Seguridad y salud en el trabajo para pymes según la Norma ISO 45001

Por Sonia Cienfuegos Gayo y Yolanda Millas Alonso

Lleno de ejemplos y propuestas, es un libro que ayuda realmente a las pymes que quieren establecer lugares de trabajo seguros y saludables.
Orienta a las pymes para facilitar la implantación de un sistema de gestión de seguridad y salud según ISO 45001, teniendo en cuenta que cada organización, en función de sus características, dispone de diferentes recursos.

• Idioma: Español
• Editorial: AENORediciones
• Fecha de lanzamiento: 27 nov 2019
• ISBN: 9788481439991

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Créditos

Título: Seguridad y salud en el trabajo para pymes según la Norma ISO 45001. ePUB

Autoras: Sonia Cienfuegos Gayo y Yolanda Millas Alonso

© AENOR Internacional, S.A.U., 2019

Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproducción total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorización escrita de AENOR Internacional, S.A.U.

ISBN: 978-84-8143-999-1

Edita: AENOR Internacional, S.A.U.

Maqueta y diseño de cubierta: AENOR Internacional, S.A.U.

Nota: AENOR Internacional, S.A.U. no se hace responsable de las opiniones expresadas por las autoras en esta obra.

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A nuestros padres.

Agradecimientos

Nuestro más sincero agradecimiento a nuestros clientes y colaboradores, sobre todo a aquellos que están en Latinoamérica, por mostrarnos su visión de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo en sus países, en especial a Diana I. Jiménez, Fernando Bombón Escobar, Gabriela Echanique, Gerardo Árias y Henry Mariño Andrade.

También a todos los que lideran y gestionan la seguridad y salud en el trabajo en las pymes, y en especial a aquellas que son mujeres, por aportar una visión, estilo de gestión y liderazgo desde nuestra perspectiva de género.

Presentación

Siempre que se publica una norma de sistemas de gestión, las pequeñas y medianas empresas (pymes) dudan de su capacidad para poder implantarla. Muchas veces, no son capaces de apreciar a primera vista sus beneficios y sí piensan, en cambio, que va a ser necesaria mucha inversión.

Aunque las normas se crean con el objetivo de poder implantarse en cualquier tipo de organización, sin importar su tamaño, ubicación o ámbito de actividad, es habitual pensar que solo se pueden aplicar en grandes empresas. Nada más lejos de la realidad. Si algo caracteriza a las normas de sistemas de gestión es que definen qué hay que hacer, no cómo hacerlo; esto dependerá de cada organización.

Cualquier organización, sea del tamaño que sea, tiene establecidos una serie de procesos que dan como resultado el servicio o producto que ofrece. Estos procesos deben crearse basados en una metodología lo más ordenada posible y siempre con la mejora continua como hilo conductor, y es ahí donde las normas de sistemas de gestión son una gran ayuda.

Este libro tiene como objetivo exponer cómo una pyme puede tener, basándose en la Norma ISO 45001, un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST) que le permita establecer lugares de trabajo seguros y saludables.

Para ello, su contenido se ha estructurado de manera que, a través de explicaciones, ejemplos reales y cuestiones importantes a aplicar, proporcione una guía sencilla, útil y comprensible que sirva como referencia a los profesionales de las pequeñas y medianas empresas que estén relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

Por último, nos gustaría transmitir la idea de que es posible lograr que las pymes tengan unos sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo sencillos, útiles y eficaces. Esperamos que esta guía le ayude a ello, con ese fin la hemos elaborado.

Las autoras

1. Los beneficios reales de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

ISO 45001 es la primera norma de sistemas de gestión que expone en su introducción cuáles son los factores que garantizan el éxito de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) en una empresa. Estos factores se pueden resumir en tres:

• Liderazgo.

• Compromiso.

• Participación (desde todos los niveles y funciones de la organización).

En este capítulo se abordarán las cuestiones que se pueden considerar más importantes para lograr los principales beneficios que puede aportar a las pymes la implementación de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

1.1. Cumplimiento de requisitos legales

Una de las primeras preguntas que suelen hacerse las empresas sobre un SGSST es ¿qué beneficio puede aportar al negocio si la seguridad y salud de los trabajadores es una obligación legal y un gasto?

Para responder adecuadamente a esta pregunta debemos ir por partes.

Primero, no es lo mismo cumplir la legislación en materia de seguridad y salud en el trabajo (SST) o en prevención de riesgos laborales que implementar y mantener un sistema de gestión de mejora continua. A veces se confunden estos dos conceptos. Para una gran mayoría, con cumplir lo que pide la ley para no tener sanciones, es suficiente. En la famosa escala de Parker, estas empresas estarían entre la cultura patológica y la reactiva. Otras dan un paso más y cumplen la ley para no tener accidentes. Las hay que cumplen la ley para que los trabajadores tengan unas adecuadas condiciones de seguridad y salud laboral y, finalmente, están las que piensan que tener un SGSST es una manera de obtener todo lo anterior y de construir una cultura de la SST alineada con los valores de la empresa, obteniendo además un retorno de la inversión. Estas empresas estarían en los escalones superiores, entre la cultura proactiva y la generativa, como se muestra en la figura 1.1.

Figura 1.1. Escala de la cultura preventiva de Parker

En segundo lugar, y a la vista de lo anterior, es muy importante hacerse estas dos preguntas iniciales:

• ¿Cuál es mi punto de partida?

• ¿A dónde quiero llegar en seguridad y salud en mi empresa?

Si el punto de partida es el mero cumplimiento legal para evitar la sanción, evidentemente hay mucho camino por andar, empezando por mejorar la cultura de seguridad y salud de la organización. Esto implica comenzar el camino de una manera sistemática, ordenada, medible y mejorable a través del SGSST, con el apoyo inquebrantable de la dirección de la empresa y la participación y compromiso de toda la organización.

Si el punto de partida es más maduro y, además de cumplir con la legislación, se ve la oportunidad de obtener una rentabilidad y una continuidad del negocio a través de una gestión sistemática y de mejora continua de la SST, el proyecto será más ambicioso de partida, porque las bases son más sólidas.

En el mercado existen ya bastantes herramientas que pueden usar las empresas para conocer su punto de partida en relación con la cultura de SST y ayudar a tomar estas decisiones iniciales. Por ejemplo:

• Nordic Occupational Safety Climate Questionnaire (NOSACQ-50): cuestionario nórdico de clima de seguridad laboral muy utilizado por su sencillez de aplicación y análisis de los resultados.

• Organizational Culture Inventory (OCI): focalizado en medir el estilo de liderazgo y los comportamientos de las personas de la organización en sus interactuaciones.

• Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI): dice qué estilo o qué orientación tiene la cultura de la organización de acuerdo con el contexto en que se encuentra.

• Hearts & Minds Safety Programme/Toolkit: desarrollado por Shell Exploration & Production, ayuda a las organizaciones a lograr un desempeño en materia de salud, seguridad y medio ambiente (HSE) global mediante la aplicación de un sistema de gestión de mejora continua, y cuenta con una herramienta de diagnóstico inicial.

Una vez conocido el punto de partida, ya se puede establecer hasta dónde se quiere llegar en materia de seguridad y salud en el trabajo, y en cuánto tiempo. Así, el planteamiento de los resultados a lograr con el SGSST será mucho más realista y alcanzable.

Lo que sí es una realidad –a pesar de que, como en casi todo en la vida, hay dos opiniones fundamentadas opuestas– es que tener un SGSST ayuda a mejorar el cumplimiento legal. La razón es muy simple: existen dos requisitos de la norma, los apartados 6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos y 9.1.2 Evaluación del cumplimiento, que ayudan a este propósito.

Muchas empresas dan cumplimiento a los requisitos legales según los van conociendo, o porque contratan a expertos en la materia o a plataformas legales. Pero puede que en algún momento se les pase identificar y valorar si les aplica una determinada legislación, porque su método para bucear entre las distintas fuentes de información legal no está sistematizado. Además, cuando hay que dar cumplimiento a un nuevo requisito legal, y en función de las características de la organización, pueden no ser de aplicación todos los artículos del requisito, sino únicamente los específicos. Por ejemplo, si en la empresa se almacena una determinada sustancia química, pero solo en una cantidad limitada que implica tomar ciertas medidas preventivas y no otras para cantidades mayores de almacenamiento.

Por otra parte, muchas organizaciones tampoco revisan de manera sistemática el cumplimiento de todas sus obligaciones. Solo si se tiene un sistema de gestión ISO 45001 (o, anteriormente, OHSAS 18001) es obligatorio tener establecidos estos dos procesos citados. Así, es muy difícil que se escape un requisito legal porque se trata de un proceso sistemático y continuo. Como colofón final, merece la pena resaltar que mediante las auditorías internas y las de certificación también se evalúa el grado de cumplimiento de este punto.

Así pues, esta es una ventaja a valorar en la toma de decisiones.

Tome nota

Tener implantado o certificado un SGSST no garantiza el cumplimiento total de la legislación vigente, pero incrementa la probabilidad de lograrlo.

1.2. Gestión documental eficiente y real

Una gran preocupación cuando una pyme se plantea tener un sistema de gestión es la cuestión de la documentación que se va a necesitar generar. La pregunta más típica suele ser: ¿cuántos papeles más vamos a necesitar tener o cumplimentar? Esta pregunta está totalmente fundamentada. Por desgracia, procedemos de una tradición en la que los sistemas de gestión se consideraban mejores cuanta más información documentada tenían: manuales, procedimientos, instrucciones, formatos para crear registros, etc. También se realizó una interpretación incorrecta de los requisitos de las normas ISO porque, cuando hablaban de la necesidad de establecer, implementar y mantener uno a varios procedimientos para…, muchos expertos dieron por hecho que eso implicaba tener un procedimiento documentado.

La introducción de la estructura de alto nivel ISO (HLS) en todas las normas de sistemas de gestión ha terminado con esta interpretación. Ahora las organizaciones no se gestionan por procedimientos, sino por procesos. Puede parecer algo sin demasiada importancia, pero es crucial para adelgazar los sistemas de gestión y, como establece ISO 45001 en el apartado A.7.5 del anexo A es importante mantener la complejidad de la información documentada en el mínimo nivel posible para asegurarse de su eficacia, eficiencia y simplicidad al mismo tiempo.

Ahora se habla siempre de establecer, implementar o mantener procesos. Un proceso, según la definición 3.25 de la norma, es un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma las entradas en salidas.

En cambio, un procedimiento es una forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso, y puede estar documentada o no.

Por lo tanto, una vez definidos los procesos de seguridad y salud en el trabajo y cómo interactúan con el resto de los procesos que se llevan a cabo en la organización, es necesario establecer si se necesita el apoyo documentado de un procedimiento que explique qué hay que hacer y cómo hay que llevar a cabo ese proceso.

Uno de los primeros pasos a realizar cuando una organización decide implementar un sistema de gestión consiste en elaborar un diagnóstico inicial. Así se conocerá el punto de partida real del sistema y se podrá programar un calendario de acciones apropiado que garantice el éxito de este primer paso. Al realizar dicho diagnóstico, se suele revisar toda la documentación que la organización utiliza actualmente, la que tiene y no utiliza, y la que no tiene y debería tener. Normalmente, en España una organización que cumpla con los requisitos legales obligatorios en materia de seguridad y salud en el trabajo ya tiene el 90% de la documentación necesaria conforme a los requisitos de la nueva ISO 45001. Por suerte, la norma coincide en gran medida con dicha legislación.

Así pues, la creación y gestión de la documentación no debe, ni puede, ser un obstáculo. Al contrario, muchas organizaciones están aprovechando ISO 45001 para liberarse de mucho lastre documental creado anteriormente por falsas creencias sobre lo que debía tener un sistema de gestión para cumplir con la norma.

Se ampliará este punto en los apartados 8.4.2 y 8.4.3 de esta guía, correspondientes a la información documentada del SGSST.

Tome nota

Aprovechar la nueva ISO 45001 para eliminar del SGSST documentos obsoletos, innecesarios o complicados de entender es una ventaja que no se debe desaprovechar. Recuerde que las normas dicen qué hay que hacer, pero nunca cómo se debe hacer.

1.3. Cultura organizacional real y visible

El concepto de cultura organizacional es uno de los trending topics más actuales. La cultura de la SST es una pata más de la cultura de la organización. Cuando hablamos de cultura en materia de SST, ISO 45001 define por primera vez lo que significa en el punto A.5.1 Liderazgo y compromiso del anexo A:

Es el producto de los valores, actitudes, prácticas de gestión, percepciones, competencias y modelos de actividades, individuales y grupales, que determinan el compromiso con su sistema de gestión de la SST, su estilo y su aptitud.

El concepto de cultura de la seguridad apareció unas décadas atrás, y se empezó a difundir después del