La preservación de recursos digitales

Por Alice Keefer Riva y Núria Gallart Marsillas

Este libro pretende ofrecer una introducción al estado de la cuestión, que abarque tanto los principales obstáculos (técnicos, económicos, institucionales y legales) para la preservación de los recursos digitales como las iniciativas que buscan soluciones para conseguir su perdurabilidad.

• Idioma: Español
• Editorial: UOC
• Fecha de lanzamiento: 21 mar 2014
• ISBN: 9788490641323

Vista previa del libro

La preservación de recursos digitales

El reto para las bibliotecas del siglo XXI

Alice Keefer y Núria Gallart

Diseño de la colección: Editorial UOC

Ilustración de la cubierta: Krymorg

Primera edición: mayo 2007

Primera reimpresión: noviembre 2007

Primera edición digital: marzo 2014

© Alice Keefer y Núria Gallart

Editorial UOC (Oberta UOC Publishing, SL), de esta edición, 2014

Gran Via de les Corts Catalanes, 872, 3a planta

08018 Barcelona

www.editorialuoc.com

Realzación editorial: Carrera edició S.L.

Realización digital: Sònia Poch Masfarré

ISBN: 978-84-9064-132-3

Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño general y la cubierta, puede ser copiada, reproducida, almacenada o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, mecánico, óptico, grabación fotocopia, o cualquier otro, sin la previa autorización escrita de los titulares del copyright.

Índice de contenido

Prólogo

Introducción

1. Internet y la world wide web

2. Las bibliotecas

3. La preservación digital y las bibliotecas – los primeros años

3.1 Iniciativas universitarias

Estados Unidos

Gran Bretaña

3.2 Iniciativas de bibliotecas nacionales

Australia

Holanda

Suecia

3.3 Otros proyectos

Nuevas iniciativas y proyectos

4. Notas de las autoras

Breve nota sobre el vocabulario

Notas

Nuevo paradigma en preservación: la preservación digital

1. Conceptos básicos

1.1 Definiciones

1.2 Alteración de la relación entre contenido y soporte

Separación entre los datos y los soportes

Uso asistido

2. Principales diferencias entre la preservación tradicional y la preservación de recursos digitales

2.1 ¿Qué recursos hay que preservar?

2.2 ¿Cuándo hay que empezar el tratamiento?

Actuación reactiva o proactiva

Actuación esporádica o continuada

Actuación u omisión

Actuación al crear el documento o en caso de deterioro

2.3 ¿Quiénes se implicarán en el proceso de preservación?

Personas implicadas:

Instituciones implicadas

3. Preservación digital y la preservación mediante la digitalización

4. Deterioro colectivo y obsolescencia tecnológica: antecedentes

4.1 Papel friable

4.2 Soportes audiovisuales

Notas

Aspectos técnicos de la preservación digital

1. Naturaleza del recurso digital

Codificación de datos

La selección del recurso para ser preservado

El método usado para su preservación

La facilidad para futuras generaciones de recuperar y visualizar el documento

El tipo de uso posible en el futuro

El coste de la preservación

1.1 Formatos - tipologia

2. Amenazas

La obsolescencia tecnológica

El entorno del hardware

Ejemplos de pérdida de información

El entorno del software

Soportes físicos

2.2 La degradación de los soportes

2.3 Datos fácilmente alterados

3. Información digital y los elementos a preservar

3.1 Formas en que el recurso puede manifestarse

3.2 Elementos internos del recurso

3.3 Propiedades esenciales del recurso

3.4 Autenticidad e integridad

4. Análisis de riesgos

5. Registros de formatos

Global Digital Format Registry

Notas

Las estrategias de la preservación

1. La renovación de los soportes: el refresco

2. Cambios de los datos y de su entorno: la migración y la emulación

2.1 La migración de los datos

Diferentes variedades de la migración

Resumen de ventajas e inconvenientes de la migración

2.2 La emulación del entorno

Resumen de ventajas e inconvenientes de la emulación

3. Otras actuaciones

Los museos informáticos

La impresión en soportes analógicos

La preservación en línea

La arqueología digital

El no hacer nada

Notas

Los depósitos digitales y la gestión del material custodiado

1. Depósitos digitales fiables

Fiabilidad

2. Open Archival Information System

2.1 Componentes y funcionalidad de OAIS

2.2 Identificación automática de los elementos técnicos

3. Evaluación de los depósitos fiables

3.1 Audit checklist for the certification of trusted digital repositories

Digital Curation Centre

ECHO DEPository

3.2 Los criterios elaborados por NESTOR

Texto del criterio5

Descripción general

Ejemplos, comentarios, etc.

Bibliografía

4. Externalización de servicios de preservación

5. Depósitos institucionales y la preservación

Notas

La adquisición de recursos digitales en las bibliotecas: primer paso hacia la preservación

1. La presencia de los recursos digitales en las bibliotecas

1.1 Los recursos en soportes físicos

Recursos adquiridos mediante compra

Recursos adquiridos gratuitamente

1.2 Los recursos accesibles en web

1.3 El método de creación

Recursos creados originalmente en formato digital

Recursos creados mediante la digitalización

2. La adquisición de recursos externos

3. La incorporación en el fondo de materiales internos

4. El compromiso asumido y la forma de comunicarlo al usuario

Notas

Los metadatos

1. Metadatos descriptivos y el Dublin Core

2. Metadatos de preservación

Esquemas de metadatos

3. Almacenamiento de metadatos

Notas

La gestión de la preservación

1. Recursos económicos

2. Recursos humanos

2.1 Nuevas líneas de comunicación

2.2 El nuevo perfil profesional

3. Políticas institucionales

Notas

La preservación digital desde la perspectiva legal

1. Derecho de autor: el marco legal

1.1 Límites a los derechos de autor en la legislación española:

1.2 Entidades de gestión de derechos de autor

1.3 Protección de las medidas tecnológicas

1.4 Casos planteados en el contexto digital

Integridad de las bases de datos

Obras huérfanas

1.5 Condiciones de uso de los sitios web

1.6 La batalla del acceso abierto (open acces)

2. Las licencias comerciales

2.1 Licencias

2.2 ¿Qué es una licencia?

2.3 La preservación dentro de las licencias

2.4 Modelos de licencias preparados colectivamente

3. Responsabilidades de la preservación

3.1 Bibliotecas y archivos

Depósito legal

Depósito voluntario

Copia de webs nacionales

3.2 Editores y productores

El editor como agente de preservación

3.3 Colaboración entre editores y bibliotecas

3.4 Autores, creadores y usuarios

4. Recursos digitales que hay que preservar

4.1 La producción editorial

4.2 La Administración electrónica y la documentación corporativa

Legislación española

4.3 La digitalización, preservadora de otros soportes

Gallica

JSTOR (Journal Storage)

Notas

Conclusión

Instituciones, proyectos y otras iniciativas nombradas

Siglas y acrónimos utilizados

Bibliografía

Bibliografía ordenada por capítulos

Capítulo I

Capítulo II

Capítulo III

Capítulo IV

Capítulo V

Capítulo VI

Capítulo VII

Capítulo VIII

Capítulo IX

Bibliografía general

Autores

Alice Keefer

Licenciada en Filología Hispánica por la Pennsylvania State University y Master en Biblioteconomía por el Simmons College (Boston, USA). Antes de trasladarse a España, trabajó en diferentes bibliotecas: la Library of Congress, la de la Pennsylvania State University, la del Estado de Massachusetts y la de la Organización de los Estados Americanos, especializándose sobre todo en aspectos relacionados con las publicaciones en serie.

En Barcelona, desde su llegada en 1984, ha sido directora de biblioteca del Instituto de Estudios Norteamericanos y posteriormente, durante 10 años, Directora de Servicios Internacionales de la empresa de servicios DOC6. Desde 1996 es profesora asociada de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universitat de Barcelona donde imparte asignaturas sobre diferentes aspectos de la adquisición, gestión y preservación de recursos electrónicos, especialmente de publicaciones en serie. También colabora con la Universitat Oberta de Catalunya como consultora en la asignatura Preservación de recursos digitales.

Es autora de numerosos artículos sobre temas relacionados con la gestión y preservación de los recursos digitales en las bibliotecas y, a menudo, imparte cursillos sobre estos mismos temas en diferentes ciudades españolas.

Núria Gallart

Licenciada en Documentación. Actualmente tiene a su cargo la dirección de la Biblioteca Universitaria de Sabadell de la Universidad Autónoma de Barcelona que da servicio a las Escuelas Universitarias de Estudios Empresariales y de Informática.

Colabora con la Universitat Oberta de Catalunya como consultora de los Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación.

Entre 1993 y 2004 fue Jefe de proyectos del Servicio de Bibliotecas de la UAB y como tal coordinó los equipos locales que intervinieron en varios proyectos financiados por el Programa europeo Telemática para Bibliotecas. Miembro del Grupo BPI – Bibliotecas y Propiedad Intelectual - de FESABID desde su fundación en 1996 hasta 2002.

To Pedro and Susanna, for your patience, support and willingness to adapt,

Alice

Al Miquel, per 30 anys de complicitat

Núria

Guardar uma coisa não é escondê-la ou trancá-la.

Em um cofre não se guarda coisa alguma.

Em cofre perde-se a coisa à vista.

Guardar uma coisa é olhá-la, fitá-la, mirá-la por

admirá-la, isto é, iluminá-la ou ser por ela iluminado.

Guardar uma coisa é vigiá-la, isto é, fazer vigília por

ela, isto é, velar por ela, isto é, estar acordado por ela,

isto é, estar por ela ou ser por ela.

CICERO, Antonio. Guardar.

Rio de Janeiro: Record, 1996

Prólogo

La generalización del uso de las tecnologías de la información y la comunicación ha comportado un aumento exponencial de la documentación generada directamente en formato digital, y su publicación en Internet: Desde bibliotecas, archivos y museos, la incorporación a sus fondos de revistas electrónicas, listas de distribución, páginas web y recursos digitales de todo tipo se suma a los proyectos de digitalización retrospectiva para posibilitar la preservación de los documentos en soporte tradicional, garantizando así la publicación de los mismos en acceso abierto, vía Internet, abriendo sus puertas hacia un modelo de servicio de información que sólo puede ser abierto, útil, y fiable.

Todo un reto que la mayoría de centros de información viven como una oportunidad única de emplazarse en una situación privilegiada de servicio a la ciudadanía en general, a investigadores de todo tipo, y a instituciones de todo el mundo. Pero la fragilidad de esos recursos digitales es un hecho. La propia naturaleza cambiante de todo aquello que se publica en Internet no facilita precisamente su preservación permanente. Y los formatos digitales que se utilizan tienen a menudo un margen de fiabilidad que para la mayoría de profesionales de la información se revelan como desconocidos. ¿Quién nos asegura que un documento generado hoy en PDF será consultable tal y como fue concebido en el año 2017?

En este escenario, cabe saludar muy positivamente la publicación de La preservación de recursos digitales: un reto para las bibliotecas del siglo XXI. Las autoras, Alice Keefer y Núria Gallart, son expertas indiscutibles en los aspectos relacionados con la preservación de recursos digitales, y en su elaborado manual contemplan estas cuestiones desde las diversas perspectivas conocidas, incluyendo la tipología de los depósitos, la problemática técnica, los sistemas de migración, o la perspectiva legal. Y lo consiguen utilizando un lenguaje ameno, plagado de ejemplos reales y recientes, que facilitan al lector una aplicación directa a su unidad de información.

Desde la Biblioteca de Catalunya, institución pionera en incluir el patrimonio digital en sus fondos, y en la preservación por los medios tecnológicos de sus colecciones en soporte tradicional, sabemos que la obra de Keefer y Gallart será un referente en la literatura técnica de la información y la documentación. Sin duda, un libro muy recomendable para los profesionales de la información que quieran dar un valor imprescindible a su acción en las instituciones de la memoria: en bibliotecas, archivos y museos de todo tipo y grado de especialización, para garantizar el acceso permanente a su documentación digital.

Dolors Lamarca

Biblioteca de Catalunya

Capítulo I

Introducción

Que los recursos digitales ya están inmersos en todas las esferas de nuestra sociedad es un hecho innegable e inevitable. En la última década los avances de la tecnología informática y de las telecomunicaciones han facilitado la creación, distribución y uso de información digital. Una de las consecuencias es que las ventajas (con algunos inconvenientes) han llegado a todas las capas de la sociedad en los países desarrollados.

Un paseo por algunos titulares recientes sirve de un excelente punto de partida para reflexionar sobre la presencia de herramientas e información digital y sus posibles efectos:

– Google digitalizará más de 300.000 libros de cinco bibliotecas catalanas. ¹

– Llega Windows Vista, el nuevo sistema operativo de Microsoft.²

– Microsoft lanza Windows Mobile 6, la última versión de su sistema para teléfonos móviles.³

– Windows 2010, el sucesor de Vista [a finales del 2009].⁴

– Microsoft saca al mercado español su DVD de alta definición.⁵

– Google venderá por Internet paquetes de software.⁶

Además de anunciar nuevos productos y servicios, estas noticias –aparecidas durante un período de seis semanas– dejan entrever un mercado caracterizado por cambios constantes, en el que cada novedad conduce al crecimiento, también imparable, de recursos de información digital.

De la misma forma que la inmersión tecnológica ha llegado a todas la esferas de la vida pública y privada, también se hacen sentir los efectos de estos cambios. Mientras algunos sólo verán las ventajas que representan las mejoras de hardware, de software y de los recursos creados por la combinación de ambos, otros se sienten vulnerables ante estos mismos cambios. Por ejemplo, muchas organizaciones temen que los programas y la información del entorno informático anterior resulten inoperantes o inaccesibles por la evolución tecnológica. Al mismo tiempo, se ven impotentes ante la obligación impuesta por el mercado de adaptarse ineludiblemente a las innovaciones, adaptación que a menudo conlleva a un gran coste económico y, a veces, de organización.

Entre las organizaciones que se encuentran afectadas, algunas se enfrentan a un doble reto; se trata de las instituciones de memoria cultural, o sea, de bibliotecas, archivos y museos. Éstas siempre se han responsabilizado de la preservación de material tradicional; por ello, además de tener el reto de adaptar sus operaciones cotidianas a los cambios, también se preguntan cómo podrán gestionar y preservar la cantidad ingente de información creada: su selección, descripción, organización y preservación. No sólo tienen que preocuparse de la información de creación propia, sino de los recursos generados por otras organizaciones y que, finalmente, llegarán a las bibliotecas, los archivos y los museos para su custodia perpetua. Este libro se dirige especialmente a las bibliotecas, uno de los tres tipos de instituciones responsables de la preservación de la memoria cultural.

1. Internet y la world wide web

La liberalización del acceso a Internet a principios de los 90 marcó el inicio del proceso de eliminación de los obstáculos para el acceso a la información impuesto por las paredes físicas de la biblioteca. Las funciones iniciales de Internet –correo electrónico, transferencia de ficheros y acceso remoto (telnet)– permitieron el desarrollo de servicios que abrieron grandes expectativas. Hoy los gophers, wais y otros artilugios de aquellos años pueden parecer tremendamente primitivos, pero en su día representaban para los usuarios adelantos importantes para consultar fuentes de información lejanas, y hasta entonces inaccesibles.

A mediados de la década de los noventa, apareció la World Wide Web (WWW) con su efecto arrasador: una nueva manera –ágil, fácil, económica– de distribuir información y de acceder a ella. La utilización de los instrumentos de Internet previos a la WWW se limitaba a especialistas, debido a factores tales como el tipo de material disponible en la Red (también muy especializado), la poca fiabilidad y el alto coste de las telecomunicaciones, y la complejidad tanto de los lenguajes de recuperación como del manejo de las aplicaciones.

Los lectores de estas líneas son testigos de la avalancha de servicios de información ya disponibles mediante la WWW: gratuitos y de pago, públicos y privados, lícitos e ilícitos. Las tecnologías y las aplicaciones se multiplican, facilitando aún más el intercambio de ideas y datos y, al mismo tiempo, transformando la forma de comunicación entre las personas, mediante wikis, P2P, blogs, fotologs y otras herramientas informáticas.

2. Las bibliotecas

Obviamente las bibliotecas no han sido inmunes a estos cambios. Entraron en el nuevo siglo con un pie puesto firmemente en el mundo tradicional de los materiales analógicos y el otro tocando ligeramente el mundo digital; en ese momento, en el año 2000, hacía aproximadamente una década que disponían de catálogos automatizados y de material documental en soportes digitales, principalmente en discos ópticos. Durante los primeros años, además de adoptar las nuevas herramientas para su propio uso y de adquirir y gestionar recursos de información digital para sus usuarios, ofrecieron a muchos de ellos el primer contacto con las nuevas tecnologías, mediante los lectores de CDs y DVDs y los terminales de acceso a Internet que pusieron a disposición del público.

El colectivo de bibliotecas, que siempre había asegurado la preservación de los materiales bibliográficos de siglos anteriores, observó con gran preocupación el aumento imparable de recursos de información digital en sus fondos, ya que no contaban con los conocimientos técnicos ni los medios económicos y materiales para asumir la responsabilidad de su preservación indefinida y de su acceso en el futuro.

Mientras algunos profesionales pueden sentirse amenazados por estos cambios y por el futuro incierto del fondo digital, otros ven las oportunidades que la transición les brinda: la aplicación de los conocimientos existentes a los nuevos recursos y la adquisición, sobre la marcha, de nuevos conocimientos. Si estos dos grupos representan los extremos, en un punto medio existen muchos profesionales –posiblemente la mayoría– dispuestos a afrontar los cambios y a la espera de saber qué tendrán que hacer y la manera de hacerlo, para poder dar una respuesta adecuada a los nuevos retos.

Aunque este libro va dirigido a todos ellos –y también a los alumnos que se están formando como profesionales de la información– tal vez los que se identifiquen con el gran grupo central encontrarán este texto de mayor utilidad ya que su finalidad es ofrecer una introducción a la problemática de la preservación de los materiales digitales que ya forman, o probablemente formarán, parte de los fondos bibliotecarios. En sus capítulos se contrasta la preservación digital con la de los materiales tradicionales, se exponen los riesgos y retos identificados y se resume la manera en que algunos miembros de este colectivo han dado respuesta a los cambios en su entorno. Al mismo tiempo, se proporcionan abundantes referencias con las que este grupo puede seguir informándose. Esperemos que el sector bibliotecario encuentre la respuesta al gran interrogante actual: ¿cómo se preservarán los recursos digitales?

3. La preservación digital y las bibliotecas – los primeros años

Uno de los primeros artículos publicados sobre la inestabilidad de la información digital fue ¿Son perdurables los documentos digitales? aparecido en Investigación y Ciencia en marzo de 1995. En él, Jeff Rothenberg especula sobre lo que tendrían que hacer sus nietos si dejara las instrucciones para encontrar su hipotética fortuna en un CD-ROM. Como conclusión, Rothenberg contesta la pregunta formulada en el título de la siguiente forma:

[si el CD incluyera, además de la clave,] toda la base informática requerida juntamente con especificaciones completas y fáciles de descifrar concernientes al equipo físico necesario, tal vez... [se logre] generar un emulador capaz de ejecutar los programas originales encargados de mostrar [el documento].

Paralelamente a esta primera llamada de atención, en el mundo bibliotecario se abrían varios frentes para encarar el problema de la permanencia de los documentos digitales y de las posibilidades de utilizarlos en el futuro. En los siguientes apartados se destacan algunas de las instituciones que protagonizaron las primeras iniciativas: algunas lideradas por las universidades o por las instituciones que las representaban, en Gran Bretaña y Estados Unidos; otras llevadas a cabo por las bibliotecas nacionales de Austria, Holanda y Suecia.

3.1 Iniciativas universitarias

En 1996, casi de forma simultánea, se elaboraron dos informes –en Estados Unidos y en Gran Bretaña respectivamente– que sirvieron para lanzar una serie de estudios y proyectos posteriores.

Estados Unidos

Se publicó el informe Preserving digital information, subvencionado por el Research Libraries Group (RLG) –un consorcio de grandes bibliotecas de investigación, mayoritariamente las universitarias– y la Commission on Preservation and Access (CPA). Este documento representaba el primer paso hacia la definición del problema y proponía recomendaciones para responder a él. Hubo participación de diferentes sectores y de instituciones muy prestigiosas:

Sector universitario: Columbia, Johns Hopkins, University