Aplicaciones Informáticas De Hojas De Cálculo. Uf0321.

Por Miguel Ángel Ladrón De Guevara

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• Idioma: Español
• Editorial: Clube de Autores
• Fecha de lanzamiento: 10 jun 2025

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Introducción

Se entiende por hoja de cálculo o plantilla electrónica a un tipo de herramienta digital que consiste en un documento compuesto por filas y columnas en una tabla, formando así celdas en las que puede ingresarse información alfanumérica y ponerla en relación de manera lógica, matemática o secuencial.

Las hojas de cálculo son una herramienta informática de enorme aplicación y vigencia en los más diversos campos de la actividad humana en el mundo de hoy. Desde administradores, contadores, científicos y jefes de inventario, hasta las profesiones menos dadas a la matemática sacan provecho de ella y de su capacidad de automatización de ciertas operaciones, como el ordenamiento

de datos o combinaciones de las cuatro principales de la matemática: suma, resta, multiplicación y división.

Así, una hoja de cálculo es una herramienta informática versátil, adaptable a distintas necesidades, y frecuente en los paquetes de software de oficina tales como Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, etc.

Una hoja de cálculo permite una amplia variedad de funciones, tales como:

Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones, guardarlos eimprimirlos.

Ordenar listas y conjuntos de datos, aplicándoles criterios alfabéticos uotros.

Aplicar fórmulas y operaciones formales a conjuntos de datos para obtenerresultados.

Graficar de diverso modo (torta, barra, etc.) conjuntos de datos y deoperaciones.

Construir plantillas digitalesautomatizadas.

En este manual, nosotros vamos a utilizar el maravilloso software de hojas de cálculo LibreOffice Calc en su versión 7.x.x., que además es gratuito y se puede descargar desde su página oficial: https://es.libreoffice.org

Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo. Desplazamiento por la hoja de cálculo. Edición y modificación de la hoja de cálculo. Almacenamiento y recuperación de un libro.

Operaciones con rangos.

¿QuéesCalc?

Calc es el componente de hoja de cálculo de LibreOffice. Puede ingresar datos (generalmente numéricos) en una hoja de cálculo y luego manipular estos datos para producir ciertos resultados.

Alternativamente, puede ingresar datos y luego usar Calc de una manera 'Qué pasaría si ...' cambiando algunos de los datos y observando los resultados sin tener que volver a escribir toda la hoja de cálculo.

Otras características proporcionadas por Calc incluyen:

Si desea usar macros escritas en Microsoft Excel usando el código de macro VBA en LibreOffice, primero debe editar el código en el editor IDE de LibreOffice Basic.

Hojas de cálculo, hojas yceldas.

Calc trabaja con documentos llamados hojas de cálculo. Las hojas de cálculo consisten en una cantidad de hojas individuales, cada hoja contiene celdas dispuestas en filas y columnas. Una celda particular se identifica por su número de fila y letra de columna.

Las celdas contienen los elementos individuales (texto, números, fórmulas, etc.) que componen los datos para mostrar y manipular.

Cada hoja de cálculo puede tener hasta 10,000 hojas y cada hoja puede tener un máximo de

1.048.576 filas y 1.024 columnas.

Ventana principal deCalc.

Cuando se inicia Calc, se abre la ventana principal (Figura3). Las diversas partes de esta pantalla se explican a continuación.

Por defecto, los comandos de Calc están agrupados en menús y barras de herramientas, como se describe en esta sección. Además, Calc proporciona otras variaciones de la interfaz

de usuario, mostrando grupos contextuales de comandos y contenidos.

Si alguna parte de la ventana Calc en la Figura 3 no se muestra, puede visualizarla usando el menú Ver. Por ejemplo, Ver > Barra de estado en la barra de menú activará (mostrará u ocultará) la barra de estado. No siempre es necesario mostrar todas las partes que se muestran; puede mostrar u ocultar cualquiera de ellos según lo desee.

Figura 3: ventana principal de Calc.

La barra de título, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de cálculo actual. Cuando la hoja de cálculo se acaba de crear, su nombre es X sin título, donde X es un número. Cuando guarde una hoja de cálculo por primera vez, se le pedirá que ingrese un nombre de su elección.

Debajo de la barra de título está la barra de menú. Cuando elige uno de los menús, aparece una lista de opciones. También puede modificar la barra de menu.

Barras de herramientas, encabezados de vista, pantalla completa, zoom.

Imagen,Gráfico,Cuadro de texto,Encabezados y pies de página.

Celdas,Estilo de Página,Estilos de Autoformato,Alinear texto.

Eliminar filas,Insertar hoja,Cambiar nombre de hoja,Navegar.

El alcance de la barra de menú puede resultar abrumador para algunas personas e incluso pàra usuarios experimentados; olvídese de dónde buscar las funciones que se utilizan con poca frecuencia. Para localizar y ejecutar rápidamente un commando, en la barra de menú seleccione Ayuda > Buscar comandos o presione Mayús + Esc.

Cuadro de diálogo de comandos de búsqueda

En el ejemplo anterior, la ventana emergente se utiliza para buscar las opciones de Editar plantilla;

aparecen en el área inferior tan pronto como se escriben las letras edi en el área superior.

La opción se ejecuta haciendo clic en ella, o usando los botones de flecha en el teclado para moverse a través de la opciones y luego presionando la tecla Enter.

La configuración predeterminada cuando se abre Calc es para que las barras de herramientas Estándar y Formato se acoplen en la parte superior del espacio de trabajo (Figura 3).

Las barras de herramientas de Calc pueden acoplarse (fijarse en su lugar) o flotar, lo que le permite mover una barra de herramientas a una ubicación más conveniente en su espacio de trabajo. Las barras de herramientas acopladas se pueden desacoplar y mover a una ubicación acoplada diferente o convertirse en barras de herramientas flotantes. Del mismo modo, las barras de herramientas flotantes se pueden acoplar.

El valor predeterminado inicial es que todas las barras de herramientas mostradas estén bloqueadas en sus posiciones acopladas. La barra de herramientas se puede desbloquear, cuando se muestra una manija vertical en su borde izquierdo, y esta manija puede utilizarse para arrastrar la barra de herramientas a una nueva posición en la pantalla. Para bloquear / desbloquear todas las barras de herramientas a la vez, seleccione Ver > Barras de herramientas > Bloquear barras de herramientas (se debe reiniciar LibreOffice para aplicar este cambio).

Puede elegir la alternativa de barra de herramientas única, o a la de disposición de barra de herramientas doble predeterminada. Para activarlo, activeVer > Interfaz de usuario > Barra única.Otras variaciones también están disponibles a través de Ver > Interfaz de usuario.

El conjunto predeterminado de iconos (a veces llamados botones) en las barras de herramientas proporciona una amplia gama de comandos y funciones comunes. También puede eliminar o agregar iconos a las barras de herramientas.

Al colocar el cursor del mouse sobre un icono, cuadro de texto o comando de menú, se muestra un pequeño cuadro llamado información sobre herramientas, que muestra el nombre de la función del elemento. Para cerrar una información sobre herramientas, haga clic una vez fuera del icono o presione latecla Esc.

Para ver una explicación más detallada de un icono, cuadro de texto o comando de menú, realice una de las siguientes para abrir consejos extendidos:

Barra de formulas

La barra de fórmulas se encuentra en la parte superior del espacio de trabajo de Calc. Está acoplado permanentemente en esta posición y no se puede usar como una barra de herramientas flotante. Sin embargo, puede ocultarse o hacerse visible alir aVer > Barra de fórmulasen la barra de menú.

Figura 4: barra de fórmulas

De izquierda a derecha en la Figura 4, la barra de fórmulas consta de lo siguiente:

También puede editar directamente dentro de la celda haciendo doble clic en la celda. Cuando ingresa nuevos datos en una celda, los iconos Seleccionar función y Fórmula cambian a los iconos Cancelar y Aceptar.

En una hoja de cálculo, el término función cubre mucho más que funciones matemáticas.

Barra de estado

La barra de estado de Calc en la parte inferior del espacio de trabajo (Figura 5) proporciona información sobre la hoja de cálculo y formas convenientes de cambiar rápidamente algunas de sus funciones. La mayoría de los campos son similares a los de otros componentes de LibreOffice.

Figura 5: barra de estado Calc.

Los campos en la barra de estado, de izquierda a derecha, son los siguientes.

Número de página

Muestra el número de secuencia de la hoja actual y el número total de hojas en la hoja de cálculo. El número de secuencia puede no ser el mismo que el nombre en la pestaña de la hoja si las hojas se han movido. Haga doble clic en esta zona para abrir el Navegador.

Información de las celdas seleccionadas

Muestra cuántas filas y cuántas columnas están seleccionadas; estaráen blanco si las celdas seleccionadas no forman un bloque rectangular.

Estilo de página

Muestra el estilo de página de la hoja actual. Para editar el estilo de página, haga doble clic en este campo y se abrirá el cuadro de diálogo Estilo de página.

Idioma

Muestra el idioma predeterminado actual seleccionado enHerramientas > Opciones > Configuración de idioma > Idioma.

Modo insertar / sobrescribir

Cuando está interactuando con una celda en modo de edición, este campo distingue entre la inserción y la sobrescritura. Si la celda que se está editando está en modo de sobrescritura, el campo muestra el texto Sobrescribir. En otros casos, el campo está en blanco. Puede presionar la tecla Insertar en el teclado, o hacer clic en este campo, para cambiar entre los modos insertar y sobrescribir.

Modo de selección

Haga clic con el botón derecho para abrir un menú contextual y seleccioneSelección estándar,Ampliación de Selección o Agregar selección. El icono cambia cuando se seleccionan diferentes modos de Selección.

Cambios no guardados

La apariencia de este icono indica si la hoja de cálculo contiene cambios sin guardar; cuando haya cambios sin guardar, haga clic en este icono, use Archivo > Guardar, haga clic en el icono Guardar en la barra de herramientas Estándar, o presione Ctrl + S para guardar la hoja de cálculo.

Firma digital

Si el documento ha sido firmado digitalmente, se muestra un icono aquí. Puede hacer doble clic en el icono para ver el certificado.

Información de celda u objeto

Muestra información relacionada con la posición del cursor o el elemento seleccionado de la hoja de cálculo. Cuando se selecciona un grupo de celdas, la suma de los contenidos se muestra por defecto. Haga clic con el botón derecho en este

campo para seleccionar otras funciones, como el valor promedio, el valor máximo, el valor mínimo o el recuento (número de elementos seleccionados).

Control deslizante de zoom

Arrastre el control deslizante de zoom o haga clic en los signos + y - para cambiar la ampliación de la vista.

Porcentaje de zoom

Indica el nivel de ampliación del documento. Haga clic con el botón derecho en el porcentaje para abrir una lista de valores de aumento para elegir. Haga doble clic en el porcentaje para abrir el cuadro de diálogo Diseño de zoom y vista.

La barra lateral de Calc (Figura 6) es una mezcla de barra de herramientas y cuadros de diálogo. Cuando se abre (Ver > Barra lateral o Ctrl + F5), aparece en el lado derecho de la ventana y consta de 5 paneles:Propiedades,Estilos,Galería,NavegadoryFunciones. Cada uno tiene un icono correspondiente en el panel depestañasa la derecha de la barra lateral, lo que le permite cambiar entre ellos. Sin embargo, la barra lateral es sensible al contexto y el número de paneles y el contenido de cada uno puede cambiar cuando selecciona objetos como imágenes o gráficos. Se describen a continuación:

Figura 6: barra lateral.

Propiedades

Incluye cinco paneles de contenidos; cada panel tiene un botón Más opciones que proporciona opciones adicionales. Si se abre un cuadro de diálogo, bloquea el documento para su edición hasta que sea cerrado.

Estilo:Opciones para aplicar, actualizar o crear estilos de celda y página.

Carácter:opciones para formatear el texto, como la familia de fuentes, el tamaño y el color. Algunos controles, como el superíndice, solo se activan cuando el cursor de texto está activo en la línea de entrada de la barra de fórmulas o la celda.

Formato de número: opciones para formatear números, incluidos decimales, moneda, fechas o texto numérico.

Alineación:opciones para organizar el texto de varias maneras, incluyendo horizontal y vertical aalineación, ajuste, sangría, fusión, orientación del texto y apilamiento vertical.

Apariencia de la celda:Opciones que incluyen el color de fondo, formatos de borde incluyendo color de la línea y el estilo.

Estilos

La plataforma Estilos le permite aplicar estilos existentes, modificar estilos existentes o crear nuevos estilos. Este panel es el mismo que el cuadro de diálogo abierto al seleccionarEstilos > Administrar estilosen la barra de menu, seleccionando Ver > Estilos en la barra de Menú o presionandoF11.

Galería

La plataforma de la Galería le permite agregar imágenes, gráficos u otros objetos que están disponibles en los temas de la Galería. Este panel es el mismo que el cuadro de diálogo que se abre al seleccionarVer > Galeríaen la barra de menú.

Navegador

Esta panel es lo mismo que la ventana del navegador abierta al seleccionar Ver > Navegador en la barra de menú o F5.

Funciones

Este panel contiene una lista de funciones organizadas por categoría. Es una versión más simple delAsistente de funciones, que se abre al seleccionar Insertar > Función..., haciendo clic en el icono Asistente de funciones en la barra de fórmulasdes de la barra de menu, oCtrl+ F2.

Al lado derecho de la barra de título de cada panel abierto hay un botón Cerrar (X), que cierra el panel para dejar solo la barra de paneles abierta. Al hacer clic en cualquier botón, se vuelve a abrir el panel.

Para ocultar la barra lateral, o revelarla si ya está oculta, haga clic en el botónOcultar / Mostrardel borde izquierdo. Para ajustar el ancho de la plataforma, arrastre el borde izquierdo en el medio de la barra lateral.

Celdas individuales

La sección principal de la pantalla muestra las celdas en forma de cuadrícula, con cada celda ubicada en la intersección de una columna y una fila.

En la parte superior de las columnas y en los extremos izquierdos de las filas hay una serie de cuadros de encabezado que contienen letras y números. Los encabezados de columna usan caracteres alfabéticos que comienzan con A y aumentan hacia la derecha. Los encabezados de fila usan caracteres numéricos que comienzan en 1 y aumentan hacia abajo.

Estos encabezados de columna y fila forman las referencias de celda que aparecen en el Cuadro de nombre en la Barra de fórmulas (Figura 4). Si los encabezados no están visibles en la hoja de cálculo, vaya aVer > Cabecerasen la barra de menú.

Pestañas (o fichas) de hoja

Un archivo de hoja de cálculo puede contener muchas hojas individuales. En la parte inferior de la cuadrícula de celdas en una hoja de cálculo hay pestañas de hoja (Figura 3). Cada pestaña representa una hoja en una hoja de cálculo. Cree una nueva hoja haciendo clic en el signo más a la izquierda de las pestañas de hoja, o haciendo clic en el espacio en blanco a la derecha de las pestañas de la hoja.

Al hacer clic en una pestaña, se accede a una hoja individual. Cuando una hoja está activa, la pestaña se resalta. Seleccione varias hojas manteniendo presionada la teclaCtrlmientras hace clic en las pestañas de hojas.

Para cambiar el nombre predeterminado de una hoja (Hoja1, Hoja2, etc.):

Haga clic con el botón derecho en la pestaña de hoja y seleccioneCambiar nombre dehojaenelmenúcontextual.Seabreuncuadrodediálogoquelepermiteescribirun nuevo nombre para lahoja.

HagaclicenAceptarcuando haya terminado para cerrar el cuadro dediálogo.

Para cambiar el color de una pestaña de hoja:

Haga clic derecho en la pestaña de hoja y seleccioneColor de pestañaen el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Color de pestaña (Figura7).

SeleccioneuncoloryhagaclicenAceptarcuando termine para cerrar el cuadro de diálogo.

Puede agregar nuevos colores a esta paleta.

Figura 7: cuadro de diálogo Color de pestaña.

Crear, abrir y guardar hojasde cálculo.

Creando y abriendo

Crear y abrir hojas de cálculo es idéntico a crear y abrir documentos en los otros módulos de LibreOffice.

Usando plantillas

Los documentos de Calc también se pueden crear a partir de plantillas.

Abrir un archivo CSV

Los archivos de valores separados por comas (CSV) son archivos de hojas de cálculo en un formato de texto donde el contenido de las celdas está separado por un carácter como una coma o un punto y coma. Cada línea en un archivo de texto CSV representa una fila en una hoja de cálculo. El texto se ingresa entre comillas; los números se ingresan sin comillas. Para abrir un archivo CSV en Calc:

ElijaArchivo > Abriren la barra de menu, haga clic en el icono Abrir en la barra de herramientas Estándar, o presione Ctrl + O y busque el archivo CSV que deseaabrir.

Seleccione el archivo y haga clic enAbrir. Por defecto, un archivo CSV tiene la extensión .csv, sin embargo, algunos archivos CSV pueden tener una extensión.txt.

SeabreelcuadrodediálogoImportartexto(Figura8).Aquípuedeseleccionaropciones para importar un archivo CSV en una hoja de cálculoCalc.

HagaclicenAceptarpara abrir e importar elarchivo.

Figura 8: Cuadro de diálogo Importar Texto.

Las opciones para importar archivos CSV en una hoja de cálculo Calc son las siguientes:

Importar

Opciones de separador

Otras opciones

Cuando esta opción está desactivada, Calc detectará y convertirá solo números decimales. El resto, incluidos los números formateados en notación científica, se importarán como texto. Una cadena de número decimal puede tener dígitos 0–9, separadores de miles y un separador decimal.

Los separadores de miles y separadores decimales pueden variar según el idioma y la región seleccionados.

Campos: muestra cómo se verán sus datos cuando se separen en columnas.

Tipo de columna: seleccione una columna en la ventana de vista previa y seleccione el tipo de datos que se aplicará a los datos importados.

Guardar hojas de cálculo

Calc puede guardar hojas de cálculo en variedad de formatos y también exportar hojas de cálculo a PDF, HTMLy formatos de archivo XHTML.

Guardar en otros formatos

Si necesita enviar archivos a usuarios que no pueden recibir archivos de hoja de cálculo en formato de documento abierto (ODF) (* .ods), que Calc usa como formato predeterminado, puede guardar una hoja de cálculo en otro formato.

SeleccioneArchivo>Guardarcomoenlabarrademenú,hagaclicenlaflechahacia abajoaladerechadeliconoGuardarenlabarradeherramientasEstándaryseleccioneGuardarcomoenelmenúdesplegable,opresioneCtrl+Shift+Sparaabrirelcuadro de diálogoGuardar como(Figura9).

EnNombre de archivo, si lo desea, ingrese un nuevo nombre de archivo para la hoja de cálculo y seleccione la carpeta donde desea guardar elarchivo.

En el campo Guardar como tipo, seleccione en el menú desplegable el tipo de formato de hoja de cálculo que desea a utilizar. Si se selecciona la extensión de nombre de archive automática, se agregará al nombre de archivo la extensión de archivo correcta para el formato de hoja de cálculo que ha seleccionado. Haz clic enGuardar.

Figura 9: Cuadro de diálogo Guardar como.

Cada vez que se guarda un archivo en un formato que no sea ODF, se abre el cuadro de diálogo

Confirmar formato de archivo (Figura 10).

Haga clic enUsar formato [xxx]para continuar guardando en el formato de hoja de cálculo seleccionado o haga clic enUsar formato ODFpara guardar la hoja de cálculo en formato Calc. Si desactiva Advertir cuando no está guardando en ODF o en el formato predeterminado enHerramientas > Opciones > Cargar / Guardar > Generalen la barra de menú, el cuadro de diálogoConfirmar formato de archivoya no aparecerá. También puede desmarcar la casilla de

verificación Preguntar cuando no se guarde en ODF o en el formato predeterminado en el cuadro de diálogo para detener la aparición del cuadro de diálogo.

Figura 10: cuadro de diálogo Confirmar formato de archivo.

Si selecciona el formato CSV de texto (* .csv), se abre el cuadro de diálogo Exportar archivo de texto (Figura 11). Aquí puede seleccionar el conjunto