.

Las mujeres que ejercen una profesión o una actividad disponen de una tarjeta de visita que incluye, por orden: título académico, nombre y apellidos, profesión ejercida o cargo, dirección y número de teléfono de la oficina o despacho.

Los títulos preceden al nombre, y normalmente van abreviados (Dr., etc.). Es costumbre no abreviar los grados militares ni el título de embajador. El título de procurador legal suele aparecer completo bajo el nombre y los apellidos.

El cargo debe estar en castellano («director administrativo» y no financial manager). Generalmente, abajo a la izquierda se encuentra la dirección de la empresa o del despacho, mientras que el número de teléfono y de fax se sitúa a la derecha.

Todavía no existe una norma establecida para la dirección de correo electrónico: si es imprescindible que figure podría ponerse a continuación del número de teléfono.

En caso de que se deba adjuntar una tarjeta profesional a un objeto, como un regalo de empresa o un talón, el título se tacha a mano.

Qué escribir en las tarjetas

Todas las tarjetas deben escribirse a mano, con una escritura clara, márgenes espaciosos y ninguna corrección.

La fecha se indica en la parte superior derecha, si la parte inferior está ocupada por la dirección y el número de teléfono, o abajo a la izquierda si en la tarjeta consta sólo el nombre.

Salvo en las ocasiones que en su opinión merezcan algo más que las habituales frases de circunstancias (acontecimientos y agradecimientos particulares que le afectend:

• con mis más sinceros deseos, mis mejores deseos para…;

• con mis más fervientes deseos (aunque el adjetivo fervientes está relacionado con el estilo oficial y algo pasado de moda de la burocracia);

• mi enhorabuena; mi más