Gestión de archivos. ADGG0208

Por Julio Vílchez Beltrán

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0208 - ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

• Idioma: Español
• Editorial: IC Editorial
• Fecha de lanzamiento: 4 abr 2023
• ISBN: 9788411038966

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Unidad de aprendizaje 1

Gestión de archivos, públicos y privados

Contenido

1. Introducción

2. Aplicación de técnicas de archivo documental

3. Procedimientos de registro y posterior archivo

4. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada

5. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

6. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos

7. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

Gestionar el archivo de una organización, utilizando, cuando sea necesario, técnicas de protección de accesos y aplicando procedimientos de seguridad y confidencialidad.

1. Introducción

Debido a la gran afluencia de información en el mundo actual, la gestión y administración de esta se hace cada vez más necesaria, ya que se considera un recurso importantísimo para el mantenimiento y avance de la sociedad en la que vivimos. De ahí que el archivo, tanto público como privado, tenga un papel primordial para permitir la utilización y localización de la información que se posee.

A lo largo de esta unidad de aprendizaje se tratarán las técnicas y procedimientos de clasificación y ordenación de archivos, además de las normas a tener en cuenta para la seguridad y protección en el acceso y tratamiento de los mismos tanto en el ámbito público como privado.

Para ello nos basaremos en el caso de la empresa Blasoptical, que ha decidido nombrar un responsable de la gestión del archivo en su delegación de Vitoria, para conseguir una mejor eficacia.

2. Aplicación de técnicas de archivo documental

HILO CONDUCTOR

Blasoptical es una franquicia de comercialización de productos ópticos, consolidada en su sector desde hace varios años. Tiene su sede central en Salamanca y cuenta con ocho delegaciones repartidas por todo el territorio nacional, concretamente: dos en Barcelona, una en Vitoria, tres en Madrid, una en Cáceres y una en Jaén.

Todas las empresas, tanto públicas como privadas, necesitan llevar al día los documentos para su posterior utilización y consulta. Se requiere que estén organizados de forma ordenada y sistemática, a fin de facilitar su localización.

En este sentido, juega un papel importante el archivo de la empresa, ya que es el encargado de guardar y hacer una clasificación organizada de los citados documentos a fin de que su búsqueda sea rápida y eficaz.

La antigua clasificación de documentos necesita de un espacio físico y corre el riesgo de deteriorarse con el tiempo.

2.1. Finalidad y objetivos

HILO CONDUCTOR

Las delegaciones de la empresa Blasoptical funcionan correctamente con carácter general, a excepción de la situada en Vitoria, que como consecuencia de la deficiente gestión de su archivo, ha recibido ya varias quejas de sus clientes. Por este motivo Arancha, gerente de la delegación, ha decidido nombrar como responsable a Jesús, para que trabaje con el objetivo de lograr un archivo eficaz.

En la empresa, el archivo se considera una herramienta muy importante, pues contiene la totalidad de la información y documentación generada en su gestión.

A continuación, conocerás cuál es la función del archivo, su principal fin y su forma de organización:

NOTA

El archivo sirve como elemento probatorio, cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

HILO CONDUCTOR

Para abordar la nueva tarea encomendada, Jesús actualiza sus conocimientos de gestión de archivos, adquiridos en la universidad.

En primer lugar trata la tipología de la documentación según sus características y utilidad en la empresa; posteriormente profundiza en los tipos de archivo que se pueden utilizar según el grado de actualidad de la información y las técnicas de organización más adecuadas a la estructura organizacional de la delegación en cuestión.

Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir, pudiéndose agrupar en los siguientes bloques, dependiendo de sus características y utilidad:

Documentos e información de utilidad para la gestión empresarial: son aquellos documentos relativos al desempeño de la función que realiza la empresa. Por ejemplo, en una empresa de confección serían los tejidos, colores, adornos, etc., leyes por las que se regulan sus trabajos…, para permitir que su gestión sea más efectiva.

Documentación a conservar por imperativo legal: hace referencia a toda la documentación que, por motivos legales, la empresa debe conservar en su poder, durante un tiempo ya establecido; como por ejemplo, las facturas recibidas o expedidas para las que se hayan satisfecho o soportado IVA y cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, se conservarán durante dicho periodo y los cuatro años siguientes.

Documentación e información de carácter histórico para la empresa: son aquellos documentos en los que figuran los inicios de la empresa: cómo estaba organizada en sus comienzos; como por ejemplo, las primeras escrituras notariales, primeras facturas…

En el sistema de archivo se almacenan los documentos que la empresa necesita mantener guardados por algún motivo, aunque en función de las necesidades de consulta de dicha documentación, el archivo se clasificará de la siguiente forma:

Archivo activo: contiene los documentos que son de utilidad y consulta necesaria para el desarrollo de las actividades diarias de la empresa, por ello, debe estar a disposición para su uso. Es el archivo más importante. Son buenos ejemplos: el listado de clientes, las leyes que están en vigor, los reglamentos de seguridad e higiene, etc.

Archivo semiactivo: este archivo lo forman los documentos que la empresa ya no requiere necesariamente para su funcionamiento diario y pasan a un nivel de consulta poco frecuente (a título informativo) hasta ser trasladados definitivamente al archivo inactivo. Por ejemplo, son archivos semiactivos las pólizas de seguro, contratos de trabajo, convenios colectivos, etc.

Archivo inactivo: en él se conservan los documentos que no son de actualidad, cuya consulta es nula, no siendo necesarios para el desarrollo del trabajo diario de la empresa. Algunos ejemplos de archivos inactivos son los libros y registros que la ley exige su conservación, como pueden ser: escrituras, contratos, etc., y otros de valor histórico, que son conservados hasta que se decida prescindir de ellos.

Archivo informático: cuando se habla de archivo, no solo se hace referencia al soporte donde está la documentación (archivo físico), sino también, hay que tener en cuenta, la existencia de gran cantidad de in-formación que se maneja bajo un soporte informático, dando lugar al archivo informático. La información en el archivo informático se encuentra almacenada en distintos soportes: discos duros, CD-ROM, etc. Se aconseja hacer copias de seguridad de dicha información almacenada, para garantizar su permanencia ante posibles errores informáticos. Todos los archivos tanto el activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en cada uno de ellos, lo puede estar también en soporte informático.

Archivo centralizado: en él se conservan documentos de la empresa, que dependiendo del tamaño de la misma y de su función serán activos, semiactivos y/o inactivos:

En grandes y medianas empresas suele ser activo, ya que están divididas en departamentos, y cada uno de ellos maneja la información que le compete, restándole importancia a la información total para diferenciarla en cada uno particularmente. En estas empresas suele haber tantos archivos activos como departamentos haya.

En pequeñas empresas, es habitual tener juntos los tres tipos de archivos: activo, semiactivo e inactivo, ya que al ser de escaso volumen la documentación generada, el total de la información guardada, se centraliza y almacena en este tipo de archivo, a fin de perder el menor tiempo posible en su localización.

Archivo descentralizado: estos archivos se encuentran distribuidos por los distintos departamentos que tenga la empresa. Los archivos descentralizados comprenden tanto los activos, situados en cada una de la secciones de la empresa, como los semiactivos, que son controlados por el personal de secretariado de cada departamento.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Jesús ya ha refrescado sus conocimientos sobre los distintos tipos de documentos/información que se generan en la empresa, pero no tiene claro los tipos de archivo según la documentación/información que contiene.

Teniendo en cuenta que un archivo puede ser activo, inactivo o semiactivo, identifica qué tipo de archivo son los siguientes:

Catálogo de productos a la venta.

Facturas rectificativas primer trimestre del año.

Escrituras de constitución.

Estadísticas de resultados del año anterior.

Solución

El archivo activo es aquel que contiene información y documentación que se utiliza en la gestión de la empresa en el momento actual, de ahí que el catálogo de productos que están a la venta y las facturas rectificativas generadas en el primer trimestre del ejercicio se incluyan en él.

Por su parte, en el archivo inactivo está la documentación e información que tiene carácter histórico, siendo las escrituras de constitución un ejemplo muy claro de ello. Por último, en el archivo semiactivo se encuentra la información y documentación que no es imprescindible en la gestión empresarial, pero tampoco tiene carácter histórico, correspondiendo en este caso a las estadísticas de los resultados del año anterior, siendo periodicidad de consulta esporádica.

RECUERDA

El archivo activo es aquel que contiene los documentos que están en vigor en la empresa; el semiactivo, incluye los documentos cuya consulta es esporádica; y en el archivo inactivo se guardan los documentos e informaciones que no son de actualidad ni de utilidad. Todos ellos son susceptibles de ser organizados mediante un sistema centralizado o descentralizado.

Clasificación y codificación

Se puede definir clasificación como la distribución de documentación escrita de interés para la empresa, suministrando a cada una un orden específico de acuerdo a sus características.

Los principales sistemas de clasificación se pueden agrupar en dos: alfabético y numérico.

SABÍAS QUE…

Aunque existen variantes de los sistemas principales de clasificación, todos se basan en combinaciones realizadas con ellos, y bien sea separados o unidos entre sí, forman la base de toda ordenación.

Para realizar la clasificación de la documentación empresarial de forma correcta es importante conocer bien los sistemas principales y sus variantes.

Sistema alfabético

Se denomina alfabético, porque se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer una clasificación. Es uno de los más conocidos y se ajusta a casi todos los negocios.

La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Las reglas para ordenar alfabéticamente se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal.

PARA SABER MÁS

Consulta los siguientes enlaces sobre las normas de clasificación: