Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos. ADGG0308

Por Jesús Francisco Camuña Rodríguez y Andrés Botín Rojas

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0308 - ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 15 ene 2024
• ISBN: 9788411842174

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Capítulo 1

Organización y operaciones con hojas de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Libro de trabajo y hoja de cálculo

3. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas

4. Diseño de hojas de cálculo

5. Fórmulas y funciones

6. Edición de hojas de cálculo

7. Instalación personalizada de una hoja de cálculo

8. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y web incluidos-

9. Impresión de hojas de cálculo

10. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

11. Resumen

1. Introducción

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos (letras, números y símbolos), dispuestos en forma de una matriz de celdas de filas y columnas.

La primera hoja de cálculo recibió el nombre de VisiCalc. Fue concebida en el año 1979 por Dan Bricklin, que fue su inventor. El invento hizo que el uso del ordenador se extendiera como una potente herramienta de trabajo en los negocios y las empresas.

Hoy en día existen numerosas aplicaciones con las que trabajar con hojas de cálculo. El presente libro trata, desde un punto de vista general, el manejo de dos de las más utilizadas en la actualidad: la primera, Excel 365, se encuentra integrada dentro de la suite de Microsoft 365, y es de pago; la segunda, Calc, se encuentra dentro de la suite Libre Office 7.4.3.2 (versión más actual), y es una herramienta gratuita de libre distribución.

2. Libro de trabajo y hoja de cálculo

Un libro de trabajo no es más que un fichero que contiene una o varias hojas de cálculo con información relacionada. Un libro es una herramienta para la organización del trabajo, de forma que es posible almacenar en un único libro todos los documentos que se encuentren relacionados con un proyecto.

Un libro puede crearse abriendo un nuevo libro en blanco, a partir de una plantilla o bien basándose en otro libro ya existente.

Se puede encontrar las diferentes opciones para crear un libro nuevo haciendo clic sobre Archivo y después en Nuevo.

Nota

Usando Microsoft Excel 365 puede crearse un libro nuevo simplemente pulsando las teclas [Ctrl] + [U].

Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una matriz o tabla de celdas donde se introducen datos. Cada hoja está formada por una serie de filas numeradas, y columnas nombradas mediante las letras del alfabeto. Las letras de las columnas van desde la A hasta la XFD, mientras que los números de las filas van desde el 1 hasta el 1048576.

Actividades

1. Averiguar qué otras aplicaciones, de pago o gratuitas, existen en el mercado para trabajar con hojas de cálculo.

2.1. Trabajo con varias hojas en un mismo libro. Incorporación de una nueva hoja, desplazamiento de hojas, borrado y cambio de nombre

Cuando se inicia el programa Excel 365 o Calc, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo que tendrá inicialmente una hoja denominada Hoja1. No obstante, tanto en uno como en el otro se podrán añadir las hojas que sean necesarias conforme se avance en el trabajo.

Incorporación de nueva hoja

Un libro de trabajo puede contener tantas hojas de cálculo como sean necesarias y permita le memoria del ordenador. En consecuencia, no hay que introducir todos los datos en una misma hoja, consiguiéndose así una mayor claridad y organización del trabajo.

Excel dispone de tres métodos para poder añadir una hoja nueva:

Haciendo clic en el botón Hoja nueva, situado en la parte inferior de la ventana de Excel.

Insertar hoja de cálculo

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier ficha se abre un menú contextual en el que se puede encontrar una opción para insertar una nueva hoja.

Insertar una hoja de cálculo con el menú contextual

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, se hace clic sobre Insertar, y en el menú contextual sobre Insertar hoja.

Insertar una hoja de cálculo desde la ficha Inicio

Calc, por su parte, dispone de estos mismos métodos para insertar una nueva hoja, siendo el proceso muy similar. Únicamente el tercer método presenta una ligera variación respecto de Excel. En Calc se debe hacer clic sobre la opción Hoja, situada en la barra de menús, y en el menú contextual se hará clic sobre la opción Insertar hoja…

Formas de añadir una hoja de cálculo desde la opción Hoja en Calc

Nota

Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel.

Actividades

2. Ejecutar una aplicación para crear hojas de cálculo y crear un libro nuevo. Navegar por la barra de menús y describir las diferentes opciones que presenta.

3. Crear un libro nuevo y añadir una hoja de las diferentes maneras que se ha visto.

Desplazamiento de hojas

Las hojas pueden moverse o desplazarse dentro de un mismo libro. Tanto si se emplea Excel como Calc, lo único que se debe hacer es dar clic en la ficha de una hoja y después arrastrarla hasta su nueva ubicación. Al hacerlo, se puede observar cómo aparece una pequeña marca que indicará la posición donde la hoja va a ser insertada.

Arrastrando y soltando la ficha de la hoja se puede desplazar a otra posición fácilmente.

También se puede mover la hoja a un libro distinto. Para ello, se debe hacer clic sobre la ficha de la hoja con el botón derecho del ratón, y en el menú contextual seleccionar la opción Mover o copiar (Mover/copiar hoja si se trabaja con Calc). En el cuadro de diálogo que se muestra se puede indicar si se quiere desplazar la hoja a otra posición dentro del mismo libro, o si se quiere copiar a otro libro o documento diferente.

En el menú contextual de cada ficha se encuentra la opción Mover o copiar…

Se puede mover una hoja dentro del mismo libro o trasladarla a otro libro diferente.

Se pueden mover varias hojas a la vez. Para hacerlo, hay que seleccionar varias hojas y arrastrarlas. En Excel el cursor adoptará la forma de un montón de papeles.

Para seleccionar varias hojas, se hace clic sobre la ficha de una de las hojas, se presiona la tecla [Mayúsculas] y se hace clic sobre la última hoja que se quiera seleccionar. Si las hojas que se desea desplazar no se encuentran juntas, se hace clic sobre la ficha de cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla [Ctrl].

Borrar o eliminar hojas

Para eliminar una o varias hojas se deben seleccionar y abrir el menú contextual haciendo clic con el botón derecho del ratón. En el menú se seleccionará la opción Eliminar.

Menú contextual del programa Calc, en el que aparece la opción para eliminar hojas.

Importante

Tanto en Excel como en Calc se pueden añadir y eliminar una o varias hojas de cálculo de un libro de trabajo.

Cambiar el nombre de una hoja

Puede cambiarse el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre la ficha de la hoja y escribiendo el nuevo nombre.

Al renombrar se debe tener en cuenta que:

El número máximo de caracteres que pueden utilizarse es de 31.

No se permite que haya dos hojas con el mismo nombre dentro de un mismo libro

El nombre no puede estar en blanco.

Existen otras posibilidades para cambiar el nombre de una hoja:

Abriendo el menú de contexto de la hoja, haciendo clic sobre la ficha con el botón derecho de ratón, y seleccionando la opción Cambiar nombre en Excel o Cambiar nombre de hoja en Calc.

En Excel, en la ficha Inicio, grupo Celdas, en el botón Formato, seleccionando la opción Cambiar el nombre de la hoja.

Cuadro de diálogo Cambiar nombre de hoja en Calc

Actividades

4. Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo y añadir cinco hojas de cálculo; renombrar las hojas y cambiar su posición. Después borrar las hojas que se han añadido.

Recuerde

Se conoce por el nombre de celda activa a aquella en la que el cursor se encuentra posicionado, y está, por tanto, preparada para poder introducir datos. Puede identificarse fácilmente porque aparece más remarcada que las demás.

3. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas

Al introducir un nuevo dato en una celda, el programa detectará el tipo del que se trata y aplicará el formato predeterminado.

En una celda se pueden tener únicamente tres tipos de datos:

Valores numéricos y fechas.

Texto o rótulos.

Fórmulas.

Valores numéricos, fecha y hora

Los valores numéricos son alineados a la derecha cuando son introducidos en la celda. Son tratados como números los caracteres: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9; y los signos especiales: +, -, (), /, %, E, e, €, la coma decimal (,) y el separador de miles (.).

Cuando se empleen números hay que tener en cuenta que:

Los signos (+) delante de un número son ignorados.

Los números negativos se deben escribir anteponiendo el signo (-).

Los números entre paréntesis se interpretan como números negativos, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E se utiliza para escribir un número en notación científica.

Si se escribe el símbolo € al final del número, es interpretado como una moneda y así se verá en la celda.

Por otro lado, si se utiliza el símbolo % al final del número, será interpretado como un porcentaje.

Al emplear fracciones (1/2, 3/40) se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Los números demasiados grandes se escribirán en notación científica de